Usługa kompleksowego utrzymania czystości w budynkach i wokół budynków Sądu Apelacyjnego w Szczecinie

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.

3. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.

W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.

4. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

4.1. w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

4.2. jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji”).

5. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”).

Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym.

W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

6. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

7. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

9. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Administrator Danych Osobowych Administratorem danych osobowych jest Dyrektor Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z siedzibą przy ul. Mickiewicza 163, 71-165 Szczecin.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt możliwy jest za pośrednictwem adresu do korespondencji: Sąd Apelacyjny w Szczecinie, 71-165 Szczecin, ul. Mickiewicza 163 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@szczecin.sa.gov.pl.

Cele przetwarzania danych osobowych Dane osobowe przekazane przez Wykonawcę przetwarzane będą w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Procedura prowadzona na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

Przesłankami legalizującymi przetwarzanie danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze określonych w przepisach krajowych lub unijnych odnoszących się do zamówień publicznych, przedmiotu umowy oraz ochrony danych osobowych; po wybraniu Wykonawcy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, tj.: ewentualne ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami; potrzeba posiadania stałego kontaktu z osobami wskazanymi przez Wykonawcę, odpowiedzialnymi za realizację umowy, przy czym z chwilą podjęcia przez tę osobę czynności w ramach wykonywania umowy, takich, które podlegają obowiązkowi udokumentowania, zmianie ulegnie przesłanka przetwarzania danych osobowych, którą od tego momentu będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX PZP, do upływu terminu do ich wniesienia.

Kategorie odnośnych danych osobowych W procesie udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego będą przetwarzane następujące kategorie danych: imię i nazwisko, stanowisko służbowe zajmowane w organizacji, dane kontaktowe, tj. adres e-mail lub/i numer telefonu.

Odbiorcy danych osobowych Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP oraz Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul . Postępu 17 A - jako Administrator Danych Osobowych użytkowników Platformy e-Zamówienia, na której Sąd Apelacyjny w Szczecinie prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działając pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/.

Odbiorcami danych osobowych zamieszczonych na platformie internetowej udostępnionej przez Urząd Zamówień Publicznych są osoby korzystający z platformy ezamowienia.gov.pl. Odbiorcami danych osobowych zamieszczanych na stronie internetowej Sądu są hostingodawca - dostawca oprogramowania oraz osoby odwiedzające stronę Sądu.

Okres przechowywania danych osobowych Okres przechowywania danych osobowych, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy PZP, wynosi 4 lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

Uprawnienia z art. 15-21 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

Osoba, której dotyczą pozyskane w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania dane osobowe, ma prawo :

- dostępu do treści swoich danych osobowych – w celu realizacji niniejszego żądania administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;

cd. RODO

- prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;

- prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Prawo do wniesienia skargi Osoba, której dane dotyczą posiada prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych przez administratora narusza przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

Ograniczenie stosowania Osoba, której dotyczą pozyskane w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania dane osobowe nie przysługuje prawo do:

- usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;

- przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania na podstawie art. 21 RODO danych osobowych, w przypadku gdy podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b lub art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych osobowych Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w ustawie PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji/profilowanie W odniesieniu do danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich Dane osobowe przekazane przez Wykonawcę nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Przetwarzanie danych Dane osobowe przekazane przez Wykonawcę są przetwarzane jedynie przez upoważnione do tego osoby.

Źródło pochodzenia danych osobowych Dane osobowe zostały udostępnione Zamawiającemu przez Wykonawcę

Monitoring W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia w Sądzie Apelacyjnym w Szczecinie stosowany jest system monitoringu wizyjnego, system kontroli dostępu oraz system nagrywania przychodzących rozmów telefonicznych z Biurem Obsługi Interesantów Sądu Apelacyjnego w Szczecinie.

Ochrona Sygnalistów Zarządzeniem z dnia 22 listopada 2024 roku nr A. 023.11.2024 Prezesa i Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Szczecinie wprowadzona została Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Sądzie Apelacyjnym w Szczecinie. Procedura ma na celu realizację obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych zawierających informacje o naruszeniu prawa w Sądzie Apelacyjnym w Szczecinie. Informacja dla sygnalistów dotycząca zgłoszeń wewnętrznych wraz Wewnętrzną procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Sądzie Apelacyjnym w Szczecinie została opublikowana na stronie BIP Sądu Apelacyjnego w Szczecinie w zakładce „Zgłoszenia wewnętrzne” pod linkiem https://www.szczecin.sa.gov.pl/zglozenia-wewnetrzne,new,m2,213.html,830

1. O udzielenie zamówienia może się ubiegać wykonawca, który spełnia następujące warunki udziału w postępowaniu: 1.1.dotyczące zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie – dotyczy części nr 1 i 2. 1.2.dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów; Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie – dotyczy części nr 1 i 2. 1.3. dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie – dotyczy części nr 1 i 2. 1.4. dotyczące zdolności technicznej i zawodowej: Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada wymagane zdolności techniczne i/lub zawodowe zapewniające należyte wykonanie zamówienia, jeżeli wykonawca oświadczy, że:

a) DOTYCZY CZĘŚCI NR 1 - Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat (przed upływem terminu składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – wykonał lub aktualnie wykonuje należycie minimum dwa zamówienia (realizowane na podstawie zawartych odrębnych umów) o wartości minimum 300.000,00 zł brutto każde, polegające na sprzątaniu pomieszczeń w obiekcie/obiektach biurowych (bez usługi mycia okien i terenu zewnętrznego). W przypadku składania oferty wspólnej ww. warunek musi spełniać co najmniej jeden z wykonawców w całości. Przez obiekt biurowy należy rozumieć budynek lub zespół pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność administracyjna lub urzędowa, obejmująca w szczególności pracę biurową wykonywaną przez pracowników zatrudnionych w strukturach organizacyjnych podmiotu. Za obiekty biurowe uznaje się również budynki sądów, urzędów, jednostek administracji publicznej, biurowce komercyjne oraz inne obiekty, w których dominującą funkcją jest działalność biurowa.

b) DOTYCZY CZĘŚI NR 2 - Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat (przed upływem terminu składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – wykonał lub aktualnie wykonuje należycie minimum dwa zamówienia (realizowane na podstawie zawartych odrębnych umów) o wartości minimum 50.000,00 zł brutto każde, polegające na sprzątaniu pomieszczeń w obiekcie/obiektach biurowych (bez usługi mycia okien i terenu zewnętrznego). W przypadku składania oferty wspólnej ww. warunek musi spełniać co najmniej jeden z wykonawców w całości. Przez obiekt biurowy należy rozumieć budynek lub zespół pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność administracyjna lub urzędowa, obejmująca w szczególności pracę biurową wykonywaną przez pracowników zatrudnionych w strukturach organizacyjnych podmiotu. Za obiekty biurowe uznaje się również budynki sądów, urzędów, jednostek administracji publicznej, biurowce komercyjne oraz inne obiekty, w których dominującą funkcją jest działalność biurowa. W przypadku składania oferty przez jednego Wykonawcę na dwie części dla Zamawiającego Wykonawca posiada wymagane zdolności techniczne i/lub zawodowe zapewniające należyte wykonanie zamówienia, jeżeli Wykonawca wykonał lub aktualnie wykonuje należycie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum dwa zamówienia (realizowane na podstawie zawartych odrębnych umów) o wartości minimum 300.000,00 zł brutto każde, polegające na sprzątaniu pomieszczeń w obiekcie/obiektach biurowych. Przez zamówienia wykonane należy rozumieć:

1) zamówienia rozpoczęte i zakończone w w/w okresie,

2) zamówienia zakończone w w/w okresie, których rozpoczęcie mogło nastąpić wcześniej niż w w/w okresie. Przez zamówienia wykonywane należy rozumieć zamówienia które trwają nadal (niezakończone) i w ramach których wykonawca do upływu terminu składania ofert wykonał usługę kompleksowego utrzymania czystości w obiekcie/obiektach biurowym przez okres minimum 6 miesięcy. Niedopuszczalne jest łączenie zamówień wykonanych przez różnych Wykonawców, aby uzyskać 1 zamówienie spełniającą wymagania Zamawiającego. UWAGA: Zgodnie z zapisami SWZ Rozdział XX. Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowej części zamówienia – dotyczy części nr 1 i nr 2 (art. 60 i art.121 ustawy Pzp). Dla Zamawiającego kluczową częścią zamówienia jest usługa codziennego utrzymania czystości w budynkach Sądu (wewnątrz budynków) opisana w SWZ i Załącznikach nr 6, 6a do SWZ z wyłączeniem zakresu dotyczącego mycia okien, polimeryzacji podłóg, mycia sufitu szklanego oraz zakresu dotyczącego terenu zewnętrznego. W takim przypadku w odniesieniu do kluczowej części zamówienia nie jest dopuszczalne, aby wykonawca polegał na zdolnościach podmiotu trzeciego w zakresie spełnienia warunku dotyczącego wymaganego doświadczenia przez Zamawiającego w SWZ - w związku z zastrzeżeniem obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowej części zamówienia przedmiotowej usługi (brak jest możliwości powołania się na doświadczenie podmiotu trzeciego, który w związku z przedmiotowym zastrzeżeniem nie wykona kluczowej części zamówienia do realizacji której doświadczenie jest wymagane w SWZ).

Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: DLA CZĘŚCI NR 1: 5.000,00 zł. DLA CZĘŚCI NR 2: 600,00 zł. Wadium może być wniesione w:

a) pieniądzu;

b) gwarancjach bankowych;

c) gwarancjach ubezpieczeniowych;

d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299).

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zmian personelu Wykonawcy, który będzie oddelegowany do realizacji niniejszej umowy bez konieczności dokonywania zmian umowy w formie aneksu. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o zmianach w składzie jego personelu zamieszczonym w wykazie osób, z co najmniej 1 dniowym wyprzedzeniem na adres email pawel.szostak@szczecin.sa.gov.pl lub pisemnie. Osoby zastępujące personel Wykonawcy określony w umowie muszą spełniać wymagania określone w SWZ.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany przedmiotu umowy w zakresie zwiększenia lub zmniejszenia częstotliwości usług sprzątania i/lub zwiększenia lub zmniejszenia ilości osób niezbędnych do realizacji Umowy i wynikającą z tego proporcjonalną zmianą wysokości wynagrodzenia Wykonawcy.

3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany przedmiotu umowy poprzez czasowe wyłączenia części pomieszczeń budynku lub terenu zewnętrznego z usługi sprzątania, w szczególności choć nie wyłącznie z powodu prowadzonych na terenie zamawiającego remontów, budów Wraz z proporcjonalną zmianą (zmniejszeniem) wynagrodzenia Wykonawcy. Maksymalna wysokość obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy z tego tytułu oraz z tytułu wskazanego w ust. 2 nie przekroczy kwoty 30% kwoty wynagrodzenia, o którym mowa w §4 ust. 1.

4. Poza przypadkami określonymi powyżej umowa może zostać zmieniona w przypadkach określonych w art. 455 ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo Zamówień Publicznych.

5. Zamawiający dopuszcza zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadkach opisanych w projektowanych postanowieniach umowy.

6. Niezależnie od zmian określonych powyżej, w przypadku zmiany (zwiększenia lub zmniejszenia) cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją umowy, spowodowanej czynnikami obiektywnymi o charakterze rynkowym, której wartość przekroczy 5 % całkowitego wynagrodzenia, o którym mowa w projektowanych postanowieniach umowy, każda ze Stron może żądać zmiany wysokości Wynagrodzenia. Zmiany umowy zostały szczegółowo opisane w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią załącznik do SWZ.