Wdrożenie elektronicznego obiegu wybranych dokumentów w systemie XPrimer wraz z dostawą dodatkowych licencji użytkowników oraz licencji modułu XPrimer.KSeF

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym, a Wykonawcą, , odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020r. poz. 344).

2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf,.doc, .docx, .odt . Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale VIII SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym .

3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną poprzez Platformę, dostępną pod adresem: platformazakupowa.pl

Szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne w zakresie komunikacji między Zamawiającym a Wykonawcą zostały zawarte w Rozdziale XII SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów zapotrzebowania i faktury z uwzględnieniem budżetów oraz pobieraniem faktur z systemu KSe F w ramach systemu XPrimer oraz zwiększeniem licencji użytkowników jednoczesnego dostępu z 15 do 30 sztuk i dostarczeniem licencji modułu XPRIMER. KSe F.

2. Szczegółowe warunki realizacji usługi zostały zawarte w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ oraz w Projekcie Umowy przedstawionym w załączniku nr 4 do SWZ.

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

72266000-7 - Usługi doradcze w zakresie oprogramowania

79632000-3 - Szkolenie pracowników

1. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w zakresie wskazanym w art. 455 ust.1 ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz w następujących okolicznościach:

a) zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę nastąpi konieczność zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy, po zaproponowaniu przez Wykonawcę i zaakceptowaniu przez Zamawiającego nowego terminu realizacji przedmiotu umowy. Zmiana nie może spowodować zmiany ceny wynikającej z oferty Wykonawcy. Zmiana może dotyczyć terminu wykonania umowy bez naliczania kar umownych;

b) sposobu i/lub zakresu przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych wynikających z dokumentów zamówienia lub oferty Wykonawcy w sytuacji, gdy rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje zoptymalizowane dopasowanie przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego.

c) zmiany odpowiednich zapisów umowy, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego;

d) wysokości ceny, w sytuacji, gdy w czasie trwania umowy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, w odniesieniu do tej części ceny, której zmiana dotyczy;

e) zmiany odpowiednich zapisów umowy, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy wystąpią zdarzenia siły wyższej rozumianej jako zewnętrzne, nieprzewidziane zdarzenia pozostające poza kontrolą Stron, w szczególności wojny i innego działania o charakterze zbrojnym, działania siły przyrody, akty terroru, zamieszki, rozruchy, strajki i inne działania zagrażające porządkowi publicznemu, decyzje lub działania władz publicznych, a także klęski żywiołowe;

f) powierzenia określonego zakresu podwykonawcy;

g) zmiany zakresu części prac powierzonych podwykonawcy w przypadku, gdy wprowadzenie nowego podwykonawcy zapewni lepszą realizację danej części zamówienia;

h) gdy niezbędna jest zmiana sposobu wykonania Umowy, o ile zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego oraz konieczna w celu prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy.

3. Strona wnioskująca o zmianę Umowy, przedkłada drugiej Stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do Umowy.

4. Zmiany mogą być inicjowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę, z tym zastrzeżeniem, że żaden z powyższych zapisów nie obliguje Zamawiającego do wprowadzenia jakiejkolwiek zmiany, a jedynie wprowadza taką możliwość.

5. W związku z art. 439 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Strony dopuszczają możliwość zmiany wysokości (waloryzacji) wynagrodzenia Wykonawcy, w zakresie ceny określonej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy (Formularz ofertowy), w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją umowy po upływie 6 miesięcy licząc od dnia zawarcia umowy.