Świadczenie usług gastronomicznych dla uczestników szkoleń organizowanych przez Wydział Rozwoju Kompetencji Oddziału ZUS w Gdańsku

1. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewnionych przez Platformę zakupową: https://zus.ezamawiajacy.pl/

2. W sytuacji awarii Platformy zakupowej Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: karolina.wegrzynowska@zus.pl (nie dotyczy składania ofert). Oferty składa się wyłącznie poprzez Platformę zakupową.

3. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy zakupowej na subdomenie Zamawiającego https://zus.ezamawiajacy.pl/ lub https://oneplace.marketplanet.pl

4. Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje wymagane zgody, klika polecenie „zarejestruj się”;

5. Rejestracja konta następuje poprzez kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie skontaktuje się telefonicznie – konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych; w związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej i rozpocząć składanie oferty z odpowiednim wyprzedzeniem;

6. Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu;

7. Zamawiający informuje że rozmiar pojedynczego pliku nie może przekroczyć 2 GB, przy czym zaleca wykorzystywanie plików w formacie .pdf, .doc, .docx., odt.

8. Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne:

8.1 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512kb/s,

8.2 komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej,

8.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2,

8.4 zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie danych .pdf.

9. Informacje na temat szyfrowania i czasu odbioru danych, tj.:

9.1 pliki oferty i załączników do niej złożone przez Wykonawcę na Platformie zakupowej są szyfrowane przez Platformę zakupową w momencie ich przesyłania na Platformę zakupową i nie są widoczne dla Zamawiającego; możliwość otworzenia ww. plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu ich przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;

9.2 oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), generowany według lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar;

9.3 czas przeprocesowania transakcji może być różny w zależności od obciążenia serwera, co należy uwzględnić przy składaniu oferty i rozpocząć składanie oferty z odpowiednim wyprzedzeniem.

10. W zależności od formatu kwalifikowanego podpisu (PAd ES, XAd ES) i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) Wykonawca dołącza do Platformy zakupowej uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego jako:

10.1 dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES,

10.2 dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.

Wszystkie pliki składane do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy zakupowej muszą zostać podpisane właściwym podpisem elektronicznym poza Platformą zakupową (na własnym komputerze Wykonawcy). Złożenie podpisu elektronicznego w ramach potwierdzania składania oferty w na Platformie zakupowej nie stanowi czynności podpisania, któregokolwiek ze składanych przez Wykonawcę plików.

1 W zamówieniach publicznych, Zamawiający jako administrator danych osobowych, obowiązany jest do spełnienia obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:

• wykonawcy będącego osobą fizyczną,

• wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

• pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie, podpis),

• członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),

• osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”,

Zamawiający informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa;

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Może się Pani/Pan z nim kontaktować we wszystkich sprawach, które dotyczą przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

- listownie na adres:

Inspektor Ochrony Danych ul. Szamocka 3, 5 01-748 Warszawa

- przez e-mail: ODO@zus.pl

- za pośrednictwem e ZUS

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług gastronomicznych dla uczestników szkoleń organizowanych przez Wydział Rozwoju Kompetencji Oddziału ZUS w Gdańsku; znak postępowania: 100000.271.123.2025-ZAP, prowadzonym w trybie podstawowym – bez negocjacji, na podstawie art. 275 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w celu spełnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy;

• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (liczonych w pełnych latach kalendarzowych), począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia postępowania, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;

• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

• posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług gastronomicznych w zakresie: 1.1. cateringu polegającego na zapewnieniu całodziennego wyżywienia (wraz z serwisem), przygotowaniu posiłków, logistyce, dostawach oraz obsłudze posiłków: śniadań, obiadów, kolacji, poczęstunków (w czasie przerwy kawowej) dla uczestników szkoleń/warsztatów, 1.2. posiłków okolicznościowych (wraz z serwisem) realizowanych na zlecenie Zamawiającego – dla seminariów, narad, spotkań roboczych, konferencji oraz innych zdarzeń organizowanych na zlecenie Wydziału Rozwoju Kompetencji w Gdańsku oraz Oddziału ZUS w Gdańsku, 2. Miejsce świadczenia usług:

2.1. w budynku Oddziału ZUS przy ul. Chmielnej 27/33, 80-748 Gdańsk (główne miejsce świadczenia usług);

2.2. oraz sporadycznie w innych lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego do max 20 km od siedziby Zamawiającego;

2.3. możliwość zmiany głównego miejsca świadczenia usługi pod koniec trwania umowy (koniec 2027r./początek 2028 r.) – na budynek Oddziału ZUS w Sopocie - Al. Niepodległości 796; 81-805 Sopot Zamawiający z odpowiednim wyprzedzeniem poinformuje o tym Wykonawcę.

3. Przez świadczenie usług gastronomicznych w tym organizowanie całodziennego wyżywienia jak i posiłków okolicznościowych (wraz z serwisem), Zamawiający rozumie:

a) przygotowanie całodziennych posiłków: śniadań, poczęstunków (przerwa kawowa), obiadów, kolacji dla uczestników szkoleń /warsztatów oraz opcjonalnie posiłków okolicznościowych;

b) dostarczanie w/w posiłków do miejsca wskazanego przez Zamawiającego;

c) rozkładanie dostarczonych posiłków wraz z aranżacją sali w zależności od rodzaju wydawanych posiłków;

d) wydawanie – obsługa kelnerska (asysta w wydawaniu) posiłków oraz zadbanie o ewentualne uzupełnianie brakujących potraw, napoi;

e) znoszenie brudnych naczyń, sztućców etc. do pomieszczenia wskazanego przez Zamawiającego;

f) mycie brudnych naczyń i sztućców etc.;

g) przygotowanie czystych naczyń i sztućców do kolejnego posiłku;

h) posprzątanie i utrzymywanie w czystości wszelkich pomieszczeń, z których Wykonawca korzysta w trakcie świadczenia usługi;

i) czas trwania serwisu min godzina (w zależności od potrzeby) dla każdego posiłku/wydarzenia; Przedmiot zamówienia musi być wykonywany zgodnie z zasadami sztuki kulinarnej, obowiązującymi przepisami i normami.

4. Przewidywana ilość posiłków w okresie obowiązywania umowy w zakresie: 4.1 cateringu 4.1.1 Śniadań - 11 376 szt.

4.1.2 Obiadów - 11 376 szt.

4.1.3 Kolacji - 11 376 szt.

4.1.4 Poczęstunek w czasie przerwy – kawa/herbata – 11 376 szt. Ilość posiłków, jaka zostanie faktycznie zamówiona przez Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy, może się różnić od w/w ilości i będzie zależała od bieżących potrzeb Zamawiającego, w zależności od liczby uczestników i faktycznie przeprowadzonych szkoleń. Zamawiający nie jest w stanie podać liczby uczestników dla posiłków okolicznościowych. Łącznie dla tego i innych możliwych wydarzeń, przeznaczono kwotę 40.000 zł brutto, z zastrzeżeniem, iż łączna wartość wykonanych usług (cateringu i posiłków okolicznościowych) nie może przekroczyć maksymalnej kwoty określonej w umowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 2 do SWZ. Szczegółowe warunki realizacji określają projektowane postanowienia umowy stanowiące Załącznik nr 9 do SWZ. Termin wykonania zamówienia: 24 miesiące od daty zawarcia umowy, lecz nie wcześniej niż od 01.05.2026r.; zgodnie z szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia - Załącznik nr 2 do SWZ oraz Projektowanymi Postanowieniami Umowy stanowiącymi Załącznik nr 9 do SWZ.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w kryteriach:

1. Cena całkowita oferty (współczynnik C) – waga podana w %

2. Wydłużenie podstawowych godzin wydawania kolacji (w zależności od potrzeb): (współczynnik R) – waga podana w %

Powyższym kryteriom Zamawiający przypisał następujące znaczenie:

Cena całkowita oferty (brutto w PLN) (waga 80%) - liczba punktów: 80 wg wzoru:

najniższa cena spośród wszystkich ocenianych ofert

C = ------------------------------------ x 80 punktów cena oferty badanej

C – liczba punktów uzyskanych w kryterium cena oferty, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku

Wydłużenie podstawowych godzin wydawania kolacji (czas liczony w pełnych godzinach) - (waga 20%) - liczba punktów: 20 wg podziału:

godziny wydawania kolacji:

16:30 – 18:30 – 0 punktów 16:30 – 20:00 – 10 punktów 16:30 – 21:00 – 20 punktów

Zamawiający, w Opisie przedmiotu zamówienia, określił podstawowe godziny wydawania kolacji od godz. 16:30 do godz. 18:30.

Zadeklarowanie wydłużenia podstawowych godzin serwisu przy kolacji nie oznacza, że Zamawiający będzie zamawiał każdą kolację w zakresie zadeklarowanych godzin, tylko będzie z nich korzystał w zależności od potrzeb, których częstotliwość jest niemożliwa do określenia.

W przypadku nie wskazania w Formularzu oferty, godzin wydawania kolacji, Zamawiający, na potrzeby wyliczenia współczynnika oceny, przyjmie minimalny wymagany czas wydawania kolacji, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia.

Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

P = C + R gdzie:

P - współczynnik oceny oferty, tj. łączna ilość punktów przyznana ofercie

C - współczynnik kryterium ceny całkowitej oferty

R - współczynnik kryterium wydłużenia podstawowych godzin wydawania kolacji.

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże: 1. wykonanie lub wykonywanie, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum jednej usługi żywieniowej w zakresie zbiorowego żywienia spełniającej łącznie następujące wymagania:

1) usługa była/ jest realizowana nieprzerwanie przez okres co najmniej 5 kolejnych miesięcy kalendarzowych licząc do dnia składania ofert;

2) usługa dotyczyła/ dotyczy co najmniej dwóch posiłków typu: śniadanie, obiad, kolacja;

3) zrealizowana wartość usługi, do dnia składania ofert, wynosi nie mniej niż 100.000,00 zł brutto (łącznie z podatkiem VAT). Okres ostatnich 3 lat liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

Wraz z ofertą, za pośrednictwem Platformy zakupowej, Wykonawca zobowiązany jest złożyć: aktualne na dzień składania ofert oświadczenie (o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy) w zakresie wskazanym w Załączniku nr 5 A do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowiły wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia, tj.:

1. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, zgodnie z Załącznikiem nr 5 B do SWZ,

2. oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ;

3. zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

4. zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

5. odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

6. w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumentów dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia,

7. dokumentów dotyczących podmiotu trzeciego, na którego zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej polega Wykonawca, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia, wymienionych w pkt 4.4.2.2.1; 4.4.2.2.3-4.4.2.2.5 SWZ – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego.

Wraz z ofertą, za pośrednictwem Platformy zakupowej, Wykonawca zobowiązany jest złożyć: aktualne na dzień składania ofert oświadczenie (o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy) w zakresie wskazanym w Załączniku nr 5 A do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowiły wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, tj.

1. wykazu usług (w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia – wskazanego w pkt 4.1.1.4.1 SWZ – warunku dotyczącego posiadania zdolności technicznej) wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ

Dowodami, o których mowa wyżej, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

2. w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumentów dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. W zakresie wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz w zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu oraz wymogów dotyczących składania dokumentów dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia szczegółowo określa SWZ.