Zakup aparatów USG w ramach realizacji zadań: "Zakup USG na potrzeby Poradni Urologicznej" oraz "Zakup aparatu USG

Standardowo termin na złożenie ofert w przetargu nieograniczonym wynosi 35 dni (liczone od przesłania ogłoszenia o zamówieniu do publikacji UE). Jednakże art. 138 ust. 2 pkt 2 PZP dopuszcza skrócenie tego terminu – nawet do 15 dni – jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu jest uzasadnione. Przesłanka „pilnej potrzeby” jest klauzulą generalną i wymaga każdorazowego uzasadnienia w konkretnych okolicznościach. Ustawodawca nie stworzył zamkniętego katalogu sytuacji uzasadniających taki wyjątek, ale podkreśla, że jest to rozwiązanie o charakterze szczególnym i wyjątkowym (wentyl bezpieczeństwa). Przenosząc powyższe, na grunt naszej sytuacji kluczowe jest wykazanie, że konieczność pilnego udzielenia zamówienia – zakupu sprzętu medycznego – wynika z okoliczności niezależnych . Chodzi konkretnie o fakt, że dopiero niedawno Szpital powziął informację o przyznaniu dodatkowych środków dotacyjnych, które muszą zostać wydatkowane do dnia 30 listopada bieżącego roku. Jeżeli Szpital wykaże, że nie dysponował wcześniej tymi środkami ani wiedzą o ich przyznaniu, a tym samym przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wcześniej przewidzieć konieczności udzielenia zamówienia, wówczas spełnione są przesłanki legalnego skrócenia terminu składania ofert. Innymi słowy, należy udowodnić, że pilna potrzebaogłoszenia przetargu teraz (z krótszym terminem) wynika z późnej decyzji o dofinansowaniu, a nie z zaniedbania lub opieszałości zamawiającego. Krajowa Izba Odwoławcza podkreśla, że zamawiający musi wykazać, iż pilna potrzeba nie wynika z jego winy (w tym z braku należytej staranności). Przykładowo nie uzasadnia pilnej potrzeby sytuacja, gdy zamawiający sam zbyt późno wszczął postępowanie lub nie zapewnił sobie wystarczającego czasu na procedurę. Natomiast uzasadniona jest pilna potrzeba, gdy opóźnienie nie wynika z winy zamawiającego – np. gdy dotacja została przyznana tak późno, że mimo dołożenia starań nie jest możliwe przeprowadzenie pełnej procedury z ustawowym terminem. W takiej sytuacji przyjmuje się, że pilna potrzeba nie wynika z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, zatem spełniono ustawowe wymogi dla skrócenia terminu. Decyzja o skróceniu terminów postępowania i zawarciu umowy z tak surowym terminem wiąże się z pewnymi konsekwencjami:

1) Zamawiający musi sporządzić pisemne uzasadnienie pilnej potrzeby skrócenia terminu składania ofert (. Uzasadnienie to powinno jasno wykazać, dlaczego zastosowano tryb przyspieszony – w tym przypadku powołać się na późne przyznanie dotacji i niezbędność jej rozliczenia do dnia 30 listopada. Brak przekonującego uzasadnienia może skutkować zarzutami naruszenia PZP w razie kontroli lub odwołania.

2) Skrócenie terminu zwiększa ryzyko wniesienia odwołania przez potencjalnych wykonawców (np. zarzut, że mieli za mało czasu na przygotowanie ofert). KIO co prawda akceptuje przyspieszenie procedury w uzasadnionych wypadkach (jak konieczność wykorzystania dotacji), jednak każde odwołanie może wstrzymać podpisanie umowy. Organizacyjnie oznacza to, że ewentualne postępowanie odwoławcze może pokrzyżować plany terminowej realizacji zamówienia. Zamawiający powinien być przygotowany na szybką reakcję na odwołanie i obronę swojego stanowiska przed KIO, przedstawiając dowody na brak własnej winy w zaistniałej sytuacji.

3) Termin 15 dni na złożenie oferty (zamiast standardowych ~35) oznacza, że mniej wykonawców może zdążyć przygotować oferty. Zamawiający traci częściowo atut szerokiej konkurencji, co jest kosztem ubocznym przyspieszenia procedury.

4) Krótki termin składania ofert pociąga za sobą bardzo krótki czas na ocenę ofert, wybór wykonawcy i podpisanie umowy.