Świadczenie usług wynajmu sali wraz z zapewnieniem wyżywienia i usług towarzyszących na potrzeby organizacji jednodniowych spotkań, warsztatów, szkoleń i konferencji

Pełna informacja o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, zawarta jest w Rozdziale II SWZ.

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://platformazakupowa.pl/pn/rops_bialystok/proceedings

8. Zgodnie z art. 67 ustawy Pzp, Zamawiający podaje minimalne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy, tj.:

8.1 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

8.2 komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, wszystkie dystrybucje Linuxa, lub ich nowsze wersje;

8.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa;

8.4 włączona obsługa Java Script;

8.5 zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;

8.6 szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.;

8.7 oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

9. Zalecenia Zamawiającego, dotyczące przesyłanej korespondencji:

9.1 Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z “Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”.

9.2 Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

9.3 W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7 Z.

9.4 Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików wygenerowanych do podpisu podpisem zaufanym, którego wartość dopuszczalna wynosi nie więcej niż 25 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików wygenerowanych do podpisywania podpisem osobistym, którego wartość dopuszczalna wynosi nie więcej niż 10 MB.

9.5 Każdorazowo Wykonawca po podpisaniu dokumentu elektronicznego profilem zaufanym lub podpisem osobistym powinien dokonać weryfikacji poprawności złożonego podpisu, z zachowaniem dopuszczalnych wartości maksymalnych wielkości podpisanych plików, dla podpisu zaufanego nie przekraczającego wartości równej 25 MB oraz podpisu osobistego 10 MB.

9.6 Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.

9.7 Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

9.8 Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu bądź wyższy SHA2.

9.9 Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

9.10 Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

9.11 Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

Pełne informacje dot. wymagań technicznych i organizacyjnych zawarte są w Rozdz. II SWZ.

W celu wykonania obowiązku nałożonego art. 13 i 14 RODO , w związku z art. 88 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027, informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych:

1. Administrator

Odrębnymi administratorami Państwa danych są:

1.1 Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa (Instytucja Zarządzająca);

1.2 Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5 , 00-513 Warszawa (Instytucja Pośrednicząca);

1.3 Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. gen. George’a Smitha Pattona 8, 15-688 Białystok (dalej: „ROPS”).

2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

2.1 Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego: pocztą tradycyjną (ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa), elektronicznie: IOD@mfipr.gov.pl;

2.2 Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: pocztą tradycyjną (ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa), elektronicznie: iodo@mrips.gov.pl;

2.3 ROPS: pocztą tradycyjną (ul. gen. George’a Smitha Pattona 8, 15-688 Białystok), elektronicznie: iod@rops-bialystok.pl.

3. Cel przetwarzania danych

Dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją projektu „Koordynacja działań w zakresie polityki społecznej w województwie podlaskim” w ramach FERS 2021-2027, w szczególności w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w oparciu o ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” pn.: Świadczenie usług wynajmu sali wraz z zapewnieniem wyżywienia i usług towarzyszących na potrzeby organizacji jednodniowych spotkań, warsztatów, szkoleń i konferencji, numer postępowania: DZP. 26.3.7.2026, zawarcia umowy, realizacji zamówienia oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu zawarcia umowy, a także obowiązku sprawozdawczego, potwierdzenia kwalifikanci wydatków.

Podanie danych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

4. Podstawa przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem i odbywa się na podstawie:

4.1 art. 6 ust. 1 lit. b RODO - w celu przygotowania, zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą;

4.2 art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu realizacji przez Administratora zadań wynikających z przepisów prawa, w tym w zakresie zamówień publicznych a także w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą umową oraz wypełnienia obowiązków związanych z archiwizowaniem dokumentów, na podstawie:

a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r.;

b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r.;

c) ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027;

d) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych;

e) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

5. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp; dane mogą zostać również powierzone tzw. podmiotom przetwarzającym na podstawie odpowiednich instrumentów prawnych (np. firma hostingowa, informatyczna, z zakresu ochrony danych osobowych), a także udostępnione podmiotom, które zwracają się o udostępnienie danych w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej; organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Pozostałe informacje w zakresie RODO zostały określone w Rozdziale III SWZ.

1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług wynajmu sali oraz zapewnienia wyżywienia wraz z usługami towarzyszącymi przygotowaniu, organizacji i obsłudze planowanych przez Zamawiającego jednodniowych spotkań/warsztatów/szkoleń oraz konferencji:

1) Kategoria – SPOTKANIA/WARSZTATY/SZKOLENIA JEDNODNIOWE:

a) 113 jednodniowych szkoleń/spotkań/warsztatów dla 15 osobowej grupy każde (po 6 godz. zegarowych każde),

b) 10 jednodniowych szkoleń/spotkań/warsztatów dla 20 osobowej grupy każde (po 6 godz. zegarowych każde),

c) 3 jednodniowe szkolenia/spotkania/warsztaty dla 35 osobowej grupy każde (po 6 godz. zegarowych każde),

d) 3 jednodniowe szkolenia/spotkania/warsztaty dla 50 osobowej grupy każde (po 4 godz. zegarowe każde),

e) 6 jednodniowych szkoleń/spotkań/warsztatów dla 15 osobowej grupy każde (po 3 godz. zegarowe każde).

2) Kategoria – KONFERENCJA JEDNODNIOWA:

a) 1 jednodniowej konferencji dla 60 osobowej grupy (6 godz. zegarowych), organizowanych w ramach projektu „Koordynacja działań w zakresie polityki społecznej w województwie podlaskim” w ramach Działania 04.13: Wysokiej jakości system włączenia społecznego, Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS), współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, w ramach typu projektów pn. Działania ROPS w zakresie usług społecznych, pomocy społecznej, ES i aktywnej integracji, służące włączeniu społecznemu, realizowane na poziomie wojewódzkim.

2. Szczegółowe wymagania w zakresie realizacji zamówienia zostały zawarte w Załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ), pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały zawarte w Załączniku nr 4 do SWZ – Projektowanie postanowienia umowy.

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:

1.1 Cena brutto oferty (C) – waga kryterium 60%;

1.2 Czas uwzględnienia ostatecznej liczby uczestników poszczególnych działań (U) – waga kryterium 20%.

1.3 Przygotowanie serwisu kawowego z wykorzystaniem kawy pochodzącej z produkcji spełniającej standardy społeczne Sprawiedliwego Handlu - aspekt społeczny (A) – waga kryterium 20%.

Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1%=1pkt. Maksymalna liczba punktów w kryterium równa jest określonej wadze kryterium w %. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku.

Pełny opis kryteriów oceny ofert znajduje się w Rozdziale XVII SWZ.

Informacja dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne, konsorcja) (jeżeli dotyczy):

a) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale IX pkt 3.1, składa każdy z Wykonawców.

b) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy załączyć do oferty.