Kompleksowe świadczenie usług cateringowych na rzecz Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach przez okres 24 miesięcy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach jako Administrator Danych przedstawia następujące informacje:

1. Administratorem Danych Osobowych, jest Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach

- ul. Poniatowskiego 15, 40-055 Katowice, tel. 32 208 3600, NIP: 634-000-53-01,

REGON: 000289035.

2. Aktualne dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach: tel. 32 208 3630 email:

iod@sum.edu.pl.

3. Dane osobowe przetwarza się w celu i na podstawie:

a. art. 6. ust. 1 lit b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, b. art. 9. ust. 2 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – w zakresie m. in. sprawozdawczym, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym z wyłączeniem Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z uwagi na wartość zamówienia poniżej progu określonego w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy, archiwizowania umów i treści ofert zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt obowiązującym w Śląskim

Uniwersytecie Medycznym w Katowicach.

4. Odbiorcami danych osobowych są merytorycznie odpowiedzialni pracownicy Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Odbiorcami mogą być także podmioty, którym Uczelnia powierzyła przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją np. usług asysty technicznej oprogramowania wykorzystywanego do obsługi zamówień, księgowania itp. Odbiorcami danych mogą być także organy publiczne, które zwrócą się z prawnie uzasadnionym wnioskiem o udostepnienie danych osobowych.

5. Dane będą przechowywane przez okres ustalany na podstawie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w Śląskim

Uniwersytecie Medycznym w Katowicach, a w szczególności przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia roszczeń finansowych wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, na zasadach określonych w przepisach Rozporządzenia RODO,

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych

Osobowych,

8. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy ich niepodanie uniemożliwi rozpatrzenie oferty lub zawarcie umowy.

9. W przypadku przetwarzania podanych danych osobowych nie zachodzi zautomatyzowane podejmowanie decyzji.

1. Zamawiający przewiduje dwa rodzaje opcji :

- I opcja polegająca na zwiększeniu zamówienia na usługi cateringowe określone w pakiecie nr 1 spowodowane zwiększonym zapotrzebowaniem Zamawiającego w okresie realizacji zamówienia podstawowego;

- II opcja polegająca na rozszerzeniu zakresu zamówienia podstawowego o stoły koktajlowe, stoły cateringowe oraz krzesła jeżeli w okresie realizacji zamówienia podstawowego wystąpi potrzeba skorzystania z nich.

2. Zamawiający wskazuje, że celem prawa opcji jest zaspokajanie rzeczywistych potrzeb Zamawiającego w zakresie usług cateringowych, które mogą się zaktualizować podczas wykonania zamówienia podstawowego, a których wystąpienie i zakres nie może być w pełni skonkretyzowany i ujęty w zamówieniu podstawowym w ramach wykazu planowanych wydarzeń stanowiącego załącznik nr 3 do umowy.

3. Na realizację prawa opcji Zamawiający przeznacza kwotę wskazaną w treści § 3 ust. 2 umowy. Tym samym Zamawiający określa maksymalną wartość opcji przez wskazanie kwotowego rozszerzenia zamówienia podstawowego.

4. Prawo opcji realizowane będzie na następujących zasadach:

1) prawo opcji realizowane będzie na takich samych warunkach jak zamówienie podstawowe;

2) ceny jednostkowe za poszczególne kategorie usług cateringowych zamawianych w ramach prawa opcji będą identyczne jak ceny jednostkowe w ramach zamówienia podstawowego określone w ofercie przetargowej Wykonawcy (załącznik nr 2 do Umowy tj. Specyfikacja asortymentowo-cenowa );

3) opcja znajdzie zastosowanie i wiąże Strony na podstawie jednostronnej dyspozycji (oświadczenia woli Zamawiającego);

4) prawo opcji jest realizowane na podstawie Umowy podstawowej zawartej z Wykonawcą i skorzystanie z niego nie wymaga zawierania aneksu;

5) z prawa opcji Zamawiający może skorzystać w terminie obowiązywania Umowy z Wykonawcą;

1. Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w zakresie:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie definiuje warunku w tym zakresie,

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie definiuje warunku w tym zakresie,

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie definiuje warunku w tym zakresie,

4) zdolności technicznej lub zawodowej – warunek dotyczy pakietu nr 1 Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, przez co należy rozumieć, że w okresie ostatnich czterech (4) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował należycie co najmniej:

- 1 usługę cateringową w formie zasiadanej z pełną obsługą kelnerską (dania podane na talerzach przez kelnerów do stołu) obejmującą co najmniej 100 osób na wartość min. 20 000 zł brutto,

- 1 usługę cateringową w formie szwedzkiego stołu z obsługą kelnerską tj. podawanie zakąsek, parzenie kawy, herbaty itp. obejmującą co najmniej 100 osób na wartość min. 10 000 zł brutto. Wykonawca musi wykazać spełnienie obu usług. Zamawiający nie dopuszcza sumowania doświadczenia. Każda z usług ma być wykonana w ramach jednego kontraktu/umowy.

Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w celu wykazania braku podstaw (przesłanek) wykluczenia z postępowania, zostanie wezwany na podstawie art. 274 ust. 1 Pzp do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień ich złożenia):

1) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (wzór stanowi załącznik nr 6).

Uwaga:

W przypadku, jeżeli w postępowaniu złożona zostanie tylko jedna oferta Zamawiający odstąpi od wymogu złożenia dokumentu, o którym mowa w pkt 1) powyżej.

Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu (określonych przez Zamawiającego w rozdziale 8 SWZ), na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, zostanie wezwany do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień ich złożenia):

1) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 4 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (wzór wykazu usług wykonanych stanowi załącznik nr 7 do SWZ).

W celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące przedmiotowe środki dowodowe:

a) trzy fotografie przedstawiające podanie trzech różnych słonych przekąsek typu finger food (np. paszteciki, pizzerinki, muffinki, kwadraciki ciasta francuskiego z dodatkami mięsnymi, wegetariańskimi, wegańskimi). Fotografie muszą potwierdzić zgodność oferty Wykonawcy z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga, aby fotografie potwierdziły, że oferowane przekąski są przekąskami typu finger food. Każda fotografia musi przedstawiać inny rodzaj przekąski.

b) jedna fotografia przedstawiająca mini kanapki. Fotografia musi przedstawiać sposób podania na zastawie zgodnej z SWZ oraz stosowanie różnych dodatków (min. 3 różne dodatki na jednej kanapce),

c) dwie fotografie przedstawiające podanie dwóch różnych minideserów (typu tiramisu, panna cotta, beza „Pavlova” itp.) Zamawiający nie dopuszcza fotografii przedstawiającej owoców jako deser. Fotografie muszą potwierdzić zgodność oferty Wykonawcy z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza, aby fotografie przedstawiały minidesery serwowane w jednorazowych naczyniach (plastikowych). Każda fotografia musi przedstawiać inny rodzaj minideseru.

d) jedna fotografia przedstawiająca podanie ciasta krojonego (np. szarlotki, ciasta czekoladowego, sernika itp.). Fotografie muszą potwierdzić zgodność oferty Wykonawcy z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga, aby fotografia przedstawiała ciasto krojone podane na zastawie zgodnej z SWZ z zachowaniem wymogu, aby każda porcja ciasta była podana w osobnej papierowej bibułce.

e) jedna fotografia przedstawiająca obsługę kelnerską. Fotografia musi potwierdzić zgodność oferty Wykonawcy z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia: obsługa kelnerska musi być ubrana w białe lub czarne koszule (wszyscy w jednym kolorze) z dodatkiem w postaci czarnej muchy lub czarnego krawatu (wszyscy jednakowy dodatek), czarne spodnie, czarne pełne obuwie typu mokasyny,

f) dwie fotografie przedstawiające ogólny widok stołu cateringowego przygotowanego na wydarzenie. Fotografia musi potwierdzić zgodność oferty Wykonawcy z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia: zastawa stołowa zgodna z opisem przedmiotu zamówienia, obrusy w jednolitej kolorystyce (białe lub czarne – na potrzeby wykonania fotografii Wykonawca dokonuje wyboru jednego z tych dwóch kolorów). Poza zastawą i obrusami fotografia powinna przedstawiać widok stołu cateringowego łącznie z takimi elementami jak serwetki, sztućce ze stali, szklanki, naczynia serwisowe, talerze. Zamawiający zaleca aby wszystkie zdjęcia były wykonane w rozdzielczości min. 720x1280 lub 1280x720 i rozpiętości kolorystycznej min. 16 bit. Zdjęcia należy złożyć w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Zamawiający nie będzie wzywał do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, jeżeli Wykonawca ich nie złoży wraz z ofertą lub gdy złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne i nie będą potwierdzały wymogów Zamawiającego. W takim przypadku oferta Wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu.

3. Spełnienie wymagań Zamawiającego w zakresie przedmiotowych środków dowodowych będzie podlegało ocenie wg opisu wskazanego w SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, zobowiązani są złożyć wraz z ofertą stosowne pełnomocnictwo.

4. Przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie rozumie się np. konsorcjum firm, spółkę cywilną. W przypadku wykonawców będących spółką cywilną, zaleca się, aby pełnomocnictwo do reprezentowania wspólników jako wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, zostało podpisane przez wszystkich wspólników spółki cywilnej. W przypadku spółki cywilnej dokumentami zastępującymi pełnomocnictwo mogą być umowa spółki lub uchwała wspólników, wskazująca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji spółki (wszystkich wspólników). W przypadku konsorcjum ustanowienie pełnomocnika może być dokonane w umowie konsorcjum lub w odrębnym dokumencie pełnomocnictwa.

5. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich wykonawców występujących wspólnie (przez każdego z wykonawców lub upoważnionego pełnomocnika).

6. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienie oświadczenie, o których mowa w Rozdziale 12 SWZ ust. 1, składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

7. W przypadku postawienia przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są dołączyć do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 Pzp, z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – zgodnie z dyspozycją art. 117 Pzp.

8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani na wezwanie Zamawiającego przedstawić podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale 12 SWZ ust. 2.

9. Wszelka korespondencja prowadzona będzie przez Zamawiającego wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

ZASADY WPROWADZANIA ZMIAN WYSOKOŚCI WYNAGRODZENIA NA PODSTAWIE ART. 439 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Strony dopuszczają możliwość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy z uwzględnieniem następujących reguł:

a) podstawą do ustalenia poziomu zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy jest wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego obowiązujący w miesiącu, w którym nastąpiło otwarcie ofert,

b) minimalny poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów wyliczony w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych wskazany powyżej, uprawniający Strony Umowy do żądania zmiany wynagrodzenia, wynosi 5 punktów procentowych,

c) maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza Zamawiający z tytułu przesłanki opisanej w niniejszym ustępie w całym okresie obowiązywania Umowy, wynosi 15% wartości brutto wynagrodzenia określonego w § 3 ust. 1 Umowy. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, mogą być wprowadzone wyłącznie wtedy, gdy mają one wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę. W przypadku ich wystąpienia Wykonawca może wystąpić do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem o zmianę wynagrodzenia, przedkładając odpowiednie dokumenty potwierdzające zasadność złożenia takiego wniosku. ZMIANY UMOWY – PRZEWIDZIANE PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, za wyjątkiem przesłanek przewidzianych w art. 455 ustawy Pzp oraz następujących przypadków:

1) zmiany terminu realizacji Umowy poprzez jego przedłużenie w przypadku niewykorzystania kwoty określonej w § 3 ust. 1,

2) zmiany miejsca realizacji zamówienia, jeśli konieczność nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego lub okoliczności od niego niezależnych;

3) zaistnienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy. W takim przypadku zmiana postanowień umowy wymaga zgody obu Stron umowy. ZASADY WPROWADZANIA ZMIAN WYSOKOŚCI WYNAGRODZENIA NA PODSTAWIE ART. 436 PKT 4 LIT. B USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 1. Strony dopuszczają zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy na mocy Umowy w przypadku wprowadzenia zmian:

1) obowiązującej stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej ustalonych na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, o ile zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Zamówienia przez Wykonawcę. Szczegółowe warunki wprowadzania zmian zostały określone w załącznikach nr 5a i 5b do SWZ.