Zakup materiałów eksploatacyjnych

1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych oraz informacji przekazywanych przy użyciu platformy do elektronicznej obsługi zamówień publicznych zamawiającego (dalej Platforma) opisane zostały w instrukcji użytkowników pn. „Wymagania techniczne”, „Rejestracja wykonawcy na platformie” oraz „Udział w trybie podstawowym bez negocjacji” na stronie: https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/instrukcje.html

2. Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne.

3. Złożenie oferty przez wykonawcę następuje poprzez prawidłowe jej złożenie na Platformie dostępnej pod adresem: https://sejmikkielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html - w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Złożenie oferty na nośniku danych lub w innej formie niż przewidziana powyżej (np. e-mail) jest niedopuszczalne.

4. Oświadczenia lub dokumenty przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej przesyła się w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie §2 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), tj. formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

5. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx,.jpg,(.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatu .zip, .7 Z. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.

6. Wsparcie techniczne dla wykonawców zapewnia dział Helpdesk Logintrade: tel.: 71 7873534; email: helpdesk@logintrade.net.

7. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (dalej „rozporządzenie”) oraz w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

8. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa w pkt 4 i 5, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

9. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt 8, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych, o których mowa powyżej w pkt 4 i 5 lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu Platformy.

10. Oferty w tym, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy składa się w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

11. Pełna informacja dotycząca wymagań technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zawarta została w Rozdz. VI SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Zamawiającego materiałów eksploatacyjnych do urządzeń wielofunkcyjnych wraz z ich dostarczeniem i rozładunkiem przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającego w Kielcach, tj. al. IX Wieków Kielc 3, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego.

2. Szczegółowy opis i zakres ilościowy przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ. Cenę oferty Wykonawca oblicza w Dodatku nr 2 do SWZ – „Formularz cenowy”.

3. Wszystkie wskazane nazwy wyrobów należy rozumieć jako określenie wymaganych parametrów technicznych, standardów jakościowych. Ilekroć w dokumentacji postępowania wskazane są znaki towarowe, nazwy wyrobów dostarczone przez konkretnego Wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych Wykonawców lub produktów, oznacza to, że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia, i że Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń. W takim przypadku Zamawiający na podstawie art. 99 ust. 5 ustawy Pzp dopuszcza możliwość zastosowania produktów równoważnych. Poprzez produkty równoważne Zamawiający rozumie materiały eksploatacyjne które są kompatybilne ze wskazanym urządzeniem drukującym, spełniające określone wymagania w szczególności charakteryzujące się parametrami technicznymi, standardami jakościowymi, eksploatacyjnymi i użytkowymi nie gorszymi niż określonymi w Opisie przedmiotu zamówienia. Obowiązek wykazania, iż oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania Zamawiającego, leży po stronie Wykonawcy. Wskazane w Załączniku nr 1 do SWZ wymagania dotyczące wydajności należy traktować jako minimalne. Podane w tabeli parametry wydajności odnoszą się do norm producentów drukarek.

Przedmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie, że oferowane dostawy spełniają określone przez zamawiającego wymagania, składane wraz z ofertą 1) W przypadku zaoferowania materiałów eksploatacyjnych równoważnych (nie dotyczy pozycji nr 13,22,27,45 Załącznika nr 1 do SWZ), wyprodukowanych przez producentów nie będących producentami poszczególnych urządzeń, w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty:

1.1 dokumentacji świadczącej o ich równoważności – odrębnie dla każdego materiału, wystawionej przez producenta albo odpowiednie niezależne podmioty uprawnione do kontroli jakości produktów;

1.2 Dokumentacja, o której mowa w pkt 1.1, dla materiałów do wszystkich urządzeń wymienionych w „Formularzu cenowym” składać się musi z:

1) dokumentów (opisy, karty charakterystyki itp.) wystawionych oddzielnie dla każdego zaoferowanego materiału potwierdzających, że:

a) są fabrycznie nowe,

b) są kompatybilne ze sprzętem wskazanym przez zamawiającego,

c) zapewniają jakość wydruku przynajmniej równą materiałom oryginalnym,

d) spełniają wymogi co do wymaganej jakości oraz wydajności.

2) raportów z testów wydajności lub wyników badań, wystawionych przez niezależny podmiot posiadający stosowną akredytację Polskiego Centrum Akredytacji lub krajowej organizacji akredytacyjnej dla danego kraju, w zakresie badania produktów wykonanych nie później niż w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert zgodnie z normami ISO/IEC 19752, ISO/IEC 19798, ISO/IEC 24711, ISO/IEC 24712 lub inną równoważną, przy czym muszą one dotyczyć każdego produktu oddzielnie i zawierać informacje wymagane przez wskazane normy, gdzie m.in. uwzględniono:

a) średnią ilość wydruków;

b) odchylenie standardowe;

c) dolną granica przedziału ufności (90%);

d) datę testowania;

e) liczbę testowanych kaset;

f) liczbę kaset użytych do obliczeń;

g) typ kasety;

h) czy stosowano procedurę wstrząsania;

i) tryb drukowania;

j) liczbę urządzeń użytych w teście;

k) użyty nośnik;

l) format papieru;

m) orientację podawania papieru;

n) system operacyjny;

o) oprogramowanie;

p) wersję sterownika drukarki;

q) wersję strony testowej;

r) kody testowanych wkładów;

s) numery użytych urządzeń;

t) temperaturę;

u) wilgotność;

v) sposób połączenia komputera z testową drukarką;

w) zestawienie wydajności poszczególnych tonerów z podaniem urządzeń i warunków, w jakich odbyło się badanie. Każdy dokument i raport badań powinien zostać oznaczony przez Wykonawcę odpowiednim numerem pozycji „Formularza cenowego”, którego dotyczy.

3) Certyfikatów akredytacji - dla potwierdzenia statusu akredytacji jednostki oceniającej zgodność z powyższymi normami (wystawiającej raporty z testów wydajności lub wyników badań) niezależnej od producenta podmiotu, Zamawiający wymaga złożenia Certyfikatu uzyskania akredytacji niezależnego podmiotu zgodnie z normą ISO 17025 (ISO/IEC 17025) – systemu jakości dotyczącego kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących. UWAGA: Wykonawcy oferujący oryginalne materiały eksploatacyjne (wyprodukowane przez producentów poszczególnych urządzeń) nie dołączają do ofert ww. dokumentacji.

1. Oferta składa się z:

a) Formularza oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ b) Formularza Cenowego wg wzoru określonego w Dodatku nr 2 do SWZ.

2. Do oferty należy dołączyć:

a) Wypełnione i podpisane Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – wg wzoru określonego w Dodatku nr 3 do SWZ.

b) Przedmiotowe środki dowodowe potwierdzające zgodność zaoferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami określonymi w SWZ, wskazanych w Rozdz. XIV pkt. 2 SWZ.

c) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że Wykonawca wskaże dane, umożliwiające Zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.

d) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia Wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

e) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

WYKONAWCY WSPÓLNIE UBIEGAJĄCY SIĘ O ZAMÓWIENIE:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2) Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.

3) Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące Wykonawców, tj. każdy z Wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.

4) Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1. Zamawiający przewiduje, możliwość dokonywania zmian postanowień umowy na podstawie:

1) art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy, w przypadku:

a) zmiany stanu prawnego regulującego wykonanie przedmiotu umowy - w takim przypadkach strony mogą dokonać niezwłocznie zmiany umowy w zakresie wymaganym zmienionymi przepisami;

b) działania siły wyższej, za którą uważa się zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy, a których Strony nie były w stanie przewidzieć w momencie jej zawierania, i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie umowy zgodnie z jej treścią, Strona dotknięta jej działaniem, niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą Stronę o jej zaistnieniu oraz o ile będzie to możliwe, przedstawi niebudzące wątpliwości dokumenty potwierdzające jej wystąpienie. Obie Strony niezwłocznie od dnia otrzymania powyższej informacji uzgodnią tryb dalszego postępowania. Zmianie umowy ulec może termin wykonania umowy o czas niezbędny na uwzględnienie powyższych zmian.

2) art. 455 ust. 1 pkt 2 ustawy, w przypadku, gdy nowy Wykonawca ma zastąpić dotychczasowego Wykonawcę.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1 Wykonawca lub Zamawiający wystąpi z wnioskiem o dokonanie zmiany umowy, zawierającym stosowne uzasadnienie. Wniosek winien być złożony niezwłocznie i w formie pisemnej.

3. Zamawiający lub Wykonawca po zapoznaniu się z uzasadnieniem i przy uwzględnieniu okoliczności sprawy dokona oceny zasadności zmiany umowy.

4. Zmiany umowy mogą nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

1. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa m.in. w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 poz. 514) - w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

2. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy, zwanego dalej „zabezpieczeniem” w wysokości 5% ceny całkowitej oferty (brutto).

1) Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

2) Zabezpieczenie musi być wniesione w pełnej wysokości, niezależnie od formy jego wniesienia, najpóźniej w dniu zawarcia umowy, ale przed jej podpisaniem.