Usługa kompleksowej organizacji i obsługi wydarzeń realizowanych przez Wydział FTIMS PŁ

Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia dostępne są na platformie zakupowej Zamawiającego:

https://plodz.ezamawiajacy.pl w zakładce „Strefa publiczna” - „Aktualne ogłoszenia o postępowaniach”

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).

2. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawcy powinni posługiwać się numerem przedmiotowego postępowania: W7/TP/03/2026

3. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przy użyciu następujących środków komunikacji elektronicznej:

a) Platformy do obsługi postępowań przetargowych, dostępnej pod adresem: https://plodz.ezamawiajacy.pl poprzez kafelek

„Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji

- z zastrzeżeniem, iż oferta, może zostać przekazana wyłącznie za pomocą powyższej Platformy.

Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć wymagane przez Zamawiającego dokumenty pod rygorem nieważności w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Usługa kompleksowej organizacji i obsługi wydarzeń realizowanych przez Wydział FTIMS PŁ:

• Organizacja Konferencji Naukowej ICSOC2026

• Spotkania podsumowywujące projekty realizowane w ramach programu ERASMUS+

• Jubileusz 50-lecia Wydziału FTIMS PŁ

• Wydarzenie ZTGK 2026 (XVIII edycja Ogólnopolskiego Konkursu Zespołowego Tworzenia Gier Komputerowych i Ogólnopolska Konferencja CGI 2026)

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji na podstawie art. 441 ustawy Pzp w zakresie wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z OPZ.

2. Zamawiający jest uprawniony do zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników każdego z wydarzeń zgodnie z ust. 5 oraz ust. 6 w stosunku do zapotrzebowania wynikającego z OPZ. Skorzystanie przez Zamawiającego z uprawnienia, o którym mowa w zdaniu pierwszym, nie może stanowić podstawy żadnych roszczeń Wykonawcy wobec Zamawiającego. Podanie ostatecznej liczby uczestników nastąpi w terminie określonym w § 2 ust. 3 umowy.

3. Przedmiot zamówienia objętego prawem opcji obejmuje usługi tego samego rodzaju jak usługi zamówienia podstawowego i stanowi:

a) zwiększenie zakresu przedmiotu zamówienia o usługi, których przedmiot stanowi realizację przedmiotu zamówienia podstawowego;

b) zmniejszenie zakresu przedmiotu zamówienia o usługi, których przedmiot stanowi realizację przedmiotu zamówienia podstawowego.

4. Do świadczenia usług w ramach prawa opcji mają zastosowanie odpowiednio postanowienia Umowy. Realizacja prawa opcji będzie następowała w ramach usług cateringowych określonych jako zamówienie podstawowe.

5. Zamawiający realizując prawo opcji ma prawo zgłosić dodatkowe usługi cateringowe, jednak całkowita liczba uczestników nie może przekroczyć:

a) 50%, w przypadku organizacji Konferencji Naukowej ICSOC2026, do potwierdzenia ostatecznie na 2 tygodnie przed wydarzeniem,

b) 50%, w przypadku spotkań podsumowywujących projekty realizowane w ramach programu ERASMUS+, do potwierdzenia ostatecznie na 30 dni przed wydarzeniem,

c) 50%, w przypadku Jubileuszu 50-lecia Wydziału FTIMS PŁ, do potwierdzenia ostatecznie na 2 tygodnie przed wydarzeniem,

d) 30%, w przypadku wydarzenia ZTGK 2026 do potwierdzenia ostatecznie na 2 tygodnie przed wydarzeniem. maksymalnego wynagrodzenia zamówienia podstawowego określonego w § 3 ust. 1 Umowy.

6. Zamawiający przewiduje, że przedmiot zamówienia w ramach prawa opcji może ulec zmniejszeniu o:

a) 50%, w przypadku organizacji Konferencji Naukowej ICSOC2026, do potwierdzenia ostatecznie na 2 tygodnie przed wydarzeniem,

b) 50%, w przypadku spotkań podsumowywujących projekty realizowane w ramach programu ERASMUS+, do potwierdzenia ostatecznie na 30 dni przed wydarzeniem,

c) 50%, w przypadku Jubileuszu 50-lecia Wydziału FTIMS PŁ, do potwierdzenia ostatecznie na 2 tygodnie przed wydarzeniem,

d) 30%, w przypadku wydarzenia ZTGK 2026 do potwierdzenia ostatecznie na 2 tygodnie przed wydarzeniem maksymalnego wynagrodzenia zamówienia podstawowego określonego w § 3 ust. 1 Umowy .

Zgodnie z art. 57 Ustawy Pzp o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) nie podlegają wykluczeniu, tj. wykażą brak podstaw do wykluczenia z postępowania b) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: I. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie. II. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie. III. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w powyższym zakresie. IV. zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeśli przedstawi:

• wykaz min. 2 usług organizacji wydarzeń o charakterze informatycznym (minimum 1 związana ze sztuczną inteligencją) (szkoleń, konferencji, itp.) dla jednostki publicznej wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat o wartości min. 300 000 zł obejmujących m.in. wyżywienie, zakwaterowanie, transport, opiekę merytoryczną, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy . W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy i brana jest pod uwagę łączna kwota świadczeń – załącznik nr 6 do SWZ,

• wykaz min. 2 usług organizacji wydarzeń (szkoleń, konferencji, itp.) dla podmiotu gospodarczego z sektora IT/ICT wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, w którym brało udział co najmniej 300 osób, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – załącznik nr 7 do SWZ,

• wykaz min. 2 usług cateringowych realizowanych dla min. 200 osób w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączenie dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – załącznik nr 8 do SWZ,

• dokumenty dotyczące podmiotu udostępniającego zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

1. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień Umowy w następujących przypadkach:

1) gdy niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji Umowy stanowi konsekwencję działania sił wyższych lub okoliczności niezależnych od Wykonawcy, nie stanowiących jego i podwykonawców problemów organizacyjnych, których nie można było przewidzieć, poza zdarzeniami zwykłymi – Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminu realizacji Umowy o czas niezbędny do usunięcia konsekwencji działania siły wyższej lub tych okoliczności. Przez siłę wyższą należy rozumieć zdarzenie niezależne od Wykonawcy, nie stanowiące jego problemów organizacyjnych, którego Strony Umowy nie mogły przewidzieć, któremu nie mogły zapobiec, ani któremu nie mogły przeciwdziałać, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie w części lub w całości jego zobowiązania wynikającego z Umowy. Siła wyższa obejmuje w szczególności zdarzenia żywiołowe, takie jak: bardzo niskie temperatury powietrza lub ciągłe ulewne deszcze uniemożliwiające zachowanie wymogów technologicznych, zamieszki, wojny, pożary, huragany, trzęsienia ziemi, promieniowanie, akty terroru, strajki, nagłe wprowadzenie restrykcji związanych ze stanem epidemii albo stanu zagrożenia epidemiologicznego lub inne przejawy siły wyższej;

2) w razie, gdy podczas wykonania przedmiotu Umowy zaistnieje konieczność dokonania aktualizacji, uszczegółowienia, wykładni lub doprecyzowania poszczególnych zapisów umowy, nie powodujących zmiany celu i istoty Umowy;

3) w razie wystąpienia konieczności wprowadzenia aneksu do Umowy o charakterze informacyjnym i instrukcyjnym, niezbędnego do realizacji Umowy, jeśli zmiany te nie mają charakteru istotnego;

4) gdy zmiany wynikają ze zmiany obowiązujących przepisów, jeżeli konieczne będzie dostosowanie postanowień Umowy do nowego stanu prawnego. Zmiany w tym zakresie ograniczone będą wyłącznie do dostosowania Umowy do zmienionych regulacji prawnych. Zmiana postanowień Umowy może nastąpić tylko za zgodą Stron wyrażoną na piśmie.

5) Umowa może ulec zmianie w przypadku zaistnienia okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19, które wpływają lub mogą wpłynąć na należyte wykonanie umowy, na warunkach i w zakresie zgodnym z art.15r ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych 6) Zamawiający dopuszcza możliwość zmian postanowień Umowy w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy i mających charakter zmian nieistotnych, tj. nie odnoszących się do kwestii, które podlegały ocenie podczas wyboru Wykonawcy, a także takich, których wprowadzenie na etapie postępowania nie miałoby wpływu na zmianę kręgu podmiotów, które ubiegają się o to zamówienie lub doprowadziłoby do wyboru innej oferty niż pierwotnie.