Kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości” organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS

Komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy pod adresem https://ibideas.eb2b.com.pl/ . Informacje o niniejszym postępowaniu znajdują się w module „Lista postępowań otwartych” w zakładce „Postępowania”.

Wykonawca rejestrując się na Platformie przetargowej akceptuje warunki jej korzystania określone w Regulaminie podczas rejestracji oraz uznaje go za wiążący. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 20/4 mb/s,

2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min.

2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta;

3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera;

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez Wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).

Dokumenty w formacie ,,PDF” zaleca się podpisywać formatem PAd ES; natomiast dokumenty w formacie innym niż ,,PDF” zaleca się podpisywać formatem XAd ES.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi konferencji międzynarodowej (dalej: „Konferencja”, „Wydarzenie”) pn. „Globalne Forum Synergii - Strategiczne Horyzonty AI i Gospodarki Przyszłości”, organizowanej przez Instytut Badawczy IDEAS w dniu 8.12.2026 r. w Warszawie w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej, Plac Politechniki 1.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający szczegółowe wymagania dla jego wykonania oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia) oraz w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 2 SWZ).

3. Zamówienie realizowane jest w ramach Przedsięwzięcia pn. „AI x Science Connect Poland” finansowanego ze środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego na podstawie Umowy nr MNi SW/2026/DIR/1121 z dnia 07.09.2026 r.

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

64224000-2 - Usługi telekonferencyjne

64216000-3 - Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości i informacji

30191140-7 - Akcesoria do identyfikacji osób

79961000-8 - Usługi fotograficzne

79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze

32353000-2 - Nagrania dźwiękowe

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

79810000-5 - Usługi drukowania

1. Zamawiający dokona porównania i oceny złożonych ofert oraz dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert spełniających warunki zamówienia określone w SWZ oraz wymogi wynikające przepisów ustawy Pzp, kierując się następującymi kryteriami oceny ofert o wskazanych wagach:

1/ Cena: 90% 2/ Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera: 10%,

Ad1/ „cena oferty” (C) – waga 90% - maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 90 pkt. Przy ocenie ofert Zamawiający uwzględni łączną cenę brutto (z podatkiem od towarów i usług – VAT), obliczoną zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale „Sposób obliczenia ceny” SWZ, z uwzględnieniem art. 225 ustawy Pzp.

Punkty w kryterium „Cena oferty (C)” zostaną obliczone zgodnie z następującym wzorem:

C = (C_min / C_obad) × 90 pkt gdzie:

C – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Cena oferty”;

C_min – najniższa cena brutto spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu;

C_obad – cena brutto oferty badanej.

Liczba punktów przyznanych w kryterium „Cena oferty” będzie zaokrąglana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami matematycznymi (końcówki poniżej 0,5 pomija się, końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się w górę).

Ad2/ Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora (Pk) waga 10%, - maksymalna liczba punktów, którą może uzyskać oferta w tym kryterium to 10 pkt a/ Ocena ofert w tym kryterium będzie dokonana na podstawie informacji zawartych w Załączniku nr 6 do SWZ pn. „Wykaz osób – doświadczenie konferansjera (kryterium oceny ofert)”, składanym wraz z ofertą.

b/ Zamawiający przyzna punkty w tym kryterium w następujący sposób:

0 pkt – otrzyma Wykonawca za wskazanie w ofercie konferansjera/moderatora, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, przy czym żadna z wykazanych konferencji nie była prowadzona w języku angielskim;

10 pkt - otrzyma Wykonawca za wskazanie w ofercie konferansjera/moderatora, który posiada doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w tym co najmniej jedna była prowadzona w języku angielskim.

W szczególności Zamawiający przyzna w tym kryterium 0 pkt Wykonawcy w następujących przypadkach:

1/ za niezłożenie Załącznika „Wykaz osób – doświadczenie (…)” wraz z ofertą, 2/ za złożenie niekompletnego Załącznika „Wykaz osób – doświadczenie (…)” lub zawierającego błędy uniemożliwiające weryfikację spełnienia przesłanek przyznania punktów.

UWAGA! Zamawiający zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, w celu oceny spełnienia warunku udziału w postępowaniu, wezwie najwyżej ocenionego Wykonawcę do złożenia wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia (Załącznik nr 12 do SWZ), w którym Wykonawca ma obowiązek wskazać tę samą osobę pełniącą funkcję konferansjera/moderatora, którą Wykonawca wskazał w Załączniku nr 6 do SWZ na potrzeby oceny ofert w pozacenowym kryterium oceny ofert, jeżeli załącznik ten został złożony wraz z ofertą.

2. Całkowita liczba punktów jaką otrzyma oferta zostanie obliczona według poniższego wzoru:

O = C + Pk

O – suma punktów uzyskana za wszystkie kryteria wymienione powyżej;

C – ocena punktowa uzyskana za kryterium „Cena”;

Pk - ocena punktowa uzyskana za kryterium „Potencjał osoby skierowanej do realizacji zamówienia – doświadczenie konferansjera/moderatora”

zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający określa następujące warunki udziału:

1.4.1. Wykonawca spełni wskazany warunek udziału w postępowaniu, jeżeli w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej jedną Konferencję/Wydarzenie spełniającą łącznie poniższe kryteria:

a) Wydarzenie miało charakter naukowy, biznesowy, edukacyjny lub informacyjny i było organizowane dla zorganizowanej grupy uczestników (w szczególności: konferencja, seminarium, forum, kongres, panel dyskusyjny lub inne wydarzenie o zbliżonym profilu);

b) Wykonawca lub podmiot, na którego zasobach polega Wykonawca, był odpowiedzialny za organizację i obsługę wydarzenia, obejmującą co najmniej: koordynację programu, obsługę uczestników lub zapewnienie obsługi technicznej;

c) Wydarzenie było skierowane do co najmniej 100 uczestników (w przypadku wydarzenia hybrydowego liczba ta obejmuje łączną liczbę uczestników w części stacjonarnej i zdalnej);

d) Wydarzenie było realizowane w formule stacjonarnej lub hybrydowej.

1.4.2. Wykonawca spełni wskazany warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje następującymi osobami, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia, spełniającymi łącznie niżej określone wymagania:

a) co najmniej jedną osobą do prowadzenia Konferencji tj. konferansjera/moderatora, która:

- biegle włada językiem polskim i angielskim (tj. posiada znajomość języka polskiego i angielskiego co najmniej na poziomie C1 w rozumieniu Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego) - posiada doświadczenie w prowadzeniu konferencji min. 2 konferencji w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert Przez „prowadzenie konferencji” rozumie się pełnienie roli prowadzącego (konferansjera/moderatora), obejmującej w szczególności powitanie uczestników, zapowiadanie prelegentów, moderację paneli lub sesji dyskusyjnych oraz komunikację z uczestnikami.

b) co najmniej dwiema osobami wykonującymi tłumaczenie symultaniczne (tłumaczami symultanicznymi języka angielskiego), z których każdy:

– posiada doświadczenie w wykonywaniu tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na język polski i z języka polskiego na język angielski, tj. w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował łącznie co najmniej 10 dni konferencyjnych podczas wydarzenia/eń o charakterze konferencyjnym, seminaryjnym, panelu lub innym wydarzeniu o zbliżonym charakterze, z udziałem publiczności, podczas którego osoba wykonywała tłumaczenie symultaniczne. Przez „tłumaczenie symultaniczne” rozumie się wykonywanie tłumaczenia ustnego w czasie rzeczywistym (symultanicznie) podczas wydarzenia z udziałem publiczności, w relacji językowej PL–EN i EN–PL. Dopuszcza się, aby powyższe osoby były wykazywane przez Wykonawcę jako osoby zatrudnione u wykonawcy, współpracujące z Wykonawcą na innej podstawie prawnej lub udostępniane przez podmiot trzeci, na którego zasobach wykonawca polega. 2. Wykonawcy mogą wykazać spełnienie warunków udziału określonych w pkt 1 poprzez poleganie na potencjale zawodowym lub osobowym innych podmiotów, zgodnie z poniższymi zasadami:

2.1. Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostepniających zasoby niezależnie od charakteru prawnego łączących ich z podmiotami udostępniającymi zasoby stosunków prawnych;

2.2. Wykonawcy muszą mieć rzeczywisty dostęp do udostępnionego potencjału w okresie realizacji zamówienia, tj. w przypadku warunku udziału, o którym mowa:

2.2.1. w pkt 1.4.1 podmiot udostępniający zasoby musi wykonać usługi, do realizacji których wymagane są zdolności dotyczące doświadczenia wskazane w tym warunku;

2.2.2. w pkt 1.4.2 Wykonawca na etapie realizacji zamówienia będzie faktycznie dysponował osobami udostępnianymi przez inny podmiot na potrzeby wykazania spełnienia warunku udziału;

2.2.3. Wykonawcy wraz z ofertą muszą złożyć dokumenty, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1.2 (w szczególności zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji niniejszego zamówienia).;

2.2.4. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, wskazanym w Rozdziale XVII pkt 1, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotu udostępniającego zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

1. oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu własnym, składanym wraz z ofertą – w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1–1.4 oraz 1.5 – w części dotyczącej zawierania z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, innego niż grupa kapitałowa, pkt 1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1–6 ustawy Pzp oraz w art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ;

2. oświadczenie Wykonawcy o braku przynależności z innym Wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu, do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714, z późn. zm.), a w przypadku zaistnienia ww. okoliczności – oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej oraz dokumentów lub informacji potwierdzających przygotowanie oferty niezależnie od tego innego Wykonawcy – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ;

3. w przypadku gdy najwyżej oceniona zostanie oferta Wykonawcy, który wykazał spełnienie warunków udziału, o których mowa w Rozdziale X pkt 1, poprzez poleganie na zasobach innego podmiotu – dodatkowo oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu tego podmiotu złożonym przez Wykonawcę wraz z ofertą, w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1–1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1–6 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu usługi, daty jej wykonania, liczby uczestników Konferencji /Wydarzenia oraz podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana lub jest wykonywana, oraz załączeniem dowodów określających, czy ta usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 11 do SWZ;

Dowodami, o których mowa w poprzednim zdaniu są:

- referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy);

- oświadczenie Wykonawcy – w sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie jest on wstanie uzyskać referencji lub innych dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana /jest wykonywana. W takim przypadku Zamawiający wymaga wskazania przyczyn, które uniemożliwiły Wykonawcy uzyskanie dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa/-i były wykonane;

2. wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ;

UWAGA: W przypadku złożenia wraz z ofertą Załącznika nr 6 do SWZ, Wykonawca zobowiązany jest wskazać w wykazie osób, stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ, tę samą osobę pełniącą funkcję konferansjera/moderatora, która została wskazana w Załączniku nr 6 do SWZ na potrzeby oceny ofert w kryterium pozacenowym. Brak spójności danych może zostać uznany za błąd w podmiotowym środku dowodowym i skutkować wezwaniem do jego uzupełnienia lub poprawy zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp bez możliwości zmiany treści oferty lub podwyższenia liczby punktów przyznanych ofercie w kryteriach oceny ofert

W terminie składania ofert Wykonawcy zobowiązani są złożyć poza oświadczeniem z art. 125:

1. formularz oferty – wzór formularza stanowi Załącznik nr 5 do SWZ;

2. pełnomocnictwo – w przypadku, gdy Wykonawca ustanawia pełnomocnika (pełnomocników) do reprezentowania go w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie;

3. wykaz osób – doświadczenie konferansjera/moderatora, sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, składany wraz z ofertą, jeżeli Wykonawca ubiega się o punkty w kryterium pozacenowym określonym w Rozdziale XIX SWZ.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wskazanych w Rozdziale IX pkt 1 i 2, oraz spełnienia warunków udziału określonych w Rozdziale X pkt 1.4, w terminie składania ofert (wraz z ofertą) każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodnie z Rozdziałem XI pkt 1.1, przedkłada aktualne na dzień składania ofert oświadczenie własne, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

3. W odniesieniu do określonych w Rozdziale X pkt 1 warunków dotyczącego doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegające się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do których opisane w Rozdziale X pkt 1 zdolności są wymagane.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w celu wykazania warunku udziału określonego w Rozdziale X pkt 1 mogą również polegać na potencjale innego podmiotu (innych podmiotów). W takim przypadku, w terminie składania ofert (wraz z ofertą), Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, składają również oświadczenie podmiotu oddającego potencjał oraz jego zobowiązanie lub inny podmiotowych środek dowodowy, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1.2.

5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w terminie składania ofert, składają również:

5.1. w przypadku, o którym mowa w pkt 3, oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymagane art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które czynności składające się na przedmiot zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 10 do SWZ;

5.2. formularz oferty, o którym mowa w Rozdziale XI pkt 2.1;

5.3. pełnomocnictwo, wymienione w Rozdziale XI pkt 2.2.

6. W przypadku, gdy najwyżej ocenioną będzie oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przed wyborem tej oferty Zamawiający, w terminie wskazanym w pkt Rozdziale XI pkt 3, wezwie Wykonawców:

6.1. do złożenia przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczeń, wymienionych w Rozdziale XI pkt 3.1 – 3.2;

6.2. do złożenia wykazu usług wraz dowodami potwierdzającym ich należyte wykonanie, o których mowa w Rozdziale XI pkt 3.3;

6.3. do złożenia wykazu osób, o którym mowa w Rozdziale XI pkt 3.4, 6.4. w sytuacji, o której mowa w Rozdziale X pkt 2 – do złożenia dodatkowo informacji właściwych dla podmiotu oddającego potencjał, o których mowa w Rozdziale XI pkt 3.5.

7. Postanowienia Rozdziału XI pkt 4 – 7 mają zastosowanie.

8. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zastosowanie mają odpowiednio przepisy ustawy Pzp oraz postanowienia SWZ dotyczące Wykonawców.

9. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jako Wykonawcy składający ofertę wspólną.