Świadczenie usługi drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów na urządzeniach Wykonawcy i Zamawiającego wraz z obsługą serwisową dla KRUS Oddział Regionalny w Kielcach

Podstawa prawna: art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.) „RODO“.

1. Zamawiający Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Oddział Regionalny w Kielcach informuje, że:

• administratorem Państwa danych osobowych jest Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z siedzibą w Warszawie przy al. Niepodległości 190, kod pocztowy 00-608, którą zgodnie z art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników kieruje Prezes Kasy, reprezentowany przez Dyrektora Oddziału Regionalnego KRUS w Kielcach,

• kontakt z inspektorem ochrony danych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego: e-mail - iod@krus.gov.pl lub listownie na adres: KRUS- Centrala AI. Niepodległości 190, 00-608 Warszawa, z dopiskiem na kopercie: „Inspektor Ochrony Danych“.

2. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z prowadzonym postępowaniem o zamówienie publiczne o nr referencyjnym: 0500-OP. 261.04.2025, którego przedmiotem jest: „Świadczenie usługi drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów na urządzeniach Wykonawcy i Zamawiającego wraz z obsługą serwisową dla KRUS Oddział Regionalny w Kielcach”.

3. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 ust. 6, art. 19, art. 74 ust. 3 i 4, art. 75 i art. 76 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, a także art. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

4. Dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

5. Obowiązek podania danych osobowych, bezpośrednio dotyczących Wykonawcy jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

6. Dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO ( dane dotyczące wyroków skazujących İ czynów zabronionych) udostępniane będą w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.

7. Udostępnianie protokołu postępowania i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

8. Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych Wykonawcy w celu innym niż określony w niniejszej informacji.

1. W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (tj. uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych) nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą, a także naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

3. Zgłoszenie w niniejszym postępowaniu o zamówienie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

4) Wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępni tych danych, chyba, że zajdą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów na urządzeniach Wykonawcy i Zamawiającego wraz z obsługą serwisową dla KRUS Oddział Regionalny w Kielcach.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1) dzierżawę 36 sztuk urządzeń umożliwiających wykonywanie kopii, wydruków oraz skanowania dokumentów (dzierżawa) w tym 12 urządzeń musi posiadać funkcję druku w kolorze z możliwością oddzielnego zliczania kopii wydrukowanych w kolorze i kopii monochromatycznych oraz 24 urządzeń monochromatycznych,

2) objęcie kompleksową obsługą urządzeń Wykonawcy oraz urządzeń Zamawiającego, polegającej na zapewnieniu możliwości drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów,

3) dostarczenie i zainstalowanie urządzeń do lokalizacji wskazanych przez Zamawiającego,

4) dostawę materiałów eksploatacyjnych z wyłączeniem papieru kserograficznego,

5) Zapewnienie pełnej obsługi serwisowej w zakresie: -przeprowadzania napraw oraz konserwacji, -przeprowadzania przeglądów okresowych, -wymiany materiałów eksploatacyjnych w drukarkach, -udzielania porad dotyczących obsługi eksploatacyjnej urządzeń -zastępowania urządzeń znajdujących się w naprawie urządzeniami o parametrach nie gorszych niż parametry uszkodzonej drukarki (w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego).

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ.

50323200-7 - Naprawa komputerowych urządzeń peryferyjnych

50323100-6 - Konserwacja komputerowych urządzeń peryferyjnych

79999100-4 - Usługi skanowania

2. O udzielenie zamówienia na podstawie art. 112 ustawy Pzp mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie wyznacza warunku w powyższym zakresie.

2) posiadania przez Wykonawcę uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie wyznacza warunku w powyższym zakresie.

3) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 300 000,00 zł,

4) Zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca zobowiązany jest wykazać wykonane lub wykonywane przez Wykonawcę na podstawie odrębnych umów co najmniej dwie usługi w zakresie związanym z przedmiotem zamówienia i o wartości co najmniej 100 000,00 zł każda z nich w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem rodzaju (przedmiotu), wartości, daty, i podmiotu na rzecz, których usługa została wykonana wraz z załączeniem dowodu określającego, że wskazana usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Okres wykonywania każdej usługi nie może być krótszy niż 6 miesięcy.

1. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia :

1) Na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia z postępowania Zamawiający zażąda oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w Rozdziale X, w zakresie podstaw wykluczenia wskazanych w Rozdziale IX SWZ- wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 11 do SWZ.

W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z Wykonawców biorący udział w postępowaniu musi złożyć odrębne oświadczenie.

2. Zamawiający pobierze samodzielnie ze strony internetowej: https://ekrs.ms.gov.pl lub https://prod.ceidg.gov.pl odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie wykluczenia Wykonawcy z postępowania na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp.

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu o którym mowa w ust. 3 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzający/e odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.

4. Dokument/y, o którym/ch mowa w pkt 3 powinien/y być wystawiony/e nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego/ich złożeniem. Jeżeli został/y sporządzony/e w języku obcym należy w takim przypadku złożyć dokument/y wraz z tłumaczeniem na język polski.

1. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia :

1) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający zażąda:

• w zakresie warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej:

Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 300 000,00 zł.

• w zakresie warunku dotyczącego zdolności technicznej i zawodowej:

Wykaz wykonanych usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wraz z podaniem rodzaju (przedmiotu), wartości, daty i podmiotu na rzecz, których usługa została wykonana wraz z załączeniem dowodu określającego, że wskazana usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Należy wskazać co najmniej dwie usługi w zakresie związanym z przedmiotem zamówienia i o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto każda z nich. Okres wykonywania każdej usługi nie może być krótszy niż 6 miesięcy. Wykaz usług wykonanych lub wykonywanych przez Wykonawcę stanowi Załącznik nr 12 do SWZ.

Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy potwierdzające spełnianie tego warunku. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

1. Zamawiający wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych, tj.

1) dokumentację techniczną potwierdzającą, że dzierżawione urządzenia wielofunkcyjne spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w Załączniku nr 1 A do SWZ oraz Załączniku nr 1 B do SWZ. Przez dokumentację techniczną Zamawiający rozumie w szczególności:

a) specyfikacje techniczne,

b) karty katalogowe,

c) opisy sporządzone przez Wykonawców lub wydruki ze stron internetowych, wraz ze wskazaniem źródeł pochodzenia przedstawionych informacji (strony www.). Dokumentacja techniczna musi potwierdzać wszystkie wymagane parametry techniczne dzierżawionych urządzeń wyszczególnione w opisie przedmiotu zamówienia.

2) certyfikat ISO 9001 – Zamawiający wymaga certyfikat potwierdzający wdrożenie przez producenta oferowanego urządzenia normy jakości w zakresie co najmniej produkcji lub projektowania lub rozwoju lub równoważny (w tożsamym zakresie i wystawiony przez akredytowaną jednostkę certyfikującą);

3) certyfikat ISO 14001 – Zamawiający wymaga certyfikat potwierdzający wdrożenie przez producenta oferowanego urządzenia normy środowiskowej w zakresie co najmniej produkcji urządzeń lub równoważny(w tożsamym zakresie i wystawiony przez akredytowaną jednostkę certyfikującą);

4) Certyfikat CE (znak CE) – Zamawiający wymaga deklarację zgodności UE, informującą że oferowany urządzenie jest zgodne z wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa i ochrony zdrowia obowiązującymi w Unii Europejskiej zawartymi w odpowiednich dyrektywach UE dla tych urządzeń lub równoważny;

5) zgodność z dyrektywą ROHS – Zamawiający wymaga oświadczenia producenta lub wydruk ze strony o spełnianiu przez oferowane urządzenie wymagań dyrektywy 2011/65/UE z dnia 8 czerwca 2011r. na temat zakazu użycia niebezpiecznych substancji w wyposażeniu elektrycznym lub elektronicznym lub równoważnej.

1. Wykonawca przygotowuje ofertę z wykorzystaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ.

2. Oferta powinna być złożona z następującymi dokumentami:

1) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania (aktualne na dzień składania ofert) według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ,

2) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (aktualne na dzień składania ofert) według wzoru określonego w Załączniku nr 7 do SWZ,

3) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (aktualne na dzień składania ofert) według wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ, Oświadczenia wymienione powyżej muszą być złożone w następujący sposób:

a) Wykonawca - składa oświadczenia w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,

b) Wykonawca/każdy spośród Wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia - sporządza oświadczenia w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W tym przypadku każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia potwierdza brak podstaw wykluczenia Wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie w jakim każdy z nich wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są złożyć wraz z ofertą dodatkowo: Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia według wzoru określonego w Załączniku nr 9 do SWZ,

c) Podmiot trzeci, na którego potencjał powołuje się Wykonawca (jeśli dotyczy) - sporządza oświadczenia we własnym imieniu w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W tym przypadku oświadczenia potwierdzają brak podstaw do wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.

4) Przedmiotowe środki dowodowe, zgodnie z treścią Rozdziału XII.

5) Zobowiązanie podmiotu/ów oddającego/ych do dyspozycji Wykonawcy niezbędne zasoby w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu (jeśli Wykonawca się powołuje) według wzoru określonego w Załączniku nr 10 do SWZ, sporządzone przez podmiot w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

6) Pełnomocnictwo/-wa - w przypadku, gdy ofertę podpisuje(ą) osoba(y) inna(e) niż wymieniona(e) w odpisie z właściwego Rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innym dokumencie wskazującym sposób reprezentacji Wykonawcy. Wykaz wymaganych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów zawarty zosatł w Rozdziale XII SWZ

1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości 2500,00 zł przed upływem terminu składania ofert i utrzymywać nieprzerwanie do dnia terminu związania ofertą z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.

2. Wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu,

2) gwarancjach bankowych,

3) gwarancjach ubezpieczeniowych,

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. Zgodnie z art. 58 ust. 1 ustawy PZP Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia:

1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia i do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani do złożenia w ofercie, pełnomocnictwa ustanawiającego pełnomocnika, o którym mowa w Rozdziale XIII pkt 7 ppkt 6.

3) Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest złożyć oświadczenie stwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

4) Jeżeli w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

5) Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące Wykonawców.

1. Na podstawie art. 455 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia zmiany w strukturze i organizacji Zamawiającego, jak też w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na realizację umowy.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy na podstawie art. 436 pkt 4 lit. b) ustawy Pzp.

3. Warunki wprowadzenia zmian do umowy oraz waloryzacji wynagrodzenia określone zostały we wzorze umowy stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ.