Postępowanie o udzielenie zamówienia na ubezpieczenie Gminy Rogowo.

1. Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Ustawy, prowadzi się pisemnie.

2. Komunikacja, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w Ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

3. Komunikacja ustna dopuszczalna jest w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub SWZ, a także ofert.

4. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z ich pełnomocnikiem.

5. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/maximus_broker oraz wskazanym w pkt 14 SWZ adresem poczty elektronicznej.

6. Dotyczy komunikacji za pośrednictwem platformazakupowa.pl:

6.1. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

6.2. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

6.3. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

6.4. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest dany wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do danego wykonawcy.

6.5. Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

h) Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

6.6. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

a) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

b) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

Ze względu na ograniczoną liczbę znaków, pozostałe wymagania techniczne i organizacyjne znajdują się w Rozdziale 13 SWZ postępowania.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

􀀀 Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Rogowo, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo;

􀀀 Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych. Ma Pani/Pan prawo do skontaktowania się z Inspektorem Ochrony Danych poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres: iod@rogowo.paluki.pl lub wysyłając korespondencję na adres: Gmina Rogowo, ul. Kościelna 8, 88-420 Rogowo 􀀀 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego znak RI Di GP. 271.1.8.2025. ZP „Postępowanie o udzielenie zamówienia na ubezpieczenie Gminy Rogowo”, w związku z wymogami, jakie na zamawiającego nakładają przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn.zm.), zwanej dalej Ustawą. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będzie broker ubezpieczeniowy Maximus Broker Sp. z o.o. oraz osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z obowiązkiem zapewnienia jawności postępowania, w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Ustawy 􀀀 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

􀀀 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy;

􀀀 posiada Pani/Pan:

− prawo dostępu do danych osobowych, które Pani/Pana dotyczą, przy czym informujemy, że gdyby spełnienie tego żądania wymagało niewspółmiernie dużo wysiłku, Administrator ma prawo do zażądania od Pani/Pana dodatkowych informacji dotyczących zgłaszanego żądania takich jak szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu stosownie do treści przepisu art. 8a ust. 2 Ustawy,

− prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

− prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz prawo do żądania usunięcia danych osobowych 􀀀 w przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

66515000-3 - Usługi ubezpieczenia od uszkodzenia lub utraty

66516000-0 - Usługi ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej

66512100-3 - Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków

66512100-3 - Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków

66514110-0 - Usługi ubezpieczeń pojazdów mechanicznych

66516100-1 - Usługi ubezpieczenia pojazdów mechanicznych od odpowiedzialności cywilnej

Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji określonego w art. 441 Ustawy Prawo zamówień publicznych. Realizacja prawa opcji polegać będzie na zwiększeniu ilości zamówienia podstawowego. Chęć skorzystania z prawa opcji nie będzie wymagać zawarcia aneksu do nn. umowy, odbywać się będzie w oparciu o skierowane do Wykonawcy w formie pisemnej zgłoszenie. W razie nieudzielenia zamówienia opcjonalnego Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia z tego tytułu. Zamówienie opcjonalne realizowane będzie na zasadach przewidzianych dla zamówienia podstawowego. Przedmiotem opcji może być:

a) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych,

b) ubezpieczenie autocasco,

c) ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów, - w przypadku ubezpieczenia pojazdów nabywanych przez Zamawiającego (podmioty podlegające ubezpieczeniu na podstawie niniejszego postępowania) i/lub zwiększenia wartości ubezpieczonych pojazdów w trakcie trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W przypadku podjęcia przez Zamawiającego decyzji o prowadzeniu negocjacji, Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o jakim stanowi art. 288 ust. 1 Ustawy. Jeżeli w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty złoży więcej niż 3 wykonawców, których oferty nie podlegają odrzuceniu, do negocjacji zostaną zaproszeni 3 wykonawcy, który oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie zostały najwyżej ocenione zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi w punkcie 22 SWZ. W przypadku podjęcia decyzji o prowadzeniu negocjacji w pierwszym kroku zamawiający poinformuje równocześnie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, o wykonawcach:

1) których oferty nie zostały odrzucone, oraz punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji,

2) których oferty zostały odrzucone,

3) którzy nie zostali zakwalifikowani do negocjacji, oraz punktacji przyznanej ich ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji - podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Zamawiający w zaproszeniu do negocjacji wskaże miejsce, termin i sposób prowadzenia negocjacji oraz kryteria oceny ofert, w ramach których będą prowadzone negocjacje w celu ulepszenia treści ofert. Prowadzone negocjacje mają poufny charakter. Żadna ze stron nie może, bez zgody drugiej strony, ujawniać informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Zgoda jest udzielana w odniesieniu do konkretnych informacji i przed ich ujawnieniem. Po zakończeniu negocjacji, zamawiający informuje o tym fakcie wszystkich wykonawców, których oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu nie zostały odrzucone oraz zaprasza ich do składania ofert dodatkowych. Zaproszenie do złożenia ofert dodatkowych będzie zawierać co najmniej:

1) nazwę oraz adres zamawiającego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej prowadzonego postępowania;

2) sposób i termin składania ofert dodatkowych oraz język lub języki, w jakich muszą one być sporządzone, oraz termin otwarcia tych ofert. Wykonawca może złożyć ofertę dodatkową, która zawiera nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji. Oferta dodatkowa nie może być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Oferta przestaje wiązać wykonawcę w zakresie, w jakim złoży on fertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji. Oferta dodatkowa, która jest mniej korzystna w którymkolwiek z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, podlega odrzuceniu.