Postanowienie KIO 165/26 z 20 lutego 2026 r.

Uzasadnienie

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych dla RZGW i jednostek podległych na okres 48 miesięcy wraz z serwisem i dostawą tonerów” , znak sprawy: W.ROZ.2710.123.2025/RZGW , zostało wszczęte ogłoszeniem opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 31.12.2025 r. pod nr OJ S 252/2025 869651-2025 przez : Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie , ul. Tytusa Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa, postępowanie prowadzi: Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Warszawie , Wydział Zamówień Publicznych Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Warszawie, ul. Zarzecze 13B, 03-194 Warszawa zwany dalej: „Zamawiającym” . Do ww. postępowania o udzielenie zamówienia zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwana dalej: „Pzp” albo „PZP”. Zamawiający w dniu 31.12.2025 r. opublikował (na Platformie eZamawiajacy) postanowienia Specyfikacji Warunków Zamówienia zwanej dalej: „SWZ" .

W dniu 12.01.2026 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej - ePUAP) Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna , ul. Łączyny 4, 02-820 Warszawa zwany dalej: „ Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna” albo „Odwołującym” wniósł odwołanie na postanowienia SWZ. Kopie odwołania Zamawiający otrzymał tego samego dnia (e-mailem). Odwołanie zostało podpisane przez P.Z. ujawnionego i umocowanego do samodzielnej reprezentacji zgodnie z załączonym KRS-em. W zakresie:

1.1. Załącznika nr 1 do SWZ - Opis Przedmiotu Zamówienia – Ad.1 Parametry techniczne urządzeń drukujących:

1.1.1. I Urządzenia wielofunkcyjne wysokowydajne A3 – TYP I – z czytnikiem kart zbliżeniowych – 78 sztuk, parametr w tabeli: - Pojemność podajników na papier – 2 kasety po 550 arkuszy stanowiące integralną część urządzenia - Dysk twardy – 250GB SSD z szyfrowaniem sprzętowym AES256 - Dodatkowe zabezpieczenia – Możliwość rozbudowy urządzenia o finiszer z funkcją zszywania beszywkowego.

1.1.2. I Urządzenie wielofunkcyjne wysokowydajne A3 – TYP II – z czytnikiem kart zbliżeniowych – 21 sztuk, parametr w tabeli: - Szybkość skanowania przy (300 dpix300dpi) – Minimalnie 220 obr/min - Pojemność podajników na papier – 2 kasety po 550 arkuszy stanowiące integralną część urządzenia - Dysk twardy – 250GB SSD z szyfrowaniem sprzętowym AES256

1.2. Specyfikacji Warunków Zamówienia – rozdział 16. Kryteria oraz sposób oceny ofert

1.2.1. ust. 15.2.2. Głośność urządzenia TYP I – waga 15%

1.2.2. ust. 15.2.3. Wydajność materiałów w urządzeniach TYP I i II – waga 15%

1.2.3. ust. 15.5 Każda spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, będzie punktowana w kryterium określonym w pkt 15.2.2 SWZ („Głośność urządzenia TYP I”) w następujący sposób: - 15 punktów - jeżeli wykonawca zaproponuje urządzenia wielofunkcyjne o głośności poniżej 50 dB, - 0 punktów - jeżeli wykonawca zaproponuje urządzenia wielofunkcyjne o głośności równej lub większej niż 50 dB.

1.2.4. ust. 15.6 Każda spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, będzie punktowana w kryterium określonym w pkt 15.2.3 SWZ („Wydajność materiałów w urządzeniach TYP I i II”) w następujący sposób: - 15 punktów - jeżeli toner czarny pozwala na wydrukowanie co najmniej 60.000 stron (dla 5% pokrycia), - 0 punktów - jeżeli toner czarny pozwala na wydrukowanie poniżej 60.000 stron (dla 5% pokrycia).

1.3. Specyfikacji Warunków Zamówienia – rozdział 7. Podstawy wykluczenia oraz warunki udziału w postępowaniu

1.3.1. ust. 7.9.2 w zakresie dysponowania osobami:

a) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że dysponuje co najmniej pięcioma pracownikami serwisu zatrudnionymi na umowę o pracę, którzy posiadają certyfikat autoryzacji serwisu od producenta zaoferowanych urządzeń b) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że dysponuje co najmniej trzema pracownikami mogącymi świadczyć wsparcie systemu/aplikacji do zarządzania wydrukiem podążający (inaczej nazywanym centralny wydruk) potwierdzone aktualnym, imiennym certyfikatem pracownika, wystawionym przez producenta zaoferowanego oprogramowania. W celu potwierdzenia odpowiedniego doświadczenia we wdrażaniu oraz wsparciu zaoferowanego systemu, certyfikacja w/w pracowników powinna trwać przynajmniej 12 miesięcy. Uwaga: Osoby spełniające warunek określony w pkt 7.9.2 a) nie mogą być tożsame z osobami spełniającymi warunek określony w pkt 7.9.2 b).

W zakresie wyżej wskazanych postanowień zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

2.1. art. 16 pkt 1,2,3, art. 17 ust. 1 pkt 2 oraz art. 99 ust. 1, 2, 4 Pzp poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny, nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, naruszający zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, oraz w sposób, który nie wynika z uzasadnionych potrzebach Zamawiającego, narusza zasadę efektywności, uniemożliwia złożenie oferty przez Odwołującego oraz innych wykonawców, polegające na: - wprowadzeniu dla wszystkich typów zamawianych urządzeń wielofunkcyjnych nadmiernych parametrów w zakresie wymaganej pojemności kaset w sposób zawężający konkurencyjność postępowania, podczas gdy standardem są kasety o pojemności 500 – 520 arkuszy (mieszczące jedną ryzę papieru – 500 arkuszy) - wprowadzeniu niejednoznacznego i zawężającego konkurencję parametru - Dysk twardy – 250GB SSD z szyfrowaniem sprzętowym AES256 w zakresie urządzeń typu I i II - wprowadzeniu w zakresie urządzeń Typu I wymogu dotyczących możliwości rozbudowy urządzeń o specyficzne, niepopularne finiszery pozwalające na zszywanie bezzszywkowe, podczas gdy w danym segmencie urządzeń prawie żaden producent nie oferuje finiszerów z funkcją zszywania bezzszywkowego, - określeniu dla urządzenia Typu II wygórowanych wymagań w zakresie prędkości skanowania na poziomie niemal zupełnie ograniczającym konkurencyjność postępowania, gdyż tak ustalony parametr spełniają produkty jednego góra dwóch producentów, - wprowadzeniu Kryteriów oceny ofert w zakresie głośności urządzenia Typu I, w sytuacji w której nie jest to parametr niezbędny dla Zamawiającego a wprowadzone kryterium promuje urządzenia jednego producenta, - wprowadzeniu Kryteriów oceny ofert w zakresie wydajności tonera czarnego do urządzeń Typu I i Typu II, w taki sposób, aby maksymalną ilość punktów we wskazanych kryteriach otrzymywał wyłącznie jeden producent – Canon, w sytuacji w której przedmiotem umowy jest świadczenie usługi wydruku w ramach, której dostarczanie i wymiana materiałów eksploatacyjnych leżą po stronie Wykonawcy, w związku z czym wydajność tonerów nie jest istotnym parametrem jak to ma miejsce np. w przypadku nabycia urządzeń z tonerami, - wprowadzeniu Warunku udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania osobami w sposób nadmiernie rygorystyczny, który wyklucza wielu Wykonawców z możliwości udziału w postępowaniu i nie prowadzi do zagwarantowania należytego wykonania umowy przez Wykonawcę a do eliminacji Wykonawców poza preferowanym przez Zamawiającego, co czyni wymogi nadmiarowymi, nieproporcjonalnymi i sprawia, że Zamawiający w sposób niewynikający z uzasadnionych potrzeb wprowadza wymagania, które spełnia jeden (Canon), góra dwóch producentów urządzeń drukujących, czym Zamawiający w sposób nieuzasadniony ogranicza konkurencję w Postępowaniu do jednego, góra dwóch producentów, promuje poprzez dobór parametrów i kryteriów oceny ofert produkty jednego producenta i uniemożliwia złożenie oferty Odwołującemu narzucając warunki udziału w postępowaniu promujące jednego wykonawcę, który oferuje konkretny system wydruku, wymagający określonej certyfikacji. Z uwagi na powyższe zarzuty wnosił o:

3.1. uwzględnienie odwołania;

3.2. nakazanie Zamawiającemu:

3.2.1. Dokonania odpowiedniej modyfikacji spornych postanowień poprzez: - zmianę wymaganych Pojemności podajników na papier w urządzeniach Typu I i Typu II z:

Pojemność podajników na papier – 2 kasety po 550 arkuszy stanowiące integralną część urządzenia; na:

Pojemność podajników na papier – 2 kasety po 500 arkuszy stanowiące integralną część urządzenia; - usunięcie wymagania w zakresie urządzeń Typu I dotyczącego:

Możliwości rozbudowy urządzenia o finiszer z funkcją zszywania beszywkowego; - zmianę wymagania dotyczącego Dysków twardych w urządzeniach Typu I i Typu II z:

Dysk twardy – 250GB SSD z szyfrowaniem sprzętowym AES256 na:

Pamięć – 250GB SSD lub HDD, z szyfrowaniem sprzętowym AES256; - zmianę wymagania dotyczącego Szybkości skanowania w urządzeniach Typu II z: Szybkość skanowania przy (300 dpix300dpi) – Minimalnie 220 obr/min. na:

Szybkość skanowania przy (300 dpi x 300dpi) – Minimalnie 150 obr/min.; - zmianę Kryteriów oceny ofert poprzez usunięcie kryteriów: - Głośność urządzenia TYP I – waga 15%, - Wydajność materiałów w urządzeniach TYP I i II – waga 15% oraz dostosowanie punktacji kryteriów oceny ofert poprzez zwiększenie wagi ceny oferty brutto z 60% do 90%, - usunięcie Warunku udziału w postępowaniu w postaci dysponowania osobami ewentualnie:

Zmianę wskazanego warunku z:

a) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że dysponuje co najmniej pięcioma pracownikami serwisu zatrudnionymi na umowę o pracę, którzy posiadają certyfikat autoryzacji serwisu od producenta zaoferowanych urządzeń b) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że dysponuje co najmniej trzema pracownikami mogącymi świadczyć wsparcie systemu/aplikacji do zarządzania wydrukiem podążający (inaczej nazywanym centralny wydruk) potwierdzone aktualnym, imiennym certyfikatem pracownika, wystawionym przez producenta zaoferowanego oprogramowania. W celu potwierdzenia odpowiedniego doświadczenia we wdrażaniu oraz wsparciu zaoferowanego systemu, certyfikacja w/w pracowników powinna trwać przynajmniej 12 miesięcy Uwaga: Osoby spełniające warunek określony w pkt 7.9.2 a) nie mogą być tożsame z osobami spełniającymi warunek określony w pkt 7.9.2 b). na:

a) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że dysponuje co najmniej dwoma pracownikami serwisu zatrudnionymi na umowę o pracę, którzy posiadają certyfikat autoryzacji serwisu od producenta zaoferowanych urządzeń b) Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że dysponuje co najmniej dwoma pracownikami mogącymi świadczyć wsparcie systemu/aplikacji do zarządzania wydrukiem podążający (inaczej nazywanym centralny wydruk) potwierdzone aktualnym, imiennym certyfikatem pracownika, wystawionym przez producenta zaoferowanego oprogramowania. W celu potwierdzenia odpowiedniego doświadczenia we wdrażaniu oraz wsparciu zaoferowanego systemu, certyfikacja w/w pracowników powinna trwać przynajmniej 12 miesięcy Uwaga: Osoby spełniające warunek określony w pkt 7.9.2 a) nie mogą być tożsame z osobami spełniającymi warunek określony w pkt 7.9.2 b).

3.3. zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kosztów postępowania.

Zamawiający w dniu 14.01.2026 r. wezwał (na Platformie eZamawiajacy) wraz kopią odwołania, w trybie art. 524 NPzp, uczestników postępowania przetargowego do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym. Żadne zgłoszenie przystąpienia nie miała miejsca.

W dniu 19.02.2026 r. (e-mailem) Zamawiający wobec wniesienia odwołania do Prezesa KIO wniósł na piśmie, w trybie art. art. 521 NPzp, odpowiedź na odwołanie . Wnosił o: „(…) 1. Oddalenie odwołania; 2. Przeprowadzenie dowodów wymienionych w treści odpowiedzi na odwołania, na okoliczności przywołane w treści uzasadnienia; 3. Zasądzenie od Odwołującego na rzecz Zamawiającego zwrotu kosztów każdego postępowania, w tym kosztów reprezentacji wg przedstawionych na rozprawie rachunków. (…)”. Niniejsza odpowiedź została podpisana przez radcę prawnego umocowanego na podstawie pełnomocnictwa z 21.01.2026 r. udzielonego przez Prezesa Wód Polskich.

W dniu 20.02.2026 r. (e-mailem) Odwołujący złożył pismo procesowe wnosząc o umorzenie postępowania na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp. Wskazał, iż: „(…) Działając w imieniu Odwołującego (…), w związku z dokonaniem przez Zamawiającego zmiany treści zaskarżonych postanowień SWZ, wnoszę o:

1. umorzenie na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej „Pzp”) postępowania odwoławczego wszczętego w dniu 15 grudnia 2025 r.;

2. wydanie postanowienia w przedmiocie kosztów, nakazującego zwrot całości wpisu od odwołania.

Ewentualnie w przypadku nieuwzględnienia wniosków z pkt 1 i 2:

3. Odwołujący cofa odwołanie i wnosi o umorzenie postępowania odwoławczego na podstawie art. 568 pkt 1 Pzp;

4.wnosi o wydanie postanowienia w przedmiocie kosztów, nakazującego zwrot należnej części wpisu od odwołania. (…)

1. Odwołujący złożył odwołanie w dniu 12.01.2026 r. żądając zmiany treści postanowień SWZ w zakresie wskazanym w odwołaniu.

2. W dniu 19.01.2026 r. Zamawiający opublikował zmianę SWZ w zaskarżonym zakresie, tj. w WYJAŚNIENIACH I ZMIANIE TREŚCI SPECYFIKACJI WARUNKÓW ZAMOWIENIA /SWZ z 16.01.2026 r. oraz Załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia po zmianach nr 1 dokonał zmiany większości zaskarżonych w odwołaniu parametrów technicznych na mniej restrykcyjne. Zmianie uległy cztery zaskarżone w Odwołaniu parametry. Zamawiający w Odpowiedzi na odwołanie wskazał, że w chwili wnoszenia odpowiedzi na odwołanie tj. w dniu 19.02.2026 r. zmianie uległy także dwa kolejne zaskarżone postanowienia (punktacja w zakresie głośności oraz wydajności materiałów).

3. W konsekwencji, z uwagi na dokonanie przez Zamawiającego zmian dokumentacji postępowania w zakresie objętym zasadniczymi zarzutami odwołania, dalsze prowadzenie postępowania odwoławczego stało się zbędne. W niniejszej sprawie substrat odwołania utracił swój byt poprzez wykonanie przez Zamawiającego czynności, które wyeliminowały kwestionowane ograniczenia i dostosowały postanowienia dokumentacji do standardów proporcjonalności oraz zasad uczciwej konkurencji. Z tego względu zachodzi podstawa do umorzenia postępowania przewidziana w art. 568 pkt 2 Pzp.

4. Z uwagi na powyższe, Odwołującemu przysługuje zwrot pełnej wartości wpisu na podstawie art. 557 i 575 Pzp w zw. § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

5. Ewentualnie w przypadku uznania przez Izbę, że brak jest podstaw do umorzenia postępowania w tym trybie, Odwołujący wnosi o potraktowanie niniejszego pisma jako cofnięcie odwołania. (…)” . Pismo procesowe zostało podpisane tak jak odwołanie.

Krajowa Izba Odwoławcza zważyła, co następuje.

Odnośnie odwołania Izba uwzględniła wniosek Odwołującego w ramach pisma z 20.02.2026 r. i umorzyła postępowanie na podstawie art. 568 pkt 2 Pzp .

Wymaga podkreślenia, że dla możliwości rozpoznania przez Izbę wniesionego odwołania konieczne jest, aby dotyczyło ono czynności bądź zaniechania Zamawiającego. Oznacza to, że na moment wniesienia odwołania musi istnieć substrat zaskarżenia, stanowiący podstawę dla Wykonawcy do wniesienia środka ochrony prawnej w postaci odwołania, zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne odnoszące się do zaskarżanych czynności bądź zaniechań. W niniejszej sprawie niewątpliwie substratem zaskarżenia była czynność sporządzenia przez Zamawiającego postanowień SWZ określonej treści, tzn. w tym wypadku postanowień objętych zaskarżeniem odwołania.

Jednocześnie, zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 Pzp, Izba wydając orzeczenie jest zobowiązana wziąć pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia rozprawy. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia – co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie w sprawie. Podkreślenia wymaga – co jest istotne dla rozstrzygnięcia niniejszego sporu – że przepisy Pzp nie zobowiązują Zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia, na skutek wniesienia odwołania. Zaś, zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 Pzp, Izba wydając orzeczenie zobowiązana jest uwzględnić stan rzeczy ustalony w toku postępowania, zatem zobowiązana jest również uwzględnić czynności Zamawiającego, które miały miejsce po wniesionym odwołaniu - do czasu zamknięcia rozprawy. Izba wskazuje, że treść art. 552 ust. 1 Pzp, podobnie jak interpretacja art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy – nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy - o którym mowa jest w przepisie art. 552 ust. 1 Pzp - należy analogicznie - jak w art. 316 § 1 kpc - interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny, tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25.06.2015r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13.09.2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18).

Mając powyższe na uwadze, niewątpliwe zadaniem Izby jest rozstrzyganie na datę zamknięcia rozprawy - zgodnie z art. 552 ust. 1 Pzp.

W tym jednakże wypadku brak jest substratu zaskarżenia, tzn. postanowień SWZ, które stały u podstaw sformułowania postawionych zarzutów. Zamawiający bowiem zmienił treść postanowień SWZ /19.01.2026 r. Zamawiający opublikował zmianę SWZ w zaskarżonym zakresie, tj. w WYJAŚNIENIACH I ZMIANIE TREŚCI SPECYFIKACJI WARUNKÓW ZAMOWIENIA /SWZ z 16.01.2026 r. oraz Załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia po zmianach nr 1, gdzie dokonał zmiany większości zaskarżonych w odwołaniu parametrów technicznych na mniej restrykcyjne, zmianie uległy cztery zaskarżone w odwołaniu parametry. Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie wskazał, że w chwili wnoszenia odpowiedzi na odwołanie tj. w dniu 19.02.2026 r. zmianie uległy także dwa kolejne zaskarżone postanowienia (punktacja w zakresie głośności oraz wydajności materiałów)/.

Przesadzające jest ostatecznie stanowisko Odwołującego, który przeanalizował dokonane zmiany postanowień SWZ i uznał, że: „(…) W konsekwencji, z uwagi na dokonanie przez Zamawiającego zmian dokumentacji postępowania w zakresie objętym zasadniczymi zarzutami odwołania, dalsze prowadzenie postępowania odwoławczego stało się zbędne. W niniejszej sprawie substrat odwołania utracił swój byt poprzez wykonanie przez Zamawiającego czynności, które wyeliminowały kwestionowane ograniczenia i dostosowały postanowienia dokumentacji do standardów proporcjonalności oraz zasad uczciwej konkurencji. Z tego względu zachodzi podstawa do umorzenia postępowania przewidziana w art. 568 pkt 2 Pzp. (…)” .

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437) z którego wynika, że w przypadku umorzenia na skutek stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne, koszty o których mowa w § 5 pkt 2, znosi się wzajemnie, a przez art. 574 Pzp należy rozumieć, że Izba orzeka o dokonaniu zwrotu Odwołującemu uiszczonego wpisu w wysokości 15 000 zł 00 gr., o czym orzeczono w pkt 2 sentencji orzeczenia.