Usługa outsourcingu obejmująca drukowanie, kopiowanie i skanowanie dokumentów na potrzeby jednostek Izby Administracji Skarbowej w Białymstoku

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej Marketplanet pod adresem https://iasbialystok.ezamawiajacy.pl/. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:

1) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES,

2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć oprócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.

Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie.pdf.

Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie podpisu elektronicznego:

1) przeglądarka internetowa Microsoft Edge, Chrome, Firefox w wersji wspieranej przez producenta. Rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty podpisanej elektronicznie jest Firefox w wersji wpieranej przez producenta.

2) uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java (licencja EPL) w wersji Open JDK 8 lub

Java (licencja Oracle) w wersji 1.8.0_202 32 bitowej oraz 64 bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy e Zamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze.

3) zainstaluj dedykowany komponent Szafir SDK oraz aplikację Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w platformie e Zamawiający. Rozszerzenie Szafir SDK można pobrać tutaj. Po zainstalowaniu rozszerzenia Szafir

SDK oraz aplikacji Szafir Host należy przeładować bieżącą stronę.

4) przed uruchomieniem platformy e Zamawiający, w pierwszej kolejności podłącz czytnik z kartą kryptograficzną do komputera.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE

L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, Administrator informuje:

1. TOŻSAMOŚĆ I DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Białymstoku, z którym można kontaktować się kierując korespondencję na adres:

a) ul. Jana Klemensa Branickiego 9, 15-085 Białystok

b) skrzynki podawczej na platformie e PUAP: /1yhydw288z/Skrytka ESP

c) poczty elektronicznej: ias.bialystok@mf.gov.pl

2. DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się kierując korespondencję na adres e-mail:

iod.bialystok@mf.gov.pl

3. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PODSTAWY PRAWNE

Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu zawarcia i realizacji umowy cywilnoprawnej na podstawie:

a) art.6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności w związku z przepisami ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, przepisami prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

c) art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze polegającego na zapewnieniu porządku i bezpieczeństwa na terenie IAS w Białymstoku w związku z dostępem do nieruchomości

IAS w Białymstoku, na podstawie ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym, ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia oraz przepisami ustaw szczególnych.

4. INFORMACJA O ODBIORCACH DANYCH

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, w szczególności te, z którymi zawarto umowy na świadczenie usług serwisowych dla użytkowanych systemów informatycznych.

5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania określonych w pkt 3 lub do momentu wygaśnięcia obowiązków ciążących na Administratorze, a po upływie tego okresu będą archiwizowane zgodnie z okresem przewidzianym w przepisach prawa.

6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do:

a) dostępu do treści swoich danych osobowych (art. 15 RODO),

b) sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO),

c) usunięcia danych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności określonych w art. 17 RODO

d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

W przypadku uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa, osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. INFORMACJA O OBOWIĄZKU LUB DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH

OSOBOWYCH

Podanie danych osobowych jest wymogiem niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy.

8. INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU

Przetwarzane przez Administratora dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

1) art. 108 ust. 1 ustawy Pzp.

2) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na

Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r., poz. 514 ze zm.) zamawiający wykluczy:

- wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 tej ustawy;

- wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2025 r. poz. 644 ze zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 tej ustawy.

W CELU WSTĘPNEGO POTWIERDZENIA Wykonawca wraz z formularzem ofertowym (załącznik nr 2 do SWZ) składa aktualne na dzień składania ofert:

1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia – załącznik nr 3 do SWZ

2) oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r., poz. 514 ze zm.) – załącznik nr 3a do SWZ

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, oświadczenia te składa każdy z Wykonawców oddzielnie.

Potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu:

1) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:

a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,

d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp,

e) oraz w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Oświadczenie należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ.

1) Potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu:

a) Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane; wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

Okres 3 lat, o którym mowa powyżej liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wykonawcy, którzy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Do oferty należy wówczas dołączyć pełnomocnictwo, z którego treści musi wynikać, do której czynności powołano pełnomocnika – lidera (np. reprezentowanie w postępowaniu, zawarcia umowy) i jakiego postępowania dotyczy.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r., poz. 514 ze zm.), natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z rozdziałem VIII ust. 2 pkt 4) SWZ.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w rozdziale X ust. 1 SWZ (wzór oświadczeń stanowią załączniki nr 2 i nr 2a do SWZ) składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w formularzu ofertowym, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

5. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może zażądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1. Wszelkie zmiany, jakie Strony chciałyby wprowadzić do ustaleń wynikających z niniejszej umowy i nie dotyczą treści oferty, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i będą dopuszczalne w granicach unormowanych ustawą Pzp oraz w przypadkach i na warunkach określonych poniżej.

2. Zamawiający przewiduje na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, w przypadku wystąpienia niżej wymienionych okoliczności lub zaistnienia warunków a mianowicie:

1) zmian dotyczących aktualizacji danych Wykonawcy i Zamawiającego w szczególności poprzez: zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej Wykonawcy,

2) zmiany lub wprowadzenia osób i podwykonawców, przy pomocy których Wykonawca realizuje przedmiot umowy,

3) zmiany warunków płatności, w tym sposobu dostarczenia faktur;

4) zmiany wysokości wynagrodzenia za okres rozliczeniowy,

5) zmiany postanowień zawartej umowy w przypadkach określonych w art. 455 ust. 1 pkt 2) ÷ 4) i ust. 2 ustawy Pzp.

3. Wartość przedmiotu umowy oraz wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy za okres rozliczeniowy z tytułu realizacji postanowień niniejszej umowy może ulec zmianie wyłącznie w przypadku zmiany:

1) stawki podatku od towarów i usług (VAT);

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie przepisów ustawy z 10 października 2002 r. o minimalny wynagrodzeniu za pracę;

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na wartość przedmiotu umowy.

5) wysokości kar umownych naliczanych wykonawcy z tytułu braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w art. 439 ust. 5 Pzp,