Zakup, wdrożenie i wsparcie systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Informacje o zamówieniu
Zamawiający
Lokalizacja zamawiającego
Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Gdańsk). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.
Szczegóły zamówienia
Kody CPV
Analiza rynkowa i konkurencja
W skrócie
Zamówienie dotyczy dostarczenia, wdrożenia i wsparcia kompleksowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. System musi umożliwić gromadzenie i przetwarzanie dokumentów elektronicznych, zarządzanie ich przechowywaniem, przekazywaniem, udostępnianiem i archiwizacją. Oferta obejmuje implementację oraz długoterminowe wsparcie.
Kluczowe wymagania
- Doświadczenie w wdrażaniu systemów elektronicznego obiegu dokumentów w instytucjach
- System musi obsługiwać pełny cykl życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, udostępniani…
- Możliwość integracji z istniejącymi systemami zamawiającego
- Zapewnienie długoterminowego wsparcia technicznego i utrzymania systemu
- Funkcjonalność zarządzania kontrolą dostępu i uprawnieniami użytkowników
- Zgodność z obowiązującymi normami bezpieczeństwa i ochrony danych
Wyłuskane z treści ogłoszenia — pełne i wiążące warunki znajdziesz w dokumentacji (SWZ).
Zapytaj o ten przetarg
Masz pytanie o warunki udziału, terminy albo wymagania? Zadaj je własnymi słowami — odpowiemy na podstawie treści tego ogłoszenia. Za darmo.
Konkurencja i ceny — Oprogramowanie
W kategorii Oprogramowanie rozstrzygnięte postępowania otrzymują średnio 2,1 oferty (konkurencja średnia); 47% ma co najmniej dwie oferty. Mediana wartości udzielonych zamówień to 274 896,00 PLN, a typowy przedział cen wynosi od 124 830,24 PLN do 544 679,81 PLN.
Wartość tego przetargu (250 000,00 PLN) wypada w typowym przedziale cen dla tej kategorii — -9% względem mediany.
Na podstawie 11 249 rozstrzygnięć z BZP w tej kategorii. Zobacz wszystkie przetargi: Oprogramowanie.
Sprawdź opłacalność startu
Podaj koszt przygotowania oferty i swoją marżę, a my oszacujemy oczekiwaną wartość finansową udziału w tym postępowaniu na podstawie danych z tej kategorii i regionu.
Analiza rynkowa
Przedmiot zamówienia
Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zakup, wdrożenie i wsparcie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Pomorskim Funduszu Rozwoju sp. z o.o. (dalej: Zamawiający), pozwalającego na gromadzenie i przetwarzanie dokumentów w postaci elektronicznej, zarządzanie ich przechowywaniem, przekazywaniem, udostępnianiem i archiwizacją (dalej: System). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ, tj. Opis przedmiotu zamówienia.
Termin realizacji: 27 miesiące
Treść ogłoszenia
1Zamawiający
- Rola zamawiającego
- Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
- Nazwa zamawiającego
- Pomorski Fundusz Rozwoju sp. z o.o.
- Krajowy Numer Identyfikacyjny
- REGON 220307372
- Ulica
- Straganiarska 24-27
- Miejscowość
- Gdańsk
- Kod pocztowy
- 80-837
- Województwo
- pomorskie
- Kraj
- Polska
- Lokalizacja NUTS 3
- PL633 - Trójmiejski
- Adres poczty elektronicznej
- zp@pfr.zpomorskim.pl
- Adres strony internetowej zamawiającego
- https://pfr.zpomorskim.pl/
- Rodzaj zamawiającego
- Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
- Przedmiot działalności zamawiającego
- Sprawy gospodarcze i finansowe
2Informacje podstawowe
- Ogłoszenie dotyczy
- Zamówienia publicznego
- Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług
- Nie
- Nazwa zamówienia albo umowy ramowej
- Zakup, wdrożenie i wsparcie systemu elektronicznego obiegu dokumentów
- Identyfikator postępowania
- ocds-148610-587b3844-b333-44e3-8f8f-0e98974bf575
- Numer ogłoszenia
- 2026/BZP 00359415
- Wersja ogłoszenia
- 01
- Data ogłoszenia
- 2026-07-23
- Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań
- Nie
- O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy
- Nie
- Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
- Nie
- Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
- Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
3Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja
- Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
- https://platformazakupowa.pl/transakcja/1346963
- Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia
- Nie
- Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej
- Tak
- Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej
- https://platformazakupowa.pl/pn/pfr_pomorskie/proceedings
- Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej
- Niezbędne wymagania sprzętowo –aplikacyjne umożliwiające pracę na stronie internetowej www.platformazakupowa.pl to: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s;2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, Fire Fox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki;4) komunikacja z platformazakupowa.pl jest szyfrowana z wykorzystaniem protokołu TLS 1.3;5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;6) czas odbioru danych przez platformę zakupową jest zsynchronizowany z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce wyznaczonym przez serwery czasu Głównego Urzędu Miar z użyciem protokołu NTP.
- Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne
- Nie
- Oferta - katalog elektroniczny
- Nie dotyczy
- Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu
- polski
4Przedmiot zamówienia
- Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe
- Nie
- Numer referencyjny
- PFR. ZP. 271. 2.2026
- Rodzaj zamówienia
- Dostawy
- Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania
- Nie
- Wartość zamówienia
- 250000 PLN
- Możliwe jest składanie ofert częściowych
- Nie
- Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia
- Nie
- Krótki opis przedmiotu zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest zakup, wdrożenie i wsparcie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Pomorskim Funduszu Rozwoju sp. z o.o. (dalej: Zamawiający), pozwalającego na gromadzenie i przetwarzanie dokumentów w postaci elektronicznej, zarządzanie ich przechowywaniem, przekazywaniem, udostępnianiem i archiwizacją (dalej: System). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ, tj. Opis przedmiotu zamówienia.
- Główny kod CPV
- 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
- Zamówienie obejmuje opcje
- Nie
- Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej
- 27 miesiące
- Zamawiający przewiduje wznowienia
- Nie
- Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane
- Nie
- Sposób oceny ofert
- Zapisy nt. opisu kryteriów oceny ofert sposobu oceny ofert zawarto w rozdziale XVIII SWZ
- Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert
- Procentowo
- Stosowane kryteria oceny ofert
- Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
- Nazwa kryterium
- Cena
- Waga
- 70
- Rodzaj kryterium
- inne.
- Nazwa kryterium
- Funkcjonalność - Active Directory
- Waga
- 10
- Rodzaj kryterium
- inne.
- Nazwa kryterium
- Termin wdrożenia modułu archiwizacji
- Waga
- 10
- Rodzaj kryterium
- inne.
- Nazwa kryterium
- Wsparcie gwarancyjne, Gwarancja
- Waga
- 10
- Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert
- Nie
5Kwalifikacja wykonawców
- Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia
- Tak
- Fakultatywne podstawy wykluczenia
- Art. 109 ust. 1 pkt 4
- Warunki udziału w postępowaniu
- Tak
- Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
- zdolności technicznej lub zawodowej Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że: a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności Wykonawcy jest krótszy – w tym okresie – że wykonał co najmniej dwa zamówienia polegające na wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z przeszkoleniem użytkowników o wartości każdego z zamówień wynoszącej co najmniej 100 000 zł brutto. b) Skieruje do realizacji zamówienia osoby, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, spełniające wymagania: • Kierownik Projektu/Project Manager lub równoważne: osoba posiadająca doświadczenie w zarządzaniu projektami: - pełniła funkcję Kierownika Projektu w co najmniej dwóch projektach dotyczących dostawy i wdrożenia systemu informatycznego; oraz • Analityk procesowy - osoba posiadająca doświadczenie w analizie i modelowaniu procesów biznesowych oraz definiowaniu wymagań dla systemów informatycznych: brała udział w roli Analityka procesowego w co najmniej dwóch projektach dotyczących dostawy i wdrożenia systemu informatycznego; oraz • Software Engineer/Projektant Systemów Informatycznych lub równoważne: w przypadku korzystania z gotowych rozwiązań wymagających konfiguracji i integracji – w obu przypadkach osoby posiadające doświadczenie: - brał udział w w/w roli w przynajmniej dwóch projektach dotyczących dostawy i wdrożenia systemu informatycznego; oraz • Administrator Serwera/Systems Administrator/Linux Administrator/Unix Administrator/Windows Administrator/Techops Engineer lub równoważne – osoba posiadająca doświadczenie w zarządzaniu, konfiguracji i utrzymania serwerowych wersji systemów Linux/Unix/Windows: - brała udział w tej roli w co najmniej dwóch projektach informatycznych, obejmujących dostawę, integrację lub rozbudowę systemu informatycznego; oraz • Tester lub równoważne – osoba posiadająca doświadczenie: - trzyletnie w testowaniu systemów informatycznych i brała udział w testowaniu co najmniej 2 systemów informatycznych w momencie ich wdrażania. UWAGA: Jedna osoba, z wyjątkiem kierownika projektu, może wykonywać czynności obejmujące nie więcej niż dwa zakresy określone powyżej (pod warunkiem spełniania wymogów dla każdego z nich)
- Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy
- Tak
- Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu
- oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1714 z późn. zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej, wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 5 do SWZ,oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do SWZ. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
- Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu
- 1) w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 2 SWZ, wykazu dostaw wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości i daty wykonania oraz podmiotów, na rzecz których dostawy te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty - wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ,2) w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 2 SWZ, wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich roli w projekcie, doświadczenia, niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do SWZ,
- Wykaz przedmiotowych środków dowodowych
- Zamawiający nie żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych.
- Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych
- Nie
- Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów
- Zamawiający nie wymaga innych oświadczeń lub dokumentów.
6Warunki zamówienia
- Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe
- Nie
- Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną
- Nie
- Zamawiający wymaga wadium
- Tak
- Informacje dotyczące wadium
- 1. Warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest wniesienie wadium w prawidłowej wysokości 2.500,00 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych). 2. Wadium musi zostać wniesione przed upływem terminu składania ofert i utrzymane nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą. 3. Wykonawca może wnieść wadium w jednej lub kilku następujących formach: 1) pieniądzu: 2) gwarancjach bankowych, 3) gwarancjach ubezpieczeniowych, 4) poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 98). 4. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego, nr rachunku: 35 1050 1764 1000 0024 3431 3074 z dopiskiem „Wadium – nr postępowania PFR. ZP. 271. 2.2026” Dowodem wniesienia wadium będzie potwierdzony przez bank odcinek polecenia dokonania przelewu lub wydruk przelewu elektronicznego, przy czym w terminie określonym dla wniesienia wadium środki powinny znaleźć się na rachunku bankowym Zamawiającego. Kserokopię potwierdzenia dokonanego przelewu należy dołączyć do oferty. 5. Wadium w formie gwarancji lub poręczenia (ust. 3 pkt. 2) – 4) SWZ) wnosi się za pośrednictwem platformy zakupowej – Zamawiający wymaga złożenia oryginału gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej. 6. Wadium wnoszone w formach określonych w ust. 3 pkt. 2) – 4) SWZ, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do wypłaty wadium na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp. 7. Warunki zwrotu wadium i utraty wadium reguluje art. 98 ustawy Pzp.
- Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy
- Nie
- Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
- 1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 3. Pełnomocnictwo do dokonywania czynności, o których mowa w pkt 2 powinno mieć postać dokumentu stwierdzającego ustanowienie pełnomocnika, podpisanego przez uprawnionych do ich reprezentacji przedstawicieli wszystkich pozostałych Wykonawców. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie oryginału lub w formie kopii poświadczonej za zgodność przez notariusza. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty. 4. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 5. Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty. 6. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, o których mowa w Rozdziale VII ust. 2 SWZ, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. 7. W przypadku, o którym mowa w ustępie 6, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Oświadczenie to stanowi Załącznik Nr 8 do SWZ. 8. Wykonawcy składający wspólną ofertę, o których mowa w niniejszym ustępie, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. 9. Jeżeli w postępowaniu zostanie wybrana oferta Wykonawców, o których mowa w niniejszym ustępie, Zamawiający żąda - przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego - kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
- Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane
- Tak
7Projektowane postanowienia umowy
- Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek
- Tak
- Informacje na temat zaliczek
- Zapisy nt. zaliczek zawarto w paragrafie nr 14 zał. nr 3 do SWZ
- Zamawiający przewiduje zmiany umowy
- Tak
- Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia
- Zapisy dotyczące rodzaju i zakresu zmian w umowie zawarto w paragrafie nr 19 zał. nr 3 do SWZ
- Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia
- Nie
8Procedura
- Termin składania ofert
- 2026-07-31 09:00
- Miejsce składania ofert
- Oferty należy składać elektronicznie za pomocą platformy zakupowej https://platformazakupowa.pl/transakcja/1346963
- Termin otwarcia ofert
- 2026-07-31 09:30
- Termin związania ofertą
- 30 dni
- Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji
- Tak
- Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji
- 3
- Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców
- W przypadku podjęcia Zamawiającego decyzji o przeprowadzeniu negocjacji w celu ulepszenia treści ofert, do negocjacji Zamawiający zaprosi trzech Wykonawców niepodlegających odrzuceniu w najwyższym stopniu spełniających kryteria oceny ofert wskazane przez zamawiającego.
Warunki i informacje dodatkowe
Wadium
Informacje dodatkowe
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest termin składania ofert?
Termin składania ofert upływa 31.07.2026 09:00. Pozostało 7 dni.
Kto jest zamawiającym?
Zamawiającym jest Pomorski Fundusz Rozwoju sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsk.
Czy przetarg wymaga wadium?
Tak, zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 2 500,00 PLN.
Do jakiej branży należy to zamówienie?
Zamówienie należy do branży: Oprogramowanie (CPV: 48000000-8).
Jaka jest szacunkowa wartość zamówienia?
Szacunkowa wartość zamówienia wynosi 250 000,00 PLN.
Gdzie znaleźć pełną dokumentację?
Pełna dokumentacja jest dostępna na platformie BZP. Przejdź do ogłoszenia →
Podobne przetargi
Znajdź aktywne przetargi podobne do tego — analiza znaczeniowa i alert na kolejne