Dzień Zdrowia dla pracowników w ramach projektu „Eliminowanie czynników zagrażających zdrowiu w miejscu pracy i poprawa ergonomii pracy w Starostwie Powiatowym w Pile

1. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między zamawiającym a wykonawcami (w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje) odbywała się w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

2. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

3. Zalecenia:

1) formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z “OBWIESZCZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”;

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;

3) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7 Z ;

4) wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie;

5) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB;

6) ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES;

7) pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym;

8) Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików;

9) Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty;

10) zaleca się, aby komunikacja z wykonawcami odbywała się tylko na Platformie za pośrednictwem formularza “Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem adresu email;

11) osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji;

12) ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków;

13) podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1;

14) jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików;

15) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu;

16) Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

4. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały określone w pkt 10 SWZ.

W związku z realizacją wymogów art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administrator danych: Administratorem danych osobowych jest Starosta Pilski z siedzibą przy alei Niepodległości 33/35, 64-920 Piła;

2) Inspektor Ochrony Danych: W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną iod@powiat.pila.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych;

3) cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora ustawą z dnia 11 września 2019 r. Pzp, tj. w celu prowadzenia zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy;

4) odbiorcy Danych osobowych: Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe;

5) okres przechowywania danych osobowych: Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz nie krócej niż przez okres przewidywany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

6) prawa osób, których dane dotyczą:

posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

- w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych - prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie;

nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie;

8) informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach nie podania danych osobowych: Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; w przypadku niepodania danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania ustawowego, co może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

9) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja Dnia Zdrowia dla pracowników Starostwa Powiatowego w Pile: „Wellbeingowy dzień zdrowia”, w ramach zadania: Tematyczne Dni Zdrowia dla pracowników.

2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn. „Eliminowanie czynników zagrażających zdrowiu w miejscu pracy i poprawa ergonomii pracy w Starostwie Powiatowym w Pile” dofinansowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 (FEW) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), Priorytet: FEWP.06 Fundusze europejskie dla Wielkopolski o silniejszym wymiarze społecznym; Działanie 06.04 Wsparcie pracowników i pracodawców.

3. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3 do SWZ.

4. Zamawiający określa wymagania, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp. Zamawiający na podstawie art. 95 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia: czynności techniczne i organizacyjne związane z organizacją Dnia zdrowia (nie dotyczy osobistego wykonywania czynności przez Wykonawcę lub podwykonawcę) – wykonywane przez koordynatora – osobę zatrudnioną przez Wykonawcę (lub podwykonawcę, jeżeli Wykonawca powierza wykonanie części zamówienia podwykonawcy) na podstawie umowy o pracę w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878 i 1222). Powyższe wymogi nie dotyczą osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących (w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) wykonujących osobiście usługę. Sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób oraz uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę powyższych wymagań oraz sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań określone zostały w Załączniku nr 6 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

5. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

6. Zamawiający nie wymaga przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej.

7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania.

Podmiotowe środki dowodowe jakie składa Wykonawca na wezwanie Zamawiającego, potwierdzające spełnianie warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 6.2. ppkt 4 SWZ dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej:

wykaz osób (Załącznik nr 4 do SWZ) skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

1) formularz OFERTA – Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Wykaz doświadczenia osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia – Załącznik nr 5 do SWZ;

3) Pełnomocnictwo – jeżeli zostało udzielone

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt. 8.1. SWZ składa każdy z wykonawców.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółki cywilnej) dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy.

4. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający przed zawarciem umowy zażąda kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności określonych w art. 455 ust. 1 i 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

2. Strony dopuszczają zmianę umowy w zakresie zmiany terminu wykonania umowy:

1) wskutek okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy, niezależnych od Wykonawcy, o czas wynikający z tych okoliczności,

2) wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z jej postanowieniami.

3. Warunkiem wprowadzenia zmiany umowy jest złożenie przez Wykonawcę pisemnego wniosku o dokonanie takiej zmiany zawierającego szczegółowe uzasadnienie.

4. Zmiana postanowień umowy może być dokonana tylko w formie pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.