Zapewnienie usługi konferencyjno-hotelarsko-gastronomicznej i transportowej w związku z organizacją szkoleń TRM przez Polską Agencję Żeglugi Powietrznej

1. Dokumentacja zamówienia (w tym zmiany, wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty) została zamieszczona na Platformie Zakupowej (dalej: Platforma), na stronie prowadzonego postępowania.

Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy, w tym rejestracja, logowanie, składanie zapytań i wniosków oraz składanie ofert, zmiana czy wycofanie oferty, znajduje się pod adresem https://pansa.ezamawiajacy.pl/ w zakładce „Baza Wiedzy”, a także na stronie internetowej https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin

2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

3. Wykonawca, chcąc złożyć ofertę, musi utworzyć darmowe konto na stronie oneplace.marketplanet.pl za pomocą przycisku „Załóż konto za darmo”.

4. Rejestracja konta następuje automatycznie. Konto jest aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych.

5. Platforma wymaga również konfiguracji stanowiska Wykonawcy pod podpis – szczegółowe informacje pod adresem: https://oneplace.marketplanet.pl/sprawdz-podpis

1. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis w formacie PAd ES,

- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAd ES.

UWAGA:

W zależności od użytego formatu kwalifikowanego podpisu (PAd ES, XAd ES) i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny), Wykonawca dołącza uprzednio podpisane dokumenty i oświadczenia wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Zamawiający zaleca stosowanie podpisu wewnętrznego, który polega na tym, że jest zapisany łącznie z podpisywanym dokumentem (tworzą jeden plik), a nie oddzielnie (plik podpisywany i plik podpisu).

Szczegółowy sposób utworzenia podpisu wewnętrznego zawarty jest w instrukcji użytkownika programu, za pomocą którego składany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

2. Zamawiający dopuszcza formaty przesyłanych danych, tj. pojedynczych plików o wielkości do 2 GB w formatach dopuszczalnych rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

3. Zamawiający wskazuje informacje, o których mowa w Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych, dotyczące Platformy

- Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

- Komputer klasy PC lub MAC, spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej,

- Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta, obsługująca TLS 1.2,

- Włączona obsługa Java Script,

- Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informuję, iż Administratorem danych osobowych jest Polska Agencja Żeglugi Powietrznej, ul. Wieżowa 8, 02-147 Warszawa. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: inspektorochronydanych@pansa.pl

Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu związanym z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięciem, jak również, jeżeli nie ziszczą się przesłanki określone w art. 255-256 ustawy – w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia i jego archiwizacji.

Odbiorcami danych osobowych mogą być: dostawcy systemów i usług, z którymi współpracuje Zamawiający, w tym Platformy, podmioty świadczące usługi doradcze, w tym usługi prawne i konsultingowe oraz podmioty, którym dokumentacja postępowania zostanie udostępniona w oparciu o przepisy ustawy lub na podstawie innych przepisów prawa, w tym szczególności pomiotom prowadzącym działalność kontrolną wobec Zamawiającego, a jeżeli postępowanie jest realizowane w ramach projektu współfinansowanego również organy wdrażające, pośredniczące i kontrolujące beneficjenta.

Dane osobowe pozyskane w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, będą przechowywane, przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym miało miejsce zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jeżeli postępowanie będzie realizowane w ramach projektu UE, okres retencji może zostać wydłużony i wynosić 10 lat od czasu zakończenia projektu. Niezależnie od postanowień niniejszego punktu w przypadku zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, dane osobowe będą przetwarzane do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Na podstawie danych osobowych pozyskanych w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielnie zamówień publicznych, nie będzie dochodziło do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym o profilowania.

Pozostałe informacje zawarte w Rozdziale XXII SWZ

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

60170000-0 - Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą