Zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych.

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARi MR”) usługi hotelarsko-gastronomicznej wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARi MR w ośrodkach szkoleniowych na którą składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń:

(1) zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń,

(2) zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, zapewnienie serwisu kawowego oraz sali eventowej,

(3) zapewnienie transportu. Szczegółowy opis wymagań został zawarty w załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy (dalej: „p.p.u.”) stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

2. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u., stanowiącymi Załącznik nr 8 do SWZ.

1. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do tych czynności. Wykonawca składa ofertę na Formularzu Ofertowym wg Załącznika nr 1.1 – 1.3. do SWZ za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

2. Wykonawca obowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty oraz przedmiotowe środki dowodowe:

2.1. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. (Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia takich dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów).

2.2. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie osoby działającej w imieniu Wykonawcy do jego reprezentowania, jeżeli oferta nie została podpisana przez osoby upoważnione do tych czynności dokumentem rejestracyjnym. (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego, o którym mowa w pkt 2.1.).

2.3. Dowód wniesienia wadium. Jeżeli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej zgodnie z art. 97 ust. 10 ustawy. W przypadku wniesienia wadium w innej formie niż pieniądz, powinno ono obowiązywać przez cały okres związania ofertą.

2.4. Zobowiązanie podmiotów udostępniających zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami, jeżeli Wykonawca powołuje się na zasoby innych podmiotów. Zobowiązanie winno być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu udostępniającego zasoby. Zapisy pkt 2.1. i 2.2. oraz Rozdz. IV.5. SWZ stosuje się odpowiednio.

2.5. Oświadczenie własne Wykonawcy, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 u. P.z.p. oraz w zakresie braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 oraz art. 7 ustawy o szczególnych rozwiązaniach. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

2.6. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w zakresie wskazania, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (członkowie konsorcjum). Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

2.7. W celu potwierdzenia zgodności oferowanego ośrodka szkoleniowego z minimalnymi wymaganiami Zamawiającego określonymi w opisie przedmiotu zamówienia tj. w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy wraz z załącznikami stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ, Zamawiający żąda złożenia następujących przedmiotowych środków dowodowych: 2.7.1. Oświadczenia Wykonawcy (wg. pkt 1 Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1.1. – 1.3. do SWZ) stosownie do części zamówienia wybranej przez Wykonawcę) w zakresie: 2.7.1.1. wskazania nazwy i adresu zaoferowanego ośrodka szkoleniowego; 2.7.1.2. potwierdzenia spełniania przez zaoferowany ośrodek wszystkich wymagań określonych w Załączniku nr 1.1 – 1.3 do p.p.u. wraz z załącznikami stanowiącymi Załącznik nr 8 SWZ, stosownie do części zamówienia wybranej przez Wykonawcę; 2.7.1.3. oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie, na zasadach określonych w SWZ, wizyty referencyjnej w ośrodku szkoleniowym wskazanym w Formularzu Ofertowym w celu zweryfikowania przez Zamawiającego czy zaoferowany przez Wykonawcę ośrodek szkoleniowy spełniania wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.

1. Zamawiający dokonał podziału zamówienia na 3 (trzy) opisane niżej rozłączne części zamówienia.

2. Zamawiający dopuszcza złożenie przez jednego Wykonawcę oferty wyłącznie na jedną dowolnie wybraną przez siebie część zamówienia.

1.1.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARi MR w ośrodkach szkoleniowych, na który składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem i serwisu kawowego oraz sali eventowej, a także transportu, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka - OŚRODEK nr I, położonego w granicach administracyjnych powiatu Pruszkowskiego lub Piaseczyńskiego.

1.1.2. Ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom szkoleń ciszy, spokoju i możliwości skupienia się podczas zajęć, ośrodek powinien być położony w odległości nie mniejszej niż 400 m od drogi krajowej lub drogi wojewódzkiej (licząc odległość w linii prostej).

1.1.3. W ramach usług świadczonych w OŚRODKU nr I składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: 1.1.3.1. zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, 1.1.3.2. zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, 1.1.3.3. transport dla uczestników szkoleń trasą wskazaną przez Zamawiającego (w tym drogi płatne).

1.1.4. Zamawiający wymaga osobistego wykonania zamówienia w zakresie usług hotelarskich z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 p.p.u., tj. w przypadku, gdy realizacja zamówienia w pełnym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego terminie jest niemożliwa, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym fakcie drogą elektroniczną najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wskazać inny ośrodek. Ośrodek ten musi spełniać wymogi lokalizacji i standardu określonych w opisie przedmiotu zamówienia dla OŚRODKA nr I. Wybór ośrodka musi uzyskać akceptację Zamawiającego.

1.1.5. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia, tj.: za faktycznie wykorzystaną przez uczestników liczbę pokoi noclegowych, faktycznie wykorzystaną liczbę sal konferencyjnych i eventowych oraz liczbę przejazdów autokarem lub busem na następujących trasach:

• Trasa 1: Warszawa, ul. Poleczki 33 - miejsce organizacji szkolenia.

• Trasa 2 (do wyboru przez Zamawiającego): Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki – Warszawa, ul. Poleczki 33 – miejsce organizacji szkolenia lub Warszawa, ul. Poleczki 33 - Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki – miejsce organizacji szkolenia. Wyżej wymienione trasy mogą być realizowane w zależności od potrzeb Zamawiającego w kierunku odwrotnym. Natomiast zapłata za posiłki i serwisy kawowe będzie zgodna z zamówieniem lub zmianą do zamówienia, o ile taka zmiana została przesłana do Wykonawcy.

1.1.6. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania zamówień, których łączna wartość brutto wyniesie nie mniej niż 200 000,00 zł brutto.

1.1.7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący części nr 1 zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do p.p.u., stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia od dnia zawarcia umowy nie wcześniej jednak niż od dnia 01.01.2027 r. do wyczerpania kwoty wynagrodzenia wskazanej w § 3 ust. 1 p.p.u., nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2028 r.

2. Szczegółowe terminy realizacji zobowiązań umownych zostały określone przez Zamawiającego w p.p.u. stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

3. Wizyty referencyjne w ośrodkach (dotyczy wszystkich części zamówienia).

3.1. W celu potwierdzenia zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia (ośrodka szkoleniowego) z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia dla każdej z części zamówienia (Załącznik nr 1 do p.p.u.), Wykonawca obowiązany jest do udostępnienia zaoferowanego w ofercie ośrodka szkoleniowego w celu przeprowadzenia przez Zamawiającego wizyty referencyjnej zgodnie z poniższymi zasadami.

3.2. Zamawiający po terminie składania ofert, przeprowadzi wizytę referencyjną w ośrodku szkoleniowym zaoferowanym przez Wykonawcę w złożonej ofercie (zgodnie z częścią zamówienia, na którą Wykonawca złoży ofertę). Zakres elementów, które będą weryfikowane w trakcie wizyty referencyjnej określony został w ankiecie, której wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ (Ankieta dotycząca spełniania wymagań przez ośrodek szkoleniowy). Zamawiający zastrzega, że w trakcie wizyty referencyjnej może zweryfikować również spełnianie przez ośrodek szkoleniowy innych niż opisanych w ankiecie wymagań określonych w przedmiocie zamówienia.

3.3. Przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany będzie uczestniczyć w wizycie referencyjnej przeprowadzanej przez Zamawiającego. W trakcie wizyty referencyjnej sporządzona zostanie ankieta o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ. Na żądanie przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w wizycie referencyjnej przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest potwierdzić własnym podpisem prawdziwość informacji zawartych w ankiecie.

3.4. Termin przeprowadzenia wizyty referencyjnej we wskazanym ośrodku szkoleniowym zostanie uzgodniony z Wykonawcą. Wykonawca jest zobowiązany umożliwić przeprowadzenie wizyty referencyjnej w uzgodnionym z Zamawiającym terminie, jednakże nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia otwarcia ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia wizyty referencyjnej w innym terminie. Wizyty referencyjne odbywać się będą w dni robocze (od poniedziałku do piątku).

3.5. W przypadku gdy Wykonawca nie umożliwi Zamawiającemu przeprowadzenia wizyty referencyjnej lub nie uzgodni z Zamawiającym terminu wizyty referencyjnej, oferta takiego Wykonawcy zostanie odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia.

3.6. W przypadku gdy w trakcie wizyty referencyjnej okaże się, że ośrodek szkoleniowy zaoferowany przez Wykonawcę nie spełnia któregokolwiek z wymagań zawartych w opisie przedmiotu zamówienia, oferta takiego Wykonawcy zostanie odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia. W takim przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wizyty referencyjnej w OŚRODKU, zaoferowanym przez Wykonawcę, którego oferta zostanie sklasyfikowana, jako kolejna najwyżej oceniona według kryterium oceny ofert określonego w niniejszej SWZ.

3.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zastosowania wskazanych powyżej zasad także w przypadku stwierdzenia, że kolejne z najwyżej ocenionych ofert są niezgodne z warunkami zamówienia.

1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 1.1. 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100), w Części nr 1 do zamówienia;

2. Wadium może być wniesione w:

2.1. pieniądzu;

2.2. gwarancjach bankowych;

2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;

2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie numer rachunku – 45 1130 1062 8000 0000 0002 8175, z dopiskiem na przelewie: „wadium w postępowaniu na „Zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARi MR w ośrodku szkoleniowym – Część nr … zamówienia”.

4. W przypadku wnoszenia wadium w innej formie niż pieniądzu Wykonawca wnosi w postaci elektronicznej poprzez wczytanie na Platformie Zakupowej oryginału gwarancji lub poręczenia. Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób: WADIUM – numer referencyjny sprawy, nazwa postępowania, Część zamówienia lub w inny sposób umożliwiający identyfikację postępowania, którego dotyczy.

5. Dokument wadialny (gwarancja lub poręczenie) musi wyraźnie wskazywać na wszystkie okoliczności jego utraty określone w art. 98 ust. 6 u. P.z.p.

6. Z treści gwarancji/poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 u. P.z.p.

7. Oferta Wykonawcy, który nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 u. P.z.p. zostanie odrzucona.

8. W przypadku wniesienia wadium i niezłożenia oferty, Wykonawca jest zobowiązany złożyć do Zamawiającego wniosek o zwrot wadium.

1. Wykonawcom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ustawy.

2. Odwołanie przysługuje na:

2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

3. Odwołanie winno zawierać informacje określone w art. 516 ust. 1 ustawy, w szczególności wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

5. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

6. Odwołanie wnosi się w terminie: 6.1 10 (dziesięciu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; 6.2 15 (piętnastu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przekazana w inny sposób niż określony w pkt. 6.1.;

7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie: 7.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

8. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 6 i 7 wnosi się w terminie: 8.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

1.2. Część nr 2 zamówienia – Ośrodek nr II 1.2.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARi MR w ośrodkach szkoleniowych, na który składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, a także transportu, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka - OŚRODEK nr II, położonego w granicach administracyjnych powiatu Grodziskiego, Nowodworskiego, Węgrowskiego, Żyrardowskiego, Sochaczewskiego, Garwolińskiego, Otwockiego, Mińskiego).

1.2.2. Ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom szkoleń ciszy, spokoju i możliwości skupienia się podczas zajęć, ośrodek powinien być położony w odległości nie mniejszej niż 400 m od drogi krajowej lub drogi wojewódzkiej (licząc odległość w linii prostej).

1.2.3. Na obsługę szkoleń w OŚRODKU nr II składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: 1.2.3.1. zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, 1.2.3.2. zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, 1.2.3.3. transport dla uczestników szkoleń trasą wskazaną przez Zamawiającego (w tym drogi płatne).

1.2.4. Zamawiający wymaga osobistego wykonania zamówienia w zakresie usług hotelarskich z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 p.p.u., tj. w przypadku, gdy realizacja zamówienia w pełnym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego terminie jest niemożliwa, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym fakcie drogą elektroniczną najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wskazać inny ośrodek. Ośrodek ten musi spełniać wymogi lokalizacji i standardu określonych w opisie przedmiotu zamówienia dla OŚRODKA nr II. Wybór ośrodka musi uzyskać akceptację Zamawiającego.

1.2.5. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia, tj.: za faktycznie wykorzystaną przez uczestników liczbę pokoi noclegowych, faktycznie wykorzystaną liczbę sal konferencyjnych i eventowych oraz liczbę przejazdów autokarem lub busem na następujących trasach :

• Trasa 1: Warszawa, ul. Poleczki 33 – miejsce organizacji szkolenia.

• Trasa 2 (do wyboru przez Zamawiającego): Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki – Warszawa, ul. Poleczki 33 – miejsce organizacji szkolenia lub Warszawa, ul. Poleczki 33 - Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki – miejsce organizacji szkolenia. Wyżej wymienione trasy mogą być realizowane w zależności od potrzeb Zamawiającego w kierunku odwrotnym. Natomiast zapłata za posiłki i serwisy kawowe będzie zgodna z zamówieniem lub zmianą do zamówienia, o ile taka zmiana została przesłana do Wykonawcy.

1.2.6. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania zamówień, których łączna wartość brutto wyniesie nie mniej niż 200 000,00 zł brutto.

1.2.7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący części nr 2 zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do p.p.u., stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia od dnia zawarcia umowy nie wcześniej jednak niż od dnia 01.01.2027 r. do wyczerpania kwoty wynagrodzenia wskazanej w § 3 ust. 1 p.p.u., nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2028 r.

2. Szczegółowe terminy realizacji zobowiązań umownych zostały określone przez Zamawiającego w p.p.u. stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

3. Wizyty referencyjne w ośrodkach (dotyczy wszystkich części zamówienia).

3.1. W celu potwierdzenia zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia (ośrodka szkoleniowego) z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia dla każdej z części zamówienia (Załącznik nr 1 do p.p.u.), Wykonawca obowiązany jest do udostępnienia zaoferowanego w ofercie ośrodka szkoleniowego w celu przeprowadzenia przez Zamawiającego wizyty referencyjnej zgodnie z poniższymi zasadami.

3.2. Zamawiający po terminie składania ofert, przeprowadzi wizytę referencyjną w ośrodku szkoleniowym zaoferowanym przez Wykonawcę w złożonej ofercie (zgodnie z częścią zamówienia, na którą Wykonawca złoży ofertę). Zakres elementów, które będą weryfikowane w trakcie wizyty referencyjnej określony został w ankiecie, której wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ (Ankieta dotycząca spełniania wymagań przez ośrodek szkoleniowy). Zamawiający zastrzega, że w trakcie wizyty referencyjnej może zweryfikować również spełnianie przez ośrodek szkoleniowy innych niż opisanych w ankiecie wymagań określonych w przedmiocie zamówienia.

3.3. Przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany będzie uczestniczyć w wizycie referencyjnej przeprowadzanej przez Zamawiającego. W trakcie wizyty referencyjnej sporządzona zostanie ankieta o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ. Na żądanie przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w wizycie referencyjnej przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest potwierdzić własnym podpisem prawdziwość informacji zawartych w ankiecie.

3.4. Termin przeprowadzenia wizyty referencyjnej we wskazanym ośrodku szkoleniowym zostanie uzgodniony z Wykonawcą. Wykonawca jest zobowiązany umożliwić przeprowadzenie wizyty referencyjnej w uzgodnionym z Zamawiającym terminie, jednakże nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia otwarcia ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia wizyty referencyjnej w innym terminie. Wizyty referencyjne odbywać się będą w dni robocze (od poniedziałku do piątku).

3.5. W przypadku gdy Wykonawca nie umożliwi Zamawiającemu przeprowadzenia wizyty referencyjnej lub nie uzgodni z Zamawiającym terminu wizyty referencyjnej, oferta takiego Wykonawcy zostanie odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia.

3.6. W przypadku gdy w trakcie wizyty referencyjnej okaże się, że ośrodek szkoleniowy zaoferowany przez Wykonawcę nie spełnia któregokolwiek z wymagań zawartych w opisie przedmiotu zamówienia, oferta takiego Wykonawcy zostanie odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia. W takim przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wizyty referencyjnej w OŚRODKU, zaoferowanym przez Wykonawcę, którego oferta zostanie sklasyfikowana, jako kolejna najwyżej oceniona według kryterium oceny ofert określonego w niniejszej SWZ.

3.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zastosowania wskazanych powyżej zasad także w przypadku stwierdzenia, że kolejne z najwyżej ocenionych ofert są niezgodne z warunkami zamówienia.

1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 1.1. 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100), w Części nr 2 do zamówienia;

2. Wadium może być wniesione w:

2.1. pieniądzu;

2.2. gwarancjach bankowych;

2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;

2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie numer rachunku – 45 1130 1062 8000 0000 0002 8175, z dopiskiem na przelewie: „wadium w postępowaniu na „Zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARi MR w ośrodku szkoleniowym – Część nr … zamówienia”.

4. W przypadku wnoszenia wadium w innej formie niż pieniądzu Wykonawca wnosi w postaci elektronicznej poprzez wczytanie na Platformie Zakupowej oryginału gwarancji lub poręczenia. Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób: WADIUM – numer referencyjny sprawy, nazwa postępowania, Część zamówienia lub w inny sposób umożliwiający identyfikację postępowania, którego dotyczy.

5. Dokument wadialny (gwarancja lub poręczenie) musi wyraźnie wskazywać na wszystkie okoliczności jego utraty określone w art. 98 ust. 6 u. P.z.p.

6. Z treści gwarancji/poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 u. P.z.p.

7. Oferta Wykonawcy, który nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 u. P.z.p. zostanie odrzucona.

8. W przypadku wniesienia wadium i niezłożenia oferty, Wykonawca jest zobowiązany złożyć do Zamawiającego wniosek o zwrot wadium.

1. Wykonawcom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ustawy.

2. Odwołanie przysługuje na:

2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

3. Odwołanie winno zawierać informacje określone w art. 516 ust. 1 ustawy, w szczególności wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

5. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

6. Odwołanie wnosi się w terminie: 6.1 10 (dziesięciu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; 6.2 15 (piętnastu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przekazana w inny sposób niż określony w pkt. 6.1.;

7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie: 7.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

8. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 6 i 7 wnosi się w terminie: 8.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

1.3. Część nr 3 zamówienia – Ośrodek nr III

1.3.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARi MR w ośrodkach szkoleniowych, na który składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, a także transportu, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka - OŚRODEK nr III, położonego w odległości do 100 km od miejsca wskazanego w umowie jako adres do korespondencji Zamawiającego (licząc odległość w linii prostej od kancelarii Zamawiającego znajdującej się w Warszawie przy ul. Poleczki 33 do wejścia do budynku ośrodka według informacji zawartych w Google Maps) z wyłączeniem ośrodków położonych w granicach administracyjnych powiatów Pruszkowskiego, Piaseczyńskiego, Grodziskiego, Nowodworskiego, Węgrowskiego, Żyrardowskiego, Sochaczewskiego, Garwolińskiego, Otwockiego, Mińskiego oraz ośrodków położonych w granicach administracyjnych Warszawy.

1.3.2. Ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom szkoleń ciszy, spokoju i możliwości skupienia się podczas zajęć, ośrodek powinien być położony w odległości nie mniejszej niż 400 m od drogi krajowej lub drogi wojewódzkiej (licząc odległość w linii prostej).

1.3.3. Na obsługę szkoleń w OŚRODKU nr III składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: 1.3.3.1. zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, 1.3.3.2. techniczna obsługa szkoleń, w tym zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem i serwisu kawowego oraz Sali eventowej, 1.3.3.3. transport dla uczestników szkoleń trasą wskazaną przez Zamawiającego (w tym drogi płatne).

1.3.4. Zamawiający wymaga osobistego wykonania zamówienia w zakresie usług hotelarskich z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 p.p.u., tj. w przypadku, gdy realizacja zamówienia w pełnym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego terminie jest niemożliwa, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym fakcie drogą elektroniczną najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wskazać inny ośrodek. Ośrodek ten musi spełniać wymogi lokalizacji i standardu określonych w opisie przedmiotu zamówienia dla OŚRODKA nr III. Wybór ośrodka musi uzyskać akceptację Zamawiającego.

1.3.5. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia, tj.: za faktycznie wykorzystaną przez uczestników liczbę pokoi noclegowych, faktycznie wykorzystaną liczbę sal konferencyjnych i eventowych oraz liczbę przejazdów autokarem lub busem na następujących trasach

• Trasa 1: Warszawa, ul. Poleczki 33 – miejsce organizacji szkolenia.

• Trasa 2 (do wyboru przez Zamawiającego): Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki – Warszawa, ul. Poleczki 33 – miejsce organizacji szkolenia lub Warszawa, ul. Poleczki 33 - Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki – miejsce organizacji szkolenia. Wyżej wymienione trasy mogą być realizowane w zależności od potrzeb Zamawiającego w kierunku odwrotnym. Natomiast zapłata za posiłki i serwisy kawowe będzie zgodna z zamówieniem lub zmianą do zamówienia, o ile taka zmiana została przesłana do Wykonawcy.

1.3.6. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania zamówień, których łączna wartość brutto wyniesie nie mniej niż 200 000,00 zł brutto.

1.3.7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący części nr 3 zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do p.p.u., stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia od dnia zawarcia umowy nie wcześniej jednak niż od dnia 01.01.2027 r. do wyczerpania kwoty wynagrodzenia wskazanej w § 3 ust. 1 p.p.u., nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2028 r.

2. Szczegółowe terminy realizacji zobowiązań umownych zostały określone przez Zamawiającego w p.p.u. stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.

3. Wizyty referencyjne w ośrodkach (dotyczy wszystkich części zamówienia).

3.1. W celu potwierdzenia zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia (ośrodka szkoleniowego) z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia dla każdej z części zamówienia (Załącznik nr 1 do p.p.u.), Wykonawca obowiązany jest do udostępnienia zaoferowanego w ofercie ośrodka szkoleniowego w celu przeprowadzenia przez Zamawiającego wizyty referencyjnej zgodnie z poniższymi zasadami.

3.2. Zamawiający po terminie składania ofert, przeprowadzi wizytę referencyjną w ośrodku szkoleniowym zaoferowanym przez Wykonawcę w złożonej ofercie (zgodnie z częścią zamówienia, na którą Wykonawca złoży ofertę). Zakres elementów, które będą weryfikowane w trakcie wizyty referencyjnej określony został w ankiecie, której wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ (Ankieta dotycząca spełniania wymagań przez ośrodek szkoleniowy). Zamawiający zastrzega, że w trakcie wizyty referencyjnej może zweryfikować również spełnianie przez ośrodek szkoleniowy innych niż opisanych w ankiecie wymagań określonych w przedmiocie zamówienia.

3.3. Przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany będzie uczestniczyć w wizycie referencyjnej przeprowadzanej przez Zamawiającego. W trakcie wizyty referencyjnej sporządzona zostanie ankieta o treści zgodnej ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ. Na żądanie przedstawicieli Zamawiającego uczestniczących w wizycie referencyjnej przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest potwierdzić własnym podpisem prawdziwość informacji zawartych w ankiecie.

3.4. Termin przeprowadzenia wizyty referencyjnej we wskazanym ośrodku szkoleniowym zostanie uzgodniony z Wykonawcą. Wykonawca jest zobowiązany umożliwić przeprowadzenie wizyty referencyjnej w uzgodnionym z Zamawiającym terminie, jednakże nie później niż w ciągu 15 dni roboczych od dnia otwarcia ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia wizyty referencyjnej w innym terminie. Wizyty referencyjne odbywać się będą w dni robocze (od poniedziałku do piątku).

3.5. W przypadku gdy Wykonawca nie umożliwi Zamawiającemu przeprowadzenia wizyty referencyjnej lub nie uzgodni z Zamawiającym terminu wizyty referencyjnej, oferta takiego Wykonawcy zostanie odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia.

3.6. W przypadku gdy w trakcie wizyty referencyjnej okaże się, że ośrodek szkoleniowy zaoferowany przez Wykonawcę nie spełnia któregokolwiek z wymagań zawartych w opisie przedmiotu zamówienia, oferta takiego Wykonawcy zostanie odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia. W takim przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wizyty referencyjnej w OŚRODKU, zaoferowanym przez Wykonawcę, którego oferta zostanie sklasyfikowana, jako kolejna najwyżej oceniona według kryterium oceny ofert określonego w niniejszej SWZ.

3.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zastosowania wskazanych powyżej zasad także w przypadku stwierdzenia, że kolejne z najwyżej ocenionych ofert są niezgodne z warunkami zamówienia.

1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 1.1. 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100), w Części nr 3 do zamówienia.

2. Wadium może być wniesione w:

2.1. pieniądzu;

2.2. gwarancjach bankowych;

2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;

2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie numer rachunku – 45 1130 1062 8000 0000 0002 8175, z dopiskiem na przelewie: „wadium w postępowaniu na „Zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARi MR w ośrodku szkoleniowym – Część nr … zamówienia”.

4. W przypadku wnoszenia wadium w innej formie niż pieniądzu Wykonawca wnosi w postaci elektronicznej poprzez wczytanie na Platformie Zakupowej oryginału gwarancji lub poręczenia. Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób: WADIUM – numer referencyjny sprawy, nazwa postępowania, Część zamówienia lub w inny sposób umożliwiający identyfikację postępowania, którego dotyczy.

5. Dokument wadialny (gwarancja lub poręczenie) musi wyraźnie wskazywać na wszystkie okoliczności jego utraty określone w art. 98 ust. 6 u. P.z.p.

6. Z treści gwarancji/poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 u. P.z.p.

7. Oferta Wykonawcy, który nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 u. P.z.p. zostanie odrzucona.

8. W przypadku wniesienia wadium i niezłożenia oferty, Wykonawca jest zobowiązany złożyć do Zamawiającego wniosek o zwrot wadium.

1. Wykonawcom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ustawy.

2. Odwołanie przysługuje na:

2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

3. Odwołanie winno zawierać informacje określone w art. 516 ust. 1 ustawy, w szczególności wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

5. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

6. Odwołanie wnosi się w terminie: 6.1 10 (dziesięciu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; 6.2 15 (piętnastu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przekazana w inny sposób niż określony w pkt. 6.1.;

7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie: 7.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

8. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 6 i 7 wnosi się w terminie: 8.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.