Świadczenie usługi sprzątania pomieszczeń w budynku Gdańskiego Teatru Szekspirowskiego w Gdańsku przy ul. Wojciecha Bogusławskiego 1 oraz utrzymanie czystości przyległego terenu zewnętrznego

1. Postępowanie prowadzone jest w formie i postaci elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl („Platforma”) pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1201044

2. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy oraz poczty elektronicznej: biuro@bozp.com.pl.

Link do postępowania dostępny jest na stronie operatora platformazakupowa.pl oraz stronie internetowej zamawiającego w BIP

1. W zakresie pytań technicznych związanych z działaniem systemu (Platformy) - kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformazakupowa.pl pod numer 22 1010202, cwk@platformazakupowa.pl .

2. Wymagania techniczne i organizacyjne opisane zostały w Regulaminie platformazakupowa.pl (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin )

3. Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

1) przeglądarka internetowa Internet Explorer, Chrome i Fire Fox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka

Javascript, akceptująca pliki typu „cookies”

2) łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s

3) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

4) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf

4. Limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty - do 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej wielkości 150 MB.

W przypadku większych plików zaleca się skorzystać z instrukcji pakowania plików:

https://docs.google.com/document/d/1kdC7je8RNO5FSk_N0NY7nv1Xj1WYJza-CmXvYH8evhk/edit

5. Instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert przy użyciu Platformy znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

6. Ofertę oraz oświadczenia, z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (t.j. w postaci elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Do zachowania elektronicznej formy oferty i oświadczenia wystarcza ich złożenie w postaci elektronicznej i opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, w którym prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego w e dowodzie.

7. Formaty plików:

1) Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady

Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

8. Składanie oświadczeń, zawiadomień oraz przekazywanie informacji, innych niż oferta i oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem dedykowanego formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, dostępnego na https://platformazakupowa.pl/transakcja/1201044, lub pocztą elektroniczną na adres:

biuro@bozp.com.pl.

9. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy lub poczty elektronicznej. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert

Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy do konkretnego wykonawcy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach niniejszego postępowania jest Gdański Teatr Szekspirowski, ul. Wojciecha Bogusławskiego 1, 80-818 Gdańsk, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: Anna Austen – Palicka, iod@teatrszekspirowski.pl

2) pozyskane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia;

3) odbiorcami pozyskanych danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie składanych przez zamawiającego sprawozdań, Prezes Krajowej Izby Odwoławczej – w przypadku wniesienia odwołania, właściwy sąd okręgowy w przypadku wniesienia skargi, a także odbiorcy, którzy będą mieli dostęp do opublikowanego ogłoszenia o udzieleniu zamówienia – w przypadku, gdy przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone osobie fizycznej;

4) pozyskane dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

5) obowiązek podania przez wykonawców danych osobowych bezpośrednio ich dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;

6) w odniesieniu do pozyskanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7) wykonawcy, których dane pozyska Zamawiający, posiadają następujące uprawnienia:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących, przy czym Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowania żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania ich danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, ani nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia danego postępowania prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO;

Skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

Nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania

Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania dostępu do danych osobowych, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

Żądanie ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia danego postępowania.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi sprzątania pomieszczeń w budynku Gdańskiego Teatru Szekspirowskiego w Gdańsku (80-818), ul. Wojciecha Bogusławskiego nr 1 oraz utrzymanie czystości przyległego terenu zewnętrznego.

2. Pełen zakres zamówienia obejmuje świadczenie usługi z następującą częstotliwością:

1) grupa pomieszczeń I – codziennie:

a) biura (197,9 m2),

b) hol główny, wiatrołapy (169,3 m2)

c) kasa (9m2),

d) toalety (160m2),

e) ciągi komunikacyjne w części administracyjnej budynku (korytarze, klatki schodowe, windy) (60,5m2)

f) zaplecze socjalne pracowników technicznych, ochrony i Biura Obsługi Widza (68,4 m2)

g) ciągi komunikacyjne pomiędzy częścią administracyjną i częścią teatralną budynku (klatka schodowa, windy) (75,6m2),

h) wejścia do teatru i dziedzińce (408,8m2),

i) ciągi komunikacyjne piesze wokół teatru (607m2),

j) tarasy zewnętrzne wraz z komunikacją (338,2m2),

k) miejsca parkingowe (196m2),

l) Klub Widza i Aktora - Green Room wraz z zapleczem kuchennym (67,1m2).

2) grupa pomieszczeń II – każdorazowo po zakończeniu wydarzenia odbywającego się w teatrze i uzupełniająco przed rozpoczęciem następnego (zgodnie z harmonogramem wydarzeń, średnio w miesiącu planuje się ok. 15 wydarzeń)

a) widownia, galerie wokół widowni - trzy poziomy (662,3m2),

b) scena główna (156,8m2),

d) zascenie (140m2),

e) charakteryzatornie (42m2),

f) sala konferencyjna (foyer drewniane) (86m2),

g) garderoby (144m2),

h) szatnia (176,3m2),

i) ciągi komunikacyjne w części teatralnej budynku (korytarze, klatki schodowe, windy) (591m2),

j) dziedzińce – każdorazowo po zakończeniu wydarzenia i uzupełniająco przed rozpoczęciem następnego (912,1m2),

k) czyszczenie wycieraczek zewnętrznych przy wejściach do budynku (5m2),

l) strefa archeo – wystawiennicza i gastronomiczna (288,1m2)

m) scena magazyn oraz ciągi komunikacyjne do sceny magazyn (331,4m2)

n) taras na poziomie +6 oraz ciągi komunikacyjne na taras (720m2)

3) grupa pomieszczeń III - raz na kwartał:

a) ciągi komunikacyjne na poziomie -5,00 m,

b) garaż (685,7 m²),

c) doczyszczanie posadzek w toaletach i pomieszczeniach socjalnych,

d) ciągi komunikacyjne w murach (klatki schodowe korytarze ewakuacyjne),

e) taras i ciągi komunikacyjne na murach łącznie z odkurzaniem i doczyszczaniem balustrad,

f) mycie okien z odkurzaniem rolet (okna – 200 m2 - obmiar od strony elewacji, okna skrzynkowe podwójne)

g) garaż - mycie maszynowe na mokro, doczyszczanie, usuwanie plam olejowych, itp h) mycie bram wejściowych zamontowanych w murach, bramy do garażu, bramy rolowanej na zascenie oraz wszystkich drzwi zewnętrznych (115 m2),

i) doczyszczanie, usuwanie plam olejowych, itp. na miejscach parkingowych usytuowanych na działce GTS wzdłuż budynku od strony ul. Wojciecha Bogusławskiego,

j) czyszczenie kratek, nawiewników i wywiewników wentylacyjnych,

k) czyszczenie kratek odpływu wody na dziedzińcach, ciągach komunikacyjnych na murach oraz pokryw studzienek burzowych usytuowanych przy wejściach do teatru oraz na dziedzińcach,

l) usuwanie zabrudzeń typu: farba, błoto, kurz, wykwity, plamy po ptasich odchodach na elewacji budynku oraz zewnętrznych ciągach komunikacyjnych i dziedzińcach,

4) teren zewnętrzny: - prace realizowane na bieżąco w zależności od potrzeb i sytuacji a) Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzania raz w roku kompleksowego czyszczenia elewacji budynku oraz zewnętrznych ciągów komunikacyjnych i pieszych z porostów, mchu, wykwitów i innych zabrudzeń. Prace należy wykonywać z zastosowaniem odpowiednich środków i metod czyszczenia, gwarantujących skuteczność oraz bezpieczeństwo dla czyszczonych powierzchni. Wysolenia są usuwane poprzez fizyczne zmywanie ich z murów przy użyciu wody pod ciśnieniem, zgodnie z zaleceniami producenta cegieł oraz wykonawcy elewacji. Wykwity należy usuwać z powierzchni około 200m2. Ponadto, w trakcie trwania umowy Wykonawca jest zobowiązany do bieżącego, punktowego doczyszczania elewacji i ciągów komunikacyjnych w miejscach, gdzie pojawią się zanieczyszczenia, wykwity lub naloty, tak aby utrzymać estetyczny wygląd obiektu przez cały okres obowiązywania umowy. Terminy i zakres takich prac będą uzgadniane z Zamawiającym,

b) skuteczne odśnieżanie, odladzanie i posypywanie ciągów komunikacyjnych i wejść do budynku - na bieżąco w zależności od potrzeb - przy zapewnieniu odpowiedniej ilości pracowników,

c) odśnieżanie dachów płaskich (1.500 m2 tarasu nad częścią administracyjną budynku) i pryzmowanie śniegu w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym,

d) wywożenie zalegającego śniegu z dziedzińców, miejsc parkingowych, ciągów komunikacyjnych – na bieżąco.

e) śmietnik

Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą na podstawie następujących kryteriów:

1) cena – 60%

2) doświadczenie koordynatora – 35%

3) czas reakcji – 5%

Zamawiający określa następujące minimalne warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: 1) Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej 2 usługi sprzątania w budynkach użytkowanych przez instytucje publiczne („instytucje publiczne” w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2024, poz. 1557), z których każda:

- trwała nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy,

- osiągnęła wartość co najmniej 400.000,00 zł brutto w skali 12 miesięcy,

- była wykonywana w budynku o powierzchni użytkowej co najmniej 5 000 m2 2) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia następujące osoby:

a) co najmniej 5 (pięć) osób, do bieżącego utrzymania czystości, z których każda posiada co najmniej roczne doświadczenie w wykonywaniu usług sprzątania w budynkach użyteczności publicznej,

b) co najmniej jedną osobę koordynatora (kierownika ekipy) pełniącą nadzór nad osobami, o których mowa powyżej (lit. a), odpowiedzialną za koordynację, kontrolę jakości usług i kontakty z Zamawiającym, posiadającą co najmniej dwuletnie doświadczenie w pracy koordynatora usługi sprzątania. Osoba koordynatora nie może być wyznaczona spośród osób wymienionych powyżej w lit. a. 3. Zamawiający określa następujące minimalne warunki udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, o wartości minimum 500.000,00 zł.

1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat (liczonych wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (według wzoru na załączniku nr 4 do SWZ);

Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz o którym mowa powyżej, dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył;

2) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

(według wzoru na załączniku nr 5 do SWZ);

3) dokumenty potwierdzające, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian Umowy, w następujących przypadkach i zakresie:

1) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, norm, wytycznych, zaleceń służb sanitarnych lub porządkowych, mających wpływ na warunki lub wykonywanie Umowy – zmiany będą dokonane w zakresie w jakim konieczne będzie dostosowanie dotychczasowych rozwiązań do nowych regulacji prawnych lub zaleceń;

2) z powodu wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy (nowych i nadal trwających); takich jak: epidemie, akty terroru, wojny wypowiedziane i niewypowiedziane, blokady, powstania, zamieszki, osunięcia gruntu, trzęsienia ziemi, powodzie, wybuchy i inne podobne zdarzenia poza kontrolą którejkolwiek ze Stron i którym żadna ze stron nie mogła zapobiec, przy czym zmiany mogą być dokonane w zakresie:

a) zmiany terminu realizacji Umowy o okres nie dłuższy, niż okres wystąpienia zdarzenia i ewentualnego usuwania jego skutków,

b) zakresu czynności Wykonawcy w stopniu nie wykraczającym poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SWZ, jeżeli wskutek siły wyższej konieczna będzie np. zmiana zakresu czynności lub wykonanie dodatkowych czynności związanych z usuwaniem skutków zdarzenia,

c) zawieszenia realizacji umowy,

d) wysokości wynagrodzenia Wykonawcy,

e) warunków płatności;

3) z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w zakresie zmiany terminu realizacji zamówienia – np. przedłużających się procedur przetargowych i administracyjnych, mających wpływ na terminy umowne, opóźnienia Zamawiającego w podpisaniu Umowy, zawieszenia wykonywania umowy lub jej części przez Zamawiającego, o okres nie dłuższy niż okres opóźnienia lub zawieszenia;

4) w przypadku wystąpienia konieczności wykonania przedmiotu zamówienia w sposób inny niż przyjęto w SWZ, w szczególności z zastosowaniem innych technik, materiałów lub środków;

5) w przypadku zaistnienia innych przeszkód uniemożliwiających zastosowanie przyjętych w SWZ lub Ofercie rozwiązań, niezależnych od Wykonawcy w zakresie zmiany czynności Wykonawcy;

6) w przypadku zmiany zakresu przedmiotu Umowy - w zakresie zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, warunków płatności; w oparciu o stawki miesięczne i dzienne ustalone w załączniku nr 1 7) zmiany osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia na inne osoby spełniające wymagania określone w SWZ i w § 6 ust. 3 Umowy. Zmiany, o których mowa powyżej dotyczyć mogą w szczególności zmiany zakresu i sposobu wykonania Umowy, wysokości wynagrodzenia Wykonawcy i warunków płatności. Wskazane przesłanki do zmiany Umowy stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę, nie stanowią natomiast zobowiązania Zamawiającego do dokonania takiej zmiany. Strona występująca o zmianę postanowień zawartej Umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej. Warunkiem dokonania zmian postanowień Umowy jest zgoda obu Stron wyrażona na piśmie pod rygorem nieważności takiej zmiany w formie aneksu do Umowy.