Sukcesywna dostawa oleju opałowego lekkiego dla potrzeb grupy jednostek organizacyjnych Powiatu Elbląskiego na rok 2027

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 oraz art. 14 ust. 1-2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) informuję, że:

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest Powiat Elbląski – Starostwo Powiatowe w Elblągu, ul. Saperów 14 A, 82-300 Elbląg, reprezentowany przez Starostę Elbląskiego, działający w imieniu własnym oraz na rzecz współzamawiających (Zespołu Szkół Ekonomicznych i Technicznych w Pasłęku, Domu Pomocy Społecznej „Krokus” we Władysławowie oraz Domu Pomocy Społecznej w Tolkmicku).

2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Inspektorem ochrony danych jest Pani Magdalena Federewicz, nr tel. 530 344 613, e-mail: mfederewicz.iod@powiat.elblag.pl.

3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

Dane osobowe będą przetwarzane w celach:

a) Oferenci i pełnomocnicy: przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne pt. „Sukcesywna dostawa oleju opałowego lekkiego dla potrzeb grupy jednostek organizacyjnych Powiatu Elbląskiego na rok 2027” – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych);

b) Osoby do kontaktu, realizacji zamówień i kierowcy cystern: prawidłowa realizacja, koordynacja, rozliczenie i nadzór nad wykonaniem umowy oraz zapewnienie bezpieczeństwa w placówkach docelowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnym wykonaniu umowy i weryfikacji osób wchodzących na teren jednostek).

4. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH

Przetwarzane są dane niezbędne do realizacji zamówienia i umowy: imię, nazwisko, stanowisko, służbowy telefon, e-mail, numer rejestracyjny pojazdu dostawczego oraz uprawnienia zawodowe (kierowcy).

5. ODBIORCY DANYCH

Dane mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa, dostawcom usług doradczych, pomocy prawnej i IT dla Administratora. Z uwagi na zasadę jawności postępowania o zamówienie publiczne, odbiorcami danych mogą być także uczestnicy postępowania i osoby przeglądające dokumentację przetargową.

6. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane będą przechowywane przez okres trwania postępowania oraz realizacji umowy, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa, w szczególności ustawę Prawo zamówień publicznych oraz przepisy o archiwizacji (instrukcji kancelaryjnej).

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);

• sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO);

• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 RODO);

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w stosunku do danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy przetwarzanie narusza RODO.

8. WYMÓG PODANIA DANYCH

• Dla wykonawców/pełnomocników składających ofertę podanie danych jest wymogiem ustawowym (Prawo zamówień publicznych); odmowa uniemożliwi udział w postępowaniu.

• Dla osób do kontaktu i kierowców podanie danych jest warunkiem niezbędnym do wykonania umowy.

9. PROFILOWANIE I PRZEKAZYWANIE DANYCH

Dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Nie będą również podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

Zamawiający informuje, że w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie art. 19 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2026 poz. 793), zastosowanie mają następujące ograniczenia i zasady szczególne wynikające z przepisów prawa:

1. Ograniczenie prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych (art. 16 RODO):

Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników (w tym złożonych ofert). Realizacja tego prawa nie może prowadzić do zmiany wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani do zmiany postanowień umowy w sposób niezgodny z ustawą Prawo zamówień publicznych.

2. Ograniczenie prawa do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO):

Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych nie wstrzymuje biegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, żądanie to nie ogranicza przetwarzania danych osobowych w tym postępowaniu do czasu jego zakończenia.

3. Wyłączenie prawa do sprzeciwu (art. 21 RODO):

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych nie przysługuje w zakresie danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze). W odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – m.in. kierowcy, osoby do kontaktu), wniesienie sprzeciwu pozostaje bez wpływu na czynności podjęte przez Zamawiającego przed jego otrzymaniem i nie może uniemożliwić prawidłowej realizacji oraz rozliczenia umowy.

4. Jawność danych a prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO):

Z uwagi na zasadę jawności postępowania o zamówienie publiczne (art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych) oraz ustawowy obowiązek archiwizacji dokumentacji przetargowej, osobom, których dane są przetwarzane w postępowaniu, nie przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych ("prawo do bycia zapomnianym") w zakresie, w jakim dane te są niezbędne do celów archiwalnych lub dochodzenia i obrony roszczeń.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju opałowego lekkiego w łącznej planowanej ilości 121.000 litrów w okresie: 12 miesięcy, począwszy: od 01.01.2027 r. Olej opałowy lekki Wykonawca będzie dostarczać do jednostek organizacyjnych Powiatu Elbląskiego z uwzględnieniem następujących ilości i miejsc dostawy:

1) 16 000 litrów do Domu Pomocy Społecznej w Tolkmicku, ul. Szpitalna 2, 82-340 Tolkmicko,

2) 15 000 litrów do Domu Pomocy Społecznej „Krokus” we Władysławowie, Władysławowo 4, 82-300 Elbląg,

3) 90 000 litrów do Zespołu Szkół Ekonomicznych i Technicznych w Pasłęku, ul. Wojska Polskiego 36, 14-400 Pasłęk. Standardy jakościowe przedmiotu zamówienia: Dostarczony olej opałowy lekki musi spełniać wszystkie standardy jakościowe według normy PN-C-96024:2020-12 „Przetwory naftowe. Oleje Opałowe” dla oleju opałowego lekkiego, w tym w szczególności w zakresie istotnych cech zawartych w poniższym zestawieniu: 1. Gęstość w temperaturze 15 stopni Celsjusza Max 860 kg/m3 2. Wartość opałowa Min 42,6 MJ/kg 3. Temperatura zapłonu Min powyżej 55 stopni Celsjusza 4. Lepkość kinematyczna w temperaturze 20 stopni Celsjusza Max 6,00 mm2/s 5. Skład frakcyjny: do temperatury 250 stopni Celsjusza destyluje (wyrażona ułamkiem objętościowym) Max < 65 %, do temperatury 350 stopni Celsjusza destyluje (wyrażona ułamkiem objętościowym) Min 85 % 6. Temperatura płynięcia Max - 20 stopni Celsjusza 7. Pozostałość po koksowaniu (wyrażona ułamkiem masowym) (z 10% pozostałości destylacyjnej wyrażonej ułamkiem objętościowym) Max 0,30 % 8. Zawartość siarki dla gatunku L-0 Max 50 mg/kg 9. Zawartość wody (wyrażona ułamkiem masowym) Max 0,020 % 10. Zawartość zanieczyszczeń stałych Max 24 mg/kg 11. Pozostałość po spopieleniu (wyrażona ułamkiem masowym) Max 0,010 % 12. Stabilność oksydacyjna Max 25 g/m3 13. Smarność, średnica śladu zużycia WSD w temperaturze 60 stopni Celsjusza *a Max 460 um 14. Zawartość estrów metylowych kwasów tłuszczowych (wyrażona ułamkiem objętościowym) *b Max 0,5 % *a Smarność należy oznaczać dla oleju opałowego o zawartości siarki poniżej 0,05% wyrażonej ułamkiem masowym *b Oleje opałowe lekkie mogą zawierać niewielką ilość estrów metylowych kwasów tłuszczowych jako zanieczyszczenia międzyproduktowe powstałe w łańcuchu logistycznym Przedmiot zamówienia obejmuje załadunek, transport oleju do miejsca przeznaczenia i rozładunek do miejsca przeznaczenia (wykaz punktów odbioru/płatników znajduje się w ust. 2.17 SWZ). Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest ustanowienie dynamicznego systemu zakupów. Dostawa oleju opałowego lekkiego będzie się odbywała na podstawie 3 umów podpisanych z dyrektorami jednostek organizacyjnych powiatu elbląskiego, o których mowa w rozdziale 1. pkt. 1.1. SWZ. Niezależnie od standardów jakościowych, odnoszących się do istotnych cech przedmiotu zamówienia określonych w pkt. 2.3. SWZ dostawa oleju opałowego lekkiego musi odpowiadać wymaganiom określonym w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1529). Dostawy wraz z tankowaniem zbiorników na olej opałowy odbywać się będą sukcesywnie po każdorazowym złożeniu zamówienia przez jednostki organizacyjne powiatu elbląskiego. Podpisane zamówienie może być dostarczone Wykonawcy mailem, Wykonawca będzie zobowiązany do potwierdzenia otrzymania zamówienia w takiej formie, w jakiej je otrzymał. Wykonawca wykona dostawę w terminie do 48 godzin od godziny otrzymania zamówienia w dniach i w godzinach pracy jednostek organizacyjnych powiatu elbląskiego, tj. od godz. 7.00 do godz. 15.00 (DPS „KROKUS” Władysławowo, ZS Ei T w Pasłęku), od godz. 7.30 do godz. 15.30 (DPS Tolkmicko). Zamówienia będą składane telefonicznie lub pocztą elektroniczną i będą określać każdorazowo ilość zamawianego oleju. Dostawa oleju odbywać się będzie pojazdem wyposażonym w legalizowany licznik tankowania, którego wskazania będą miernikiem dostarczonego oleju opałowego w obecności pracownika z danej jednostki organizacyjnej Powiatu Elbląskiego. Olej opałowy będzie dostarczany z zachowaniem wszystkich obowiązujących przepisów regulujących przewóz materiałów niebezpiecznych przez osoby posiadające niezbędne, wymagane przepisami, uprawnienia. Sukcesywne dostawy odbywać się będą na koszt i odpowiedzialność Wykonawcy. Wykonawca każdorazowo zobowiązany będzie do przedkładania certyfikatu jakości oleju opałowego. W przypadku dostarczenia oleju opałowego bez wymaganego certyfikatu Zamawiającemu (Odbiorcom) przysługuje prawo odmowy przyjęcia oleju opałowego. Ewentualne szkody powstałe z tego tytułu będą obciążały Wykonawcę. W przypadku wątpliwości, co do jakości oleju opałowego, Zamawiający (lub poszczególni odbiorcy) zleci wykonanie badania oleju w uprawnionym laboratorium. W razie stwierdzenia niezgodności z obowiązującymi normami, kosztami badania zostanie obciążony Wykonawca. W takiej sytuacji Wykonawca w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej pokryje również koszty związane z usunięciem awarii systemu ogrzewania zasilanego tym olejem oraz koszty związane z oczyszczaniem systemu grzewczego. Zamawiający, zgodnie z art. 433 pkt 4) ustawy PZP gwarantuje minimalną wielkość zamówienia w ilości 96 800 litrów w okresie trwania umowy. Orientacyjne wielkości jednorazowych dostaw oleju do poszczególnych odbiorców kształtować się będą następująco: - Dom Pomocy Społecznej w Tolkmicku DPS Tolkmicko, ul. Szpitalna 2, 82-340 Tolkmicko, min. 5 000 l – max. 12 000 l - Dom Pomocy Społecznej „Krokus” DPS „Krokus” Władysławowo 4, 82-300 Elbląg, min. 1 000 l – max. 4 000 l - Zespół Szkół Ekonomicznych i Technicznych w Pasłęku Zespół Szkół Ekonomicznych i Technicznych w Pasłęku, ul. Wojska Polskiego 36, 14-400 Pasłęk, min. 5 000 l – max. 16 000 l

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

- zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: warunek dotyczący tego zakresu nie został określony. - uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: spełnienie warunku należy potwierdzić aktualną koncesją na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, a w przypadku Wykonawców zagranicznych posiadanie aktualnej koncesji, zezwolenia, licencji lub dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w zakresie obrotu olejem opałowym lekkim;

- sytuacji ekonomicznej lub finansowej - warunek dotyczący tego zakresu nie został określony. - zdolności technicznej lub zawodowej - Wykonawca spełni ten warunek jeżeli wykaże, że wykonał lub wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - głównych dostaw wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli w Wykonawca wykaże w ww. wykazie dostawy oleju opałowego lekkiego, których łączna ilość jest nie mniejsza niż 60 000 litrów. Dostawy mogą być świadczone na rzecz jednego lub wielu Zamawiających. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły „spełnia - nie spełnia", w oparciu o informacje zawarte w podmiotowych środkach dowodowych.

Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania i spełnianiu warunków udziału, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego składane odrębnie przez:

- Wykonawcę, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ,

- każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia potwierdzające brak podstaw wykluczenia Wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ,

- w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3a do SWZ.

Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 9.6 i 9.7 SWZ.

Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1-6 oraz w art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy i art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, na wezwanie Zamawiającego, składa oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji stanowi załącznik nr 9 do SWZ. Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, w celu potwierdzenia braku wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1-6 oraz w art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy i art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, dotyczących podmiotu, na którego zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej polega Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, składa oświadczenie, o którym mowa wyżej, w niniejszym ustępie, tego podmiotu. Wzór oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania i spełnianiu warunków udziału, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego składane odrębnie przez:

- Wykonawcę, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ,

- każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia potwierdzające brak podstaw wykluczenia Wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ,

- w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2a do SWZ.

Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 9.6 i 9.7 SWZ.

Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez poszczególnych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kluczowych zadań zamówienia. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie w rozumieniu art. 58 ustawy PZP:

- ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Zamówienia i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania Umowy;

- muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia Umowy w sprawie niniejszego zamówienia, zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy PZP' - fakt ustanowienia pełnomocnika musi wynikać z załączonych do oferty dokumentów - wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem;

- pełnomocnictwo powinno jednoznacznie wskazywać jakiego postępowania dotyczy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, dane pełnomocnika, czynności jakie w postępowaniu ma prawo wykonywać pełnomocnik;

- przed zawarciem umowy, jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający może wezwać do przedstawienia kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, oświadczenia o braku podstaw wykluczenia musi złożyć każdy z Wykonawców, z kolei oświadczenie o spełnieniu warunków udziału przynajmniej jeden z nich. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Pełnomocnictwo musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej (opatrzone kwalifikowalnym podpisem elektronicznym) lub postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie z art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz. U. z 2026, poz. 614), które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy.