Organizacja Sympozjum Naukowego Instytutu Zarządzania pt. "Rozwój naukowy nauczycieli akademickich" w dniu 30 września 2026 r. dla 65 osób.

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej (dalej jako „Platforma” lub „Platforma Zakupowa”) dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie wnioski, zawiadomienia, informacje, oraz pozostałe dokumenty i oświadczenia, w tym dokumenty i oświadczenia składane na wezwanie Zamawiającego, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej Platformy Zakupowej dostępnej pod adresem: https://sgh.eb2b.com.pl poprzez zakładkę „Pytania / Informacje” lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, e-mail: coz@sgh.waw.pl, przy czym Zamawiający nie dopuszcza składania ofert za pośrednictwem poczty elektronicznej.

3. Za datę wpływu wniosków, zawiadomień oraz informacji przekazywanych za pośrednictwem platformy zakupowej przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy. Za datę wpływu wniosków, zawiadomień oraz informacji przekazywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej przyjmuje się datę ich wprowadzenia do obiegu elektronicznego.

4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie rodzajów podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy.

5. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest: Katarzyna Wojtyńska, email: coz@sgh.waw.pl lub inna osoba zastępująca.

6. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://sgh.eb2b.com.pl/ oraz uznaje go za wiążący. Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków szczegółowe informacje zawarte zostały w rozdziale VIII Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz w zakładce "Pomoc" Platformy.

1. Przedmiotem zamówienia jest Organizacja Sympozjum Naukowego Instytutu Zarządzania pt. "Rozwój naukowy nauczycieli akademickich" w dniu 30 września 2026 r. dla 65 osób, w tym zapewnienie miejsca odbywania się Sympozjum i wyżywienia dla uczestników.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określają nw. załączniki do SWZ: Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia (dalej „OPZ”), Załącznik nr 7 – Wzór umowy.

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:

Kryterium

Waga w % (1%=1pkt)

Cena oferty brutto (C) 60%

Miejsce realizacji Sympozjum (M) 40%

2. W kryterium „Cena oferty brutto” najwyższą liczbę punktów (60) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem:

Najniższa cena oferty brutto

C = --------------------------------------------------------- x 60 punktów

Cena oferty brutto w ofercie ocenianej gdzie: C – liczba punktów przyznana ocenianej ofercie za cenę Uwagi:

• Punktacja wyliczona będzie z dokładnością 2 miejsc po przecinku. W kryterium cena oferty brutto, oferta może otrzymać maksymalnie 60 pkt.,

• Do oceny ofert w przedmiotowym kryterium Zamawiający przyjmie całkowite wynagrodzenie brutto z Formularza oferty, stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ.

3. W kryterium „Miejsce realizacji Sympozjum” Zamawiający przyzna punkty w poniżej podany sposób:

1) Sala konferencyjna, stołówka i miejsce uroczystej kolacji – Wykonawca otrzyma maksymalnie do 30 pkt. zgodnie z poniższymi podkryteriami:

a) Wykonawca otrzyma 20 pkt jeżeli sala konferencyjna i miejsce uroczystej kolacji znajdują się w tym samym obiekcie;

b) Wykonawca otrzyma 10 pkt jeżeli obiad oraz przerwa kawowa w dniu 30.09.2026 r. serwowane będą w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej;

2) Wykonawca otrzyma 10 pkt jeżeli strefa SPA & Wellness będzie zlokalizowana w tym samym budynku, w którym znajduje się sala konferencyjna.

Opis sposobu przygotowania oferty w celu uzyskania punktów w kryterium „Miejsce realizacji Sympozjum”:

Ocena kryterium „Miejsce realizacji Sympozjum” zostanie dokonana na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę Załącznika nr 3 do SWZ – specyfikacja lokalizacji, która powinna zawierać co najmniej:

a) elementy wymagane na potrzeby uzyskania punktów w ramach pozacenowych kryteriów oceny ofert, tj. oświadczenia w tabeli „Standard / parametr dotyczący kryteriów oceny ofert”, dokładne adresy sali konferencyjnej, miejsca serwowania obiadu oraz miejsca uroczystej kolacji;

b) elementy wymagane w celu weryfikacji spełniania zgodności oferowanych lokalizacji z opisem przedmiotu zamówienia, tj. powierzchnie sali konferencyjnej, miejsca serwowania obiadu i przerwy kawowej oraz miejsca uroczystej kolacji.

W celu uzyskania punktów w kryterium Wykonawca powinien wskazać w specyfikacji lokalizacji wszystkie elementy wymienione w opisie kryterium. Niewskazanie wszystkich wymaganych w specyfikacji lokalizacji elementów spowoduje nieprzyznanie punktów w danym podkryterium.

4. Suma punktów w dwóch powyższych kryteriach stanowić będzie końcową ocenę oferty.

Za najkorzystniejszą, zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów.

5. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej, o której mowa w art. 308 ust. 1 Ustawy Pzp.

2) Wykonawca na wezwanie Zamawiającego winien złożyć za pośrednictwem Platformy poprzez zakładkę „Pytania/Informacje” następujące dokumenty w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:

a) oświadczenie, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) Ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 5 do SWZ;

b) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji – w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 Ustawy Pzp*, * wskazany termin 3 miesięcy określony został w § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy.

c) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa rozdziale XIV ust. 1 pkt 1), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3) – 6) Ustawy Pzp oraz art. 109 ust. 1 pkt 5), 7), 8), 9) i 10) Ustawy Pzp – Załącznik nr 6 do SWZ;

Wykonawca może potwierdzić brak podstaw wykluczenia z postępowania lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych w rozdziale XIII ust. 1, certyfikatem wydanym na podstawie ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1235 z dnia 5 sierpnia 2025 r.), zwanej dalej „ustawą o certyfikacji wykonawców”.

Przedłożenie przez wykonawcę ważnego certyfikatu zwalnia go z obowiązku składania podmiotowych środków dowodowych w zakresie okoliczności objętych tym certyfikatem. Warunkiem uznania certyfikatu w miejsce podmiotowych środków dowodowych jest tożsamość jego zakresu z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w niniejszej SWZ. Certyfikat musi potwierdzać spełnianie kryteriów lub brak podstaw wykluczenia na poziomie nie niższym niż wymagany w niniejszym postępowaniu.

4. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą za pośrednictwem Platformy, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby uprawnione, na zasadach określonych w rozdziale XIV ust. 3 – 11, dokumenty wymienione w rozdziale XIV ust. 1:

1) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania (Załącznik nr 4 do SWZ);

2) specyfikacja lokalizacji (Załącznik nr 3 do SWZ);

3) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania; /Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia tych dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. Wykonawca powinien wskazać dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów/ 4) dowody dot. „samooczyszczenia” (jeżeli dotyczy);

5) pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);

6) zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, w takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy.

2. Wykonawcy, którzy złożyli wspólną ofertę ponoszą, w razie wybrania ich oferty przez Zamawiającego, solidarną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wykonanie umowy.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w stosunku do żadnego z Wykonawców nie zachodzą przesłanki podstaw do wykluczenia z postępowania.

4. Każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składa oświadczenie z art. 125 ust. 1 Ustawy. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy.

5. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, w której m.in. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z Zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.

1. Strony dopuszczają możliwość dokonywania zmian w umowie w zakresie przewidzianym w art. 455 Ustawy Pzp oraz w zakresie określonym w umowie.

2. Dopuszczalne są zmiany istotnych postanowień zawartej umowy:

1) w wypadku zmian podmiotowych po stronie Wykonawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2) w wypadku zmian stanu prawnego lub faktycznego, które mają wpływ na treść zawartej umowy, jeżeli taka zmiana leży w interesie Zamawiającego.

3. Niezależnie od powyższego strony dopuszczają możliwość zmiany umowy w zakresie wynagrodzenia lub/i okresu obowiązywania umowy w następujących przypadkach:

1) zmian w obowiązujących przepisach prawa, mających bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu umowy i które powodują, że wykonanie umowy na dotychczasowych zasadach stało się niemożliwym, niecelowym, nieekonomicznym lub niezgodnym z wymaganiami, przy czym zmiana ta polegać ma na dostosowaniu umowy do przepisów prawa;

2) zmian wynikających z oddziaływania siły wyższej, w tym ograniczenia lub braku możliwości realizacji przedmiotu umowy wynikającego z siły wyższej;

3) zgłoszenia się do udziału w Sympozjum większej liczby osób niż przewidywane 65, co spowoduje przekroczenie całkowitego maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 6 umowy;

4) okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć na dzień składania ofert, pomimo odpowiednio starannego przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia;

5) okoliczności, które żadna ze stron, działając z należytą starannością, nie mogła przewidzieć.

4. Każda ze stron może wystąpić do drugiej strony z wnioskiem o zawarcie aneksu w celu zmiany umowy. Wniosek musi zawierać szczegółowe uzasadnienie, odnoszące się do wszystkich okoliczności istotnych dla ustalenia czy zmiana jest dopuszczalna.

5. Strona, która otrzymała wniosek o zmianę umowy jest zobowiązana w ciągu 10 dni przekazać drugiej stronie pisemne stanowisko wobec propozycji zmian wraz z uzasadnieniem.

6. Zmiany lub uzupełnienia umowy mogą nastąpić na piśmie pod rygorem nieważności w formie pisemnej jako aneks do umowy.