Organizacja 5. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 16-20 listopada 2026 roku

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowej organizacji 5. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (5. WGS), która odbędzie się w dniach 16-20 listopada 2026 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową.

2. Zamawiający wymaga aby usługi związane z realizacją Konferencji były świadczone w obiekcie konferencyjnym znajdującym się w odległości nie większej niż 75 km od dworca Olsztyn Główny (53.785593, 20.498047).

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w dokumentacji postępowania.

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w:

1) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodów (Dz. U. 2025 poz. 514);

2) art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Zgodnie z art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, w sytuacji gdy środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowej organizacji 5. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (5. WGS), która odbędzie się w dniach 16-20 listopada 2026 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową.

2. Zamawiający wymaga aby usługi związane z realizacją Konferencji były świadczone w obiekcie konferencyjnym znajdującym się w odległości nie większej niż 75 km od dworca Olsztyn Główny (53.785593, 20.498047). 3 Na przedmiot zamówienia składają się usługi: 3.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem, 3.2. zapewnienie noclegów ze śniadaniem, 3.3. zorganizowanie przerw kawowych, 3.4. zorganizowanie posiłków (obiady i kolacje), 3.5. zapewnienie miejsc parkingowych, 3.6. zakup materiałów promocyjnych.

4. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca:

4.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji), wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi;

4.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem;

4.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących;

4.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 16-18 listopada 2026 r. 4.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: 1x nocleg ze śniadaniem w dniu 19 listopada 2026 r.;

4.6. zapewni wyżywienie (2x przerwy kawowe całodzienne, 1x przerwa kawowa 1- godzinna, 3x obiady, 3x kolacja) dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 16-19 listopada 2026 r.;

4.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 16 listopada 2026 r. 1x obiad oraz 19 listopada 2026 r. 1x kolacja;

4.8. zapewni 100 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. 4.9. dostarczy materiały promocyjne według wzorów i w ilościach wskazanych przez Zamawiającego na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w dokumentacji postępowania.

4.9. Zamawiający na podstawie art. 441 Ustawy Pzp przewiduje zastosowanie prawa opcji.

4.9.1. Zamawiający najpóźniej na 30 dni przed datą organizacji Konferencji poinformuje Wykonawcę mailowo, na adres wskazany do kontaktów w umowie, o uruchomieniu opcji i zakresie w jakim ma być uruchomiona w szczególności dotyczy to zwiększenia liczby uczestników konferencji i dodatkowych usług objętych prawem opcji przewidzianych dla organizacji konferencji w dniach 16-20 listopada 2026 r.

4.9.2. Zamawiający uprawniony jest do poinformowania Wykonawcy o uruchomieniu prawa opcji i zakresie w jakim będzie korzystał z opcji w trakcie spotkania roboczego organizowanego w marcu 2027 w terminie do 20 listopada 2026r.

4.9.3. W ramach zamówienia opcjonalnego Zamawiający przewiduje: 4.9.3.1. Zapewnienie materiałów promocyjnych - porcelanowych filiżanek z podstawkami w pudełku prezentowym, wskazanych przez Zamawiającego (do maksymalnej kwoty 150 zł brutto za sztukę) – 50 szt.; 4.9.3.2. Zapewnienie przez Wykonawcę w dniach 17 oraz 18 listopada 2026 r. w trakcie kolacji 6h oprawy muzycznej, w tym wynajem DJ-a z bogatą dyskografią i potrzebnym sprzętem, zapewnienie odpowiedniego miejsca na parkiet taneczny; 4.9.3.3. Zapewnienie przez Wykonawcę w dniu 18 listopada 2026 r. oprawy dekoracyjnej w stylu hawajskim podczas kolacji bufetowej zasiadanej; 4.9.3.4. Zapewnienie dodatkowych 4 mikrofonów wraz ze sprzętem nagłaśniającym; 4.9.3.5. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom konferencji w maksymalnej liczbie 150 osób z maksymalnym prawem opcji 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 16-18 listopada 2026 r. 4.9.3.6. zapewnienie wyżywienia (przerwy kawowe, obiady, kolacje) dla maksimum 150 osób z maksymalnym prawem opcji wraz z obsługą kelnerską w dniach 16-19 listopada 2026 r.; 4.9.3.7. Kompleksowa organizacja spotkania roboczego w marcu 2027 (przewidywana data 3-5 marca 2027 r.;3) wraz z obsługą techniczną - zakres świadczonych usług obejmuje: 4.9.3.7.1. udostępnienie przygotowanej sali konferencyjnej dla max 150 osób, wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi; 4.9.3.7.2. udostępnienie miejsca dla punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem; 4.9.3.7.3. zapewnienie obsługi technicznej wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących; 4.9.3.7.4. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom spotkania roboczego dla max 150 osób: 2 x nocleg ze śniadaniem w planowanym terminie spotkania; 4.9.3.7.5. zapewnienie wyżywienia (1x przerwa kawowa całodzienne, 1x przerwa kawowa 1- godzinna, 2x obiady, 2x kolacja) dla max, 150 osób wraz z obsługą kelnerską w terminie organizacji spotkania roboczego. Szczegółowe informacje dotyczące planowanego spotkania roboczego wskazano w opisie przedmiotu zamówienia zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SWZ