Obsługa archiwum zakładowego w GDDKiA Oddział w Katowicach.

1. Wymagania, o których mowa zostały określone w pkt. 14 oraz w pkt. 16.8. SWZ TOM I (IDW).

2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem: https://gddkia.eb2b.com.pl/

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu, musi posiadać konto na Platformie zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie zakupowej oraz korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

3. Instrukcja korzystania z Platformy:

– w przypadku posiadania konta na Platformie - zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy; po wprowadzeniu danych użytkownika, tj. adresu e-mail oraz hasła, zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę,

– w przypadku, gdy Wykonawca nie posiada konta na Platformie - należy w zakładce „Postępowania”, „Lista postępowań otwartych” wybrać niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „zgłoś się do udziału w postępowaniu” przejść do Formularza rejestracyjnego,

– po wypełnieniu Formularza Rejestracyjnego Wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych).

4. Zalecenia Zamawiającego dot. podpisów.

4.1. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

– dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PAd ES (PDF Advanced Electronic Signature),

– dla dokumentów w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis formatem XAd ES (XML Advanced Electronic Signature).

4.2. Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu osobistego:

– w przypadku wykorzystywania aplikacji e DO App (obsługuje tylko dokumenty w formacie .pdf) na telefonach z obsługą technologii NFC wielkość dokumentów nie może przekraczać 5 MB,

– dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis wewnętrzny (otoczony),

– dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.

4.3. Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu zaufanego:

– wielkość plików nie może przekraczać 10 MB,

– dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PAd ES (podpisany plik ma rozszerzenie .pdf),

– dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAd ES (podpisany plik ma rozszerzenie .xml).

5. Po podpisaniu plików, a przed ich załączeniem na Platformę zaleca się dokonanie weryfikacji kompletności i poprawności wszystkich złożonych podpisów (w szczególności gdy dokument był podpisywany przez kilku reprezentantów lub przy wykorzystaniu różnych podpisów). W przypadku korzystania z wariantu składania podpisów zewnętrznych konieczne jest załączenie na Platformę odpowiedniej pary plików, tj. pliku podpisywanego oraz pliku zawierającego podpis.

6. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:

– stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 Mb/s,

– komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej – sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera,

– włączona obsługa Java Script,

– zainstalowany program obsługujący stosowane przez Wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie „pdf”).

7. Zam. dopuszcza przesyłanie danych w formatach dopuszczonych odpowiednimi przepisami prawa tj. m.in.: .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .csv, .pdf, .jpg, .git, .png, .tif, .dwg, .ath, .kst, .zip, przy czym Zam. zaleca wykorzystywanie plików w formacie .pdf. Maks. rozmiar pojedynczego pliku to 250 MB, a w przypadku dok. podp. podpisem zaufanym do 10 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.

1. Zamawiający informuje, że Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad, ul. Wronia 53, 00-874 Warszawa, tel. (22) 375 88 88, e-mail: kancelaria@gddkia.gov.pl.

2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, za pośrednictwem adresu e-mail: iod@gddkia.gov.pl.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w celu archiwizacji.

4. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi ustawa Prawo zamówień publicznych, wydane na jej podstawie akty wykonawcze, a także ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Dane osobowe będą ujawniane Wykonawcom oraz wszystkim zainteresowanym z uwzględnieniem przepisów w zakresie zamówień publicznych, a także podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów.

6. Dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy a następnie 5 lat, albo 15 lat w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE, począwszy od 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Okresy te dotyczą również Wykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane, jako najkorzystniejsze (nie zawarto z tymi Wykonawcami umowy).

7. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo:

– dostępu do danych. W przypadku, gdy wykonanie obowiązku związanego z prawem dostępu do danych wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

– sprostowania danych, ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania na warunkach określonych w przepisach Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Żądanie sprostowania danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z przepisami. Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem Wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.

Przedmiotem zamówienia jest „Obsługa archiwum zakładowego dla GDD Ki A Oddział w Katowicach". Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

a) obsługę archiwum zakładowego (mieszczącego się przy ul. Drogowców 6 w Jaworznie)

b) sukcesywną archiwizacja materiałów archiwalnych kat. „A”

c) weryfikację dokumentacji znajdującej się w Rejonach Częstochowa, Zabrze, Lubliniec, Pszczyna, Wysoki Brzeg, Zawiercie d) uporządkowanie dokumentacji technicznej zlokalizowanej na OUA Świerklany ul. Żorska 52, wraz z przewiezieniem do AZ do Jaworzna na ul. Drogowców 6. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany został w Tomie III SWZ.

I. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. II. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: „Nie dotyczy”

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: „Nie dotyczy”

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: „Nie dotyczy”

4) zdolności technicznej lub zawodowej:

a) dotyczącej Wykonawcy: Wykonawca musi wykazać się wiedzą i doświadczeniem, w wykonaniu (zakończeniu) w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 1 zamówienia obejmującego obsługę archiwum zakładowego o zasobie co najmniej 2000 mb., przez okres co najmniej 12 miesięcy. Jako jedno zamówienie należy rozumieć jedną umowę. Wykonawca musi wykazać, że zamówienie zostało zrealizowane lub jest w trakcie realizacji przez okres co najmniej 12 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

b) dotyczącej osób: Wykonawca musi wskazać osobę, stanowiącą Personel Kluczowy, legitymującą się doświadczeniem odpowiednim do funkcji, jaka zostanie jej powierzona. Wykonawca, na funkcję wymienioną poniżej, wskaże osobę, którą musi mieć dostępną na etapie realizacji zamówienia i która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, spełniając następujące wymagania:

1) osoba proponowana do pełnienia funkcji GŁÓWNY ARCHIWISTA wymagana liczba osób: 1 Doświadczenie zawodowe: minimum 12 miesięcy doświadczenia, zdobytego w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, przy realizacji 1 zadania obejmującego prowadzenie archiwum zakładowego, na stanowisku/ stanowiskach związanych z realizacją czynności polegających na obsłudze archiwum zakładowego Wymagane minimalne kwalifikacje: wykształcenie wyższe w zakresie archiwistyki lub ukończony kurs archiwalny I i II stopnia.

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa:

a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załącza dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Okres 5 lat lub okres ostatnich 3 miesięcy, o którym mowa powyżej liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

b) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

1. Formularz 2.1. „Oferta”.

2. Formularz 2.2. „Formularz cenowy”. Wzory formularzy, o których mowa powyżej zostały określone w SWZ Tom I. 3. Wraz z ofertą Wykonawca zobowiązany jest złożyć: 3.1) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, a Wykonawca w Formularzu Oferty wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów w odniesieniu do Wykonawcy, Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o zamówienie, jak również w odniesieniu do podmiotów udostępniających zasoby; w przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności ww. dokumentów pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez Zamawiającego dokumentów; 3.2) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby chyba, że umocowanie do reprezentacji wynika z dokumentów, o których mowa w pkt. 3.1) powyżej; 3.3) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. umowa o współdziałaniu). Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy; 3.4) zobowiązania wymagane postanowieniami pkt. 11.3. IDW w przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu wraz z pełnomocnictwami, jeżeli prawo do podpisania danego zobowiązania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt. 3.1) powyżej; 3.5) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp; 3.6) oświadczenie, o którym mowa w sekcji V pkt 5.5 Ogłoszenia o zamówieniu (wymagane postanowieniami pkt. 10.2., 11.9. i 13.3. IDW).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z pkt. 8.2. IDW.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt. 10.2 IDW składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. W przypadku, gdy spełnienie warunku opisanego: 4.1) w pkt. 8.2.4) IDW wykazuje co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4.2) w pkt. 8.2.4) IDW Wykonawcy wykazują poprzez poleganie na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane – Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia oświadczają, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców są oni zobowiązani na wezwanie Zamawiającego złożyć aktualne na dzień złożenia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 10 IDW, przy czym podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 10.8 IDW składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/ą spełnianie warunku, w zakresie i na zasadach opisanych w pkt. 8.2 IDW.