Wyrok KIO 3172/26 z 13 sierpnia 2026 r.

Uzasadnienie

Zamawiający – Warszawski Uniwersytet Medyczny w Warszawie – prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie art. 132 (z zastosowaniem art. 311) ustawy z dnia 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. t.j. z 2026 roku poz. 793) (dalej PZP), którego przedmiotem jest: „ Świadczenie usług cateringowych na potrzeby jednostek organizacyjnych Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, na podstawie umowy ramowej znak sprawy: AEZ/S-075/2026”.

Szacunkowa wartość zamówienia przekracza kwoty określonej w obwieszczeniu Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych wydanym na podstawie art. 3 ust. 3 PZP.

Pismem z dnia 29 czerwca 2026 r. wykonawca Czerska 8/10 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej: Odwołujący) wniósł odwołanie w stosunku do następujących czynności Zamawiającego:

1. czynności Zamawiającego polegającej na odrzuceniu oferty Odwołującego złożonej w Postępowaniu jako oferty złożonej przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie (…) innych dokumentów lub oświadczeń, podczas gdy oferta złożona w Postępowaniu przez pełnomocnika Odwołującego z przekroczeniem zakresu umocowania została następnie potwierdzona przez Odwołującego, działającego zgodnie z zasadami reprezentacji, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. W konsekwencji oferta Odwołującego jest ważna i skuteczna od chwili złożenia oświadczenia przez pełnomocnika (ze skutkiem ex tunc), co wyklucza możliwość jej odrzucenia. W związku z dokonanym potwierdzeniem ofertę należy bowiem uznać za ważną i skuteczną od momentu jej pierwotnego złożenia, tj. od dnia 22 maja 2026 r.

• co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp w zw. z art. 311 ust. 1 pkt. 1) ustawy Pzp w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 103 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tj. Dz.U. z 2026 r. poz. 795 z późn. zm., dalej „k.c.”) w zw. z art. 65 § 1 k.c.;

2. czynności Zamawiającego polegającej na wyborze oferty wykonawcy Bracia Pietrzak Spółka komandytowa („Bracia Pietrzak”), która uzyskała 92,51 pkt, jako jednej z trzech ofert, na podstawie których zawarta zostanie umowa ramowa, podczas gdy oferta wykonawcy Bracia Pietrzak powinna zostać sklasyfikowana na 4. miejscu w rankingu ofert, które nie uprawnia do zawarcia umowy ramowej. Bezpodstawnie odrzucona oferta Odwołującego jest korzystniejsza cenowo i powinna zostać sklasyfikowana na 3. miejscu rankingu. Gdyby oferta Odwołującego nie została wadliwie odrzucona, lecz poddana ocenie, uzyskałaby 95,85 pkt.

• co w efekcie stanowiło naruszenie przepisu art. 239 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w zw. z art. 242 ust. 1 pkt 2) ustawy Pzp w zw. z art. 253 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 311 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp;

Wobec podniesionych zarzutów, Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania w całości oraz nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego;

2. unieważnienia czynności wyboru oferty Bracia Pietrzak jako trzeciej oferty w Postępowaniu, w związku z którą zostanie zawarta umowa ramowa;

3. dokonania oceny oferty Odwołującego;

4. dokonania wyboru trzeciej najkorzystniejszej oferty złożonej w Postępowaniu, na podstawie której zostanie zawarta umowa ramowa spośród ofert niepodlegających odrzuceniu w Postępowaniu.

Pismem z dnia 11 lipca 2026 r. Zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie w której wniósł o oddalenie odwołania w całości jako bezzasadnego.

Zamawiający w odpowiedzi wskazał m.in.:

(….) Zamawiający zasadnie odrzucił ofertę Odwołującego z powodu nieuzupełnienia dokumentu, do którego został przez Zamawiającego wezwany w dniu 29 maja 2026 r., za pośrednictwem platformy. W odpowiedzi na wezwanie Odwołujący w dniu 2 czerwca 2026 r. przesłał wyjaśnienie za pośrednictwem formularza komunikacji w platformie nie podpisane podpisem certyfikowanym kwalifikowanym oraz drugi raz ofertę, po upływie terminu do składania oferty, która dodatkowo została opatrzona dodatkowymi podpisami zarządu Odwołującego w dniu 2 czerwca 2026 r, czego nie zawierała pierwsza oferta złożona w terminie składania ofert wyznaczonym przez zamawiającego w SWZ. (….)

Izba ustaliła, co następuje

Odwołujący złożył ofertę wraz z załącznikami, która to oferta została podpisana w imieniu Odwołującego przez p. M.Z.. Dołączone do oferty pełnomocnictwo nr 45/2026/CZE/PBS z dnia 20 marca 2026 r. zawiera ograniczenie kwotowe:

(….) Wartość pojedynczej umowy (lub łączna, roczna wartość tego samego typu umów z tym samym podmiotem) zawartej na podstawie niniejszego pełnomocnictwa, skutkującej powstaniem zobowiązań po stronie Spółki, nie może przekroczyć 120.000 zł (słownie: stu dwudziestu tysięcy złotych) netto lub równowartości tej kwoty w walucie obcej po przeliczeniu według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego zawarcie umowy/złożenie oświadczenia woli. (….) Zważywszy na fakt, iż złożona oferta referuje do kwoty 1.515.091,50 zł, Zamawiający pismem z dnia 29 maja 2026 r. działając na podstawie art. 128 ust. 1 PZP, wezwał Odwołującego do:

(…) uzupełnienia dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy przez Panią.M., która podpisała ofertę wraz z załącznikami w imieniu Wykonawcy, ważnego na dzień jej podpisania. (…) Odwołujący na powyższe wezwanie odpowiedział:

(…) Dzień dobry, w odpowiedzi na Państwa wezwanie z 29.05.2026 przesyłamy dokumenty przetargowe z dodatkowymi podpisami.

Pełnomocnictwo Pani M.Z. posiada ograniczenie kwotowe do 120 000 zł w przypadku zobowiązań powstających po stronie spółki, w tym przypadku zobowiązanie takie nie powstaje.

Przesłane dokumenty są podpisane przez osoby umocowane w spółce, aby nie pozostawić, żadnych wątpliwości co do reprezentacji spółki.

Poprosimy o informację, czy takie rozwiązanie może pozostać? aby nasza oferta nie uległa odrzuceniu Załączniki: espd-response (1) (1).pdf Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.pdf Załącznik nr 2 - Formularz cenowy (6).pdf Załącznik nr 7 - Ośw. art. 5k rozp. 833_2014.pdf (….)

Izba zważyła co następuje

W ocenie Izby odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.

Izba ustaliła, że Odwołujący jest uprawniony do korzystania ze środków ochrony prawnej w rozumieniu art. 505 ust. 1 PZP. Okoliczność ta nie była pomiędzy stronami sporna.

Izba pomięła wnioski dowodowe złożone przez Odwołującego jako niemające istotnego znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy ( a contrario art. 531 PZP).

Przechodząc do wniesionego odwołania, w ocenie Izby jest ono niezasadne z następujących powodów:

Zgodnie z art. 128 ust. 1 PZP (….) Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w , podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, (….) Natomiast stosownie do treści art. 226 ust. 1 pkt 2) lit c) PZP:

(….) Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

(….)

2) została złożona przez wykonawcę:

(….) który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w , lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń;

Okoliczność niezłożenia przez Odwołującego pełnomocnictwa ani dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Odwołującego przez p. M.Z., do złożenia którego został on wezwany przez Zamawiającego pismem z dnia 29 maja 2026 r. jest bezsporna.

W ocenie Izby czynności, które zostały dokonane przez wykonawcę w wyniku wezwania, polegające na ponownym złożeniu oferty opatrzonej tym razem podpisami osób uprawnionych do reprezentacji odwołującego, nie mogą zostać uznane za potwierdzenie czynności dokonanych przez p. M.Z., ale za złożenie nowej oferty po terminie składania ofert.

Zgodnie z brzmieniem art. 103 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2025 r., 1071) (dalej: K.c):

§ 1. Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

Jak zatem wynika z cytowanego przepisu, ważność czynności dokonanej bez umocowania zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w imieniu której dana czynność została dokonana.

Co do zasady, orzecznictwo Sądu Najwyższego stoi na stanowisku, iż potwierdzenie czynności wykonanej bez umocowania może zostać potwierdzone w sposób dorozumiany ( vide: wyrok SN z dnia 31 maja 2023 roku, sygn. akt II CSKP 281/22), tyle że na gruncie rozpoznawanej sprawy teza ta nie znajduje zastosowania. Jak wskazuje SN w tym samym wyroku:

(….) Nie można jednak zapominać o art. 99 § 1 k.c., z którego wynika wymóg szczególnej formy dla czynności prawnej polegającej na potwierdzeniu umowy zawartej przez osobę działającą jako falsus procurator. Jak słusznie podnosi się w doktrynie, potwierdzenie umowy zawartej przez rzekomego pełnomocnika jest bowiem w rzeczywistości tożsame w skutkach z udzieleniem pełnomocnictwa osobie nieposiadającej umocowania. (….) Należy zauważyć, iż zgodnie z treścią art. 63 PZP:

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w , oraz oświadczenie, o którym mowa w , składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w , składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Natomiast w myśl art. 73 § 1 K.c.:

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy przewiduje rygor nieważności.

Cytowany wyżej art. 63 ust. 1 PZP przewiduje formę elektroniczną pod rygorem nieważności, co oznacza, że potwierdzenie czynności nie może mieć miejsca w sposób dorozumiany i winno być dokonane w tej samej formie, t.j. formie elektronicznej.

W ocenie Izby dyspozycja art. 103 § 1 K.c., z której wynika konieczność potwierdzenia czynności dla zachowania jej ważności oraz art. 99 § 1 K.c., ustanawiająca wymóg zachowania szczególnej formy dokonania potwierdzenia, statuują obowiązek złożenia przez osobę, w imieniu której działał falsus procurator, oświadczenia o potwierdzeniu czynności dokonanej przez osobę działającą bez pełnomocnictwa. Oświadczenie to musi być złożone w formie wskazanej w art. 63 ust. 1 PZP. Wymogom tym nie czyni zadość ponowne złożenie oferty przez Odwołującego, nawet, jeśli została ona złożona we właściwej formie, jako że byłoby to potwierdzenie per facta concludentia, które – jak to już wyżej wskazano – w rozpoznawanym przypadku, nie jest dopuszczalne. Czynność taka jest natomiast ponownym złożeniem oferty, które nastąpiło już po terminie składania ofert. Jedynie skuteczne potwierdzenie czynności ma bowiem charakter ex tunc, czyli wywołuje skutki od momentu dokonania tej czynności.

Zamawiający w treści Rozdziału XIV Opis Sposobu Złożenia Oferty w pkt 3 ppkt 4 oraz w pkt 10 oraz pkt 11 Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: SWZ) w odniesieniu do formy oraz treści pełnomocnictwa wskazał:

(….) Do oferty na Platformie należy załączyć:

4) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik. Pełnomocnictwo jest także wymagane w przypadku reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnictwo składane jest w formie elektronicznej.

(….)

10. Podmiotowe środki dowodowe, niewystawione przez upoważnione podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

11. W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (….) Wobec powyższego, w ocenie Izby, w rozpoznawanej sprawie, tak jak już to zostało wskazane powyżej nie doszło do potwierdzenia czynności złożenia oferty, gdyż – po pierwsze – takie potwierdzenie nie wynika wprost z treści przesłanych w konsekwencji wezwania przez Zamawiającego dokumentów (Izba przypomina że Odwołujący został wezwany do złożenia dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy przez Panią.M. a Odwołujący dokumentu takiego nie złożył), a – po drugie – w świetle zaprezentowanych wyżej regulacji, takie potwierdzenie nie może mieć charakteru dorozumianego.

Z przedstawionych wyżej względów, Izba uznała, że decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2) lit c) PZP była i jest uzasadniona, co w konsekwencji oznacza, że zarzut nr 1 jest niezasadny i podlega oddaleniu.

Konsekwencją logiczną i funkcjonalną oddalenia zarzutu nr 1 jest oddalenia zarzutu nr 2 jako bezprzedmiotowego.

Z uwagi na powyższe orzeczono jak na wstępie.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 575 PZP, stosownie do wyniku postępowania oraz na podstawie § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437).