Kompleksowe świadczenie usług pogrzebowych na zlecenie Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie w 2026 roku.

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu strony internetowej https://ezamowienia.gov.pl. Wszelkie pytania dotyczące wyjaśnienia treści SWZ powinny być wnoszone poprzez stronę https://ezamowienia.gov.pl za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”).

Zamawiający dopuszcza pomocniczo (w przypadku niedziałania strony internetowej) możliwość przesłania pocztą elektroniczną (email:

sekretariat@opslegionowo.pl) pytań o wyjaśnienie treści SWZ.

Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.

Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem

„Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020 poz. 2452) oraz w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. 2020 poz. 2415).

Załączniki do formularza komunikacji muszą być zgodne z obowiązującym KRI – Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247 z późn. zm.). Rekomendowany format danych .doc, .docx, .rtf, .pdf, .zip

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pogrzebowych na zlecenie Ośrodka Pomocy Społecznej w Legionowie, na cmentarzu wyznaniowym na terenie miasta Legionowa, w ramach realizacji zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 15 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej Dz. U. z 2025 roku, poz. 1214, z późn. zm.).

2. Pogrzeb winien odbyć się z poszanowaniem godności osób zmarłych i ich rodzin, zgodnie z przyjętymi w tym zakresie normami i zwyczajami oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w szczególności zgodnie z :

a) ustawą z dnia 31 stycznia 1959 roku o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2024 roku, poz. 576, z późn. zm.),

b) rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001roku w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi (Dz. U. 2021, poz.1910).

c) rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011r. w sprawie przechowywania zwłok i szczątków (Dz. U. z 2011r. nr 75, poz. 405),

d) rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz. U. z 2007r. nr 249, poz. 1866), ze szczególnym uwzględnieniem warunków pochówku osób zmarłych z powodu COVID-19 oraz zgodnie z pozostałymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, normami etycznymi oraz z powszechnie przyjętymi zasadami wykonywania usługi o tym charakterze oraz na warunkach i zgodnie z postanowieniami wynikającymi z umowy, opisu przedmiotu zamówienia i złożoną przez Wykonawcę oferta.

3. Zamawiający przewiduje szacunkowo, że w okresie trwania umowy zleci Wykonawcy przeprowadzenie 70 pogrzebów kremacyjnych (urnowych), w tym:

1) 68 - pogrzebów kremacyjnych (urnowych) osób dorosłych, w tym zmarłych na choroby zakaźne np. SARS-Co V-2 ( COVID-19),

2) 1 - pogrzeb kremacyjny (urnowy) dziecka do 6 roku życia,

3) 1– pochówek kremacyjny (urnowy)szczątków ludzkich, Uwaga: powyższy podział ma charakter szacunkowy i ilość poszczególnych rodzajów pochówków zleconych w ramach realizacji zamówienia może ulec zmianie adekwatnie do potrzeb Zamawiającego

4. Ze względu na szczególny charakter przedmiotu zamówienia, jakim jest świadczenie usług pogrzebowych i wiążący się z tym brak możliwości dokładnego oszacowania ilości usług, rzeczywista liczba dokonanych pochówków może ulec zmniejszeniu ,co nie będzie stanowiło podstawy do wnoszenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń co do ilości faktycznie zleconych usług pochówku przez Zamawiającego w toku realizacji umowy. Rozliczenie w toku realizacji umowy następować będzie w oparciu o faktycznie zamówione usługi i ceny jednostkowe zadeklarowane w ofercie.

5. Zamawiający określa minimalną ilość zamówienia jaka wykorzysta w ramach umowy na poziomie zlecenia 15 pochówków. Ostateczna ilość zleconych pochówków będzie wynikała z faktycznych potrzeb Zamawiającego w okresie obowiązywania umowy, w związku faktyczną liczbą pogrzebów, które będzie musiała sprawić Gmina Legionowo. Wykonawca przyjmuje powyższe zastrzeżenie i wyraża na nie zgodę. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia finansowe wobec Zamawiającego.

6. Wykonawca będzie świadczył usługi pogrzebowe wyłącznie na podstawie pisemnych jednostkowych Zleceń wystawianych przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie odebrać zlecenie od Zamawiającego po otrzymaniu telefonicznej lub e-mailowej informacji o zleceniu pochówku.

7. Wykonawca zobowiązany jest wykonać zlecony pochówek w terminie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania jednostkowego zlecenia od Zamawiającego , na cmentarzu w Legionowie.

8. Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego załatwienia wszelkich formalności niezbędnych do sprawienia pogrzebu zgodnie z obowiązującymi przepisami w urzędach oraz u zarządcy cmentarza, w tym wniesienie wszystkich niezbędnych opłat oraz zebrania niezbędnej dokumentacji (w szczególności: uzyskanie karty zgonu , aktu zgonu, zezwolenia na pochowanie i wydanie zwłok) na podstawie upoważnienia udzielonego Wykonawcy przez Zamawiającego.

9. Dom pogrzebowy, miejsce gdzie ciało osoby zmarłej będzie złożone przed ceremonią pochówku musi znajdować się na terenie miasta Legionowo w związku z możliwością pożegnania się rodziny i osób bliskich osoby zmarłej.

10. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania taboru samochodowego dostosowanego do przewozu zwłok zgodnie z obowiązującymi przepisami.

11. Wykonawca na minimum dwa dni przed planowanym terminem pogrzebu zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Zamawiającego – działu świadczeń Ośrodka pomocy Społecznej w Legionowie, który zgłasza pochówek- o terminie (data i godzinę) i miejscu pochówku

12. Szczegółowy zakres czynności składających się na zorganizowanie pogrzebu z kremacją zwłok/ szczątków ludzkich, obejmuje swym zakresem:

- umieszczenie zwłok / szczątków ludzkich w worku/pokrowcu dostarczonym przez wykonawcę,

- przewiezienie (eksportacja) zwłok lub szczątków ludzkich z miejsca wskazanego przez Zamawiającego w Legionowie lub Zakładu Medycyny Sadowej w Warszawie lub prosektorium WIM w Warszawie do chłodni ,

- przechowywanie zwłok/ szczątków ludzkich w chłodni do czasu pogrzebu,

- przygotowanie zwłok/szczątków ludzkich do kremacji (kosmetyka ciała, owinięcie ciała w całun dostarczony przez Wykonawcę),

- kremacja zwłok lub szczątków ludzkich , w tym transport do miejsca kremacji;

- dostarczenie trumny kremacyjnej,

- dostarczenie urny na prochy,

- dostarczenie krzyża ,

- dostarczenie tabliczki z danymi zmarłego na urnę i miejsce pochówku, zawierającej imię i nazwisko, datę urodzenia, datę zgonu; w przypadku zwłok NN datę znalezienia zwłok, lub datę znalezienia szczątek ludzkich ,

- umieszczenie zwłok/szczątków ludzkich w worku/w pokrowcu dostarczonym przez Wykonawcę,

- umieszczenie klepsydr w miejscu do tego wyznaczonym tj. tablica przy cmentarzu w Legionowie,

- obsługa pogrzebu, w tym transport urny z prochami w obrębie cmentarza oraz umieszczenie urny w przygotowanym grobie urnowym lub w innym miejscu przechowywania urn z prochami lub w grobie wskazanym przez bliskich zmarłego z zamknięciem grobu,

- zapewnienie posługi religijnej katolickiej polegającej na odprowadzeniu przez księdza urny z ciałem osoby zmarłej od bramy cmentarza do miejsca pochówku, jeśli Zamawiający ma informacje , że osoba zmarła była wyznania katolickiego - dezynfekcja zwłok, worka, trumny/kapsuły do transportu - płynem odkażającym o spektrum działania wirusobójczym,

- wykupienie na okres 20 lat miejsca pod grób urnowy na cmentarzu w Legionowie, Zamawiający dopuszcza wykupienie miejsca na zbiorowy grób urnowy. - w przypadku grobu urnowego zbiorczego wykonanie tablicy (napisówki) na umieszczenie tabliczek z danymi zmarłego. Rozmiar tablicy musi być dopasowany do ilości tabliczek odpowiadającej ilości urn umieszczonym w grobie zbiorowym. - w przypadku pojedynczego grobu urnowego umieszczenie krzyża lub palika (zgodnie z wyznaniem zmarłego) na umocowanie tabliczki z danymi zmarłego;

13. W przypadku niezrealizowania przez Wykonawcę niektórych elementów składających się na całość usługi pogrzebowej wynagrodzenie Wykonawcy za sprawienie pogrzebu zostanie pomniejszone o wartość niezrealizowanego elementu usługi pogrzebowej.

14. Przy zleceniu realizacji konkretnego pogrzebu Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z niektórych elementów usługi pogrzebowej (np. zakupu odzieży), co nie będzie stanowiło odstąpienia od zawartej umowy.

15. Wykonawca będzie zobowiązany do utrzymania i konserwacji mogiły przez okres trwania umowy tj.:

1) utrzymanie powierzchni grobu w należytym stanie tj. np. usuwanie zanieczyszczeń,

2) utrzymanie tabliczki nagrobnej w odpowiednim stanie,

3) w przypadku gdy pochowana osoba nieznana NN zostanie zidentyfikowana, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia tabliczki nagrobnej z aktualnymi danymi zmarłego.

- załącznik nr 2: Formularz oferty wraz z załącznikiem - załącznik nr 3: Oświadczenie wykonawcy składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia z postępowania;

- odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – w celu potwierdzenia , ze osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania jeżeli dotyczy - pełnomocnictwo - w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy,

- załącznik nr 4 – oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dotyczące usług, które wykonają poszczególni wykonawcy jeżeli dotyczy,

- załącznik nr 5 do SWZ - zobowiązanie do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów jeżeli dotyczy,

- załącznik nr 6do SWZ - oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby jeżeli dotyczy.