Organizacja konferencji regionalnych z cyklu Innowacyjna Małopolska wraz z prawem opcji

1. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest organizacja 6 konferencji regionalnych z cyklu Innowacyjna Małopolska, w tym:

a) Zapewnienie obiektów / miejsc pod organizację konferencji;

b) Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji w tym m.in.: zapewnienie osób merytorycznych, organizacja przestrzeni, rejestracja uczestników.

c) Działania promocyjno-informacyjne konferencji;

d) Przygotowanie i obsługa strefy kawowej oraz lunchu na konferencji.

2. Zamówienie w ramach prawa opcji obejmuje organizację maksymalnie 4 dodatkowych konferencji regionalnych.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z prawa opcji w całości albo w części, polegającego na zleceniu organizacji dodatkowych konferencji

4. Realizacja konferencji objętych prawem opcji odbywać się będzie na zasadach określonych dla zamówienia podstawowego. Zakres świadczeń, wymagania jakościowe, warunki realizacji oraz obowiązki Wykonawcy określone w niniejszym SOPZ pozostają takie same dla konferencji realizowanych w ramach zamówienia podstawowego oraz konferencji objętych prawem opcji.

5. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji następować będzie poprzez każdorazowe złożenie Wykonawcy odrębnego oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji, obejmującego zlecenie realizacji danej dodatkowej konferencji regionalnej.

6. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1 C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).

7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi załącznik nr 1 D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik do umowy w sprawie zamówienia publicznego.

8. Zamawiający określa, że wykonawca będzie zobowiązany do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wykonanych utworów, zgodnie z umową.

9. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, polegających na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

10. Zamówienie jest realizowane w ramach projekt Małopolska GO! współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021 – 2027, działanie 1.15 Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki.

1. Do oferty wykonawca dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do swz.

2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, o którym mowa w pkt 8 ust. 4.

5. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do swz.

6. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zamawiający zaleca złożenie zobowiązania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 B do swz.

7. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający wymaga od wykonawcy złożenia wraz z ofertą odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.

8. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w ust. 7, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

9. Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ust. 7, Zamawiający żąda od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy.

10. Zapis ust. 9 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.

11. Zapis ust. 7 – 9 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.

12. Wszelkie pełnomocnictwa winny być załączone do oferty w formie oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa (notarialnie – art. 96 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2026 poz. 614), z zastrzeżeniem innych zasad opisanych w niniejszej swz lub wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

13. Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę wraz z ofertą oświadczenia, że Wykonawca:

a) nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,

b) nie podlega zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.), – oświadczenia są ujęte w załączniku nr 3 do swz.

14. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 13, składa każdy z wykonawców.

15. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 13, także oświadczenie, o którym mowa w ust. 13 podmiotu udostępniającego zasoby.

1. Przedmiotem zamówienia podstawowego jest organizacja 6 konferencji regionalnych z cyklu Innowacyjna Małopolska, w tym:

a) Zapewnienie obiektów / miejsc pod organizację konferencji;

b) Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji w tym m.in.: zapewnienie osób merytorycznych, organizacja przestrzeni, rejestracja uczestników.

c) Działania promocyjno-informacyjne konferencji;

d) Przygotowanie i obsługa strefy kawowej oraz lunchu na konferencji.

2. Zamówienie w ramach prawa opcji obejmuje organizację maksymalnie 4 dodatkowych konferencji regionalnych.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z prawa opcji w całości albo w części, polegającego na zleceniu organizacji dodatkowych konferencji

4. Realizacja konferencji objętych prawem opcji odbywać się będzie na zasadach określonych dla zamówienia podstawowego. Zakres świadczeń, wymagania jakościowe, warunki realizacji oraz obowiązki Wykonawcy określone w niniejszym SOPZ pozostają takie same dla konferencji realizowanych w ramach zamówienia podstawowego oraz konferencji objętych prawem opcji.

5. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji następować będzie poprzez każdorazowe złożenie Wykonawcy odrębnego oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji, obejmującego zlecenie realizacji danej dodatkowej konferencji regionalnej.

6. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1 C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).

7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi załącznik nr 1 D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik do umowy w sprawie zamówienia publicznego.

8. Zamawiający określa, że wykonawca będzie zobowiązany do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wykonanych utworów, zgodnie z umową.

9. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, polegających na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

10. Zamówienie jest realizowane w ramach projekt Małopolska GO! współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021 – 2027, działanie 1.15 Umiędzynarodowienie małopolskiej gospodarki.

2. Zamówienie w ramach prawa opcji obejmuje organizację maksymalnie 4 dodatkowych konferencji regionalnych.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z prawa opcji w całości albo w części, polegającego na zleceniu organizacji dodatkowych konferencji

4. Realizacja konferencji objętych prawem opcji odbywać się będzie na zasadach określonych dla zamówienia podstawowego. Zakres świadczeń, wymagania jakościowe, warunki realizacji oraz obowiązki Wykonawcy określone w niniejszym SOPZ pozostają takie same dla konferencji realizowanych w ramach zamówienia podstawowego oraz konferencji objętych prawem opcji.

5. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji następować będzie poprzez każdorazowe złożenie Wykonawcy odrębnego oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji, obejmującego zlecenie realizacji danej dodatkowej konferencji regionalnej

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy, Z uwagi na wartość zamówienia Zamawiający odstępuje od przesłanki wykluczania Wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 108 ust. 2 ustawy, ponieważ nie ma ona zastosowania w niniejszym postępowaniu 2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,

3) nie podlegają zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).

4) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. a) Warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, gdy wykonawca wykaże, że należycie wykonał (lub wykonuje – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usługi, odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia; Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia uważa się usługę polegającą na przygotowaniu i przeprowadzeniu co najmniej jednej konferencji i/lub forum i/lub kongresu i/lub targu, w formie stacjonarnej, o wartości usługi co najmniej 80 000,00 zł brutto. Przez usługę Zamawiający rozumie umowę/zamówienie/zlecenie. Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzór umowy zawarte są w załączniku nr 1 C do swz.

2. Zamawiający może dokonać zmian umowy bez przeprowadzania nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przesłanek, o których mowa w art. 455 ustawy i ponadto dopuszcza zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, na zasadach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 1 C do swz.

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej.

2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Przepisy dotyczące środków ochrony prawnej są określone w dziale IX ustawy.

4. Odwołanie przysługuje na niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy oraz zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

5. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.