sukcesywne dostawy w ramach programu licencjonowani zbiorowego Microsoft Products and Services Agreement nr 4100021400 dla jednostek organizacyjnych Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie

1. Informacje ogólne dotyczące sposobu porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami:

1.1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

1.2. W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu platformy zakupowej Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie: https://platformazakupowa.pl/pn/asp_krakow/proceedings oraz poczty elektronicznej.

1.3. W przedmiotowym postępowaniu złożenie oferty, podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych odbywa się w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/asp_krakow/proceedings

1.4. Sposób sporządzenia oraz sposób przekazywania ofert, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020 r., poz. 2452).

2. Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej zostały podane przez zamawiającego w rozdziale VIII pkt 2 SWZ.

3. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami w zakresie skutecznego złożenia oferty w niniejszym postępowaniu został opisany przez zamawiającego w rozdziale VIII pkt 3 SWZ

Akademia Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie z siedzibą przy Placu Matejki 13, 31-157 Kraków (dalej „ASP w Krakowie”) przetwarza dane zawarte w ofertach, dane znajdujące się w publicznie dostępnych rejestrach (Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej RP, Krajowy Rejestr Karny) w celu prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320). Wśród tych informacji mogą pojawiać się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „Ogólne Rozporządzenie” lub „RODO”), mają charakter danych osobowych.

2. W świetle powyższego ASP w Krakowie informuje, że:

a. Administratorem Danych (dalej: „Administrator”) jest Akademia Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie z siedzibą przy Placu Jana Matejki 13, 31-157 Kraków, REGON: 000275783, NIP: 675-00-07-570.

b. W sprawach związanych z Pani/ Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres Administratora, e-mail: iod@asp.krakow.pl.

c. Dane osobowe zawarte w ofertach są przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Celem przetwarzania danych osobowych jest prowadzenie postępowań o udzielnie zamówienia publicznego.

d. Odbiorcą Pani/ Pana danych będą członkowie komisji przetargowych i upoważnieni pracownicy ASP w Krakowie, a także podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

e. Pani/ Pana dane będą przechowywane przez okres 5 lat liczony od dnia 1 stycznia roku następującego po roku w, którym zakończone zostało postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, za wyjątkiem umów, które będą przechowywane przez okres lat 10 od dnia 1 stycznia roku następującego po roku w, którym umowa ta została zawarta.

f. Posiada Pani/Pan prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz ich sprostowania;

• usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych - w sytuacji gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej Administratorowi zgody;

• przenoszenia danych;

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

– w przypadkach i na warunkach określonych w Rozporządzeniu ogólnym.

g. Ma Pani/ pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna Pani/ Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/ Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

h. Podanie przez Panią/ Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Jest Pani/ Pan zobowiązany do ich podania, a konsekwencja niepodania danych osobowych będzie niemożliwość oceny ofert i zawarcia umowy.

i. Dane udostępnione przez Panią/ Pana nie będą podlegały profilowaniu.

j. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

k. ASP w Krakowie dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

12. Przedmiot umowy będzie realizowany z uwzględnieniem następującego prawa opcji (zgodnie z art. 441 ust 1 PZP) leżącego po stronie Zamawiającego, odrębnie dla każdej pozycji zdefiniowanej w formularzu:

- w ramach opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia Wykonawcy dodatkowo ponad zamówienie podstawowe dodatkowych dostaw wchodzących w zakres przedmiotu zamówienia, które okażą się niezbędne w związku z dodatkowymi potrzebami (np. doraźne potrzeby Zamawiającego), a których sumaryczna wartość nie może przekroczyć 100% wartości umowy brutto;

- realizacja dostaw, o których mowa wyżej odbywać się będzie w oparciu o doraźne zlecenia Zamawiającego przekazywane Wykonawcy e-mailem przez przedstawiciela Zamawiającego zgodnie z ustalonymi zasadami;

- zlecenia dodatkowe rozliczane będą na podstawie cennika Microsoft z uwzględnieniem zaoferowanego rabatu. - rozliczanie dodatkowych dostaw, o których mowa wyżej, następować będzie na podstawie odrębnych faktur, zgodnie z ustalonymi zasadami.

Ad.1) dla kryterium „Cena oferty brutto” - C według wzoru:

C = [ Cn / Cx ] x 50% x 100 Gdzie:

C - liczba punktów przyznana badanej ofercie w kryterium cena oferty brutto

Cn - cena oferty z najniższą ceną spośród złożonych ważnych ofert

Cx - cena badanej oferty

Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w kryterium „Cena oferty brutto” to 50 punktów.

Ad.2) Sposób oceny ofert dla kryterium „Termin dostawy częściowej” - T według wzoru:

T = [ T min / T b ] x 20% x 100 Gdzie:

P - Liczba punktów za kryterium „Termin dostawy częściowej” w badanej ofercie

T min - najkrótszy termin dostawy częściowej spośród wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu

T b - termin dostawy częściowej oferty badanej

W kryterium „Termin dostawy częściowej” Zamawiający przyzna punkty na podstawie informacji podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (załącznik nr 3 do SWZ).

Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w kryterium „Termin dostawy częściowej” to 20 punktów.

Ad.3) Sposób oceny ofert dla kryterium „Rabat” - R według wzoru:

R = [ R min / R b ] x 30% x 100 Gdzie:

R - Liczba punktów za kryterium „Rabat” w badanej ofercie

R min - najmniejszy rabat spośród wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu

R b – rabat dostawy częściowej oferty badanej

W kryterium „Rabat” Zamawiający przyzna punkty na podstawie informacji podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (załącznik nr 3 do SWZ).

Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w kryterium „Rabat” to 30 punktów.

2.1.1 Zamawiający dokona oceny na podstawie zaoferowanego przez Wykonawcę czasu realizacji poszczególnej dostawy oprogramowania podanego w formularzu cenowym – załącznik nr 6 do SWZ

2.1.2 Maksymalny czas realizacji poszczególnej dostawy oprogramowania wynosi 5 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia przez Zamawiającego.

2.1.3 Minimalny punktowany czas realizacji poszczególnej dostawy oprogramowania wynosi 1 dzień roboczy od dnia złożenia zamówienia przez Zamawiającego.

2.1.4 Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, w której zaoferuje czas realizacji dłuższy niż 5 dni roboczych wówczas jego oferta zostanie odrzucona .

2.1.5 Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, w której zaoferuje czas realizacji krótszy niż 1 dzień roboczy wówczas Zamawiający do kryterium oceny przyjmuje, iż wykonawca oferuje czas realizacji wynoszący 1 dzień roboczy.

2.1.6 W przypadku nie wskazania w ofercie oferowanego czasu realizacji poszczególnej dostawy oprogramowania Zamawiający przyjmuje, iż Wykonawca oferuje czas realizacji wynoszący do 5 dni roboczych.

Maksymalna liczba punktów jakie może uzyskać Wykonawca w kryterium "Czas realizacji poszczególnej dostawy oprogramowania" to 30 punktów.

Ocenę końcową oferty stanowi suma (Σ) punktów przyznanych za trzy kryteria wymienione wyżej:

Σ = C + T + R gdzie: Σ - suma punktów stanowiąca ocenę końcową

C - liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Cena oferty brutto”

T - liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Termin dostawy częściowej”

R – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium „Rabat”

3. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

4. Wyniki zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.

5. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

6. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.

7. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.

Pozostałe informacje znajdują się w rozdziale IVX Specyfikacji Warunków Zamówienia.

1. Oświadczenie - składane wraz z ofertą:

1.1. Załącznik nr 4 do SWZ – „Oświadczenia Wykonawcy” - składany na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu,

1.1.2. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu zobowiązany jest zamieścić informacje o tych podwykonawcach w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1, stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.

3. Podmiotowe środki dowodowe – składane na wezwanie Zamawiającego:

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych.

3.1 Załącznik nr 5 do SWZ – „Oświadczenie wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej” w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 275 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

4. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

5. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

2.1.1. Jeżeli Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne lub zawierają błędy, Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie.

2.1.2. Nie będzie dopuszczalne uzupełnienie dokumentów przedmiotowych, jeśli przedłożone z ofertą dokumenty potwierdzają, że oferta jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia, a oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie.

2.1.3. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących przedmiotowych środków dowodowych.

1. Oświadczenie - składane wraz z ofertą: 1.1. Załącznik nr 4 do SWZ – „Oświadczenia Wykonawcy” - składany na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, 1.1.1. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt 1.1., składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1.1., także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – oświadczenie o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, składane wraz z ofertą, W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum), do oferty powinno zostać załączone pełnomocnictwo dla ustanowionego pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, uprawniające do złożenia oferty w ich imieniu. Pełnomocnictwo załączone do oferty, powinno zawierać w szczególności:

a) wskazanie postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,

b) mocodawców tj. wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

c) osobę ustanowionego pełnomocnika,

d) jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania, których pełnomocnik jest upoważniony (zakres umocowania),

1. Strony przewidują możliwość istotnej zmiany umowy poprzez zawarcie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, z uwzględnieniem art. 455 ust. 1 ustawy Pzp., w następujących przypadkach:

a) zmiany terminu realizacji zamówienia poprzez jego przedłużenie ze względu na przyczyny leżące po stronie Zamawiającego;

b) zmiany terminu realizacji zamówienia poprzez jego przedłużenie ze względu na przyczyny leżące po stronie Wykonawcy ;

c) zmiany terminu realizacji zamówienia poprzez jego przedłużenie ze względu na inne niezawinione przez Strony przyczyny spowodowane przez tzw. siłę wyższą w rozumieniu § 8 umowy;

d) wydłużenia terminu gwarancji, w sytuacji przedłużenia jej przez producenta lub Wykonawcę;

e) poprawy jakości lub innych parametrów charakterystycznych dla danego elementu dostawy lub zmiany technologii na równoważną lub lepszą, podniesienia wydajności urządzeń oraz bezpieczeństwa, w sytuacji wycofania z rynku przez producenta lub wstrzymania, zakończenia produkcji zaoferowanego przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia bądź jego elementów;

f) aktualizacji rozwiązań z uwagi na postęp technologiczny lub zmiany obowiązujących przepisów. Zmiana ta nie może skutkować podwyższeniem wynagrodzenia;

g) zmiany odpowiednich zapisów umowy, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy zaistnieją okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;

h) zmiany odpowiednich zapisów umowy, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy wystąpią zdarzenia siły wyższej rozumianej jako zewnętrzne, nieprzewidziane zdarzenia pozostające poza kontrolą Stron, w szczególności wojny i innego działania o charakterze zbrojnym, działania siły przyrody, akty terroru, zamieszki, rozruchy, strajki i inne działania zagrażające porządkowi publicznemu, decyzje lub działania władz publicznych, a także klęski żywiołowe. W razie wystąpienia siły wyższej Strony Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałego na skutek działania siły wyższej. Bieg terminów określonych i) w niniejszej umowie ulega zawieszeniu przez czas trwania przeszkody spowodowanej siłą wyższą;

j) zmiany odpowiednich zapisów umowy, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów;

k) wysokości ceny, w sytuacji, gdy w czasie trwania umowy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, w odniesieniu do tej części ceny, której zmiana dotyczy;

l) zmiany sposobu rozliczenia umowy;

m) powierzenia określonego zakresu podwykonawcy;

n) rezygnacji z podwykonawcy lub zmiany zakresu części prac powierzonych podwykonawcy w przypadku, gdy wprowadzenie nowego podwykonawcy zapewni lepszą realizację danej części zamówienia;

o) gdy nowy wykonawca ma zastąpić dotychczasowego wykonawcę:  w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy;  w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań Wykonawcy względem jego podwykonawców, w przypadku, o którym mowa w art. 465 ust. 1 Pzp;

p) w przypadku konieczności zmiany umowy wynikającej z okoliczności, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 3 i 4 Pzp.