Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych krajowych i zagranicznych na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk

1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych.

2. Zamówienie obejmuje sukcesywną kompleksową rezerwację i zakup biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego tj. w klasie biznes i w klasie ekonomicznej na trasach krajowych i zagranicznych, przewoźników zrzeszonych w IATA (International Air Transport Association) lub posiadających status agenta (autoryzację) IATA, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych (LCA).

3. Szczegółowy zakres czynności, do których będzie zobowiązany Wykonawca zawarty został w rozdziale III SWZ.

4. W celu ułatwienia przygotowania oferty, w tym oszacowania ceny oferty Zamawiający wskazuje w Załączniku nr 7 do SWZ kierunki i ilości połączeń lotniczych realizowanych na przestrzeni 2020-2023 r. Zamawiający zastrzega, że ilość i kierunki lotów wynikające z niniejszego zamówienia mogą ulec zmianie.

1. Oferta Wykonawcy powinna zawierać:

1) wypełniony Formularz ofertowy – przygotowany zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Jednolity europejski dokument zamówienia, aktualny na dzień składania ofert, stanowiący wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu (wzór dostępny jest na stronie internetowej prowadzonego postępowania, o której mowa w Rozdziale I ust. 3 SWZ, w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie oświadczenie składa osobno każdy Wykonawca);

3) Oświadczenie, że w stosunku do Wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczenia z art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31.07.2014 roku dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2.1 do SWZ (w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie oświadczenie składa osobno każdy Wykonawca);

4) dowód wniesienia wadium (do oferty należy dołączyć potwierdzenie przelewu – w przypadku wpłaty wadium w formie pieniężnej, lub oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej – w przypadku wnoszenia wadium w formie poręczenia lub gwarancji);

5) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej;

6) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy - jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 5) powyżej;

7) w przypadku wspólnego ubiegania się o realizację zamówienia – pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego;

8) w przypadku wspólnego ubiegania się o realizację zamówienia – oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy;

9) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – zobowiązanie podmiotu trzeciego lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp;

10) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – oświadczenie JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 5 ustawy Pzp;

11) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31.07.2014 roku dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie – sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2.2 do SWZ;

12) informację, że wybór oferty Wykonawcy będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, w sytuacji, o której mowa w art. 225 ust. 2 ustawy Pzp (zob. rozdział XIV ust. 8 SWZ).

2. Wymagane środki podmiotowe na spełnianie warunków udziału w post. oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania zostały wymienione w Rozdz. X SWZ.

3. Zamawiający informuje, że w postępowaniu przewiduje możliwość zastosowania przepisów art. 139 ust. 1 ustawy Pzp.

4. Informacje o komunikacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia, między Zamawiającym, a Wykonawcą określono w Rozdz. VI, XIII i XV SWZ.

5. Informacje w zakresie RODO zamieszczono w Rozdz. XXV SWZ.

6. W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia wadium w kwocie 10.000 zł. Szczegółowe informacje zawarte zostały w rozdziale XVIII SWZ.

7. Opis kryteriów oceny ofert znajduje się w rozdz. XIX SWZ.

8. Oferta oraz JEDZ powinny zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

9. Podstawy wykluczenia z postępowania zostały wskazane w rozdz. IX SWZ.

10. Postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z wykorzystaniem Platformy e Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/ pl/).

11. Zamawiający nie dopuszcza częściowego składanie ofert.

12. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

13. Zapisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

14. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. konsorcjum, spółka cywilna):

1) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (o którym mowa w rozdziale XI ust. 1 pkt 2 SWZ), składa każdy z Wykonawców,

2) oświadczenie, o którym mowa w rozdziale XI ust. 1 pkt 3 SWZ (w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833 z dnia 31.07.2014 r. dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie), składa każdy z Wykonawców,

3) podmiotowe środki dowodowe określone w rozdziale X ust. 8 SWZ (odnoszące się do warunków udziału w postępowaniu) mogą być złożone wspólnie w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną,

4) podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale X ust. 12 SWZ (odnoszące się do podstaw wykluczenia), powinny być złożone przez każdego z Wykonawców,

5) formularze winny być złożone w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną.

15. Oferty przedstawione przez dwa lub więcej podmiotów występujących wspólnie, będą musiały spełniać następujące wymagania:

1) w przypadku złożenia oferty wspólnej, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,

2) oferta będzie podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich partnerów/wspólników,

3) każdy Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę (w ramach danego Pakietu), sam lub jako partner w konsorcjum (wspólnik spółki cywilnej); Wykonawca, który przedkłada lub partycypuje w więcej niż jednej ofercie spowoduje, że wszystkie oferty z udziałem tego Wykonawcy zostaną odrzucone.

16. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

17. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

18. Termin związania ofertą wynosi 90 dni licząc od upływu terminu składania ofert, tj. do dnia 21.08.2024 r.

19. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia): https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-9d71ac31-fbe1-11ee-b81b-aebd110f5279 20. Zamawiający na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym, wykonujących czynności wskazane w rozdziale III (Opis przedmiotu zamówienia) ust. 2 pkt 2 SWZ. 21. Informacja w zakresie źródeł finansowania zawarta została w SWZ. Z uwagi na wielość potencjalnych źródeł finansowania nie ma możliwości wskazania ich w niniejszym Ogłoszeniu.

1. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1)sukcesywnej kompleksowej rezerwacji i zakupu biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego; 2)przyjmowania od Zamawiającego i realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji, zmiany rezerwacji, zakupu biletu i dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu; 3)realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji najpóźniej w ciągu 1godziny od jego otrzymania; 4)niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w ciągu 4godzin od jego otrzymania; 5)zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta; 6)obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez osobę posiadającą uprawnienia kasjera lotniczego; 7)zapewnienia bezkolizyjnej realizacji wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwości ich łączenia; 8)proponowania optymalnego połączenia oraz połączeń alternatywnych, w których ważny jest łączny czas podróży; 9)oferowania najtańszych biletów na danej trasie określonej przez Zamawiającego z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych; 10)oferowania zróżnicowanych wariantów połączeń(minimum trzy najtańsze połączenia); 12)przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; 13)na zlecenie Zamawiającego - przedłużania złożonych rezerwacji, a w razie braku możliwości przedłużenia rezerwacji w dotychczasowej cenie, powiadamiania Zamawiającego o tym fakcie oraz o nowej cenie; 14)każdorazowego informowania Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych lub wykupionych biletów–niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji; 15)w sytuacji nagłej, bezpłatnego dostarczenia biletu do własnego biura obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika,który realizuje przelot; 16)w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, zapewnienia możliwości bezpłatnego odbioru biletu w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub, po uzgodnieniu z Zamawiającym, bezpłatnego dostarczenia odbiorcy biletu w inny sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie; 17)udzielania informacji i pomocy osobie podróżującej w przypadku wystąpienia zmian podczas podróży; 18)zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi-Helpdesku; 19)negocjowania z określonymi przewoźnikami korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; 20)zapewnienia bezpłatnej wymiany wcześniej nabytego biletu w przypadku upadłości przewoźnika; 21)zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami umownymi, obowiązującymi przepisami polskimi, jak również przepisami krajów docelowych; 22)w przypadku konieczności pilnych wyjazdów-dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia lotniczego,które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących; 23)zapewnienia możliwości dokonywania odprawy online i informowania o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania, a na zlecenie Zamawiającego również dokonania odprawy on-line w imieniu pasażera oraz dostarczenia drogą elektroniczną karty pokładowej; 24)pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku ewentualnych spraw reklamacyjnych składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem; 25)zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich innych wymaganych danych osoby, na którą wystawiono bilety/rezerwacje, zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnego anulowania zaplanowanego przelotu; 26)na zlecenie Zamawiającego, ubezpieczania biletu oraz pośredniczenia pomiędzy Zamawiającym a ubezpieczycielem w przypadku konieczności skorzystania z wykupionego ubezpieczenia.

2. Szczegółowe informacje są w rozdziale III SWZ.

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: w okresie 24 miesięcy od dnia 27 czerwca 2024 r.

2. Umowa zawarta w wyniku niniejszego postępowania obowiązywać będzie przez okres wskazany w ust. 1 lub do wyczerpania kwoty określonej w umowie, w zależności od tego co nastąpi pierwsze.

3. Wskazanie projektów, w ramach których może być współfinansowane zamówienie znajduje się w SWZ.