Świadczenie usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Krakowie w 2026 i 2027 roku.

1) W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcami, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy zakupowej (dalej „platforma”) Zamawiającego pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/powiat.krakow Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, powinny być przekazywane w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

2) Powyższe oznacza, że wszelka korespondencja przekazywana Zamawiającemu w inny sposób, tj. listownie, za pośrednictwem adresu e-mail będzie uznana za nieskuteczną i nie będzie rozpatrywana.

3) Komunikacja za pośrednictwem platformy zakupowej wymaga założenia konta użytkownika. W celu założenia konta użytkownika, konieczne jest posiadanie przez Użytkownika (Wykonawcę) aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail). Korzystanie z platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

4) Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

5) Wykonawca niezalogowany korzystający z “Wyślij wiadomość zamawiającego”, po kliknięciu przycisku Wyślij, otrzyma na adres mailowy, podany w polu Twój adres e-mail, wiadomość mailową zawierającą kod uwierzytelniający. Kod należy wpisać w polu Kod Uwierzytelniający, a następnie potwierdzić przyciskiem Wyślij. Następnie Wykonawca otrzyma potwierdzenie wysłania wiadomości.

Kod uwierzytelniający jest aktywny przez 30 minut od wygenerowania lub do momentu wygenerowania kolejnego kodu.

6) Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.

7) Wykonawca ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości przesłanych przez zamawiającego bezpośrednio na platformazakupowa.pl, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

8) Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej opisane zostały w Regulaminie korzystania przesyłania dokumentów dostępnych pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/regulamin oraz Instrukcji dostępnej na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje-wykonawca

1) Dane osobowe w Starostwie Powiatowym w Krakowie są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Unii Europejskiej, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO” i przepisami krajowymi z zakresu ochrony danych osobowych.

2) Administratorem Danych Osobowych jest Powiat Krakowski z siedzibą w Krakowie, Al. Słowackiego 20, 30-037 Kraków, tel. 12-633-49-06, adres e-mail: zarzad@powiat.krakow.pl

3) Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się telefonicznie pod numerem (12) 39-79-509 lub wysyłając informację na adres e-mail iod@powiat.krakow.pl

4) Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Krakowie w 2026 i 2027 roku”, prowadzonym w trybie podstawowym.

5) Podstawą prawną ich przetwarzania jest Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz następujące przepisy prawa:

1) ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320),

2) rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415),

3) rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2020 r., poz. 2434),

4) rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2439),

5) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz. U. z 2020 r. poz. 2453),

6) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r., poz. 164).

6) Odbiorcami danych, czyli podmiotami którym dane osobowe będą ujawnione będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania

7) Dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, a następnie przez okres 5 lat w Archiwum Zakładowym Starostwa Powiatowego w Krakowie zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt dla danej grupy archiwalnej zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

8) W przypadkach określonych przepisami prawa osobie, której dane są przetwarzane przysługują niżej wymienione uprawnienia:

1) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,

2) prawo do sprostowania (poprawienia) danych osobowych w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne, przy czym skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

3) prawo do ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), przy czym w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

4) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem prawa, w tym przepisów RODO.

9) Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w sytuacji, gdy podstawę przetwarzania danych stanowi przepis prawa lub zawierana między stronami umowa. W takim przypadku niepodanie danych osobowych uniemożliwi realizację czynności lub usługi, bądź zawarcie umowy.

10) Przy przetwarzaniu danych osobowych Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania.

11) Zgodnie z treścią art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320) Administrator udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Zamawiającego w latach 2026-2027, w tym:

1) usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek we wszystkich kategoriach wagowych (przesyłek listowych, paczek pocztowych, przesyłek kurierskich),

2) doręczanie zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO) i zwrot do Zamawiającego rejestrowanych przesyłek pocztowych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy,

3) odbiór przesyłek z budynków Zamawiającego:

a) Starostwo Powiatowe w Krakowie, al. Słowackiego 20, 30-037 Kraków,

b) Filii Starostwa Powiatowego w Krakowie, , ul. Zapole 2, 32-086 Węgrzce,

c) Filii Starostwa Powiatowego w Krakowie, ul. Mikołaja Kopernika 13, 32-050 Skawina, i dostarczenie ich do placówek/ki nadawczo-oddawczych/czej Wykonawcy.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w projekcie umowy (stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ) oraz w opisie przedmiotu zamówienia (stanowiącym załącznik nr 1 do projektu umowy).

1. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z opcji.

2. Opcja dotyczy możliwości zwiększenia wartości zamówienia o nie więcej niż 10% ceny całkowitej. Zamawiający skorzysta z opcji jedynie w przypadku, gdy w trakcie obowiązywania umowy zajdzie potrzeba rozszerzenia zakresu zamówienia, tj. zwiększenia ilości przesyłek danego rodzaju, określonych w załączniku nr 1a do umowy lub w przypadku wystąpienia czynników, których nie można było przewidzieć lub niezależnych od Zamawiającego, które mogłyby w znaczący sposób zakłócić lub uniemożliwić realizowanie przez Zamawiającego zadań, a skorzystanie z opcji zagwarantuje ciągłość świadczenia przedmiotowej usługi.

3. Uruchomienie opcji nastąpi po wyczerpaniu środków finansowych w zamówieniu podstawowym i jest uprawnieniem Zamawiającego, a nie jego zobowiązaniem. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z opcji lub skorzystania z opcji jedynie w części, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu.

4. Ostateczna ilość świadczonych usług wykonanych w ramach opcji, będzie uzależniona od bieżących potrzeb Zamawiającego i posiadanych przez niego na ten cel środków finansowych.

1) Oferty będą oceniane zgodnie z następującymi kryteriami:

a) Cena brutto wykonania zamówienia w złotych – 60%

b) Wsparcie techniczne – 40 %.

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1) Warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej zostanie spełniony jeśli Wykonawca wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności gospodarczej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.),

2) warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że:

a) dysponuje lub będzie dysponował co najmniej jedną placówką pocztową na terenie każdej gminy powiatu krakowskiego, w której będzie możliwość odbioru przesyłek awizowanych, w dniach i godzinach urzędowania określonych w opisie przedmiotu zamówienia,

b) w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) należycie wykonał co najmniej dwie usługi o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł brutto (słownie: jeden milion 00/100 zł), polegające na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych, ich ewentualnych zwrotów, zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe oraz świadczenie usług odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego.

1) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1689 z późn. zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Oświadczenie należy złożyć według wzoru, stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ.

UWAGA: Nie będzie wymagane złożenie powyższego oświadczenia w przypadku, gdy w postępowaniu zostanie złożona tylko jedna oferta.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:

1) aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe,

2) wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 7 do SWZ,

3) wykaz placówek pocztowych na terenie gmin powiatu krakowskiego, w których będzie możliwość odbioru przesyłek awizowanych, w dniach i godzinach urzędowania określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Wzór stanowi załącznik nr 8 do SWZ. (powyższy wykaz stanowi jednocześnie załącznik nr 8 do projektu umowy)

1) Do formularza oferty należy załączyć:

a) oświadczenia, o których mowa w rozdziale 8 ust. 1 – stanowiące załącznik nr 2 i nr 3 do SWZ,

b) jeżeli dotyczy - oświadczenie, o którym mowa w rozdziale 8 ust 2 – stanowiące załącznik nr 4 do SWZ – w przypadku polegania na podmiotach udostępniających zasoby.

c) jeżeli dotyczy - zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w rozdziale 8 ust. 2 SWZ. Dokument w postaci elektronicznej winien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lub zaufanym lub osobistym) przez podmiot udostępniający zasoby. W przypadku zobowiązania sporządzonego w postaci papierowej poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania dokumentu (np. skan) dokonuje wykonawca (podpisem kwalifikowanym lub zaufanym lub osobistym). – dokument składany wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 A do SWZ.

d) jeżeli dotyczy - pełnomocnictwo, o którym mowa w rozdziale 8 ust. 15 SWZ. Pełnomocnictwo to wymaga zachowania postaci elektronicznej (lub cyfrowego odwzorowania dokumentu w postaci papierowej – np. skan) podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lub zaufanym lub osobistym) przez mocodawcę.

e) jeżeli dotyczy - oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w rozdz. 7 ust. 8 pkt. 3) – stanowiące załącznik nr 5 do SWZ.

Wspólne ubieganie się przez Wykonawców o udzielenie zamówienia:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach zawartych w art. 58 ustawy.

2) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

3) W przypadku, o którym mowa powyżej wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi zał. nr 5 do SWZ.

4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna), wskazane wyżej warunki udziału w postępowaniu mogą spełniać łącznie, z zastrzeżeniem, że warunek, o którym mowa w ust. 2 pkt. 1) KAŻDY z wykonawców wspólnie ubiegających o udzielenie zamówienia musi spełniać SAMODZIELNIE.

5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania.

6) Pełnomocnik, o którym mowa powyżej, pozostaje w kontakcie z zamawiającym w toku postępowania i do niego Zamawiający kieruje informacje, korespondencję itp. Wszelkie oświadczenia pełnomocnika zamawiający uzna za wiążące dla wszystkich wykonawców składających ofertę wspólną.

7) Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w więcej niż jednej grupie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

8) Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, zamawiający żąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego przedłożenia umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

9) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w §12 projektu umowy.

2) Zmiana umowy wymaga dla swej ważności zachowania formy pisemnej.