Dostarczenie i wdrożenie zintegrowanego systemu do zapobiegania rezygnacji ze studiów na Uczelni (systemu monitorowania i przeciwdziałania drop-outowi)

Przedmiotem zamówienia jest: Dostarczenie oraz wdrożenie Zintegrowanego systemu do zapobiegania rezygnacji ze studiów na Uczelni (systemu monitorowania i przeciwdziałania drop-outowi), obejmującego dostawę licencji, integrację z systemami uczelnianymi, konfigurację, szkolenia użytkowników oraz świadczenie gwarancyjne i wsparcie serwisowe. Działanie realizowane w ramach projektu: „Droga do dyplomu - zintegrowane działania Uniwersytetu Opolskiego na rzecz przeciwdziałania zjawisku drop-out” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Nr umowy: FERS. 01.05-IP.08-0056/25-00. Harmonogram wdrożenia (termin realizacji poszczególnych etapów) i podział płatności szczegółowo określono w pkt. 3.2. Rozdziału I SWZ W ramach należytego wykonania, zgodnego z opisem przedmiotu zamówienia (OPZ), Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Dostarczenia licencji na oprogramowanie będące przedmiotem zamówienia, 2. Opracowania analizy przedwdrożeniowej, 3. Wykonania prac dot. instalacji i parametryzacji, 4. Uruchomienia funkcjonalności wymienionych w ramach zdefiniowanych wymagań, 5. Integracja z systemami dziedzinowymi Zamawiającego, 6. Wykonania testów funkcjonalności i poprawy ewentualnych błędów realizacji, 7. Przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników i administratorów Systemu, 8. Przekazania dokumentacji i instrukcji dla użytkowników, 9. Świadczenia gwarancyjnego oraz wsparcia serwisowego w okresie do 24 miesięcy licząc od zakończenia ETAPU V i podpisania protokołu odbioru. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1. A „Opis przedmiotu zamówienia/ Umowy”. Szczegółowe warunki realizacji określa załącznik nr 3 do SWZ „Projekt umowy”.

10. Gwarancja: Wykonawca na przedmiot zamówienia udziela dwudziestu czterech [ 24 ] miesięcy gwarancji. Zamawiający wymaga aby Wykonawca udzielił gwarancji, zapewnił wsparcie serwisowe, na okres dwudziestu czterech [ 24 ] miesięcy zgodny z wymaganiami opisanymi w Opisie przedmiotu zamówienia. Okres gwarancji oraz wsparcie serwisowe liczone jest od zakończenia V etapu i podpisania przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu odbioru.

11. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Termin realizacji przedmiotu zamówienia wynosi maksymalnie 156 dni roboczych (ETAP I-V) od dnia zawarcia umowy oraz 24 miesiące (ETAP VI) od zakończenia ETAPU V. Termin o którym mowa powyżej podzielony jest na etapy, zgodnie z pkt. 3.2 Rozdziału I SWZ. Jednym z kryterium oceny ofert jest skrócenie terminu realizacji ETAPU IVA z maksymalnie 21 dni roboczych do minimum 14 dni roboczych od zakończenia ETAPU III. Wykonawca w ofercie może zadeklarować krótszy termin realizacji ETAPU IVA przedmiotu zamówienia, jednak nie krótszy niż: 14 dni roboczych od zakończenia ETAPU III, Rozdział I pkt. 19.2.2. SWZ stosuje się.

12. Termin związania ofertą: 22.08.2026 r.

1. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania, na której udostępniano SWZ oraz na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia oraz za pośrednictwem której odbywa się komunikacja pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1286165, zwana platformą zakupową.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu: 2.1.na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp (z zastrzeżeniem art. 110 ust. 2 ustawy). 2.2. na podstawie art.7 ust.1 ustawy z dnia 13.04.2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 poz. 507), dalej jako ustawa o szczególnych rozwiązaniach (Zamawiający wskazuje, że w zakresie przesłanki wykluczenia, o której mowa w pkt 2.2 powyżej Wykonawca składa oświadczenie w Części III Sekcja D jednolitego dokumentu „Podstawy wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym”). 2.3.tj. nie są podmiotami, o których mowa w art.5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) NR 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie. Zamawiający nie przewiduje podstaw wykluczenia, o których mowa w art.109 ust.1 ustawy.

3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w SWZ.

4. Wymogi dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 4.1. Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Zamawiający określa, że w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. 4.2. Zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – załącznik nr 7 do SWZ.

5. Zasady korzystania z zasobów innych podmiotów 5.1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części , polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych. 5.2. Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia, sporządzone zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ, lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

1. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie podmiotowych środków dowodowych: 1.1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu Zamawiający będzie żądał dostarczenia podmiotowego środka dowodowego:

1.1.1. Aktualnego na dzień składania ofert oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego (w zakresie podstaw wykluczenia) – na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, zwanym dalej JEDZ , zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ. W części IV: Kryteria kwalifikacji, Wykonawca ogranicza się do wypełniania sekcji α części IV JEDZ. Wykonawca nie wypełnia sekcji A, B, C i D w części IV. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie – wynikające z art. 125 ust. 1 ustawy, składane zgodnie z załącznikiem nr 2 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie składa się pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej, tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

1.1.2. Aktualnej na dzień składania Informacji z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) Wykonawcy, w zakresie:

a) art. 108 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy,

b) art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, KRK składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1.1.3. Aktualnego na dzień składania oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy (zał. nr 5 do SWZ, sekcja I), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w: art. 108 ust.1 pkt 3 ustawy, art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, art. 108 ust.1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, - art. 108 ust.1 pkt 6 ustawy. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o którym mowa w pkt. 1.1.3 powyżej – składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1.1.4. Aktualnego na dzień składania oświadczenia Wykonawcy w zakresie podstaw wykluczenia (zał. nr 5 do SWZ, sekcja II), składanym w związku z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców z osobna.

1.1.5. Aktualnego na dzień składania oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (zał. nr 4 do SWZ). W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców z osobna.

2. Podmioty zagraniczne.

2.1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast: informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w pkt. 1.1.2 powyżej– składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie art. 108 ust.1 pkt 1, 2 i 4 ustawy.

2.2. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy dokument, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 1.1.2 powyżej, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust.1 pkt 1, 2 i 4 ustawy, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.

1. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający będzie żądał dostarczenia podmiotowych środków dowodowych:

1) informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem (w celu potwierdzenia spełniania warunku określonego w pkt 5.2.3 ppkt. 1a) SWZ)

2) dokumentów potwierdzających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia (w celu potwierdzenia spełniania warunku określonego w pkt 5.2.3 ppkt. 1b) SWZ) Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może złożyć wymaganych przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ppkt. 1) i 2), wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

3) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (w celu potwierdzenia spełniania warunku określonego w pkt 5.2.4 ppkt. 1 a) i b) SWZ, sporządzonego zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ).

4) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (w celu potwierdzenia spełniania warunku określonego w pkt 5.2.4 ppkt.2 od a) do g) SWZ, sporządzonego zgodnie z załącznikiem nr 9 do SWZ);

5) dokumentów, w celu wykazania spełnienia wymagań jakościowych określonych przez Zamawiającego:

a) Certyfikatu ISO 9001 lub równoważny w zakresie: projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych,

b) Certyfikatu ISO 27001 lub równoważnego w zakresie przetwarzania danych z zachowaniem bezpieczeństwa informacji w odniesieniu w zakresie projektowania, budowy, integracji, wdrożenia i serwisu systemów teleinformatycznych.

2. NFORMACJE DOTYCZĄCE RODO: RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że: ­ Administratorem Państwa danych osobowych jest Uniwersytet Opolski, Pl. Kopernika 11 A, 45­040 Opole. ­ Inspektor ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Opolskim tel. 77 452 7099, e­mail: iod@uni.opole.pl ­ Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – co oznacza, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr U/01/2026 prowadzonym w trybie wskazanym w pkt. 2.1 SWZ. ­ Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18­19 ustawy. ­ Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. ­ Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy. ­ W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. ­ Posiadają Państwo:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących; b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Państwa danych osobowych; c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznacie Państwo, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO. 9. Nie przysługuje Państwu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; − na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy Zamawiający informuje o ograniczeniach, o których mowa w art. 19 ust. 2 i 3 ustawy:

− Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą. − Na mocy art. 19 ust. 3 ustawy wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

1. Przedmiotem zamówienia jest: Dostarczenie oraz wdrożenie Zintegrowanego systemu do zapobiegania rezygnacji ze studiów na Uczelni (systemu monitorowania i przeciwdziałania drop-outowi), obejmującego dostawę licencji, integrację z systemami uczelnianymi, konfigurację, szkolenia użytkowników oraz świadczenie gwarancyjne i wsparcie serwisowe.

2. Działanie realizowane w ramach projektu: „Droga do dyplomu - zintegrowane działania Uniwersytetu Opolskiego na rzecz przeciwdziałania zjawisku drop-out” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Nr umowy: FERS. 01.05-IP.08-0056/25-00.

3. Harmonogram wdrożenia (termin realizacji poszczególnych etapów) i podział płatności:

- Etap I obejmuje Organizację Projektu: Powołanie struktur organizacyjnych, Opracowanie i przedstawienie Harmonogramu Szczegółowego, termin realizacji do 14 dni roboczych od daty podpisania umowy,

- Etap II obejmuje Przekazanie licencji, termin realizacji do 14 dni roboczych od daty podpisania umowy,

- Etap III obejmuje Analizę przedwdrożeniową, instalację oprogramowania, termin realizacji do 21 dni roboczych od zakończenia Etapu I, płatność 45% wartości brutto oferty/umowy,

- Etap IV A obejmuje Realizację wdrożenia modułu Wirtualnego Asystenta Prerekrutacji (WAR), termin realizacji: Zgodnie z Rozdziałem I pkt. 19 SWZ ETAP IV A stanowi jedno z kryterium oceny ofert , Wykonawca deklaruje w formularzu ofertowym termin wykonania ETAPU IV A: nie krótszy niż 14 dni roboczych od zakończenia ETAPU III i nie dłuższy niż 21 dni roboczych od zakończenia ETAPU III,

- Etap IV B obejmuje Realizację wdrożenia pozostałych elementów Systemu: parametryzacja, konfiguracja Systemu, dostosowanie oferowanego Systemu do wymagań Zamawiającego, testy akceptacyjne, termin realizacji do 100 dni roboczych od zakończenia Etapu III,

- Etap V obejmuje Przygotowanie do startu produkcyjnego wraz ze szkoleniami, start produkcyjny, termin realizacji do 21 dni roboczych od zakończenia Etapu IV, płatność 50% wartości brutto oferty/umowy. Płatność po zakończeniu etapu IVA, IVB, V, na podstawie podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu odbioru,

- Etap VI obejmuje Opiekę serwisową i gwarancyjną, termin realizacji do 24 miesięcy od zakończenia Etapu V, płatność 5% wartości brutto oferty/umowy. Płatność po zakończeniu etapu VI, na podstawie podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu odbioru.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 1 A do SWZ. Szczegółowe warunki realizacji określa załącznik nr 3 do SWZ „Projekt umowy”.

5. W ramach należytego wykonania, zgodnego z opisem przedmiotu zamówienia (OPZ), Wykonawca zobowiązany jest do:

- Dostarczenia licencji na oprogramowanie będące przedmiotem zamówienia,

- Opracowania analizy przedwdrożeniowej,

- Wykonania prac dot. instalacji i parametryzacji,

- Uruchomienia funkcjonalności wymienionych w ramach zdefiniowanych wymagań,

- Integracja z systemami dziedzinowymi Zamawiającego,

- Wykonania testów funkcjonalności i poprawy ewentualnych błędów realizacji,

- Przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników i administratorów Systemu,

- Przekazania dokumentacji i instrukcji dla użytkowników,

- Świadczenia gwarancyjnego oraz wsparcia serwisowego w okresie do 24 miesięcy licząc od zakończenia ETAPU V i podpisania protokołu odbioru.

6. Realizacja zamówienia ma odbywać się z należytą starannością i zgodnie ze wszystkimi wymogami zawartymi w SWZ z załącznikami i ewentualnymi informacjami Zamawiającego dla Wykonawców. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) nie podlega interpretacji. Jeśli zapisy specyfikacji są zdaniem Wykonawcy niejasne, niepełne, nieprecyzyjne lub błędne, to Wykonawca ma obowiązek zadać pytanie przed złożeniem oferty.

7. Zamawiający nie przewiduje prawa opcji.

8. Jeśli w Opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 A do SWZ, zostały wskazane znaki towarowe patenty, pochodzenie, źródło lub szczególny proces, które charakteryzują produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego Wykonawcę, Zamawiający dopuszcza produkty lub usługi równoważne. Produkty lub usługi równoważne muszą gwarantować uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od założonych w Opisie przedmiotu zamówienia. Obowiązek wykazania, że oferowane produkty lub usługi spełniają powyższe wymagania leży po stronie Wykonawcy. Powyższe wymagania dotyczą także norm, o ile w Opisie przedmiotu zamówienia powołano się na normy. Ponadto zamienne materiały/urządzenia/rozwiązania przyjęte do wyceny winny spełniać funkcję, jakiej mają służyć; winny być kompatybilne z pozostałymi urządzeniami/systemami, aby efekt końcowy dawał zamierzony efekt.

9. W przypadkach, gdy przedmiot zamówienia opisywany jest przez odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 nowego PZP oraz art. 101 ust. 3 nowego PZP - Zamawiający niniejszym wskazuje, że dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym, a każdemu występującemu w dokumentach zamówienia takiemu odniesieniu towarzyszą wyrazy "lub równoważne" (należy każdorazowo dodać do odniesienia wyrazy "lub równoważne". W przypadku, gdy zaproponowane przez wykonawcę rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia, wykonawca musi udowodnić w ofercie, w szczególności za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria. Zamawiający dopuszcza zastosowanie rozwiązań równoważnych – pod warunkiem, że zagwarantują one realizację zamówienia w zgodzie z SWZ i pozwolą na uzyskanie parametrów/funkcjonalności nie gorszych niż przewidzianych w dokumentacji, natomiast Wykonawca zobowiązany jest udowodnić w ofercie, w szczególności za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 104–107 ustawy Pzp, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają OPZ.

1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych, ­ zamówienie stanowi jedna całość.

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

3. Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy. Zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.), dalej Kodeks pracy, „Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”. Zgodnie z art. 95 ustawy Zamawiający określa w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia na usługi wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osoby (Kierownika Projektu) wykonującej czynności:

- nadzoru nad realizacją projektu zgodnie z harmonogramem, budżetem i zakresem,

- monitorowania postępów prac oraz raportowanie statusu projektu do interesariuszy,

- dotyczących identyfikacji, analizy i zarządzania ryzykami projektowymi,

- dotyczących zarządzania zmianą (analiza, akceptacja i dokumentowanie zmian w projekcie), w zakresie zapewnienia kompletności i poprawności dokumentacji projektowej,

- dotyczących koordynacji procesu odbiorów częściowych i końcowych.

5. Podwykonawstwo. Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawcy przy wykonaniu przedmiotu zamówienia. W przypadku, gdy Wykonawca zamierza zrealizować przedmiot zamówienia z udziałem Podwykonawców, Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części (tj. zakresu) zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podania firm tych Podwykonawców, o ile są już znane (w treści oferty - formularza ofertowego – załącznika nr 1 do SWZ). W przypadku, kiedy Wykonawca nie wskaże w ofercie części (tj. zakresu), którą zamierza powierzyć Podwykonawcom, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca zrealizuje zamówienie samodzielnie. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia. Zgodnie z art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie zakazuje się wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku gdy przypada na nich ponad 10% wartości zamówienia. Powyższy zakaz obowiązuje również na etapie realizacji zamówienia, w związku z czym Wykonawca zobowiązany będzie do aktualizacji stosownych oświadczeń w przypadku wszelkich zmian w tym zakresie.

6. Termin realizacji przedmiotu zamówienia 6.1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia wynosi maksymalnie 156 dni roboczych (ETAP I-V) od dnia zawarcia umowy oraz 24 miesiące (ETAP VI) od zakończenia ETAPU V. 6.2. Termin o którym mowa powyżej podzielony jest na etapy, 6.3. Jednym z kryterium oceny ofert jest skrócenie terminu realizacji ETAPU IVA z maksymalnie 21 dni roboczych do minimum 14 dni roboczych od zakończenia ETAPU III. 4.4. Wykonawca w ofercie może zadeklarować krótszy termin realizacji ETAPU IVA przedmiotu zamówienia, jednak nie krótszy niż: 14 dni roboczych od zakończenia ETAPU III, Rozdział I pkt. 19.2.2. SWZ stosuje się.

7. Gwarancja Wykonawca na przedmiot zamówienia udziela dwudziestu czterech [ 24 ] miesięcy gwarancji. Zamawiający wymaga aby Wykonawca udzielił gwarancji, zapewnił wsparcie serwisowe, na okres dwudziestu czterech [ 24 ] miesięcy zgodny z wymaganiami opisanymi w Opisie przedmiotu zamówienia. Okres gwarancji oraz wsparcie serwisowe liczone jest od zakończenia V etapu i podpisania przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołu odbioru.

8. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

9. Oferta, musi być zabezpieczona wadium w wysokości: piętnaście tysięcy [15 000,00] złotych. Termin, forma i sposób złożenia wadium określa pkt. 14 Rozdziału I SWZ.

10. „Zamawiający wymaga, aby oferowane świadczenie, w tym wszystkie produkty ICT, usługi ICT oraz procesy ICT wykorzystywane do realizacji zamówienia, zarówno jako elementy główne, jak i komponenty, elementy środowiska świadczenia usługi lub rozwiązania towarzyszące, nie obejmowało:

• produktów ICT, usług ICT lub procesów ICT wskazanych w rekomendacji, o której mowa w art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, stwierdzającej ich negatywny wpływ na podstawowy interes bezpieczeństwa państwa;

• produktu ICT, którego typ został określony w decyzji w sprawie uznania dostawcy za dostawcę wysokiego ryzyka, o której mowa w art. 67b ust. 15 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, ani usług ICT lub procesów ICT określonych w tej decyzji. Niespełnienie powyższego wymagania skutkuje odrzuceniem oferty odpowiednio na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 17 albo pkt 19 ustawy Pzp”.

1. Zamawiający będzie stosował procedurę, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy (tj. tzw. procedurę odwróconą). W pierwszej kolejności Zamawiający dokonana badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

2. Dokumenty, które Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu w terminie składania ofert:

2.1. Formularz ofertowy (załącznik nr 1 do SWZ).

2.2. Zaświadczenie lub raport z audytu bezpieczeństwa o spełnieniu najnowszych standardów bezpieczeństwa zgodne z OWASP Top 10:2025 (Open Web Application Security Project).

2.3. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego [KRS], Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej [CEi DG] lub innego właściwego rejestru - celem potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania.

2.4. Oświadczenie wykonawcy składane w związku z art. 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) NR 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zgodnie z załącznikiem nr 2-1 do SWZ.

2.5. Pełnomocnictwo** dla osoby podpisującej ofertę i oświadczenia (w sytuacji, gdy ofertę podpisuje osoba, której prawo do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z innych dokumentów załączonych do oferty lub ogólnodostępnych dokumentów rejestrowych).

2.6. Oryginał gwarancji lub poręczenia, jeśli wadium wnoszone jest w innej formie niż pieniądz – zgodnie z Rozdziałem I pkt. 14 SWZ. Wykonawcy korzystający z zasobów podmiotów udostępniających dostarczają - jeżeli dotyczy:

2.7. Oświadczenie składane w związku z art. 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) NR 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zgodnie z załącznikiem nr 2-1 do SWZ.

2.8. Odpis lub informacja z KRS, CEi DG lub innego właściwego rejestru5 - celem potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu podmiotu udostępniającego jest umocowana do jego reprezentowania.

2.9. Pełnomocnictwo** dla osoby reprezentującej podmiot udostępniający (w sytuacji, gdy dokumenty właściwe dla podmiotu udostępniającego podpisuje osoba, której prawo do reprezentowania podmiotu udostępniającego zasoby nie wynika z dokumentów załączonych do oferty). ** Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii.

2.10. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – załącznik nr 6 do SWZ. W sytuacji, w której Wykonawcą są podmioty wspólnie ubiegające się o udzielenie zamówienia dostarczają - jeżeli dotyczy:

2.11. Oświadczenie wykonawcy składane w związku z art. 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) NR 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zgodnie z załącznikiem nr 2-1 do SWZ. Oświadczenie o którym mowa w pkt. 7.11 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

2.12. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia z art. 117 ust. 4 ustawy – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – (załącznik nr 7 do SWZ).

2.13. Pełnomocnictwo** dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy - w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja), wykonawcy zobowiązani są ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. ** Pełnomocnictwo należy złożyć w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii.

3. Przedmiotowe środki dowodowe 1) Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych:

- Zaświadczenie lub raport z audytu bezpieczeństwa o spełnieniu najnowszych standardów bezpieczeństwa zgodne z OWASP Top 10:2025 (Open Web Application Security Project) lub równoważny. Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego, wskazanego w pkt. 8 ppkt.1) SWZ na zasadach opisanych w art. 107 ust. 2 i 3 ustawy Pzp. Zamawiający wezwie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego jedynie w sytuacji, gdy Wykonawca go nie złoży lub gdy złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny. Zamawiający nie wezwie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli służy on potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta będzie podlegać odrzuceniu albo zachodzić będą przesłanki unieważnienia postępowania. Uzupełnieniu podlegają środki przedmiotowe wskazane w pkt 8 ppkt. 1) SWZ. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych. 2) W celu potwierdzenia zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia Wykonawcy zobowiązani są przedstawić/zaprezentować na wezwanie Zamawiającego przedmiotowy środek dowodowy:

- Próbki w postaci prezentacji zaoferowanego Systemu. Próbki w postaci prezentacji zaoferowanego Systemu służą potwierdzeniu spełnienia wymagań zgodnie z OPZ. Wykonawcy, po uprzednim wezwaniu przez Zamawiającego, zobowiązani będą do przedstawienia wszystkich funkcjonalności, które zostały wskazane w scenariuszu prezentacyjnym – Załączniku nr 1 B do SWZ. Podczas prezentacji Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści prezentowanych przedmiotowych środków dowodowych. Próbki w postaci prezentacji zaoferowanego Systemu nie podlegają uzupełnieniu, poprawieniu zgodnie z art. 107 ustawy Pzp. Zamawiający wyznaczy termin prezentacji próbki zaoferowanego systemu zgodnie z zasadami opisanymi poniżej. Zasady prezentacji próbki:

- Na prezentację zostanie zaproszony każdy Wykonawca, którego oferta będzie kompletna i poprawna, nie będzie podlegała odrzuceniu. Kompletność oferty oraz poprawność jej złożenia zostanie potwierdzona przez Komisję Przetargową niezwłocznie po terminie złożenia oferty w niniejszym postępowaniu. - Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia wszystkich funkcjonalności, które zostały wskazane w scenariuszu prezentacyjnym – Załączniku nr 1 B do SWZ. - Prezentacja oferowanego systemu będzie przeprowadzana, w wyznaczonych przez Zamawiającego terminach w godzinach od 9:00 do 15:00 w siedzibie Zamawiającego, na sprzęcie Wykonawcy lub w formie zdalnej. W przypadku prezentacji w siedzibie, Zamawiający zapewnia niezbędny sprzęt do Prezentacji (projektor multimedialny, połączenia kablowe do projektora, dostęp do sieci Internet, kamera do nagrania prezentacji). Na wniosek Wykonawcy, Zamawiający może udostępnić mu pomieszczenie, w którym będzie prowadzona Prezentacja celem przygotowania się do niej w godz. od 8:30 do 9:00 w dniu Prezentacji. W przypadku prezentacji w formie zdalnej Zamawiający ustali z Wykonawcą platformę z nagrywaniem sesji (np. Microsoft Teams, Zoom Pro, Googl Meet) za pośrednictwem, której zostanie dokonana prezentacja. - Termin prezentacji wyznaczy Zamawiający po otwarciu ofert. - Termin prezentacji zostanie przedstawiony Wykonawcy z wyprzedzeniem 5 dni roboczych. - Oferta Wykonawcy, którego próbka po weryfikacji nie będzie obejmowała wszystkich zadeklarowanych gotowych wymagań, będzie podlegała odrzuceniu. O kolejności zaproszeń Wykonawców decyduje ranking ofert uzyskany w niniejszym postępowaniu. W przypadku gdy oferty Wykonawców otrzymały dokładnie taką samą liczbę punktów w rankingu o kolejności zaproszenia Wykonawców decyduje Komisja Przetargowa. - Każdorazowo prezentacja oferowanego systemu będzie przez Zamawiającego rejestrowana/ nagrywana. - Z czynności przeprowadzenia przez Zamawiającego weryfikacji funkcjonalności Systemu każdorazowo zostanie sporządzony protokół.

4. Podmiotowe środki dowodowe Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż dziesięć [10] dni terminie podmiotowych środków dowodowych o których mowa w pkt. 9 Rozdziału I SWZ.

5. Forma dokumentów (nie dotyczy prezentacji próbki o której mowa w pkt. 8 ppkt. 2 SWZ). Dokumenty lub oświadczenia sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.

6. Komunikacja w postępowaniu (z wyłączeniem prezentacji próbki) za pośrednictwem platformy zakupowej: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1286165.

7. Cenę oferty należy obliczyć, jako ryczałtowe wynagrodzenie złotych brutto Wykonawcy (brutto, tj.: z podatkiem VAT i innymi należnościami publicznoprawnymi zgodnie z obowiązującymi przepisami) uwzględniając zakres zamówienia określony w opisie przedmiotu zamówienia (załączniki nr 1 A do SWZ).

8. Cena oferty Wykonawcy (ryczałtowe wynagrodzenie) musi obejmować wszystkie ETAPY tj. od I do VI oraz musi uwzględniać pełen zakres zgodnie z OPZ, tj. m.in.: dostarczenie licencji na oprogramowanie będące przedmiotem zamówienia, opracowanie analizy przedwdrożeniowej, wykonanie prac dot. instalacji i parametryzacji, uruchomienie funkcjonalności wymienionych w ramach zdefiniowanych wymagań, Integrację z systemami dziedzinowymi Zamawiającego, wykonanie testów funkcjonalności i poprawy ewentualnych błędów realizacji, przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów Systemu, przekazanie dokumentacji i instrukcji dla użytkowników, świadczenie gwarancyjne oraz wsparcie serwisowe w okresie do 24 miesięcy licząc od zakończenia ETAPU V i podpisania protokołu odbioru.