Dostawa oraz wdrożenie systemu multiportalowego wraz z aplikacjami E-Komunikator, Wirtualny Asystent i Wirtualny Przewodnik w ramach realizacji projektu pn. „PANS w Chełmie – Uczelnia dostępna 2.0”

Komunikacja między Zamawiającym a

Wykonawcami w zakresie przesyłania pytań do treści SWZ; przesyłania odpowiedzi na wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych; przesyłania odpowiedzi na wezwanie do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu; przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art.125ust.1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu; przesyłania odpowiedzi na wezwanie do złożenia wyjaśnień dot. treści przedmiotowych środków dowodowych; przesłania odpowiedzi na inne wezwania wynikające z ustawy Pzp; przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy; przesyłania odwołania/inne odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego. Zamaw. będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert. Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.: stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS

Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet

Explorer minimalnie wersja 10.0, włączona obsługa JavaScript, zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf, Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem. Zamaw. nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez

Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Pzp. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;

2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji pn.: Dostawa oraz wdrożenie systemu multiportalowego wraz z aplikacjami E-Komunikator, Wirtualny Asystent i Wirtualny Przewodnik w ramach realizacji projektu pn. „PANS w Chełmie – Uczelnia dostępna 2.0”.

3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;

4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

5) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

6) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7) Wykonawca posiada:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;

8) Wykonawcy nie przysługuje:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

Z uwagi na ograniczoną ilość znaków pełną treść zawiera Rozdział 19 SWZ.

80511000-9 - Usługi szkolenia personelu

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:

[C] Cena za wykonanie zamówienia – 60% [G] Dodatkowy okres serwisu gwarancyjnego – 40%

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale 5 SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, dotyczące: 1.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie. 1.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów; Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie. 1.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej; Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:  posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w łącznej wysokości co najmniej 100 000,00 zł;  posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 150 000,00 zł. 1.4. zdolności technicznej lub zawodowej; W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

1) stosuje system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001 lub normą równoważną, w zakresie adekwatnym do projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych;

2) stosuje system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO/IEC 27001 lub normą równoważną, w zakresie adekwatnym do projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych;

3) samodzielnie lub jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiot, na zasobach którego Wykonawca polega, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej:

a) jedno zamówienie obejmujące dostawę i wdrożenie systemu informatycznego o wartości nie mniejszej niż 180 000,00 zł brutto, obejmujące łącznie co najmniej:  uruchomienie aplikacji lub systemu webowego dostępnego z poziomu przeglądarki internetowej,  panel administracyjny,  konfigurację lub wdrożenie funkcjonalności zarządzania treścią, komunikacją cyfrową lub publikacją informacji,  integrację z co najmniej jednym systemem zewnętrznym, usługą katalogową albo API;

b) jedno zamówienie obejmujące świadczenie usług wsparcia technicznego / serwisu / utrzymania systemu informatycznego przez okres co najmniej 12 miesięcy; W przypadku świadczeń nadal wykonywanych Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert usługa była wykonywana należycie przez okres co najmniej 12 miesięcy. Zamawiający dopuszcza wykazanie spełnienia ww. warunków w ramach jednego zamówienia, jeżeli obejmowało ono zarówno wdrożenie, jak i wsparcie/utrzymanie.

4) Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował na etapie realizacji zamówienia następującym zespołem osób skierowanych do wykonania zamówienia:

a) Kierownik projektu – 1 osoba, posiadająca:

• wykształcenie wyższe,

• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT,

• ważny certyfikat z zakresu zarządzania projektami, co najmniej PRINCE2 Foundation lub IPMA Level D, lub równoważny,

• doświadczenie polegające na pełnieniu, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, funkcji kierownika projektu lub kierownika zespołu wdrożeniowego w co najmniej jednym projekcie obejmującym wdrożenie systemu informatycznego, aplikacji webowej lub portalu internetowego.

b) Konsultant wdrożeniowy ds. obszaru Wirtualny Asystent / Chatbot Konwersacyjny – 1 osoba, posiadająca:

• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT,

• doświadczenie polegające na udziale, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w co najmniej jednym projekcie obejmującym wdrożenie rozwiązania z obszaru wirtualnego asystenta, chatbota konwersacyjnego, NLU, klasyfikacji intencji lub rozpoznawania encji.

c) Programista ds. obszaru Wirtualny Asystent / Chatbot Konwersacyjny – 1 osoba, posiadająca:

• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT,

• doświadczenie polegające na udziale, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w co najmniej jednym projekcie obejmującym budowę, rozwój lub wdrożenie rozwiązania z obszaru wirtualnego asystenta, chatbota konwersacyjnego, NLU, klasyfikacji intencji lub rozpoznawania encji.

d) Programista / specjalista ds. integracji systemów – 1 osoba, posiadająca:

• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT,

• doświadczenie polegające na udziale, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w co najmniej jednym projekcie obejmującym wdrożenie systemu informatycznego, aplikacji webowej lub portalu internetowego wraz z integracją z co najmniej jednym systemem zewnętrznym, API, usługą katalogową albo systemem dziedzinowym.

e) Specjalista ds. kontroli jakości / testów – 1 osoba, posiadająca:

• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w realizacji projektów IT jako specjalista ds. kontroli jakości, testów lub odbiorów systemów informatycznych,

• doświadczenie w realizacji co najmniej jednego zakończonego wdrożenia systemu informatycznego.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, wystawionej nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem;

2) dokumentów potwierdzających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia;

3) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę norm zarządzania jakością, tj. certyfikatu, świadectwa lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego stosowanie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001 lub normą równoważną;

4) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę wymagań systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji, tj. certyfikatu, świadectwa lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego stosowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnego z normą ISO/IEC 27001 lub normą równoważną;

5) wykazu wykonanych dostaw lub usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ;

6) wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, wykształcenia, doświadczenia, zakresu wykonywanych czynności oraz podstawy do dysponowania tymi osobami – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 9 do SWZ.

Dowodami, o których mowa w ppkt 5, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Przedmiotowymi środkami dowodowymi są:

a) opis oferowanego rozwiązania zawierający co najmniej wskazanie architektury Systemu, modułów, funkcjonalności, sposobu wdrożenia, sposobu instalacji w środowisku Zamawiającego oraz sposobu spełnienia wymagań określonych w OPZ;

b) tabela zgodności oferowanego rozwiązania z wymaganiami OPZ, sporządzona według Załącznika nr 10 do SWZ;

c) oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu wymagań bezpieczeństwa aplikacji webowych i API, co najmniej w zakresie OWASP Top 10:2021 oraz OWASP API Security Top 10:2023;

d) raport z audytu dostępności cyfrowej lub równoważny przedmiotowy środek dowodowy potwierdzający spełnianie wymagań WCAG 2.2 na poziomie AA przez oferowaną platformę/system wraz z panelem administracyjnym, w zakresie możliwym do oceny na etapie składania ofert, sporządzony przez zewnętrznego audytora posiadającego kompetencje w zakresie audytów dostępności cyfrowej;

e) w przypadku oferowania rozwiązań równoważnych — dokumenty potwierdzające równoważność zgodnie z pkt 2.5 SWZ;

f) inne dokumenty równoważne, jeżeli potwierdzają, że oferowane rozwiązanie spełnia wymagania określone w OPZ. Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeżeli potwierdzają one, że oferowane rozwiązanie spełnia wymagania określone w OPZ.

a) opis oferowanego rozwiązania zawierający co najmniej wskazanie architektury Systemu, modułów, funkcjonalności, sposobu wdrożenia, sposobu instalacji w środowisku Zamawiającego oraz sposobu spełnienia wymagań określonych w OPZ;

b) tabela zgodności oferowanego rozwiązania z wymaganiami OPZ, sporządzona według Załącznika nr 10 do SWZ;

c) oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu wymagań bezpieczeństwa aplikacji webowych i API, co najmniej w zakresie OWASP Top 10:2021 oraz OWASP API Security Top 10:2023;

d) raport z audytu dostępności cyfrowej lub równoważny przedmiotowy środek dowodowy potwierdzający spełnianie wymagań WCAG 2.2 na poziomie AA przez oferowaną platformę/system wraz z panelem administracyjnym, w zakresie możliwym do oceny na etapie składania ofert, sporządzony przez zewnętrznego audytora posiadającego kompetencje w zakresie audytów dostępności cyfrowej;

e) w przypadku oferowania rozwiązań równoważnych — dokumenty potwierdzające równoważność zgodnie z pkt 2.5 SWZ;

f) inne dokumenty równoważne, jeżeli potwierdzają, że oferowane rozwiązanie spełnia wymagania określone w OPZ. Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeżeli potwierdzają one, że oferowane rozwiązanie spełnia wymagania określone w OPZ.

1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w granicach unormowania art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmian Umowy w stosunku do oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku gdy:

1) zachowanie istniejących postanowień Umowy będzie niemożliwe wskutek decyzji lub innych rozstrzygnięć organów administracji, zmiany przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy. Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu, terminu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa;

2) zaistnieje okoliczność siły wyższej (w przypadku zaistnienia okoliczności, na które Strony umowy nie miały wpływu) powodująca konieczność dostosowania sposobu wykonania Umowy do zmienionych okoliczności, a w szczególności zmiany terminu realizacji Umowy, w przypadku opóźnienia w realizacji umowy, spowodowanego wprowadzeniem stanu klęski żywiołowej, stanu zagrożenia epidemicznego lub innego zdarzenia zagrażającego zdrowiu lub życiu ludzi o charakterze masowym, co zostanie potwierdzone oficjalnym komunikatem właściwych instytucji państwowych/międzynarodowych lub producentów/dystrybutorów systemu lub jego części/elementów, będącego przedmiotem niniejszej umowy;

3) zaistnieje konieczność wykonania dodatkowych prac wynikających z ujawnionych wymagań technicznych. Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu, terminu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami technicznymi;

4) zaistnieje konieczność zmian wynikających z wytycznych instytucji finansującej projekt, o którym mowa w § 2 ust. 2.

3. Strona występująca o zmianę postanowień umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności, stanowiących podstawę zmiany umowy i uzasadnienia jej wpływ na zmianę terminu, sposobu lub zakresu realizacji umowy.

4. Wniosek o zmianę postanowień umowy musi być wyrażony na piśmie.

5. Z zastrzeżeniem przypadków wskazanych w Umowie, wszelkie jej zmiany i uzupełnienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

6. Zmiany nazwy, adresu, statusu firmy, zmiany osób odpowiedzialnych za realizację umowy nie stanowią zmiany umowy.