Świadczenie usługi sprzątania i utrzymania czystości w budynku Państwowego Muzeum Etnograficznego w Warszawie oraz sprzątanie w budynkach przeznaczonych na tymczasowe magazyny zbiorów

1. Komunikacja w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. przy użyciu: https://platformazakupowa.pl/

2. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

3. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,

d) włączona obsługa JavaScript,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

Zamawiający informuje, na podstawie art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), że:

Administratorem przekazanych przez Państwa danych osobowych jest Zamawiający (Państwowe Muzeum Etnograficzne w Warszawie z siedzibą w Warszawie, przy ul. Kredytowa 1, 00 – 056 Warszawa wpisany do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa Mazowieckiego pod nr RIA 23/99).

1) Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

a) Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze związanych z prowadzeniem i dokumentowaniem postępowania, archiwizacją dokumentacji oraz realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa;

b) Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej organizacji postępowania, kontaktu z Wykonawcą, realizacji współpracy oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

1) Państwa dane osobowe mogą być przekazywane organom państwowym, bankom, operatorom pocztowym, podmiotom świadczącym dla Administratora usługi prawne, doradcze, podatkowe oraz podmiotom obsługującym systemy teleinformatyczne oraz innym podmiotom uprawnionym na mocy ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 74) przez określony czas (art. 78);

2) Dane osobowe przechowywane są przez Administratora dla celów archiwizacyjnych, zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami, jak również do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub obrony przez ewentualnymi roszczeniami;

3) Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu z zastrzeżeniem, że:

a) Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą;

b) W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania;

c) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w SWZ, do upływu terminu na ich wniesienie,

4) W sprawach związanych przetwarzaniem danych osobowych mogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych – drogą mailową na adres: iod@ethnomuseum.pl).

5) W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl),

6) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia,

7) Decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Administrator nie profiluje danych osobowych,

8) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

1. Przedmiotem zamówienia jest sprzątanie oraz utrzymanie czystości w budynku Państwowego Muzeum Etnograficznego w Warszawie oraz w tymczasowych magazynach zbiorów obejmujące świadczenie usług sprzątania oraz utrzymania czystości pomieszczeń muzealnych, korytarzy, holi, klatek schodowych, pomieszczeń biurowych i socjalnych, pracowni edukacyjnych, toalet, wind oraz podnośników dla osób niepełnosprawnych, sprzątanie terenu zewnętrznego wokół siedziby głównej oraz tymczasowych magazynów.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dalej OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

90911200-8 - Usługi sprzątania budynków

90911300-9 - Usługi czyszczenia okien

90916000-1 - Usługi czyszczenia sprzętu telefonicznego

90918000-5 - Usługi czyszczenia pojemników na odpadki

90919200-4 - Usługi sprzątania biur

2) Zamawiający przewiduje możliwość maksymalnie dwukrotnego wznowienia Umowy, polegającego na powtórzeniu realizacji usług sprzątania i utrzymania czystości w siedzibie firmy oraz tymczasowych magazynach, na kolejny okres 12 miesięcy każde (Wznowienie pierwsze oraz Wznowienie drugie).

3) Łączny czas trwania umowy wraz z dwoma wznowieniami nie może przekroczyć 36 miesięcy.

4) Warunkiem uruchomienia każdego ze Wznowień jest jednostronne, pisemne oświadczenie woli Zamawiającego skierowane do Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż na 30 dni przed upływem okresu podstawowego umowy (dla pierwszego Wznowienia) lub przed upływem okresu pierwszego Wznowienia (dla drugiego Wznowienia).

5) Wznowienie zamówienia realizowane będzie na warunkach tożsamych z warunkami określonymi w Umowie dla okresu podstawowego, w tym z zastosowaniem stawek cenowych określonych w Formularzu Cenowym / Ofertowym Wykonawcy (z uwzględnieniem zasad waloryzacji cen, o których mowa w § 6 Umowy).

6) Skorzystanie ze Wznowienia stanowi wyłączne uprawnienie Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o uruchomienie Wznowienia, ani roszczenie odszkodowawcze w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z tego prawa.

7) Uruchomienie Wznowienia nie wymaga formy aneksu do Umowy i następuje z chwilą doręczenia Wykonawcy oświadczenia, o którym mowa w ust. 4.

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

1) Cena – 60%

2) Doświadczenie koordynatora – 30%

3) Certyfikat ISO 9001 - 10 %

4. Zamawiający stosuje warunki udziału w postępowaniu:

1) zdolność do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie precyzuje warunku udziału w postępowaniu;

2) sytuacji ekonomicznej i finansowej: Zamawiający nie precyzuje warunku udziału w postępowaniu;

3) zdolności technicznej lub zawodowej:

a) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie) zrealizował lub realizuje co najmniej 2 usługi sprzątania powierzchni wewnętrznych przez okres co najmniej 12 miesięcy, a powierzchnia sprzątana była nie mniejsza niż 4000 m2 o wartości nie mniejszej niż 200 000 zł brutto każda w Muzeum lub w innej instytucji kultury, o której mowa w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2026 r. poz. 457);

b) Wykonawca oświadczy, że dysponuje, bądź będzie dysponował zespołem (minimum 80% obsady skierowanej do realizacji zamówienia) posiadającym zaświadczenie potwierdzające pozytywne ukończenie kursu z zakresu utrzymania czystości lub higieny organizowanego lub akredytowanego przez niezależny organ wydający np. Polską Izbę Gospodarczą Czystości (PIGC) – Certyfikat I oraz II stopnia).

4) uprawnienia niezbędne do wykonania zamówienia: Zamawiający nie precyzuje warunku udziału w postępowaniu.

6. Zamawiający uzna warunki za spełnione, jeżeli:

1) Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie zrealizował lub realizuje 2 usługi sprzątania powierzchni wewnętrznych przez okres co najmniej 12 miesięcy, a powierzchnia sprzątana była nie mniejsza niż 4000 m2 o wartości nie mniejszej niż 200 000 zł brutto każda w Muzeum lub w innej instytucji kultury, o której mowa w ustawie z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2026 r. poz. 457);

2) Wykonawca oświadcza w Formularzy oferty, że najpóźniej w ciągu miesiąca od rozpoczęcia usługi będzie dysponował zespołem (minimum 80% obsady skierowanej do realizacji zamówienia) posiadającym zaświadczenie potwierdzające pozytywne ukończenie kursu z zakresu utrzymania czystości lub higieny organizowanego lub akredytowanego przez niezależny organ wydający np. Polską Izbę Gospodarczą Czystości (PIGC) – Certyfikat I oraz II stopnia).

7. W celu wykazania spełniania powyższych warunków, Wykonawca może posłużyć się odpowiednim, aktualnym certyfikatem zdolności wykonawcy wydanym na podstawie ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, o ile zakres i poziom zdolności potwierdzony w tym certyfikacie odpowiada w pełni wymaganiom określonym w powyższych warunkach.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.

4. Każdy z wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. Spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do wykonawców występujących wspólnie będzie oceniane łącznie.

5. Wraz z ofertą wykonawcy występujący wspólnie przedkładają oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o spełnieniu warunków i braku podstaw do wykluczenia oraz podmiotowe środki dowodowe składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te powinny potwierdzać brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

7. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, każdy z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.

8. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

1. Zmiana postanowień Umowy może nastąpić za zgodą obu Stron, na piśmie pod rygorem nieważności lub w formie elektronicznej.

2. Zmiana Umowy jest dopuszczalna w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w przypadkach określonych w niniejszym paragrafie. Wystąpienie którejkolwiek z okoliczności wskazanych poniżej nie powoduje obowiązku dokonania zmiany Umowy.

3. Zmiana sposobu realizacji Umowy jest możliwa w przypadku:

1) zmiany przepisów prawa, wpływających na wysokość stawki podatku od towarów i usług;

2) zmiany przepisów prawa, wpływających na zakres lub sposób wykonania usług Wykonawcy koniecznych do wykonania Umowy;

3) wystąpienia okoliczności, których Strony, działając z należytą starannością, nie mogły przewidzieć w chwili zawarcia Umowy i które uniemożliwiają lub istotnie utrudniają jej wykonanie na dotychczasowych warunkach;

4) wystąpienia okoliczności, których Strony, działając z należytą starannością, nie mogły przewidzieć w chwili zawarcia Umowy i które uniemożliwiają lub istotnie utrudniają jej wykonanie na dotychczasowych warunkach;

5) konieczności zmiany sposobu wykonywania przedmiotu Umowy wynikającej z potrzeb Zamawiającego, o ile nie prowadzi to do zmiany charakteru Umowy;

6) potrzeb organizacyjnych Zamawiającego wynikających ze specyfiki jego działalności, wymagających zmiany terminów lub sposobu wykonywania usług.

4. Zmiany, o których mowa w ust. 3, nie mogą prowadzić do zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy. Zmiany mogą prowadzić do zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy w sposób odpowiedni do zakresu prac, które nie są wykonywane lub są wykonywane w inny sposób (ze zmniejszeniem kosztów ponoszonych przez Wykonawcę).

5. Wszelkie zmiany, będą dokumentowane w ramach procedury kontroli zmian. Procedura ta zostaje rozpoczęta poprzez zgłoszenie przez Przedstawiciela jednej ze stron Przedstawicielowi drugiej strony wniosku o dokonanie zmiany. Wniosek o dokonanie zmiany zostanie przygotowany w formie elektronicznej w przypadku zmian nieistotnych oraz w formie pisemnej pod rygorem nieważności w przypadku zmian istotnych.

6. W przypadku złożenia wniosku o dokonanie zmiany: a. przez Zamawiającego - Wykonawca w terminie 8 dni od otrzymania wniosku przygotuje dokumentację niezbędną do uzasadnienia i wprowadzenia zmiany; b. przez Wykonawcę - wraz z takim wnioskiem Wykonawca przedłoży dokumentację niezbędną do uzasadnienia i wprowadzenia zmiany.

7. Dokumentacja, o której mowa w ust. 5, powinna prezentować wszelkie aspekty zmiany w odniesieniu do zakresu oraz trybu i warunków realizacji Umowy, a w szczególności opis prac objętych zmianą, wpływ dokonania zmiany na terminy pierwotne, zmiany dotyczące zakresu Umowy, zakres współdziałania oraz inne czynniki, które mogą być istotne dla Zamawiającego przy podejmowaniu decyzji o wprowadzeniu zmiany.

8. Niezwłocznie w odpowiedzi na wniosek o dokonanie zmiany składany przez Zamawiającego lub wraz z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany składanym przez Wykonawcę, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu informację na temat ewentualnej konieczności lub celowości wstrzymania prac z Umowy na czas dalszych prac nad proponowaną zmianą. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia prac zgodnie z Umową oraz przedłożonymi i zaakceptowanymi planami, o ile Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o podjętej decyzji o wstrzymaniu prac. Decyzję o wstrzymaniu prac podejmie Przedstawiciel Zamawiającego.