Świadczenie usług biegłego rewidenta w ramach projektu „Kraśnik – Bezpieczne Miasto Nowej Generacji

1. Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług biegłego rewidenta w ramach projektu „Kraśnik – Bezpieczne Miasto Nowej Generacji””.

2. Projekt „Kraśnik – Bezpieczne Miasto Nowej Generacji” jest finansowany ze środków Drugiej Edycji Szwajcarskiej Pomocy Finansowej dla wybranych państw członkowskich Unii Europejskiej w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie Unii Europejskiej oraz z budżetu państwa w ramach Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast.

3. Zakres przedmiotowy zamówienia obejmuje kontrolę prawidłowości wydatkowania przyznanego dofinansowania, bezpośrednio w siedzibie Lidera Projektu – Gminy Miasto Kraśnik (ul. Lubelska 84, 23-200 Kraśnik) oraz w siedzibie Partnera Projektu tj. Powiatu Kraśnickiego (Al. Niepodległości 20, 23-204 Kraśnik), zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 1891 ze zm.) oraz zgodnie z postanowieniami, zawartymi w Umowie o dofinansowanie projektu nr 012/SPPW II. DOT/PRM/2026 pn. „Kraśnik – Bezpieczne Miasto Nowej Generacji", dotyczącymi sprawozdawczości.

4. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności sprawdzenie i analizę przygotowywanych przez Miasto Kraśnik sprawozdań z realizacji projektu (rozliczeniowych, rocznych i końcowego) – części finansowej, na którą składają się: „Rozliczenie ze względu na źródło finansowania”, „Rozliczenie transz dofinansowania”, „Zestawienie dokumentów księgowych” wraz z dokumentami wskazywanymi w ww. zestawieniach (m.in. fakturami/protokołami odbioru prac/potwierdzeniami dokonania przelewów), oraz każdorazowo przygotowanie stosownego „Protokołu z badania sprawozdania” (według wzoru stanowiącego załącznik nr 12 do SWZ).

5. Badanie części finansowej sprawozdań rozliczeniowych, rocznych i końcowego z wykorzystania dofinansowania, obejmuje w szczególności ocenę:1) kompletności, poprawności, rzetelności sprawozdań finansowych dotyczących zrealizowanych wydatków w Projekcie zgodnie z umową dotacyjną projektu,2) prawidłowości kwalifikowalności poniesionych wydatków w Projekcie, zgodnie z obowiązującą wersją dokumentu „Kompletnej Propozycji Projektu – dalej KPP”,3) zgodności kategorii i wysokości poniesionych wydatków z wydatkami planowanymi,4) kompletności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,5) zgodności wydatków w Projekcie przedstawionych w sprawozdaniach finansowych z wydatkami w wyodrębnionej dla Projektu ewidencji księgowej,6) zachowania terminów związanych z ponoszeniem wydatków,7) zachowania terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji,8) poprawności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,9) poprawności przeliczeń kursowych (jeśli występują),10) poprawności dokumentacji pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi aktualnymi przepisami prawa w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości.

6. Wynikiem badania prowadzonego przez biegłego rewidenta będzie ocena sporządzona na wzorze protokołu z badania sprawozdania, uwzględniająca odpowiedzi na następujące pytania1) czy część finansowa sprawozdania jest prawidłowa,2) czy kwota przedstawiona do rozliczenia w sprawozdaniu jest zgodna z dokumentami źródłowymi (m.in. fakturami/ rachunkami/umowami) oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności (przelewy),3) czy wydatki zostały prawidłowo zaklasyfikowane do kategorii wydatków bieżących i majątkowych,4) czy księgi rachunkowe projektu prowadzone są rzetelnie i zgodnie z polityką rachunkowości jednostki. W protokole powinny zostać zawarte rekomendacje i zalecenia pokontrolne (jeżeli takie wystąpią).

7. Zamawiający wymaga, aby badanie sprawozdań z realizacji projektu było oparte na zweryfikowaniu 100 % dokumentacji tj. wszystkich wydatków przedstawionych w ramach poszczególnych sprawozdań.

8. Zamawiający zaplanował łączną liczbę sprawozdań finansowych w liczbie 13 sztuk, w tym: 8 sprawozdań rozliczeniowych (składanych po wydatkowaniu min. 70 % przekazanej transzy dotacji, umożliwiającej wnioskowanie o kolejną płatność), 4 sprawozdania roczne oraz 1 sprawozdanie końcowe.

9. Termin zakończenia realizacji Projektu / kwalifikowalności wydatków przypada na dzień 31 marca 2029 r.. Wobec powyższego Wykonawca wykona czynności objęte przedmiotem zamówienia w następujących terminach:1) dla sprawozdań rozliczeniowych – Wykonawca przygotuje i przekaże Protokół z badania sprawozdania rozliczeniowego z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie do 5 dni roboczych od dnia udostępnienia dokumentów objętych sprawdzanym Sprawozdaniem rozliczeniowym. Zamawiający planuje sporządzenie dwóch sprawozdań rozliczeniowych rocznie.2) dla sprawozdania rocznego – Wykonawca przygotuje i przekaże Protokół z badania sprawozdania rocznego z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie do 10 dni roboczych od udostępnienia dokumentów objętych sprawdzanym sprawozdaniem rocznym, jednak nie później niż do dnia 10 lutego kolejnego roku sprawozdawczego,3) dla sprawozdania końcowego – Wykonawca przygotuje i przekaże Protokół z badania sprawozdania końcowego z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie do 10 dni roboczych od udostępnienia dokumentów objętych sprawdzanym sprawozdaniem końcowym, jednak nie później niż do dnia 20 czerwca 2029 r.,4) w przypadku stwierdzonych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, nieprawidłowości w sprawozdaniu, wymagających korekty Protokołu z badania sprawozdania z realizacji projektu przez biegłego rewidenta, lub stwierdzeniu przez Zmawiającego lub ww. ministerstwo wad w protokole z badania sprawozdania, również w okresie, o którym mowa w § 1 ust. 9 umowy, Wykonawca w ciągu 3 dni roboczych od dnia przekazania informacji o konieczności korekty dokona nieodpłatnie ponownej weryfikacji poprawionego przez Zamawiającego Sprawozdania zakończonej protokołem z badania lub dokona korekty protokołu z badania sprawozdania.

10. W okresie 12 miesięcy po złożeniu sprawozdania końcowego Wykonawca zapewni usługę merytoryczną gwarancyjną, obejmującą: skorygowanie Protokołu zawierającego ujawnioną omyłkę pisarską, błąd merytoryczny, uzupełnienie niepełnych informacji, a także złożenie wyjaśnień co do sposobu przeprowadzenia badania, w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia zgłoszenia Zamawiającego.

11. Zamawiający nie jest w stanie oszacować liczby dokumentów finansowo-księgowych, które zostaną wytworzone przez Lidera i jego jednostki organizacyjne oraz Partnera projektu w trakcie realizacji poszczególnych przedsięwzięć. Aktualnie całkowita wartość planowanych wydatków w ramach projektu wynosi 85 853 900,50 zł, w tym wartość wydatków kwalifikowanych 76 398 052,13 zł, natomiast kwota przyznanego dofinansowania to 75 308 732,36 zł. W ramach projektu planuje się realizację 8 działań, w ramach których przewidziano zarówno wydatki bieżące jak i majątkowe.

Termin realizacji: do 2029-06-20