Postanowienie KIO 4553/26 z 1 października 2026 r.

Uzasadnienie

Miasto Siedlce {dalej: „Zamawiający”} prowadzi na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793) {dalej: „ustawa pzp” lub „pzp”) w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia na dostawy pn. Dostawa i wdrożenie systemu SIEM wraz z dostawą urządzeń aktywnych sieci komputerowej urzędu oraz sieci miejskiej z usługą konfiguracji i wsparcia” (F.271.38.2026). Ogłoszenie o tym zamówieniu 8 lipca 2026 r. zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej serii S nr 129 pod poz. 468848. Wartość tego zamówienia przekracza progi unijne.

14 września 2026 r. „Trecom Kraków Spółka Akcyjna” sp.k. z siedzibą w Krakowie {dalej: „Trecom” lub „Odwołujący”} wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie od wyboru jako najkorzystniejszej oferty złożonej przez : InfoSoftware Polska sp. z o.o. z siedzibą w Szczepańcowej, a także od zaniechania odrzucenia tej oferty, zarzucając Zamawiającemu naruszenia przepisów ustawy pzp i zgłaszając żądania, jak to wskazano w petitum odwołania i rozwinięto w jego uzasadnieniu.

Według Odwołującego dochował terminu na wniesienie odwołania,

W odpowiedzi na odwołanie z 24 września 2026 r. Zamawiający wniósł w pierwszej kolejności o odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 6 ustawy pzp.

Izba ustaliła, co następuje

Odwołanie zostało wniesione do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w ostatnim dniu zawitego 10-dniowego terminu, liczonego od otrzymania przez Trecom drogą elektroniczną 4 września 2026 r. informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, tj. 14 września 2026 r. W tym samym dniu Tecom przesłał odwołanie pocztą elektroniczną na adres M.. Co prawda adres ten widnieje w rozdziale 1. Nazwa oraz adres Zamawiającego, ale właśnie wyłącznie w kontekście danych identyfikujących Miasto Siedlce jako Zamawiającego. Co więcej, w rozdziale 15. Wskazanie osób uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami widnieje Magdalena Głasek oraz druga osoba, ale dla każdej z nich podano jedynie nr telefonu oraz godziny pracy (7:45-15:45), w których będą dostępne od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).

Jednocześnie pkt 14.2. rozdziału 14. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zawiera następująco sformułowane postanowienie [pisownia oryginalna]:

W przedmiotowym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem: https://miasto siedlce.ezamawiajacy.pl i nazwą „Dostawa i wdrożenie systemu SIEM wraz z dostawą urządzeń aktywnych sieci komputerowej urzędu oraz sieci miejskiej z usługą konfiguracji i wsparcia” nr postępowania F.271.38.2026 UWAGA! Zamawiający nie przewiduje innego sposobu komunikowania się niż środki komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem: https://miasto-siedlce.ezamawiajacy.pl [dodatkowo treść uwagi została wyróżniona pogrubioną czcionką].

Uprzednio powyższy adres jako profil nabywcy, adres dokumentów zamówienia i wymagany dla zgłoszenia został wskazany w ogłoszeniu o tym zamówieniu.

Przytoczone postanowienie stanowi wykonanie obowiązku a zarazem skorzystanie z uprawnienia wynikających z art. 134 ust. 1 pkt 10 ustawy pzp. Zgodnie z tym przepisem SWZ zawiera co najmniej informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

Okoliczność, że dotychczas wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej zarówno Zamawiający (wezwania do wyjaśnień), jak i Trecom (wnioski, wyjaśnienia) komunikowali się w toku postępowania, dodatkowo potwierdza, że również dla Odwołującego było jasne, że jest to jedyny środek komunikacji elektronicznej w tym postępowaniu.

Reasumując, Zamawiający wyczerpująco i jednoznacznie określił platformę zakupową, na której prowadzone jest postępowanie o udzielenie tego zamówienia, jako jedyny dopuszczalny sposób komunikacji w tym postępowaniu pomiędzy Zamawiającym a wykonawcami (i vice versa ). Natomiast Trecom przesłał odwołanie z pominięciem określonego przez Zamawiającego jako jedynego dopuszczalnego sposobu komunikacji w toku prowadzonego postępowania.

Niezależnie od powyższego, ponieważ odwołanie zostało przesłane o godzinie 21:58, czyli po godzinach pracy osoby wskazanej w SWZ do kontaktu (wyłącznie telefonicznego) z wykonawcami.

W konsekwencji odwołanie nie zostało skutecznie przekazane Zamawiającemu przed upływem terminu na wniesienie tego odwołania od Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

Powyższe okoliczności, podniesione przez Zamawiającego w odpowiedzi na odwołanie, znajdują potwierdzenie w dokumentach tego zamówienia przesłanych przez Zamawiającego do Izby, na czele z SWZ, a także załączonego do odwołania jako dowód jego przekazania Miastu Siedlce wydruku wiadomości mejlowej wysłanej przez profesjonalnego pełnomocnika (radcę prawnego) Odwołującego.

Izba zważyła, co następuje

Z art. 529 pzp wynika, że Izba może odrzucić odwołanie na posiedzeniu niejawnym (ust. 1), z tym że, jeżeli uzna to za konieczne, może dopuścić do udziału w tym posiedzeniu strony (ust. 2). Wreszcie art. 530 pzp stanowi, że w przypadku stwierdzenia, że nie zachodzą podstawy do odrzucenia odwołania, Izba kieruje sprawę na rozprawę. A contrario , jeżeli zachodzą podstawy do odrzucenia odwołania, sprawa powinna zostać zakończona bez przeprowadzania rozprawy, czyli właśnie na posiedzeniu niejawnym.

Zgodnie z art. 528 pkt 6 ustawy pzp Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołujący nie przekazał zamawiającemu odpowiednio odwołania albo jego kopii zgodnie z art. 514 ust. 2 ustawy pzp, według którego z kolei odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przez upływem tego terminu. Jednocześnie zgodnie z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy do odwołania dołącza się dowód przekazania odpowiednio odwołania albo jego kopii zamawiającemu. Art. 514 ust. 3 ustawy pzp stwarza natomiast domniemanie, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 67 ustawy pzp zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Z kolei art. 134 ust. 1 pkt 10 ustawy pzp stanowi, że SWZ zawiera co najmniej informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu 6 których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

Izba w pełni podziela i uznaje za adekwatną wykładnię powyższych przepisów w uzasadnieniu postanowienia z 11 stycznia 2023 r. sygn. akt KIO 3495/22, które zapadło w analogicznych do ustalonych powyżej okolicznościach faktycznych [pisownia oryginalna]: ... z ww. przepisów ustawy Pzp wynika, że do wypełnienia przez wykonawcę obowiązku przekazania zamawiającemu odwołania albo jego kopii (w zależności od formy, w jakiej odwołanie jest wnoszone) wystarczające jest, aby przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej – jednakże nie jakichkolwiek, lecz tych wskazanych przez zamawiającego w ogłoszeniu oraz SWZ jako służących do komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami. Odmienną interpretację należałoby uznać za nieracjonalną jako w sposób istotny – w szczególności w przypadku zamawiających o rozbudowanej strukturze organizacyjnej – ograniczającą zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego (zamawiający musieliby się upewnić przed zawarciem umowy czyli w jakikolwiek sposób przy użyciu środków komunikacji elektronicznej odwołanie albo jego kopia nie zostały mu przekazane). W niniejszej sprawie zamawiający w rozdziale XIV SWZ (pkt 2 i 13) jako wyłączny sposób komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami ustanowił platformę zakupową wskazaną w pkt 2. W związku z tym przekazanie zamawiającemu odwołania albo kopii odwołania (w niniejszej sprawie – odwołania), tak aby możliwe było uznanie, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, powinno nastąpić za pośrednictwem ww. platformy zakupowej.

Powyższe stanowisko znalazło również odzwierciedlenie w postanowieniach wydanych przez Izbę w innych sprawach: 11 stycznia 2023 r. sygn. akt KIO 3495/22, 19 lutego 2024 r. sygn. akt KIO 439/24, 30 grudnia 2024 r. sygn. akt KIO 4602/24, 14 maja 2025 r. sygn. akt KIO 1590/26 i 29 maja 2025 r. sygn. akt KIO 1724/26.

Dodatkowo, jak trafnie wskazała Izba w analogicznych do niniejszej sprawy okolicznościach w uzasadnieniu postanowienia w sprawie sygn. akt KIO 4602/24 [pisownia oryginalna]: (...) Oznacza to, że odwołujący nie dołożył należytej staranności w zakresie skutecznego poinformowania zamawiającego o wniesieniu odwołania w myśl art. 514 ust. 2 ustawy Pzp, dokonując przekazania odwołania. Nie dostosował się bowiem do określonego, wymaganego i jednoznacznie wskazanego przez zamawiającego sposobu komunikacji, przekazując odwołanie w sposób, który nie był dopuszczony przez zamawiającego. Taki sposób działania – jak słusznie wskazali zamawiający i przystępujący – nie może być akceptowany, gdyż prowadziłoby to do obowiązku poszukiwania korespondencji elektronicznej we wszystkich możliwych zasobach i kierowania jej do osób nieuprawnionych i nierealizujących zadań z zakresu zamówień publicznych.

Przekazanie odwołania zamawiającemu jest czynnością faktyczną, techniczną, konieczną do dopełnienia formalnej skuteczności jego wniesienia do Prezesa Izby, która nie została dokonana w przypadku niniejszego odwołania. (tak np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 października 2021 r., sygn. akt KIO 2863/21).

Tym samym Izba w powyższym zakresie podzieliła argumentację prawną podniesioną przez Zamawiającego w odpowiedzi na odwołanie Reasumując, należało uznać, że w konsekwencji niedołożenia przez Odwołującego należytej staranności profesjonalisty nie doszło do skutecznego przekazania Zamawiającemu odwołania. Wypełniła się zatem hipoteza normy wynikającej z art. 568 pkt 6 w zw. z art. 514 ust. 2 ustawy pzp, co zgodnie z dyspozycją tej normy skutkuje koniecznością odrzucenia odwołania.

Mając powyższe na uwadze, Izba – działając na podstawie art. 553 zd. 2 pzp w zw. z art. 529 ust. 1 pzp – orzekła, jak w pkt 1. sentencji.

Koszty postępowania

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono w pkt 2. sentencji stosownie do wyniku sprawy, tj. na podstawie art. 557 pzp w zw. z § 8 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. poz. 2437) obciążono tymi kosztami, na które złożył się wpis (na zasadzie § 5 pkt 1 tego rozporządzenia), Odwołującego.