Usługa udostępnienia serwera oraz systemu do zarządzania i obsługi finansowo-płacowej Centrum Usług Wspólnych w Rybniku oraz jednostek obsługiwanych

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

3. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia): https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-a7f35139-4741-46e0-8d14-a6643ef936b9

Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na ściśle określony adres e-mail: sekretariat@cuw.rybnik.pl (nie dotyczy składania ofert).

Pozostałe postanowienia zgodnie z rozdziałem XIII SWZ.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określają regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest równoznaczne z zaakceptowaniem ww. regulaminu.

2. Po założeniu konta podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia, a przed przystąpieniem do dalszych czynności zaleca się, aby wykonawca, który posiada uprawnienia supervisora sprawdził nadane użytkownikom w ramach podmiotu role wraz z uprawnieniami do korzystania z funkcjonalności Platformy e-Zamówienia.

3. Instrukcje interaktywne dotyczące obsługi i funkcjonalności Platformy e-Zamówienia są dostępne na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl/ w zakładce „Centrum pomocy” – „Instrukcje interaktywne”.

4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

5. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanych formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” – „Formularze do komunikacji”. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „Dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), zwanym w dalszej części rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, są opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być one opatrzone podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

6. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących tylko do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

7. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

9. Wielkość pojedynczego pliku podpisanego za pomocą podpisu zaufanego (dokument wraz z podpisem, tzn. po podpisaniu) nie może przekroczyć 25 MB.

Pozostałe postanowienia zgodnie z rozdziałem XIV SWZ.

Przedmiotem zamówienia jest usługa udostępnienia serwera oraz systemu do zarządzania i obsługi finansowo-płacowej Centrum Usług Wspólnych w Rybniku oraz jednostek obsługiwanych, w tym 69 jednostek oświatowych, Zespołu Żłobków Miejskich w Rybniku, Ośrodka Leczenia i Rehabilitacji Dzieci im. św. Jana Pawła II, Ośrodka Interwencji Kryzysowej i Psychoterapii w Rybniku, Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Rybniku oraz 6 samorządowych instytucji kultury, z zastrzeżeniem że liczba jednostek w trakcie realizacji umowy może wzrosnąć maksymalnie do 82. Zakres świadczonych usług:

1) wdrożenie i konfiguracja systemu,

2) przeszkolenie użytkowników i administratorów systemu oraz udzielenie wsparcia w siedzibie zamawiającego,

3) przygotowanie instrukcji obsługi systemu oraz polityki bezpieczeństwa systemu,

4) dostarczenie zamawiającemu dokumentacji wynikającej z ustawy o rachunkowości, dotyczącej prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera,

5) udostępnianie serwera oraz systemu,

6) świadczenie asysty technicznej przez cały okres udostępniania systemu. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 1 do SWZ.

1. Warunki udziału w postępowaniu, określone przez zamawiającego spośród warunków, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp:

1) zdolność do występowania w obrocie gospodarczym: zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,

2) uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,

3) sytuacja ekonomiczna lub finansowa: zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,

4) zdolność techniczna lub zawodowa: wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że należycie wykonał (lub wykonuje) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usługi – każda z nich polegająca na udostępnianiu systemu do zarządzania i obsługi finansowo-płacowej oraz obsługi majątku w jednostkach oświatowych, o wartości minimum 200 000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych 00/100) każda. W przypadku usług, których wartość została wyrażona w umowie w innej walucie niż PLN, należy dokonać przeliczenia tej waluty na PLN przy zastosowaniu średniego kursu NBP na dzień zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP), który stanowi integralną część Platformy e-Zamówienia. W przypadku wykonywania i niezakończenia usługi (dotyczy świadczeń powtarzających się lub ciągłych), wykonawca zobowiązany jest podać, na jaką wartość do momentu upływu terminu składania ofert, umowa została wykonana. Wartość ta będzie brana pod uwagę do oceny spełniania warunku.

2. Mając na uwadze art. 117 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz analogicznie w sytuacji, gdy wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, warunek, o którym mowa w ust. 3 pkt 4 rozdziału X SWZ, musi zostać spełniony w całości przez wykonawcę (jednego z wykonawców wspólnie składającego ofertę) lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się wykonawca – brak możliwości tzw. sumowania zasobów w zakresie doświadczenia.

3. W sytuacji gdy wykonawca polega na doświadczeniu grupy wykonawców, której był członkiem (np. Konsorcjum), doświadczenie będzie oceniane w zależności od konkretnego zakresu udziału tego wykonawcy, a więc jego faktycznego wkładu w prowadzenie działań, które były wymagane od tej grupy w ramach zamówienia publicznego wykazanego na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w załączniku nr 4 oświadczenie, z którego wynika, jakie prace wykonają poszczególni wykonawcy. Pozostałe postanowienia zgodnie z rozdziałem X SWZ.

Wykaz podmiotowych środków dowodowych:

1) wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu (określonych przez zamawiającego w ust. 3 rozdziału X SWZ), na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia): w celu wykazania spełniania warunku z ust. 3 pkt 4 rozdziału X SWZ – wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane na formularzu zgodnym z treścią załącznika nr 6 do SWZ oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Okres 3 lat, o którym mowa wyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

2) Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, które wykonywał wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

3) Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

Pozostałe postanowienia zgodnie z rozdziałem X SWZ.

Wraz z ofertą należy złożyć:

1) Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełniania przez niego warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, wskazane w SWZ. Oświadczenie składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2) Aktualne dokumenty potwierdzające status prawny wykonawcy (w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania) – odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

3) Pełnomocnictwo złożone w sytuacji:

a) wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy,

b) podpisania oferty względnie innych dokumentów składanych wraz z ofertą przez osobę, dla której prawo do ich podpisania nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny wykonawcy (np. wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego) – pełnomocnictwo do podpisania oferty.

4) Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, jakie prace wykonają poszczególni wykonawcy, przy czym obowiązek ten dotyczy wyłącznie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (załącznik nr 4 do SWZ). Oświadczenie to podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego wykonawcy zasoby do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (załącznik nr 5 do SWZ) lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (o ile wykonawca korzysta ze zdolności innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp). Zobowiązanie określa w szczególności informacje wymienione w rozdziale XI ust. 4 SWZ. Pozostałe postanowienia zgodnie z rozdziałem XVIII SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki cywilnej.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są złożyć wraz z ofertą stosowne pełnomocnictwo – zgodnie z ust. 11 pkt 3 rozdziału XVIII SWZ – nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki cywilnej. Pełnomocnictwo, o którym mowa powyżej, może wynikać albo z dokumentu pod taką samą nazwą, albo z umowy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich wykonawców występujących wspólnie (przez każdego z wykonawców lub upoważnionego pełnomocnika).

5. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez wykonawców oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp (ust. 11 pkt 1 rozdziału XVIII SWZ), składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia – żaden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania w oparciu o wskazane w SWZ podstawy wykluczenia. Powyższe oznacza, iż:

1) oświadczenie w zakresie braku podstaw wykluczenia musi złożyć każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,

2) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału składa podmiot, który w odniesieniu do danego warunku udziału w postępowaniu potwierdza jego spełnianie; dopuszcza się oświadczenie złożone łącznie, tj. podpisane przez wszystkie podmioty wspólnie składające ofertę lub przez pełnomocnika występującego w imieniu wszystkich podmiotów.

6. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 2 lub 3 ustawy Pzp, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są dołączyć do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp („(…) z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.”).

7. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w przypadkach, o których mowa w art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ze względu na zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, a także w przypadkach określonych w ust. 2.

2. Zamawiający określa następujące zasady zmian umowy w zakresie wynagrodzenia należnego wykonawcy za udostępnienie serwera i systemu oraz świadczenie asysty technicznej, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 5 i 6 w przypadku zmiany:

1) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego – strony ustalają protokolarnie wartość prac wykonanych według stanu na dzień poprzedzający zmianę stawki podatku VAT oraz podatku akcyzowego; nowa stawka podatku będzie miała zastosowanie do prac wykonywanych po dniu zmiany stawki podatku VAT oraz podatku akcyzowego,

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – wykonawca przedkłada zamawiającemu wykaz zatrudnionych do realizacji umowy osób, dla których ma zastosowanie zmiana wraz z kalkulacją kosztów wynikającą z przedmiotowej zmiany,

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne – wykonawca przedkłada zamawiającemu wykaz zatrudnionych przez wykonawcę do realizacji umowy osób, dla których ma zastosowanie zmiana wraz z kalkulacją kosztów wynikającą z przedmiotowej zmiany,

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych w przypadku zmiany minimalnej wymagalnej stawki obowiązującej dla podmiotu zatrudniającego – wykonawca przedkłada zamawiającemu wykaz zatrudnionych do realizacji umowy osób, dla których ma zastosowanie zmiana wraz z kalkulacją kosztów wynikającą z przedmiotowej zmiany, o ile zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę; zmiany wynagrodzenia, o których wyżej mowa, mogą nastąpić najwcześniej po upływie 12 miesięcy realizacji umowy,

5) ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy na następujących zasadach określonych w § 17 ust. 2 pkt 5 w załączniku nr 7 do SWZ - Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Pozostałe postanowienia zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ.

1. Termin wykonania zamówienia:

1) wdrożenie (konfiguracja systemu, tworzenie niezbędnych słowników i baz, przygotowanie do pracy z systemem) i przeprowadzenie, zgodnie z zapotrzebowaniem zamawiającego, niezbędnych szkoleń – od dnia zawarcia umowy do 31 maja 2026 roku,

2) użytkowanie (udostępnienie usługi) – przez okres 24 miesięcy od dnia zawarcia umowy, ale nie wcześniej niż od 1 czerwca 2026 roku.

2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawcę w przypadkach, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514). Do wykonawcy podlegającego wykluczeniu w tym zakresie stosuje się art. 7 ust. 3 wspomnianej ustawy.