KOPIARKA CYFROWA 2025

3. Adres strony internetowej, na której udostępniana będzie SWZ, zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-fbbc8865-cd4c-4e86-ac19-357fddcf325f - strona prowadzonego postępowania.

Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

3) Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami:

Wiesława Baranowska – sprawy proceduralne, tel.: 087 562 80 92 email.: zp@um.suwalki.pl, wbaranowska@um.suwalki.pl,

Marcin Szypulki, Andrzej Czupryński – sprawy merytoryczne, tel.: 087 562 81 57

1) Zgodnie z art. 63 ust. 2 Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Uwaga: Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny i nie jest tym samym, co podpis własnoręczny.

Informacje o podpisie osobistym można uzyskać na stronie:

https://www.gov.pl/web/e-dowod/podpis-osobisty.

Informacje o podpisie zaufanym można uzyskać na stronie:

https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w formie elektronicznej – zaleca się sporządzenie oferty i oświadczeń w formacie PDF i podpisanie podpisem w formacie Pad ES

W przypadku zastosowania innego formatu Zamawiający może nie mieć możliwości zapoznania się z ofertą, co może spowodować jej odrzucenie.

2) Wykonawca przygotowuje ofertę w oparciu o edytowalny wzór „Formularza ofertowego” – stanowiący załącznik nr 1 do SWZ, udostępniony przez Zamawiającego na Platformie e-Zamówienia i zamieszczonego w podglądzie postępowania w zakładce „Informacje podstawowe” – „Pozostałe dokumenty postępowania”. Zamawiający nie udostępnia tzw. formularza systemowego generowanego przez platformę.

3) Wykonawca powinien pobrać „Formularz ofertowy”, zapisać go na dysku komputera użytkownika, wypełnić elektronicznie danymi wymaganymi przez Zamawiającego i ponownie zapisać na dysku komputera użytkownika w formacie PDF oraz podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Wypełnionego i podpisanego formularza ofertowego nie należy przetwarzać dalej innymi programami.

4) Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików.

5) Wykonawca dodaje wybrany z dysku i uprzednio podpisany „Formularz oferty” w pierwszym polu („Wypełniony formularz oferty”). W kolejnym polu („Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”) Wykonawca dodaje pozostałe pliki stanowiące ofertę lub składane wraz z ofertą.

6) Formularz ofertowy (PDF) podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Rekomendowanym dla pliku PDF formatem podpisu jest PADES. Można także podpisać typem podpisu wewnętrznym (otaczającym). Podpisanie formularza ofertowego podpisem zewnętrznym jest także możliwe. W tym przypadku, powstały oddzielny plik podpisu dla tego formularza należy załączyć w polu „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”.

7) Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty lub składane wraz z ofertą, które zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, są opatrzone przez Wykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego (otaczającego).

Z uwagi na ograniczenia portalu e-Zamówienia pełna treść znajduje się w SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem danych osobowych Wykonawcy, jego pracowników, podwykonawców i pracowników podwykonawców oraz podmiotów udostępniających zasoby i ich pracowników jest: Urząd Miejski w Suwałkach, z siedzibą przy ul. Mickiewicza 1, 16-400 Suwałki, 087 – 562 80 00 reprezentowany przez Prezydenta Miasta Suwałk.

2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Suwałkach jest Pan Rafał Luto, iod@um.suwalki.pl.

3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego ZP. 271.92.2025 pn.: „KOPIARKA CYFROWA 2025” prowadzonym w trybie podstawowym.

4. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp.

5. Dane osobowe będą przechowywane, przez okres obowiązywania umowy, a następnie 5 lat, albo 10 lat w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE, począwszy od 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Okresy te dotyczą również Wykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane jako najkorzystniejsze.

6. Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, stosowanie do art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

8. Osoba, której dane dotyczą posiada:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **. Wystąpienie z żądaniem nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO przy czym skorzystanie z ww. uprawnień nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą;

9. Nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Cd RODO: * Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Złożona oferta wg. instrukcji użytkownik portalu e-Zamówienia powinna zawierać następujące dokumenty:

1) wypełniony i podpisany przez osobę (osoby) upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy Formularz ofertowy na załączniku nr 1;

2) wypełniony i podpisany przez osobę (osoby) upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy Formularz cenowy na załączniku nr 2.

3) pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału tj. pełnomocnictwo należy przesłać w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby do tego upoważnionej. W przypadku, gdy Wykonawca będzie dysponował jedynie pełnomocnictwem w formie pisemnej, przekazuje cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa powyżej, może dokonać również notariusz;

4) w przypadku zastrzeżenia części oferty jako tajemnica przedsiębiorstwa Wykonawca winien załączyć do oferty stosowne wyjaśnienia mające wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

5) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, w zakresie wskazanym w niniejszej SWZ (na załączniku nr 4); w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców.

6) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

9. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona zostanie wezwany do złożenia: dokumentów z rozdziału 14 ust. 4.

10. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zamiast dokumentów z rozdziału 14 ust. 4 - składa dokumenty z rozdziału 15 SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeżeli było wymagane).

5. Dokument potwierdzający ustanowienie pełnomocnika powinien zawierać:

1) wskazanie postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,

2) Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia,

3) ustanowionego pełnomocnika,

4) zakres jego umocowania.

6. Pełnomocnictwo, sporządza się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Jeżeli Pełnomocnictwo, zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym - mocodawcy, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

7. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z powodu niespełnienia warunków, o których mowa art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

8. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców.

9. Wszelka korespondencja prowadzona będzie z Pełnomocnikiem.

1. Zmiany warunków umowy muszą być zgodne z art. 455 Pzp i wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Mogą być dokonywane wyłącznie w formie aneksu do niniejszej umowy.

2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do umowy zmian w przypadku zaistnienia okoliczności (technicznych, gospodarczych i tym podobnych), których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy (z zastrzeżeniem, że zmiany te nie mogą powodować zmiany wysokości wynagrodzenia, ani obniżenia parametrów technicznych i jakościowych zaoferowanego przedmiotu zamówienia), na przykład:

1) konieczność dostarczenia innego, niż określonego w umowie urządzenia lub oprogramowania, niepowodująca zwiększenia ceny, spowodowana zakończeniem produkcji określonego w umowie urządzenia/oprogramowania lub wycofania go z produkcji lub obrotu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, posiadającego parametry nie gorsze od zaproponowanego przez Wykonawcę w ofercie,

2) pojawienie się na rynku urządzenia producenta sprzętu nowszej generacji lub nowej wersji oprogramowania, o lepszych parametrach i/lub pozwalających na zaoszczędzenie kosztów eksploatacji pod warunkiem, że te zmiany nie spowodują zwiększenia ceny,

3) w przypadku ujawnienia się powszechnie występujących wad oferowanego urządzenia Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie przedmiotu umowy polegającą na zastąpieniu danego produktu produktem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w SWZ dla produktu zastępowanego, rekomendowanym przez producenta lub Wykonawcę w związku z ujawnieniem wad,

1) zmiana oferowanych przez Wykonawcę urządzeń lub oprogramowania w sytuacji, gdy producent lub jego przedstawiciel na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (osoba trzecia) nie będzie mógł dostarczyć oferowanych przez Wykonawcę urządzeń lub oprogramowania w terminie wyznaczonym w umowie.

3. Zamawiający przewiduje następujące rodzaje i warunki zmiany treści umowy:

1) zmiana wynagrodzenia w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towaru i usług w trakcie realizacji umowy – w zakresie dotyczącym niezrealizowanej części umowy wynagrodzenie (brutto) zostanie odpowiednio zmodyfikowane,

2) zmiana numeru rachunku bankowego,

3) polepszenia parametrów technicznych dostawy,

4) zmiana terminu realizacji zamówienia w przypadku siły wyższej, to znaczy niezależnego od stron losowego zdarzenia zewnętrznego, które było niemożliwe do przewidzenia w momencie wystawiania zlecenia i któremu nie można było zapobiec mimo dochowania należytej staranności. Strony uzgadniają, że pod pojęciem siły wyższej rozumieją w szczególności: wojnę, zamach terrorystyczny, katastrofy naturalne, pożar, powódź, trzęsienie ziemi, huragan, strajk.

4. Zamawiający przewiduje także wprowadzenie odpowiedniej zmiany terminu realizacji, w szczególności:

1) o ile zmiana taka jest konieczna w celu prawidłowego wykonania umowy, w szczególności ze względu na zaistnienie okoliczności, o których mowa w ust. 2 i ust. 3 pkt. 4),

2) ze względu na okoliczności niezależne od Wykonawcy, np. opóźnienie w dostawie z zagranicy, kontrola celna, opóźnienie lub zatrzymanie transportu wynikające, np. z powodu warunków atmosferycznych.

5. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia zgody.

6. Wnioski stron o dokonanie zmian w umowie winne być składane na piśmie i zawierać dokładny opis proponowanej zmiany. Do wniosków należy załączyć dokumenty uzasadniające wprowadzone zmiany.

7. Po rozpatrzeniu wniosku o zmianę Zamawiający decyduje o udzieleniu zgody na wprowadzenie zmiany do umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności w ciągu 7 dni roboczych. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewydania zgody na zmianę umowy.

8. Nie stanowi zmiany umowy zmiana danych rejestrowych lub adresowych oraz ich danych kontaktowych