Usługi sprzątania pomieszczeń w budynkach Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.

Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa

Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”).

Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na

Platformie e-Zamówienia.

Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku (WUP) z siedzibą: ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk www.wupgdansk.praca.gov.pl e-mail: wup@wup.gdansk.pl tel. (58) 326-18-01; fax: (58) 326-48-94

Z Inspektorem Ochrony Danych może się Pani/Pan kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem na mocy RODO poprzez adres e-mail: iod@wup.gdansk.pl lub kierując korespondencję na adres administratora.

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• udziału w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, zawarcia i wykonania umowy, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na WUP określonego w przepisach prawa w związku z ustawą z dnia 11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako „ustawa Pzp”), ustawą z dnia 23.04.2009r. o finansach publicznych, ustawą z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej oraz ustawą z dnia 14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przewarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem.

Odbiorcy Pani/Pana danych osobowych:

• osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 74 ustawy z dnia 11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych oraz w zakresie stanowiącym informację publiczną, dane będą ujawnione każdemu zainteresowanemu taką informacją, zgodnie z treścią ustawy z dnia 06.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej,

• podmioty upoważnione przez administratora np. dostawcy usług pocztowych, kurierskich, informatycznych, organy kontrolne oraz innym podmiotom uprawnionym do ich odbioru zgodnie z przepisami prawa.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, czas realizacji umowy, a następnie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – tj. przez okres 10 lat,

• w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE lub z innych źródeł, okresy przechowywania dokumentacji wynikają dodatkowo z odpowiednich rozporządzeń/wytycznych/instrukcji dot. realizacji poszczególnych programów.

Przysługuje Pani/Panu prawo:

1) dostępu do swoich danych osobowych na podstawie art. 15 RODO,

2) prawo żądania sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, przy czym skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników,

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania.

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO prawo usunięcia danych osobowych,

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO,

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych art. 6 ust. 1 c) RODO.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług sprzątania (z użyciem sprzętu, środków i materiałów Wykonawcy) pomieszczeń Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku w dwóch budynkach zlokalizowanych w Gdańsku przy ulicy:

- Podwale Przedmiejskie 30,

- Żabi Kruk 16. w okresie: 01 stycznia 2026 r. - 31 grudnia 2026 r. Usługa niezbędna dla zapewnienia warunków BHP w pomieszczeniach Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1) Czynności codziennego sprzątania – sprzątanie wewnątrz budynku codziennie w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku (oprócz dni świątecznych i wolnych od pracy urzędu), obejmujące sprzątanie pomieszczeń ogólnych (korytarzy), pomieszczeń biurowych, sali konferencyjnej, toalet, zgodnie z charakterystyką danego obiektu zawartą w Załączniku nr 1 do SWZ.

2) Czynności sprzątania okresowego –zgodnie z charakterystyką danego obiektu zawartą w Załączniku nr 1 do SWZ. 2. Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia określono w Załączniku nr 1 do SWZ oraz we wzorze umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do SWZ. Podwykonawstwo:

1) Na podstawie art. 121 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań dotyczących usług niniejszego przedmiotu zamówienia w postaci codziennego sprzątania i utrzymania czystości w pomieszczeniach Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku.

2) Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom wyłącznie w zakresie następujących prac stanowiących część przedmiotu zamówienia:

a) mycie okien dwukrotnie w czasie trwania umowy (marzec/kwiecień, październik/listopad),

b) doczyszczanie i wykonywanie powłoki zabezpieczającej podłóg elastycznych (tarkett) raz w trakcie trwania umowy,

c) pranie krzeseł tapicerowanych oraz wykładzin podłogowych w miarę potrzeb zgłaszanych przez Zamawiającego wg wykazu raz w miesiącu.

3) Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał (jeżeli są już znani) nazwy tych podwykonawców.

4) Powierzenie części zamówienia do realizacji podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie umowy. Zamawiający nie podzielił zamówienia na części ponieważ ze względów ekonomicznych, technicznych oraz organizacyjnych usługa powinna być realizowana przez jednego Wykonawcę. Konieczność skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia mogłaby poważnie zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia. Ponadto podział zamówienia wiązałby się z nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia ze względu na powielenie kosztów operacyjnych wykonawców związanych pośrednio z realizacją zamówienia. Podzielenie zamówienia na części nie spowoduje, iż w zakresie poszczególnych części nastąpi rozszerzenie kręgu Wykonawców mogących ubiegać się o zamówienie. Zaleca się, aby Wykonawca przed złożeniem oferty dokonał wizji lokalnej w miejscach wykonywania usług w celu oceny warunków realizacji zamówienia oraz prawidłowego oszacowania kosztów usługi. Dokonanie wizji lokalnej jest możliwe od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 14:00 po uprzednim ustaleniu terminu z osobą uprawnioną do komunikowania się z wykonawcami wskazaną w rozdziale XIV pkt 1. SWZ). Przeprowadzenie wizji lokalnej nie jest wymogiem złożenia oferty w niniejszym postępowaniu.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów:

Kryterium oceny Waga kryterium

Cena brutto wykonania zamówienia (PC) - 100%

Przez kryterium „Cena brutto wykonania zamówienia (PC)” Zamawiający rozumie całkowity koszt brutto realizacji całości zamówienia wyrażony w PLN.

Do oceny Zamawiający przyjmuje cenę brutto wpisaną przez Wykonawcę do Formularza oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. Zaoferowana cena musi uwzględniać koszty wykonania wszystkich prac i czynności związanych z realizacją zmówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz w ofercie Wykonawcy.

Punkty za kryterium „cena brutto wykonania zamówienia (PC) zostaną obliczone wg następującego wzoru:

cena brutto oferty najtańszej

PC = --------------------------------------- x 100 % x 100 cena brutto oferty badanej

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający przy zaokrąglaniu wyników działań do części setnych (do dwóch miejsc po przecinku) będzie posługiwał się poniższą zasadą:

- jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 0, 1, 2, 3 lub 4 to należy ją pominąć,

- jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 5, 6, 7, 8 lub 9 to wynik zaokrąglamy w górę.

1. O udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez zamawiającego.

2. Zamawiający wymaga spełnienia warunku udziału w postępowaniu, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w postaci niezbędnego doświadczenia przez Wykonawcę do realizacji zamówienia: Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w niniejszym postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje) należycie co najmniej jedną (1) usługę sprzątania w budynku użyteczności publicznej , związanej ze sprzątaniem pomieszczeń biurowych, łazienek oraz ciągów komunikacyjnych, o łącznej powierzchni sprzątanej nie mniejszej niż 1500 m2, przy czym usługa powinna być świadczona przez nieprzerwany okres co najmniej 12 miesięcy w ramach jednego kontraktu. Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. X pkt 1 ppkt 1) lit. a) SWZ (wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 5 do SWZ).

3. Zamawiający wymaga spełnienia warunku udziału w postępowaniu, w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej w postaci posiadania przez Wykonawcę odpowiedniego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej: Zamawiający wymaga posiadania przez Wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w wysokości minimum 200 000,00 zł brutto. Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. X pkt 1 ppkt 1) lit. b) SWZ.

1. Zamawiający żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, tym samym:

1) Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących oświadczeń lub dokumentów:

a) wykaz usług - na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w rozdz. VIII pkt 2) SWZ - w celu wykazania, że Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w niniejszym postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje) należycie co najmniej jedną (1) usługę sprzątania w budynku użyteczności publicznej związanej ze sprzątaniem pomieszczeń biurowych, łazienek oraz ciągów komunikacyjnych o łącznej powierzchni sprzątanej nie mniejszej niż 1500 m², przy czym usługa powinna być świadczona przez nieprzerwany okres co najmniej 12 miesięcy w ramach jednego kontraktu, wraz z podaniem jej przedmiotu, dat wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana lub jest wykonywana (wg wzoru wskazanego w Załączniku nr 5 do SWZ) oraz załączeniem dowodów określających, czy ta usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są:

− referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane;

− jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy, które potwierdzi spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu.

Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa w pkt 1 ppkt 1) lit a), dotyczy tylko tych usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

b) na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w rozdz. VIII pkt 3 SWZ - kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w wysokości minimum 200 000,00 zł brutto wraz z potwierdzeniem opłacenia wymagalnej składki.

1. Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej Umowy w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, tj. spowodowanych:

1) zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów - w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień Umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego,

2) siłą wyższą - rozumianą jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W razie wystąpienia siły wyższej Strony Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałego na skutek działania siły wyższej.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości metrów do sprzątania i w związku z tym wynagrodzenia Wykonawcy, w przypadku: wystąpienia prac remontowych, inwestycyjnych, zmian organizacyjnych u Zamawiającego, wyłączenia pomieszczeń (budynków) z eksploatacji. Zamawiający może zmniejszyć zakres świadczonych usług o maksymalnie 20 %.

3. Zmniejszenie wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 2 nastąpi proporcjonalnie do okresu wyłączenia wykonywania usługi oraz zmniejszenia zakresu umowy. Wynagrodzenie w tym przypadku zostanie wyliczone w oparciu o zryczałtowaną powierzchnię określoną dla każdej z lokalizacji, której ewentualna zmiana będzie dotyczyć.

4. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o wystąpieniu okoliczności wskazanych w ust. 2 z miesięcznym wyprzedzeniem.

5. Zamawiający zastrzega sobie częściowe zmiany w stosunku do opisu poszczególnych budynków np. przeznaczenia pomieszczeń, ilości przyborów sanitarnych, liczby koszy na śmieci, rodzaju nawierzchni i podobnych wynikających z remontów oraz przeprowadzek. Powyższe działania nie spowodują zmiany powierzchni do sprzątania. W takich przypadkach cena oferty nie ulegnie zmianie, a umowa nie będzie wymagać sporządzenia aneksu. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zmianach z 2 dniowym wyprzedzeniem.

6. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień umowy w zakresie uregulowanym w art. 455 ustawy pzp.