Zakup, dostawa oraz montaż wyposażenia meblowego dla budynku Porektorskiego Uniwersytetu Warszawskiego w ramach inwestycji pn. „Przebudowa budynku Porektorskiego”, objętej programem wieloletnim pn. „Uniwersytet Warszawski 2016-2027”

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup, dostawa oraz montaż wyposażenia meblowego dla budynku Porektorskiego Uniwersytetu Warszawskiego w ramach inwestycji pn. „Przebudowa budynku Porektorskiego”, objętej programem wieloletnim pn. „Uniwersytet Warszawski 2016-2027”.

2. Dostawa wyposażenia obejmie poniższe meble stanowiące wyposażenie sal dydaktycznych oraz podstawowe wyposażenie biblioteki i czytelni w budynku: krzesła studenckie z pulpitami, stoliki studenckie dostosowane do potrzeb studentów z niepełnosprawnościami, biurka i fotele dla wykładowców, tablice magnetyczne suchościeralne, krzesła i stoliki biblioteczne.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa „Opis przedmiotu zamówienia” wraz z załącznikami oraz projektowane postanowienia umowy stanowiące załączniki do zaproszenia do negocjacji.

Uzasadnienie faktyczne udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki (otwiera się w nowej karcie): Planowane zamówienie publiczne stanowi czwarte z kolei postępowanie dotyczące zakupu, dostawy i montażu wyposażenia meblowego dla budynku Porektorskiego Uniwersytetu Warszawskiego. W trzech wcześniejszych postępowaniach przetargowych nieograniczonych wszystkie złożone oferty zostały odrzucone zgodnie z następującymi przyczynami:

1. Postępowanie nr POUZ-361/13/2023/DZP: Wpłynęły 2 oferty, obie odrzucono z powodu niezłożenia przez Wykonawcę wymaganych dokumentów w przewidzianym terminie (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c Pzp (otwiera się w nowej karcie)).

2. Postępowanie nr POUZ-361/282/2023/DZP: Wpłynęły 3 oferty, z czego jedną odrzucono z powodu niezłożenia wymaganych dokumentów (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c), a dwie ze względu na niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp).

3. Postępowanie nr POUZ-361/352/2023/DZP: Wpłynęło 6 ofert, a wszystkie odrzucono z powodu niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp). W wyniku tych sytuacji Zamawiający zdecydował o unieważnieniu tych postępowań zgodnie z art. 255 pkt 2 Pzp (otwiera się w nowej karcie). Warto zaznaczyć, że w żadnym z tych postępowań, w tym także w obecnie rozpatrywanym, nie wprowadzono istotnych zmian w warunkach zamówienia. Na mocy art. 214 ust. 1 pkt. 6 Pzp, który umożliwia udzielenie zamówienia z wolnej ręki w przypadku, gdy w poprzednich przetargach nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie albo wszystkie wnioski zostały odrzucone (na podstawie art. 146 ust. 1 pkt 2) lub nie złożono żadnych ofert, albo wszystkie oferty zostały odrzucone (na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lub pkt 5), a pierwotne warunki zamówienia nie uległy istotnym zmianom, Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki. Tryb zamówienia z wolnej ręki jest tym trybem udzielania zamówień publicznych, który powinien być stosowany ze szczególną rozwagą i wyłącznie w sytuacjach ewidentnie spełniających przesłanki ustawowe, bowiem jego istotą jest prowadzenie negocjacji wyłącznie z jednym wykonawcą, co oznacza, że tryb nie posiada cech procedury konkurencyjnej. Tym samym ograniczenia doznaje zasada prymatu trybów przetargowych wyrażona w art. 129 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że podstawowymi trybami udzielania zamówienia są przetarg nieograniczony (otwiera się w nowej karcie) oraz ograniczony. Dodatkowo, należy zwrócić uwagę, że zamawiający udzielając zamówienia w trybie z wolnej ręki - z uwagi na charakter tego trybu - korzysta z szeregu ulg i zwolnień w zakresie wykonywania wielu czynności obligatoryjnie podejmowanych w innych trybach przetargowych i negocjacyjnych. Wobec powyższego interpretacja przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki winna być ścisła, natomiast zastosowanie omawianego trybu może mieć miejsce tylko w przypadkach określonych przez ustawę. Art. 214 ust. 1 pkt 6 Pzp zezwala na udzielenie zamówienia z wolnej ręki w przypadku, gdy obiektywnie brak jest zainteresowania wykonawców postępowaniem konkurencyjnym bądź postępowanie konkurencyjne okazało się nieskuteczne z przyczyn leżących po stronie wykonawców. Oznacza to także, że brak ofert (a zatem zainteresowania postępowaniem konkurencyjnym) nie może być przez zamawiającego wykreowany warunkami zamówienia. Zamawiający stwierdza, że odrzucenie ofert w poprzednio przeprowadzonych przetargach nieograniczonych nie było spowodowane niespełnieniem warunków zamówienia w opisany sposób. Należy podkreślić, że nie każde odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp jest przesłanką nieskuteczności dającą podstawy do zastosowania trybu z wolnej ręki. Przepis ten stanowi o odrzuceniu z powodu niezgodności oferty z warunkami zamówienia, natomiast opis przedmiotu zamówienia jest tylko jednym z elementów warunków zamówienia. Zamawiający stwierdza, że w poprzednio przeprowadzonych przetargach nieograniczonych oferty zostały odrzucone z powodu ich niezgodności z opisem przedmiotu zamówienia. W świetle powyższego za istotną zmianę należałoby uznać modyfikację pierwotnych warunków zamówienia, polegającą na wprowadzeniu zmian, które – gdyby zostały ujęte w treści pierwotnej procedury udzielania zamówienia – umożliwiłyby dopuszczenie innych wykonawców niż ci, którzy zostali początkowo (wcześniej) dopuszczeni do udziału w postępowaniu, tj. miałyby wpływ na zmianę potencjalnego kręgu wykonawców zainteresowanych udziałem w postępowaniu, a zarazem naruszałyby zasadę równego traktowania wykonawców. Takiej zmiany pierwotnych warunków zamówienia zamawiający nie dokonuje. Nieudzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki mogłoby istotnie opóźnić dostawę wyposażenia meblowego dla budynku, co skutkowałoby brakiem możliwości użytkowania gotowego obiektu przez kilka miesięcy po zakończeniu inwestycji. Należy podkreślić, że środki na wyposażenie budynku pochodzą z dotacji budżetowej, a ich wykorzystanie musi odbyć się zgodnie z terminami określonymi w programie wieloletnim "Uniwersytet Warszawski 2016-2027", pod rygorem zwrotu niewykorzystanej dotacji. Przeprowadzenie ponownej, czasochłonnej procedury przetargowej, już po raz czwarty, niesie ze sobą poważne ryzyko niemożności dotrzymania terminów programu, co skutkowałoby koniecznością zwrotu dotacji i pokrycia wydatków ze środków własnych Uniwersytetu. Za wyrażeniem zgody na udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki, kierujemy apel o zrozumienie dla istotności terminowości realizacji tej inwestycji oraz konsekwencji finansowych związanych z ewentualnym opóźnieniem. Uzasadnienie prawne udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki: art. 214 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup, dostawa oraz montaż wyposażenia meblowego dla budynku Porektorskiego Uniwersytetu Warszawskiego w ramach inwestycji pn. „Przebudowa budynku Porektorskiego”, objętej programem wieloletnim pn. „Uniwersytet Warszawski 2016-2027”.

2. Dostawa wyposażenia obejmie poniższe meble stanowiące wyposażenie sal dydaktycznych oraz podstawowe wyposażenie biblioteki i czytelni w budynku: krzesła studenckie z pulpitami, stoliki studenckie dostosowane do potrzeb studentów z niepełnosprawnościami, biurka i fotele dla wykładowców, tablice magnetyczne suchościeralne, krzesła i stoliki biblioteczne.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa „Opis przedmiotu zamówienia” wraz z załącznikami oraz projektowane postanowienia umowy stanowiące załączniki do zaproszenia do negocjacji.

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy.

2. Środki ochrony prawnej wobec dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;

3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa KIO. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej, albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

5. Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1.

6. Odwołanie wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

8. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:

1) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki - ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki,

2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki.

9. Na orzeczenie KIO oraz postanowienie Prezesa KIO stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych.10. Szczegółowe regulacje dotyczące środków ochrony prawnej zostały ujęte w Dziale IX ustawy Pzp (otwiera się w nowej karcie) (art. 505-590).