NAJEM URZĄDZEŃ WIELOFUNKCYJNYCH WRAZ Z USŁUGAMI DODATKOWYMI ORAZ DOSTAWĄ OPROGRAMOWANIA DO DRUKU PODĄŻAJĄCEGO, ZARZĄDZANIA WYDRUKIEM ORAZ MONITOROWANIA ILOŚCI WYDRUKÓW

1. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami (w szczególności składanie oświadczeń, dokumentów, zawiadomień, zapytań do SWZ), z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt 13.1 IDW odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem formularza Wyślij wiadomość dostępnego na platformie (po wybraniu postępowania).

2. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód), jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód).

3. Niezbędne wymagania techniczne umożliwiające pracę na platformie zakupowej:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 2 Mbit/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca Javascript np.: EDGE, Chrome, Fire Fox, w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” lub możliwością korzystania z lokalnej pamięci przeglądarki.

Szczegółowe informacje techniczne w zakresie korzystania z platformy znajdują się w Instrukcjach dla Wykonawców udostępnionych na platformie (po wybraniu postępowania) w zakładce „Instrukcje” (na dole strony).

W zakresie kwestii nieuregulowanych niniejszą SWZ obowiązują przepisy ustawy Pzp oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

4. Informacje dotyczące udzielenia wyjaśnienia/odpowiedzi, zmiany niniejszej SWZ oraz przedłużenia terminu składania i otwarcia ofert, o których mowa w pkt 12 IDW, jak również zmiany ogłoszeń o zamówieniu i inne informacje niezbędne do przeprowadzania niniejszego postępowania Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”.

5. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania akceptuje warunki korzystania z platformy określone w Regulaminie.

6. Zamawiający informuje, że Instrukcje dla Wykonawców i Regulamin, o którym mowa w pkt 11.6 IDW dotyczące korzystania z platformy, w szczególności wymagania techniczne, logowanie, pobieranie dokumentów, składanie wniosków o wyjaśnienia treści SWZ, składanie ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformy znajdują się na platformie (po wybraniu postępowania) w zakładkach „Instrukcje” i „Regulamin” (na dole strony).

7. Oferta, oświadczenia i dokumenty powinny być sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tj. określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Zalecane formaty sporządzania oświadczeń i dokumentów to: pdf, doc, docx, txt, xls, xlsx, jpg, natomiast zalecane formaty podające dane kompresji to: zip, 7 Z.

1. Przedmiotem zamówienia jest najem 10 (słownie: dziesięciu) urządzeń wielofunkcyjnych minimum czarno-białych z formatem drukowania A4 i A3 z opcją skanowania w kolorze, dostawa tonerów i innych materiałów eksploatacyjnych do najmowanych urządzeń, z wyłączeniem papieru oraz serwis najmowanych urządzeń zgodny z warunkami określonymi w umowie oraz Ofercie Wykonawcy.

2. Ponadto przedmiot zamówienia obejmuje dostawę oprogramowania do druku podążającego, centralnego zarządzania użytkownikami oraz monitorowania wydruków per użytkownik wraz z ich niezbędnymi licencjami i aktualizacjami dla wszystkich dostarczonych urządzeń, oraz dodatkowo dla 3 urządzeń Kyocera Ecosys M4125idn będących już w posiadaniu Zamawiającego.

50313100-3 - Usługi w zakresie naprawy fotokopiarek

48773000-7 - Pakiety oprogramowania użytkowego do drukowania

30125100-2 - Wkłady barwiące

Zdolność zawodowa Wykonawcy: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał należycie a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (dwie) dostawy polegające na dzierżawie / najmie / leasingu urządzeń wielofunkcyjnych wraz ze świadczeniem usług serwisowych, przy czym:

a) każda z dostaw obejmowała co najmniej 10 urządzeń wielofunkcyjnych,

b) każda z dostaw obejmowała wdrożenie i utrzymanie systemu wydruku podążającego lub centralnego systemu zarządzania wydrukiem,

c) każda z dostaw obejmowała integrację systemu wydruku podążającego lub zarządzania wydrukiem z usługą Active Directory lub równoważną usługą katalogową użytkowników. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana według formuły „spełnia / nie spełnia” na podstawie oświadczenia wykonawcy. Uwaga:

a) Każde z 2 dostaw musi samodzielnie spełniać wszystkie ww. parametry minimalne.

b) Przez dostawę należy rozumieć jedną umowę / kontrakt. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają tę część zamówienia, do realizacji której te zdolności są wymagane. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia. Poleganie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby:

1. Zgodnie z art. 118 ustawy Pzp, Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu (w zakresie w jakim zostały określone przez Zamawiającego), w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.

2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (w zakresie w jakim zostały określone przez Zamawiającego), Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają dostawy, do realizacji których te zdolności są wymagane.

3. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby (w przypadku, gdy Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu), składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępniania Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby, przy wykonaniu zamówienia publicznego;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wykazane zdolności dotyczą.

5. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.

6. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja ekonomiczna lub finansowa, podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający zażąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego:

a) zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo b) wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.

7. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składnia ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

8. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 8.2 IDW, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.

9. Wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.3 IDW podmiotu, na zasoby którego powołuje się w celu uzyskania zamówienia, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.

1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości: - 5 000,00 zł (słownie złotych: pięć tysięcy 00/100), 2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert według wyboru Wykonawcy jednej lub kilku następujących formach:

2.1. pieniądzu;

2.2. gwarancjach bankowych;

2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;

2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3. Wadium w pieniądzu musi być wpłacone przelewem na rachunek bankowy Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych z siedzibą w Gdańsku (80-426), przy Al. Gen. Józefa Hallera 16/18 prowadzony w Banku PEKAO S. A. numer 64 1240 1268 1111 0010 7066 4419. W tytule przelewu należy wskazać: „Wadium do postępowania nr ZOZP. 231.123.2026. KL”

4. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformy.

5. Wadium musi obejmować cały okres związania ofertą.

6. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.

7. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium w wysokości określonej w pkt 18.1 IDW, w formie lub formach, o których mowa w pkt 18.2 IDW, zostanie odrzucona.

8. Zamawiający dokona zwrotu wadium na zasadach określonych w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp. Wykonawca będzie miał możliwość w przypadkach określonych w art. 98 ust. 2 ustawy Pzp wystąpienia o zwrot wadium, przy czym złożenie wniosku o zwrot wadium spowoduje rozwiązanie stosunku prawnego Zamawiającego z Wykonawcą i utratę przez Wykonawcę prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, uregulowanych w Dziale IX ustawy Pzp.

9. Zamawiający zwróci wadium wniesione w pieniądzu, wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.

10. Zamawiający zwróci wadium wniesione w formie poręczenia lub gwarancji poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium. Zaleca się, aby poręczenie lub gwarancja wskazywały adres mailowy na jaki Zamawiający winien składać oświadczenie o zwolnieniu wadium.

11. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp, tj. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2–4, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli:

11.1. Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub art. 128 ust. 1, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57, oświadczenia o którym mowa w art. 125 ust. 1, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej;

11.2. Wykonawca, którego oferta została wybrana: 11.2.1. odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, 11.3. zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, którego oferta została wybrana.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, natomiast spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z pkt 7 IDW.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z Wykonawców składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.2 IDW. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z Wykonawców składa oświadczenie, o którym mowa w pkt 8.3 IDW.

5. Brak podstaw do wykluczenia z postępowania i spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia przez Wykonawców składających wspólną ofertę będzie oceniane w następujący sposób:

a) brak podstaw do wykluczenia z postępowania: jeśli jeden z Wykonawców podlega wykluczeniu, oferta zostanie odrzucona;

b) zdolność zawodowa personelu Wykonawców: łącznie;

c) zdolność zawodowa Wykonawców: łącznie, z zastrzeżeniem, że Wykonawcy składający ofertę wspólną mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają dostawy, do realizacji których te zdolności są wymagane, a przynajmniej jeden z Wykonawców musi potwierdzić spełnianie warunku udziału w postępowaniu odnośnie zdolności zawodowej Wykonawcy, o których mowa w pkt 7.5.1 w całym zakresie.

6. Zamawiający nie określił odmiennych wymagań związanych z realizacją zamówienia w odniesieniu do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Zamawiający w oparciu o art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp przewiduje możliwość dokonania zmian w umowie, na warunkach określonych poniżej:

1) termin wykonania przedmiotu umowy, ustalony w umowie może ulec zmianie, w przypadku:

a) wystąpienia działania siły wyższej, przez którą Strony rozumieją okoliczności, których Strony nie mogły przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, w szczególności: klęski żywiołowe, epidemie, wojny, działania władzy publicznej itp. W wyżej wymienionych okolicznościach Strony ustalą nowy termin umowny, z tym że zakres zmiany terminu musi być proporcjonalny do przyczyny jaka ją spowodowała. Do każdego wniosku o zmianę terminu wykonania Umowy na tej podstawie, Strona dołącza uzasadnienia faktyczne i prawne oraz kalkulację wpływu wystąpienia okoliczności uzasadniającej zmianę terminu na ten termin. Z uzasadnienia Strony musi wynikać, iż przedłużenie terminu wykonania Umowy jest konieczne mimo pełnego zaangażowania Strony. Do każdego wniosku o zmianę terminu Strona zobowiązana jest załączyć dokumenty wykazujące istnienie niezależnych od Strony przyczyn przedłużenia terminu. Zamawiający może żądać dodatkowych dokumentów od Wykonawcy.

b) gdy w terminie realizacji umowy, o którym mowa w § 2 nie zostanie wykorzystana kwota, o której mowa w 3 ust. 1 Umowy, z zastrzeżeniem, że okres wydłużenia realizacji umowy nie może być dłuższy niż 6 miesięcy,

2) zmiany liczby najmowanych urządzeń wielofunkcyjnych w trakcie realizacji umowy, w przypadku wystąpienia uzasadnionych potrzeb organizacyjnych Zamawiającego, w szczególności związanych ze zmianą struktury organizacyjnej, zmianą liczby użytkowników, utworzeniem nowych lokalizacji lub likwidacją istniejących stanowisk pracy. Zmiana może polegać na zwiększeniu lub zmniejszeniu liczby urządzeń w stosunku do liczby określonej w OPZ, przy czym:

a) urządzenia dodatkowe muszą spełniać wymagania określone w SWZ i OPZ dla danej grupy urządzeń lub posiadać parametry nie gorsze;

b) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie odpowiedniej zmianie na podstawie cen jednostkowych wskazanych w Formularzu Ofertowym;

c) wartość zmian wynikających z niniejszego postanowienia nie może przekroczyć 20% wartości wynagrodzenia umownego brutto określonego w § 3 ust. 1 umowy.

3) możliwość zastąpienia urządzeń w okresie obowiązywania umowy innymi modelami urządzeń, pod warunkiem, że:

a) wymiana jest uzasadniona zakończeniem produkcji urządzenia, wycofaniem go z rynku, brakiem dostępności części zamiennych lub eksploatacyjnych lub innymi obiektywnymi okolicznościami niezależnymi od Wykonawcy;

b) proponowane urządzenie posiada parametry techniczne, funkcjonalne oraz użytkowe nie gorsze niż określone w OPZ;

c) wymiana nie spowoduje pogorszenia jakości świadczonych usług ani zwiększenia kosztów ponoszonych przez Zamawiającego;

d) wymiana zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego w formie pisemnej;

e) zmiana modelu urządzenia nie spowoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy.