Wyrok KIO 3340/26

Treść orzeczenia

Sygn. akt: KIO 3340/26

WYROK

Warszawa, dnia 17 sierpnia 2026 r. Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Maria Kacprzyk Protokolant: Patryk Pazura

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 12 sierpnia 2026 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 9 lipca 2026 r. przez: wykonawcę Konwerga sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego: Województwo Wielkopolskie,

przy udziale uczestnika postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego: wykonawcy Trecom Poznań sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie ,

orzeka:

1. oddala odwołanie;

2. kosztami postępowania obciąża odwołującego:

2.1 zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania, kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika;

2.2 zasądza od odwołującego na rzecz zamawiającego kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez zamawiającego.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca: ……………………………..

Sygn. akt: KIO 3340/26

Uzasadnienie

Zamawiający - Województwo Wielkopolskie , w imieniu którego działa Szpitale Wielkopolski sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu prowadzi w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie pn.: „Dostawa, instalacja, konfiguracja oraz wdrożenie Centralnego Systemu Bezpieczeństwa.” , nr postępowania: SzW/2/2026, dalej zwane: „Postępowaniem”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 21 stycznia 2026 roku pod numerem: 45124-2026. Wartość zamówienia przekracza progi unijne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 793), dalej zwanej „Pzp” w brzmieniu obowiązującym przed dniem 13 marca 2026 r., z uwagi na datę wszczęcia Postępowania. Zgodnie bowiem z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz.U. z 2025 r. poz. 769), do postępowań odwoławczych prowadzonych na podstawie Pzp, wszczętych od dnia wejścia w życie art. 28, tj. 13 marca 2026 r., dotyczących:

1) postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem wejścia w życie art. 28,

2) konkursów rozpoczętych przed dniem wejścia w życie art. 28

– stosuje się przepisy Pzp, w brzmieniu dotychczasowym.

W dniu 9 lipca 2026 r. wykonawca Konwerga sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (dalej: „Odwołujący”), działając na podstawie art. 505 ust. 1, art. 513 pkt 1 i 2, art. 515 ust. 1 Pzp, wniósł odwołanie wobec odrzucenia jego oferty.

Odwołujący zaskarżonym czynnościom i zaniechaniom Zamawiającego zarzucił naruszenie następujących przepisów :

1) art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b) Pzp, polegające na jego błędnym zastosowaniu w sprawie i tym samym bezpodstawnym odrzuceniu oferty złożonej przez Odwołującego rzekomo niespełniającego warunków udziału w postępowaniu;

2) art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) Pzp, polegające na jego błędnym zastosowaniu w sprawie i tym samym bezpodstawnym odrzuceniu oferty złożonej przez Odwołującego w związku z niezłożeniem przez niego, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń – pomimo ich prawidłowego złożenia przez Odwołującego;

3) art. 64 oraz 16 pkt 1 Pzp, polegające na zastosowaniu przez Zamawiającego takiego narzędzia, którego wadliwe funkcjonowanie spowodowało przeszkody w uczestnictwie Odwołującego w postępowaniu, poprzez uniemożliwienie Odwołującemu terminowego złożenia odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego;

4) ewentualnie, w przypadku nieuwzględnienia przez Krajową Izbę Odwoławczą zarzutu nr 1 i 2: 4) art. 98 ust. 6 pkt 1 Pzp, polegające na jego bezzasadnym zastosowaniu i przyjęciu przez Zamawiającego, że do braku udzielenia odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 128 ust. 1 i 4 doszło z przyczyn leżących po stronie Odwołującego.

Podnosząc powyższe zarzuty, Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu:

1) nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty;

2) nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego;

3) nakazanie Zamawiającemu ponowienia czynności badania i oceny ofert złożonych w Postępowaniu.

Odwołujący podał, że posiada interes we wniesieniu niniejszego odwołania, oraz że w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Odwołujący może doznać szkody w postaci niemożliwości realizacji usługi oraz uzyskania z tego tytułu zysku, a co najmniej utraty nakładów finansowych związanych z należytym przygotowaniem i złożeniem oferty w Postępowaniu.

Dalej w treści odwołania, Odwołujący podał stan faktyczny oraz przytoczył uzasadnienie zarzutów. Wskazał, że wezwanie zamieszczone przez Zamawiającego w portalu e-Zamówienia nie było dla niego widoczne w okresie co najmniej do dnia 15 czerwca 2026 r. Podkreślił, że wielu pracowników Odwołującego (M.W., W.B., J.Ł.) w okresie od 8 czerwca do 18 czerwca wielokrotnie każdego dnia sprawdzało status tego postępowania i wszystkie opublikowane informacje na temat tego postępowania. Nie odnaleźli oni wezwania z dnia 8 czerwca 2026. W zakładkach „Wezwanie” oraz „Odebrane” w menu „Komunikacja” zauważono jednak liczby 1, co wzbudziło podejrzenie o jakimś nowym dokumencie, który nie został odczytany. Skrupulatnie zatem sprawdzono wszystkie foldery i zakładki, a nawet pobrano 15 czerwca o godzinie 21.32 jeden z dokumentów z zakładki „Wysłane”. Wezwanie to zostało zauważone dopiero w wyniku kolejnego sprawdzenia (również bez otrzymania powiadomienia) w dniu 18 czerwca, kiedy było ono już dostępne do pobrania i odczytania.

Odwołujący zwrócił się do Urzędu Zamówień Publicznych o przekazanie wyciągów logowań do platformy. Z uzyskanych w dniu 06.07.2026 wykazów logowań (zał. nr 7 do Odwołania) jednoznacznie wynika, że w okresie od dnia 8 czerwca 2026 r. do dnia 17 czerwca 2026 r. (dnia poprzedzającego dzień, w którym wezwanie pojawiło się na portalu) Odwołujący logował się na platformie łącznie 39 razy (a więc przeciętnie dokonywał kontroli portalu ponad 4 razy dziennie). Końcowo podkreślił, że pomimo dochowania najwyższej staranności Odwołujący nie miał możliwości zapoznania się z treścią wezwania.

Odwołujący przedłożył jako dowody następujące dokumenty:

1) oświadczenia pracowników Odwołującego;

2) wykaz logowań przekazany przez UZP;

3) opracowanie wykazu logowań w formacie .xlsx;

4) korespondencja z platformą e-zamowienia.gov.pl;

5) korespondencja z UZP;

6) korespondencja z home.pl.

W ustawowym terminie, wykonawca Trecom Poznań s p. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Przystępujący”) zgłosił przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego. Strony nie zgłosiły zastrzeżeń co do skuteczności przystąpień ani opozycji. Izba dopuściła do udziału w postępowaniu odwoławczym ww. wykonawcę.

Zamawiający, w dniu 20 lipca 2026 r. złożył odpowiedź na odwołanie, w której wniósł jego oddalenie. Podkreślił, że przekazywał Odwołującemu szereg wezwań przez Portal e-Zamówienia, tak jak i sporne wezwanie z dnia 8 czerwca 2026 r. to jest wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych i dokumentów oraz do złożenia (opisywane dalej przez Zamawiającego jako „Wezwanie Czerwiec”). Odwołujący odpowiadając na sześć innych wezwań w terminie potwierdził, że komunikacja między Zamawiającym a Odwołującym za pośrednictwem Portalu odbywa się prawidłowo, zapewnia skuteczne dotarcie wiadomości wysyłanych przez Zamawiającego do Odwołującego i odebranie tych wiadomości przez Odwołującego, nadto odebranie ich w taki sposób, że możliwe jest zachowanie terminów wyznaczanych przez Zamawiającego. Zdaniem Zamawiającego obalenie domniemania doręczenia wymaga dowodu przeciwnego, którego Odwołujący nie przedstawił Zamawiającemu wnosząc o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień a który obecnie w postępowaniu odwoławczym przedstawiany jest w postaci oświadczeń pracowników Odwołującego, potwierdzających, że sporne wezwanie nie było widoczne dla Odwołującego. Wobec niezłożenia przez Odwołującego w terminie, który upływał 12 czerwca 2026 r. dokumentów i wyjaśnień, do złożenia jakich Odwołujący był wezwany, Zamawiający nie mógł postąpić inaczej.

Przystępujący, w dniu 5 sierpnia 2026 r. złożył pismo, w którym wniósł o oddalenie odwołania w całości.

W dniu 11 sierpnia 2026 r. Odwołujący złożył pismo, w którym podtrzymał stanowisko i złożył jako dowód prywatną opinię biegłego sądowego z dziedziny informatyki – inżyniera Ł.W. oraz umowę z administratorem platformy e-Zamówienia.

Na posiedzeniu i rozprawie Strony podtrzymały dotychczas wyrażone stanowiska.

Jako dowód Izba dopuściła ogłoszenie o zamówieniu, dokumenty zamówienia oraz dowody złożone przez Odwołującego.

Po przeprowadzeniu rozprawy, uwzględniając zgromadzony materiał dowodowy, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska Stron zawarte w odwołaniu i odpowiedzi na odwołanie, a także wyrażone ustnie na rozprawie i odnotowane w protokole, Izba ustaliła, co następuje:

Zamawiający prowadzi postępowanie, którego przedmiotem jest dostawa, instalacja, konfiguracja oraz wdrożenie Centralnego Systemu Bezpieczeństwa.

W roz. VII ust. 6 i 14 SWZ, Zamawiający określił sposób porozumienia się z wykonawcami: „ 6. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”

14. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.. ”.

W zakreślonym terminie składania ofert wpłynęły dwie oferty: Odwołującego oraz Przystępującego.

W toku badania i oceny ofert, Zamawiający pismem z dnia 8 czerwca 2026 r. wezwał Wykonawcę m.in. do uzupełnienia podmiotowego środka dowodowego oraz zobowiązania podmiotu trzeciego (na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp) oraz złożenia wyjaśnień (na podstawie art. 128 ust. 4 oraz art. 223 ust. 1 Pzp).

Wiadomość wysłana przez Zamawiającego 08.06.2026 r. o godz. 18:09 za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia (dalej „Platforma”), została dostarczona Odwołującemu, natomiast powiadomienie mailowe wysłane na adres p., zostało zakwalifikowane jako spam.

Dnia 26 czerwca 2026 r. Zamawiający zamieścił i przekazał informację o wynikach Postępowania. W piśmie tym Zamawiający zawarł szczegółowe uzasadnienie odrzucenia oferty złożonej przez Odwołującego, jako podstawę prawną wskazując art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b i c Pzp, z uwagi na niezłożenie wyjaśnień i dokumentów w zakreślonym terminie.

Izba zważyła, co następuje:

Izba nie dopatrzyła się przesłanek, które mogłyby skutkować odrzuceniem odwołania. Izba ustaliła, że odwołanie zostało wniesione w terminie, nie zawiera braków formalnych oraz terminowo został uiszczony od niego wpis w wymaganej wysokości. Nie została również wypełniona żadna z pozostałych przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania na podstawie art. 528 Pzp.

Izba stwierdziła, że Odwołujący wykazał przesłankę materialnoprawną dopuszczalności odwołania, o której mowa w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, tj. wykazał interes w uzyskaniu zamówienia oraz że może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

Odwołanie podlegało oddaleniu w całości, a podniesione zarzuty nie potwierdziły się. Izba dokonała oceny stanu faktycznego ustalonego w sprawie mając na uwadze art. 554 ust. 1 pkt 1 Pzp, który stanowi, że Izba uwzględnia odwołanie, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b Pzp, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu. Z kolei zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń. Z kolei zgodnie z art. 64 Pzp, Zamawiający korzysta, w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, tylko z takich narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2025 r. poz. 1703 oraz z 2026 r. poz. 160), z produktami powszechnie używanymi służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, i które nie ograniczają wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu. Art. 16 Pzp z kolei ustanawia ogólne zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, wskazując, że zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób:

1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;

2) przejrzysty;

3) proporcjonalny.

Zarzuty o numerach 1-3 mimo różnych podstaw prawnych dotyczyły podniesionej przez Odwołującego okoliczności, jakoby narzędzie służące do komunikacji z wykonawcami nie doręczyło Odwołującemu wezwania. Izba ustaliła na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego, że ww. narzędzie działało prawidłowo, a tym samym Zamawiający zasadnie odrzucił ofertę Odwołującego.

Izba dostrzega trudności w dowodzeniu okoliczności negatywnych (tj. faktu, że brak było wezwania) jednakże stan faktyczny, który przedstawił Odwołujący był niespójny: z jednej strony twierdził, ze wezwanie nie było dla niego widoczne do co najmniej 15 czerwca 2026 r. (strona 6 odwołania), z drugiej zaś że dopiero 18 czerwca 2026 r. zostało zauważone i pobrane (strona 7 odwołania). Oświadczenia pracowników i prezesa są o tej samej treści i wynika z nich, że do 17 czerwca 2026 r. nie było żadnego nowego wezwania, podczas gdy Odwołujący potwierdził, że przed tą datą dostrzeżono znak „1” przy wiadomościach odebranych, który wskazywałby na nieodczytaną wiadomość. Izba nie dała w konsekwencji wiary twierdzeniem Odwołującego. Wykonawca, który widzi, że ma nową, nieodczytaną wiadomość, lecz nie może jej pobrać, powinien natychmiast skontaktować się z zamawiającym i wyjaśnić tę sytuację, lub zrobić zrzut ekranu i zwrócić się o pomoc do dostawcy narzędzia elektronicznego. Powyższego Odwołujący zaniechał.

Poprawność działania platformy e-Zamówienia wynika także z korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych, dołączonej przez Odwołującego do odwołania. Izba nie uwzględniła w tym zakresie wniosków Odwołującego, jakoby były to niewiarygodne twierdzenia – jest to podmiot publiczny, a ponadto ma możliwość sprawdzenia poprawności działania systemu w sposób obiektywny.

Ponadto, nawet jeśli powiadomienie o nowej wiadomości wpadło do folderu „SPAM”, to Izba zauważa, że wykonawcy, w celu zachowania należytej staranności profesjonalnego uczestnika obrotu, powinni monitorować – z zachowaniem zasad bezpieczeństwa – także ten folder, ale przede wszystkim samą platformę służącą do komunikacji. Izba ustaliła bowiem, że powiadomienia mailowe stanowią dodatkową funkcjonalność, co wynika ze stanowiska Urzędu Zamówień Publicznych w piśmie z dnia 3 lipca 2026 r., „ powiadomienia mailowe i subskrypcje dostępne na Platformie e-Zamówienia stanowią jedynie dodatkową funkcję pomocniczą dla użytkowników korzystających z systemu. Ich funkcjonowanie nie wynika z przepisów prawa i nie ma wpływu na przebieg prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ”. Izba podziela stanowisku wyrażone w innym wyroku z dnia 22 kwietnia 2026 r. sygn. akt KIO 1306/26, zgodnie z którym: „ wykonawca biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ma obowiązek monitorować komunikaty na platformie zakupowej, co wynika z zasady należytej staranności profesjonalnego uczestnika obrotu. Odwołujący niewątpliwie zaniechał tej powinności, co powinno być dla niego szczególnie ważne, gdyż jak sam potwierdził w toku rozprawy, że spodziewał się niewątpliwie wezwania ze strony Zamawiającego odnośnie zaoferowanej ceny oferty .”

Także złożona przez Odwołującego prywatna opinia biegłego nie potwierdziła zasadności zarzutów. Po pierwsze, tego rodzaju opinia biegłego stanowi jedynie oświadczenie danej osoby, zatem nie może dostarczać wiadomości specjalnych. Po drugie, ustalenia biegłego opierały się na hipotezach i nie mogły zastępować ustalonego w sprawie stanu faktycznego, z którego wynika, że sporne wezwanie było skutecznie doręczone Odwołującemu.

Nie potwierdził się także zarzut ewentualny (podniesiony zgodnie z treścią odwołania w przypadku nieuwzględnienia przez Izbę zarzutu nr 1 i 2, dotyczący naruszenia art. 98 ust. 6 pkt 1 Pzp, zgodnie z którym Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli: wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub art. 128 ust. 1, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 lub art. 106 ust. 1 Pzp, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej. Izba ustaliła, że Odwołujący nie odpowiedział na wezwanie z przyczyn leżących po jego stronie, stąd też zatrzymanie wadium było prawidłowe. Okoliczności ustalone w przedmiotowej sprawie należy uznać, że spełniające dyspozycję przepisu. Dodatkowo podkreślić należy, że wobec użycia w art. 98 ust. 6 pkt 1 Pzp wyrażenia „z przyczyn leżących po jego stronie”, a nie „z jego winy” czy „z przyczyn przez niego zawinionych” przyjąć należy, że przyczynami leżącymi po stronie wykonawcy, o których mowa w art. 98 ust. 6 pkt 1 Pzp mogą być zarówno przyczyny zawinione przez wykonawcę, jak i przez niego niezawinione. Odwołujący nie wykazał, jakoby nieudzielenie odpowiedzi na wezwanie wynikało z przyczyn od niego niezależnych: wezwanie zostało mu skutecznie doręczone, zaś nieudzielenie odpowiedzi w terminie było wynikiem przeoczenia jego pracowników, a nie jak twierdził braku możliwości pobrania wezwania.

W konsekwencji, Izba oddaliła odwołanie w całości.

O kosztach postępowania stosownie do wyniku sprawy orzeczono na podstawie art. 575 Pzp oraz § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. 2020 r. poz. 2437), zgodnie z którym w przypadku oddalenia odwołania przez Izbę w całości, koszty ponosi odwołujący. Izba zasądziła na rzecz Zamawiającego koszty, o których mowa w § 5 pkt 2 lit. b ww. rozporządzenia, tj. wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, jednak nieprzekraczające łącznie kwoty 3600 złotych, na podstawie rachunku złożonego do akt sprawy.

Mając powyższe na uwadze, Izba orzekła jak w sentencji.

Przewodnicząca: ……………………………..