Zakup i montaż elektronicznego systemu wydawania kluczy I/ZUS Hrubieszów, I/ZUS Zamość

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewnionych przez

Platformę zakupową, umożliwiającą obsługę procesu udzielania zamówień publicznych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

2. W sytuacji awarii Platformy zakupowej lub niedostępności Platformy zakupowej, uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i

Zamawiającego poprzez Platformę zakupową, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres:

czp_bilgoraj@zus.pl (nie dotyczy składania ofert). Oferty składa się wyłącznie poprzez Platformę zakupową.

3. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy zakupowej na subdomenie Zamawiającego zus.ezamawiajacy.pl lub oneplace.marketplanet.pl.

4. Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony oneplace.marketplanet.pl , gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje wymagane zgody, klika polecenie „zarejestruj się”.

5. Rejestracja konta następuje poprzez kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie skontaktuje się telefonicznie – konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych; w związku z tym Zamawiający zaleca

Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej i rozpocząć składanie oferty z odpowiednim wyprzedzeniem.

6. Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.

7. Szczegółowa instrukcja dla Wykonawców dotycząca korzystania z Platformy zakupowej, w tym m.in. składania ofert, dostępna jest na Platformie zakupowej w zakładce „Baza Wiedzy”.

8. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy zakupowej, w tym również problemów technicznych, Wykonawca powinien kontaktować się z dostawcą Platformy zakupowej tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 07.00-17.00) lub e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

9. Zamawiający zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, dopuszcza przesyłanie danych we wszystkich formatach wymienionych w ww. rozporządzeniu, z zastrzeżeniem że rozmiar pojedynczego pliku nie może przekroczyć 2 GB, przy czym Zamawiający zaleca wykorzystywanie plików w formacie .pdf, doc, .docx., odt.

10. Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie zakupowej zostały określone w SWZ.

11. W zależności od formatu kwalifikowanego podpisu (PAd ES, XAd ES) i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) Wykonawca dołącza do Platformy zakupowej uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego jako:

11.1. dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES.

11.2. dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.

12. Wszystkie pliki składane do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy zakupowej muszą zostać podpisane właściwym podpisem elektronicznym poza Platformą zakupową (na własnym komputerze Wykonawcy). Złożenie podpisu elektronicznego w ramach potwierdzania składania oferty w Platformie zakupowej nie stanowi czynności podpisania, któregokolwiek ze składanych przez Wykonawcę plików.

1. W zamówieniach publicznych, Zamawiający jako administrator danych osobowych, obowiązany jest do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności: 1.1 wykonawcy będącego osobą fizyczną, 1.2 wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, 1.3 pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie), 1.4 członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK), 1.5 osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 zdnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE

L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

2.1 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest

Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa;

2.2 Zakład Ubezpieczeń

Społecznych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Może się Pani/Pan z nim kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych: 2.2.1 listownie na adres: Inspektor

Ochrony Danych, ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa, 2.2.2 przez e-mail: ODO@zus.pl, 2.2.3 za pośrednictwem PUE ZUS. 2.3

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego 030000.271.112.2025-ZAP prowadzonym w trybie podstawowym – bez negocjacji oraz w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy;

2.4 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;

2.5 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

2.6 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;

2.7 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

2.8 posiada Pani/Pan:

2.8.1 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2.8.2 na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

2.8.3 na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

2.8.4 prawo do wniesienia skargi do Prezesa

Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

2.9 nie przysługuje Pani/Panu:

2.9.1 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2.9.2 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

2.9.3 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Zgodnie z wytycznymi Urzędu Zamówień Publicznych, Wykonawca powinien złożyć stosowne oświadczenie. Treść oświadczenia została zawarta w pkt. 3.8 Formularza oferty, stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ.

Za ofertę najkorzystniejszą w zakresie każdej części zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:

1. Cena oferty brutto (KC) – waga 60%;

2. Okres gwarancji na dostarczone depozytory kluczy (Gw)– waga 40 %

Za ofertę najkorzystniejszą w zakresie każdej części zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:

1. Cena oferty brutto (KC) – waga 60%;

2. Okres gwarancji na dostarczone depozytory kluczy (Gw)– waga 40 %

1. Oświadczenie

Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024r. poz. 1616 z późn. zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, sporządzonego zgodnie z

Załącznikiem nr 5 do SWZ;

2. Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: art. 108 ust. 1 pkt 1 – 4 ustawy, art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy, art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na

Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025r. poz. 514.), zgodnie z Załącznikiem nr 6.2 do SWZ.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumentów dotyczących każdego z

Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia.

1. Formularz oferty wypełniony zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ.

2. Pełnomocnictwo w przypadku, gdy w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentacji nie wynika z dokumentów o których mowa w pkt 4.3.2.3. SWZ Pełnomocnictwo należy również załączyć w przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno zostać przedłożone wraz z ofertą.

2. Wypełniając dokumenty powołujące się na „Wykonawcę”; w miejscu „np. nazwa i adres Wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w miejscach przeznaczonych na podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy winien być złożony podpis ustanowionego pełnomocnika. Zamawiający uzna również za prawidłowe złożenie podpisów przez wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.