Świadczenie usług hotelarskich w rejonie miejscowości Łask

1. Kontakt pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym odbywać się będzie za pośrednictwem dedykowanej Platformy Zakupowej pod adresem: www.platformazakupowa.pl/pn/21blot.

2. Z zastrzeżeniem art. 61 ust. 2 ustawy, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym oferty oraz wszelkie oświadczenia, wnioski (w tym wnioski o wyjaśnienie treści SWZ), zawiadomienia i informacje przekazywane są wyłącznie poprzez ich złożenie na Platformie Zakupowej (zwanej dalej „Platformą”).

3. Zamawiający nie przewiduje innego sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w SWZ.

Szczegółowe informacje zawarte są w rozdziale 10 SWZ.

1. W celu założenia konta Użytkownika na Platformie Zakupowej, koniecznym jest posiadanie przez Użytkownika (Wykonawcę) aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail). Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.

2. Komunikacja poprzez komendę „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” umożliwia dodanie do treści wysyłanej wiadomości plików lub spakowanego katalogu (załączników). Występuje limit objętości plików lub spakowanego katalogu w zakresie całej wiadomości do 150 MB przy maksymalnej ilości 10 plików lub spakowanych katalogów.

3. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

4. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem komendy „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” jako załączniki.

5. Za datę przekazania oferty lub wniosków przyjmuje się datę ich przekazania w systemie poprzez kliknięcie przycisku Złóż ofertę w drugim kroku i wyświetleniu komunikatu, że oferta została złożona.

6. We wszelkiej korespondencji dotyczącej niniejszego postępowania Zamawiający oraz Wykonawcy posługują się oznaczeniem sygnatury sprawy (nadanym przez Zamawiającego).

7. Dla skutecznego przesłania dokumentów elektronicznych w niniejszym postępowaniu koniecznym jest posiadanie kwalifikowalnego podpisu elektronicznego (wystawionego przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone 0w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej) lub podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.

8. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub, w przypadku posiadania konta na Platformie Zakupowej, logując się, akceptuje warunki korzystania z Platformy zakupowej, określone w Regulaminie dostępnym pod adresem: www.platformazakupowa.pl/pn/21blot.

9. Szczegółowa instrukcja obsługi Platformy Zakupowej zawierająca instrukcję korzystania z Platformy przez Wykonawcę zamieszczona jest pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje-wykonawca

10. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

11. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu składa się w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w formie pisemnej lub w formie dokumentowej, w zakresie i w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ustawy Pzp.

12. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu, składa się w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w formie pisemnej lub w formie dokumentowej, w zakresie i w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ustawy, zgodnie z instrukcją korzystania z Platformy zamieszczoną pod adresem: https://platformazakupowa.pl.

Szczegółowe informacje zawarte są w rozdziale 10 SWZ.

1. Zamawiający realizując nałożony na administratora obowiązek informacyjny wobec osób fizycznych informuje, że zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) Administratorem danych osobowych jest 21. Baza Lotnictwa Taktycznego ul. Połczyńska 32, 78-301 Świdwin.

2) Inspektorem ochrony danych osobowych w 21. Bazie Lotnictwa Taktycznego jest Pani Monika Stachowicz, kontakt: 21blt@ron.mil.pl.

3) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych lub regulaminów obowiązujących w jednostce.

4) Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”.

5) Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6) Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8) Osoba fizyczna posiada:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, kiedy zachodzi podejrzenie, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Osobie fizycznej nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2. Wykonawca zobowiązuje się poinformować, w imieniu Zamawiającego, wszystkie osoby fizyczne, których dane osobowe będą przekazywane Zamawiającemu:

1) o fakcie przekazania danych osobowych Zamawiającemu,

2) o tym, że dane osobowe będą przetwarzane przez Zamawianego,

3) o treści klauzuli informacyjnej wskazanej w ust. 1 niniejszego paragrafu.

1. Przedmiotem umowy jest usługa hotelowa polegająca na zakwaterowaniu 16 osób w pokojach 1, 2, 3 -osobowych wraz ze śniadaniem, z zastrzeżeniem prawa opcji.

2. Przez zakwaterowanie rozumie się udostępnienie pokoi, osobom wskazanym przez Zamawiającego – zgodnie z listą podaną Wykonawcy drogą elektroniczną, na adres wskazany umowie, na pobyt czasowy w pokojach 1, 2, 3 - osobowych.

3. Przez pokój rozumie się pomieszczenie z pełnym węzłem sanitarnym, wyposażony co najmniej w:

a) Łóżko z kompletem pościeli,

b) Ręczniki dla każdej z zakwaterowanych osób, wymieniane po każdym tygodniu,

c) Szafa lub szafy – w zależności od ilości zakwaterowanych osób,

d) Stolik i krzesła – w liczbie dostosowanej do zakwaterowanej ilości osób,

e) Stoliki nocne – przy każdym z łóżek.

4. Na koniec każdego miesiąca osoba reprezentująca Zamawiającego i Wykonawcę, pisemnie potwierdzi wykonanie usługi zakwaterowania.

5. Zakwaterowanie wszystkich osób musi odbywać się w jednym obiekcie albo w jednym funkcjonalnym kompleksie obiektów pod jednym adresem lub na jednej nieruchomości.

6. Dopuszcza się hotel, pensjonat, apartamenty, ośrodek konferencyjny, domki lub inny obiekt noclegowy spełniający wszystkie wymagania OPZ.

7. Zamawiający nie wymaga posiadania przez obiekt określonej kategorii hotelowe.

8. Cena osobodoby obejmuje śniadanie dla każdej zakwaterowanej osoby. Śniadanie powinno być wydawane w formie bufetu, w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, umożliwiających osobom zakwaterowanym terminowe rozpoczęcie obowiązków służbowych. Godziny wydawania śniadań w przedziale czasowym: 06:00–09:00.

9. Wykonawca zapewni bez dodatkowych opłat co najmniej jedno miejsce postojowe umożliwiające bezpieczny postój autobusu przez cały okres każdego pobytu. Miejsce musi znajdować się na terenie obiektu/kompleksu albo bezpośrednio przy nim i być dostępne dla autobusu niezależnie od liczby innych gości.

10. Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia określone zostały w „Projekcie umowy”, stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ.

PRAWO OPCJI:

1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawo opcji, o którym mowa w art. 441 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, polegającego na:

a) zwiększeniu ilości osób kwaterowanych maksymalnie o 20 osób, w poszczególnych cyklach pobytu, o których mowa w rozdziale 5 pkt 2 SWZ, wg potrzeb Zamawiającego (opcja zwiększająca). Realizowanie opcjonalnej części zostanie wykonane na podstawie oświadczenia woli Zamawiającego, a Wykonawca będzie zobligowany podjąć się jej realizacji w ramach przedmiotowej umowy. Realizowanie opcji będzie odbywało się w oparciu o cenę jednostkową wskazaną w formularzu ofertowym Wykonawcy, z zastrzeżeniem, że Zamawiający potwierdzi posiadanie środków na ten cel. O zwiększeniu ilości osób, Zamawiający zawiadomi telefonicznie Wykonawcę dwa dni przed planowanym przybyciem.

b) zmniejszeniu liczby osób korzystających z zakwaterowania maksymalnie o 8 osób, w poszczególnych cyklach pobytu, o których mowa w rozdziale 5 pkt 2 SWZ, w szczególności z przyczyn organizacyjnych, absencji chorobowej, urlopów, zmian w realizacji zadań służbowych lub innych okoliczności wpływających na faktyczne zapotrzebowanie (opcja zmniejszająca).

2) O zmniejszeniu liczby osób Zamawiający poinformuje Wykonawcę telefonicznie najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem danego cyklu zakwaterowania.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy składający ofertę wspólną ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

3. Do oferty wspólnej Wykonawcy dołączają pełnomocnictwo.

4. Wszelką korespondencję w postępowaniu Zamawiający kierować będzie do wskazanego pełnomocnika.

5. Oferta wspólna, składana przez dwóch lub więcej Wykonawców, powinna spełniać następujące wymagania:

a) oferta wspólna powinna być sporządzona zgodnie z SWZ;

b) sposób składania dokumentów w ofercie wspólnej: - dokumenty składane przez członków konsorcjum czy wspólników spółki cywilnej, w tym oświadczenia muszą być podpisane przez wyznaczonego pełnomocnika lub osobę upoważnioną do reprezentowania danego podmiotu.

6. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną i mają do nich zastosowanie zasady określone w pkt 3 niniejszego rozdziału.

7. Przed podpisaniem umowy Wykonawcy składający ofertę wspólną będą mieli obowiązek przedstawić Zamawiającemu kopię umowy regulującej współpracę tych wykonawców, zawierającą, co najmniej:

a) zobowiązanie do realizacji wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem realizację przedmiotu zamówienia,

b) określenie zakresu działania poszczególnych stron umowy,

c) czas obowiązywania umowy, który nie może być krótszy, niż okres obejmujący realizację zamówienia oraz czas trwania gwarancji jakości i rękojmi.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy, w szczególności w zakresie:

a) zmiany terminu realizacji umowy tj. skrócenie terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie dało się przewidzieć w chwili podpisania umowy, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, np. rozkazu wyższych przełożonych,

b) zmiany ilości osób oddelegowanych w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie dało się przewidzieć w chwili podpisania umowy, niezależne od stron,

c) wyeliminowania oczywistych błędów w umowie.

2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają pod rygorem nieważności, formy pisemnej.

3. Wszystkie postanowienia wymienione w ust. 1. w stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.