Kompleksowe sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku Urzędu Gminy Sierakowice w roku 2026

1. Komunikacja między Wykonawcami a Zamawiającym, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy i formularza „Wyślij wiadomość” znajdującego się na stronie danego postępowania. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem

Platformy poprzez kliknięcie przycisku „wyślij wiadomość”, po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do

Zamawiającego.

2. Informacje publiczne, dotyczące w szczególności: odpowiedzi na pytania, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert,

Zamawiający będzie zamieszczał w formie elektronicznej na stronie internetowej prowadzonego postępowania tj. Platformie w sekcji

„Komunikaty”.

3. Korespondencja, której adresatem jest konkretny Wykonawca będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem

Platformy do tego konkretnego Wykonawcy.

4. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

5. Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa RM z 09.11.2017r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

a) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg),

b) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip i .7 Z.

6. Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać “Rozporządzenie

Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (e IDAS) (UE) nr 910/2014 - od 1 lipca 2016 roku”.

7. W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAd ES zewnętrzny. Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików tj. podpisywanych plików z danymi oraz plików podpisu w formacie XAd ES.

8. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

9. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

10. Więcej informacji w rozdz. VIII SWZ.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej rozporządzeniem ogólnym), publ.

Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1:

1) administratorem zgromadzonych danych osobowych jest: Gmina Sierakowice (adres: ul. Lęborska 30, 83-340 Sierakowice, telefon kontaktowy: 58 681 95 00),

2) dane kontaktowe inspektora ochrony danych, e-mail: inspektor@sierakowice.pl

3) podstawą prawną przetwarzania danych jest: art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia ogólnego, Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych,

4) celem zbierania danych jest: zapewnienie realizacji zadań w zakresie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

5) dane osobowe przetwarzane przez Gminę przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane, zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym Rozporządzenie

Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

6) dane osobowe będą przekazywane uprawnionym odbiorcom tj. podmiotom zaangażowanym w zapewnienie realizacji zadań w zakresie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych

7) osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

• dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia swoich danych, a także - w przypadkach przewidzianych prawem - do usunięcia danych oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych

• wniesienia skargi do organu nadzorczego, w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów rozporządzenia ogólnego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Ponadto w związku z przetwarzaniem zgromadzonych danych osobowych, osoby których dane dotyczą, nie podlegają decyzjom opierającym się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, o czym stanowi art. 22 rozporządzenia ogólnego.

1. Przedmiotem tytułowego postępowania jest usługa kompleksowego sprzątania budynku Urzędu Gminy Sierakowice przy ulicy Lęborskiej 30 w Sierakowicach, w zakres, której wchodzi: sprzątanie powierzchni biurowych, sal konferencyjnych, powierzchni pomocniczych (korytarze, schody, zaplecze, pomieszczenia socjalne), sprzątanie i mycie łazienek oraz dwustronne mycie okien. Zakres usługi obejmuje sprzątanie pomieszczeń o łącznej powierzchni sprzątania wynoszącej 1515 m2, w tym: PCW 723 m2, wykładziny dywanowe 229 m2, parkiet - 80 m2, gres – 483 m2).

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi załączniku nr 5 do niniejszej SWZ.

Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;

2) Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu wykonawcy Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) w zakresie spełniania przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej –

Zamawiający wymaga przedłożenia dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości minimum 100 000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100);

2) w zakresie spełniania przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej i zawodowej –

Zamawiający wymaga przedłożenia wykazu usług potwierdzającego utrzymanie czystości i sprzątanie, co najmniej jednego kubaturowego obiektu o łącznej powierzchni min. 1200 m2 (zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ) – wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest wstanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Poza formularzem oferty oraz oświadczeniem o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu do oferty wykonawca załącza również:

1. Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik.

2. Zobowiązanie podmiotu trzeciego, sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.

3. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. Wadium. Wymagana forma: - Wniesienie wadium w poręczeniach lub gwarancjach powinno obejmować przekazanie tego dokumentu w takiej formie, w jakiej został on ustanowiony przez gwaranta, tj. oryginału dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę. - Zamawiający zaleca załączenie do oferty dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium w pieniądzu na rachunek bankowy zamawiającego. Czynność ta skróci czas badania ofert.

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości: 2 000,00 zł (słownie: dwa tysiące 00/100 złotych).

2. Wadium może być wniesione w:

1) pieniądzu;

2) gwarancjach ubezpieczeniowych;

3) gwarancjach bankowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r., poz. 229)

3. Wadium musi obejmować pełen okres związania ofertą tj. do dnia 27.12.2024 r.

4. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto w Banku Spółdzielczym w Sierakowicach, nr rachunku: 47 8324 0001 0000 0358 2000 0040, z dopiskiem na przelewie: „Wadium w postępowaniu SUE. 271.54.2025 na Kompleksowe sprzątanie pomieszczeń biurowych w budynku Urzędu Gminy Sierakowice w okresie od 02 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.” . Wadium musi wpłynąć na wskazany rachunek bankowy, zamawiającego najpóźniej przed upływem terminu składania ofert (decyduje data wpływu na rachunek bankowy zamawiającego).

5. Zamawiający zaleca załączenie do oferty dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium w pieniądzu na rachunek bankowy Zamawiającego.

6. Wadium wnoszone w poręczeniach lub gwarancjach należy załączyć do oferty w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę dokumentu i powinno zawierać następujące elementy:  nazwę dającego zlecenie (wykonawcy), beneficjenta gwarancji (zamawiającego), gwaranta/poręczyciela oraz wskazanie ich siedzib. Beneficjentem wskazanym w gwarancji lub poręczeniu musi być Gmina Sierakowice,  określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,  kwotę gwarancji/poręczenia,  termin ważności gwarancji/poręczenia,  zobowiązanie gwaranta do zapłacenia kwoty gwarancji/poręczenia bezwarunkowo, na pierwsze pisemne żądanie zamawiającego, w sytuacjach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy PZP.

7. Wniesienie wadium w poręczeniach lub gwarancjach powinno obejmować przekazanie tego dokumentu w takiej formie, w jakiej został on ustanowiony przez gwaranta, tj. oryginał dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę.

W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienie, zgodnie z art. 58 w związku z art. 445 ust 1 ustawy PZP Zamawiający żąda aby:

1. W przypadku oferty składanej wspólnie przez Wykonawców oświadczenie z art. 125 ust 1 składa każdy z Wykonawców odrębnie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstawy wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

2. W odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

3. W przypadku, o którym mowa w ust 2 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Załączone Pełnomocnictwo powinno zawierać: jednoznaczne określenie postępowania, do którego się odnosi precyzować zakres umocowania; wymieniać wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i zawierać podpisy każdego z nich;

5. W przypadku wyboru przez Zamawiającego oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, Wykonawcy zobowiązani będą do przedłożenia umowy regulującej współpracę Wykonawców w terminie nie krótszym niż 7 dni przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego;

6. Umowa , o której mowa w ust 5 niniejszego rozdziału winna zawierać w szczególności: oznaczenie stron, cel działania, czas trwania umowy, zasady współdziałania , w tym zakres prac powierzonych każdej ze stron oraz zasady dokonywania rozliczeń, w tym nazwę banku i numer rachunku, na który dokonywane będą płatności z tytułu realizacji zamówienia.

7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.