Rezerwacja i zakup biletów lotniczych na potrzeby CNBOP-PIB w ramach podróży służbowych na trasach krajowych i międzynarodowych

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy Zakupowej.

2. Wejście na platformę poprzez link: platformazakupowa.pl

Zamawiający dopuszcza również komunikację za pomocą poczty elektronicznej, email:

gzawistowski@cnbop.pl, z zastrzeżeniem że ofertę należy złożyć tylko za pośrednictwem platformy

3. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z Wykonawcami:

Grzegorz Zawistowski – gzawistowski@cnbop.pl tel. (22) 76 93 339 – w kwestiach formalnych

Justyna Gawłowska – jgawlowska@cnbop.pl tel. (22) 76 93 369 – w kwestiach merytorycznych

4. Ofertę wraz z załącznikami sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 z późn.zm.).

5. Zamawiający dopuszcza przesłanie plików w formacie RAR reszta w SWZ

20. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu, opisane zostały w Instrukcji korzystania dla Wykonawców. Instrukcja jest udostępniona na Platformie Zakupowej.

21. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę zobowiązany jest założyć konto na platformie do komunikacji elektronicznej pod adresem https://platformazakupowa.pl. Oznacza to obowiązek akceptacji regulaminu platformy i zapoznania się z instrukcjami korzystania z konta na platformie.

22. Aktualne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy Zakupowej – wskazane są na stronie internetowej logowania i rejestracji Platformy - pod adresem: https://platformazakupowa.pl

1) System operacyjny Windows/Mac/Linux w aktualnie wspieranych wersjach. Uwaga: Windows 7 nie jest wspierany od 14 stycznia 2020.

2) Przeglądarka internetowa IE od 10 w górę / Edge / Fire Fox / Chrome / Opera / Safari, w aktualnych wersjach.

3) Włączona obsługa kodu Java Script

4) Sprawne połączenie internetowe, upload min. 2 Mb/s

Załącznik Nr 7 do SWZ

TGZ/09/2025

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO zastosowana w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

(Dz. Urz. UE L 119 z 04.07.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Centrum Naukowo-Badawcze Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego – Państwowy Instytut Badawczy, ul. Nadwiślańska 213, 07-420 Józefów inspektor ochrony danych osobowych w Centrum Naukowo-Badawczym Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego – Państwowym Instytucie Badawczym jest dostępny pod adresem : iod@cnbop.pl, tel. 22 7693 363 ;

 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na usługę pt.:

„Rezerwacja i zakup biletów lotniczych na potrzeby CNBOP-PIB w ramach podroży służbowych na trasach krajowych i międzynarodowych”,- znak TGZ/09/2025 prowadzonym w trybie podstawowym;

 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;

 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

 posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

 nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Załącznik Nr 7 do SWZ

TGZ/09/2025

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO zastosowana w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

(Dz. Urz. UE L 119 z 04.07.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Centrum Naukowo-Badawcze Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego – Państwowy Instytut Badawczy, ul. Nadwiślańska 213, 07-420 Józefów inspektor ochrony danych osobowych w Centrum Naukowo-Badawczym Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego – Państwowym Instytucie Badawczym jest dostępny pod adresem : iod@cnbop.pl, tel. 22 7693 363 ;

 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na usługę pt.:

„Rezerwacja i zakup biletów lotniczych na potrzeby CNBOP-PIB w ramach podroży służbowych na trasach krajowych i międzynarodowych”,- znak TGZ/09/2025 prowadzonym w trybie podstawowym;

 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”;

 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

 posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

 nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji i zakupu biletów lotniczych na potrzeby CNBOP-PIB w ramach podróży służbowych na trasach krajowych i międzynarodowych

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 1 do swz

. Kryterium oceny:

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Kryteria oceny ofert:

a) Cena opłaty transakcyjnej ( C ) za wystawienie jednego biletu zagranicznego, z wliczonym podatkiem VAT – waga 40 % (tj. max. 40 pkt.),

Kryterium C Cena - sposób obliczania cena oferty najniższej

Cena = --------------------------------- x 40 pkt. cena oferty badanej

b) Czas reakcji na zgłoszone zapotrzebowanie lub reklamację ( T ) - waga 30 % (tj. max. 30 pkt),

Kryterium T czas reakcji na zgłoszone drogą mailową lub telefoniczną zapotrzebowanie lub reklamację – sposób obliczania

- zobowiązanie do podjęcia niezbędnych działań potwierdzonych stosowną informacją mailową w ciągu 1 godziny od momentu zgłoszenia - 30 pkt.

- zobowiązanie do podjęcia niezbędnych działań potwierdzonych stosowną informacją mailową w ciągu 2 godzin od momentu zgłoszenia - 10 pkt.

- zobowiązanie do podjęcia niezbędnych działań potwierdzonych stosowną informacją mailową w ciągu 3 godzin od momentu zgłoszenia - 5 pkt.

- zobowiązanie do podjęcia niezbędnych działań potwierdzonych stosowna informacją mailową w ciągu więcej niż 3 godzin od momentu zgłoszenia - 0 pkt.

c) Wysokość upustu ( U ) określona w % od ceny brutto biletu lotniczego przewoźnika, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu – waga 10 % (tj. max. 10 pkt.),

Kryterium U wysokość upustu - sposób obliczania (waga 10% - tj. max 10 pkt)

Wysokość upustu w ocenianej ofercie

Wysokość upustu = ------------------------------------------------------ x 10 pkt. Najwyższy upust ze wszystkich w złożonych ofert

d) Możliwość zwrotu biletów, zmiany terminu i zmiany nazwisk pasażerów bezkosztowo lub za minimalną opłatę ( Z ) – waga 20 % (tj. max 20 pkt)

Kryterium Z Możliwość zwrotu biletów, zmiany terminu i zmiany nazwisk pasażerów bezkosztowo lub za minimalną opłatę – sposób obliczania

- możliwość zwrotu biletów, zmiany terminu i zmiany nazwisk pasażerów bezkosztowo - 20 pkt

- możliwość zwrotu biletów, zmiany terminu i zmiany nazwisk pasażerów za opłatą minimalną - 10 pkt

- brak możliwości zwrotu biletów, zmiany terminu i zmiany nazwisk pasażerów bezkosztowo lub za opłatą minimalną - 0 pkt

2. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta która spełnia wszystkie wymagania SWZ oraz uzyska zgodnie z kryteriami oceny najwyższą łączną ilością punktów W, uzyskaną przez zsumowanie liczby punktów uzyskanych wg kryteriów C, T, U oraz Z dla danej oferty, tj:

W = C + T + U + Z

3. Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną obliczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z obowiązującymi zasadami arytmetyki.

4. Przyjmuje się, że 1% równa się 1 pkt.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie określonym w art. 112 ust.2 ustawy Pzp, tj.: dotyczących:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów; Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej; Zamawiający nie określa warunków w tym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna za spełniony warunek dotyczący zdolności zawodowej (posiadania wiedzy i doświadczenia) jeżeli Wykonawca wykaże że w ciągu ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie zrealizował co najmniej dwie usługi rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, o wartości min. 150 000,- zł brutto każda (wliczając w to wartość biletów), i wykaże że zostały one zrealizowane w sposób należyty. W przypadku usługi nadal wykonywanej wartość dotychczas wykonanej usługi nie może być mniejsza niż wskazana powyżej.

Zamawiający uzna za spełniony warunek dotyczący zdolności zawodowej (posiadania wiedzy i doświadczenia) jeżeli Wykonawca wykaże że w ciągu ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie zrealizował co najmniej dwie usługi rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, o wartości min. 150 000,- zł brutto każda (wliczając w to wartość biletów), i wykaże że zostały one zrealizowane w sposób należyty.

W przypadku usługi nadal wykonywanej wartość dotychczas wykonanej usługi nie może być mniejsza niż wskazana powyżej.

Zamawiający uzna za spełniony warunek dotyczący zdolności zawodowej (posiadania wiedzy i doświadczenia) jeżeli Wykonawca wykaże że w ciągu ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie zrealizował co najmniej dwie usługi rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, o wartości min. 150 000,- zł brutto każda (wliczając w to wartość biletów), i wykaże że zostały one zrealizowane w sposób należyty.

W przypadku usługi nadal wykonywanej wartość dotychczas wykonanej usługi nie może być mniejsza niż wskazana powyżej.

4) Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, wg załącznika Nr 6 do SWZ, w zakresie wymaganym w pkt. VIII. 2.4) niniejszej SWZ;

5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

1) wykonawcy w takim przypadku ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2) żaden z Wykonawców nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 105 ust 1 ustawy Pzp.

3) każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, składa oświadczenie potwierdzające o braku podstaw wykluczenia.

Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy w formie aneksu do tej umowy w przypadkach określonym we wzorze umowy, w tym :

1) siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z ofertą i SWZ,

2) zmiany danin publicznoprawnych, w tym obowiązującej stawki VAT. Jeśli zmiana ta będzie powodować zwiększenie kosztów wykonania umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia wynagrodzenia o kwotę równą różnicy w kwocie podatku zapłaconego lub wymaganą do zapłacenia przez wykonawcę; W przypadku zmiany stawki podatku VAT w ramach niniejszej umowy zmiana stawki następuje z dniem wejścia w życie aktu prawnego zmieniającego stawkę bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy.

3) zmian wynikających z przepisów prawa, w tym art. 455 Ustawy PZP,

4) gdy konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć a wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie;

5) gdy kwota umowy jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp i łączna wartość zmian jest mniejsza od 10 % wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie, bez konieczności uzasadnienia, rezygnacji przez Zamawiającego z realizacji części przedmiotu umowy. W takim przypadku wynagrodzenie przysługujące wykonawcy zostanie pomniejszone, przy czym Zamawiający zapłaci za wszystkie prawidłowo zrealizowane dostawy,

6) Zmiany terminu zakończenia z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę,

7) Zamawiający dopuszcza wprowadzanie zmian wysokości wynagrodzenia, o którym mowa w §3 ust. 1, należnego wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia o wskaźnik zmiany ceny materiałów lub kosztów ogłaszanego w komunikacie Prezesa GUS,

8) Wykonawca wskazuję wpływ ceny zmiany kosztów na koszt wykonania zamówienia oraz określa okresy, w których następowała zmiana wynagrodzenia wykonawcy poprzez przedłożenie Zamawiającemu dokumentów umożliwiających identyfikację zmiany kosztów na koszt wykonania zamówienia.

9) Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania postanowień określonych w ust. 2 to 15% wartości przedmiotu zamówienia.

10) Zmiana wysokości wynagrodzenia następuję na wniosek Wykonawcy przedłożony wraz z dokumentami o których mowa w umowie.

11) Strony dopuszczają możliwość zmian redakcyjnych, omyłek pisarskich oraz zmian będących następstwem zmian danych ujawnionych w rejestrach publicznych bez konieczności sporządzania aneksu.

12) Wszelkie zmiany do Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

13) Strony dopuszczają możliwość zmian redakcyjnych, omyłek pisarskich oraz zmian będących następstwem zmian danych ujawnionych w rejestrach publicznych bez konieczności sporządzania aneksu. zmiany są też wskazane w projekcie umowy