Świadczenie usług utrzymania i wsparcia Systemu Stron Internetowych Funduszy Europejskich

1. Przedmiotem zamówienia są usługi dotyczące Systemu Stron Internetowych Funduszy Europejskich (zwanego dalej “SSIFE”), w zakresie:

1) przeniesienia SSIFE na infrastrukturę teleinformatyczną Wykonawcy lub wskazaną przez Zamawiającego, zwanego dalej “Usługami przeniesienia”;

2) udostępniania infrastruktury sprzętowo-programowej niezbędnej do działania SSIFE oraz zapewnienia ciągłości produkcyjnego działania tego systemu, zwanego dalej “Usługami utrzymania”;

3) wsparcia technicznego dla SSIFE oraz dokonywania zmian w oprogramowaniu SSIFE, zwanego dalej “Usługami wsparcia”.

2. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w: Załączniku nr 1a do SWZ - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) – usługi utrzymania, Załączniku nr 1b do SWZ - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) – usługi przeniesienia, Załączniku nr 1c do SWZ - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) – usługi wsparcia. Po zawarciu umowy będą one stanowiły załączniki do umowy (projektowane postanowienia umowy stanowią Załącznik nr 2 do SWZ).

3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.

4. Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia przez Wykonawców wizji lokalnej Systemu SSIFE. Zamiar przeprowadzenia wizji należy zgłosić za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem: https://zamowienia. a jej termin zostanie wyznaczony przez Zamawiającego. Zamiar mfipr.gov.pl/,przeprowadzenia wizji należy zgłosić najpóźniej na 7 dni roboczych przed terminem otwarcia ofert. Podczas wizji lokalnej Zamawiający nie udziela wyjaśnień dotyczących treści SWZ. Osoby, które przybędą na wizję zobowiązane są zgłosić się na recepcję (wejście ul. Wspólna 2/4). Zakres wizji lokalnej obejmuje: wgląd do kodów źródłowych Systemu SSIFE, wgląd do dokumentacji technicznej Systemu SSIFE. Podczas wizji lokalnej Zamawiający nie udziela wyjaśnień dotyczących treści SWZ. Osoby, które przybędą na wizję zobowiązane są zgłosić się na recepcję (wejście ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa).

5. Zamawiający żąda wniesienia wadium na zasadach opisanych w Rozdziale 7 SWZ.

6. Wykonawca zobowiązany jest wnieść przed podpisaniem umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy.

7. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

8. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów, znajduje się w SWZ.

9. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”, oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

10. Zadanie Przedmiot Umowy realizowany będzie:

1) w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 PPU – na zlecenie Zamawiającego, realizowane maksymalnie dwa razy w ciągu trwania umowy, przy czym pierwsze zlecenie może zostać wysłane Wykonawcy w terminie do 7 dni roboczych od zawarcia umowy, a drugie najpóźniej na 3 miesiące przed terminem jej zakończenia;

2) w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 PPU – przez okres 36 miesięcy od dnia 06.08.2026 r. albo od dnia zawarcia umowy, jeżeli jej zawarcie nastąpi po dniu 06.08.2026 r. albo 36 miesięcy od dnia zakończenia pierwszego zlecenia usługi przeniesienia potwierdzonego podpisaniem bez zastrzeżeń protokołu odbioru tej usługi, w przypadku wysłania Wykonawcy pierwszego zlecenia, o którym mowa w pkt 1;

3) w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 PPU – przez okres 36 miesięcy od dnia 06.08.2026 r. albo od dnia zawarcia umowy, jeżeli jej zawarcie nastąpi po 06.08.2026 r. albo 36 miesięcy od dnia zakończenia pierwszego zlecenia usługi przeniesienia potwierdzonego podpisaniem bez zastrzeżeń protokołu odbioru tej usługi, w przypadku wysłania Wykonawcy pierwszego zlecenia, o którym mowa w pkt 1 lub do momentu wykorzystania przez Zamawiającego puli 9000 roboczogodzin.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi dotyczące Systemu Stron Internetowych Funduszy Europejskich (zwanego dalej “SSIFE”), w zakresie:

1) przeniesienia SSIFE na infrastrukturę teleinformatyczną Wykonawcy lub wskazaną przez Zamawiającego, zwanego dalej “Usługami przeniesienia”;

2) udostępniania infrastruktury sprzętowo-programowej niezbędnej do działania SSIFE oraz zapewnienia ciągłości produkcyjnego działania tego systemu, zwanego dalej “Usługami utrzymania”;

3) wsparcia technicznego dla SSIFE oraz dokonywania zmian w oprogramowaniu SSIFE, zwanego dalej “Usługami wsparcia”.

2. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w: Załączniku nr 1a do SWZ - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) – usługi utrzymania, Załączniku nr 1b do SWZ - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) – usługi przeniesienia, Załączniku nr 1c do SWZ - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) – usługi wsparcia. Po zawarciu umowy będą one stanowiły załączniki do umowy (projektowane postanowienia umowy stanowią Załącznik nr 2 do SWZ).

3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.

Punkty za kryterium „Warunki SLA” zostaną przyznane w następujący sposób: Zamawiający przyzna maksymalnie 9 punktów, biorąc pod uwagę informację zawartą przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym, w zakresie zaoferowania jednego z poniższych wariantów dot. Czasu usunięcia skutków awarii oraz naprawy błędów.

• Wariant nr 1 – Zamawiający przyzna 0 punktów, w przypadku deklaracji Wykonawcy usunięcia skutków awarii oraz naprawy błędów w czasie nie przekraczającym, od momentu otrzymania zgłoszenia serwisowego, dla: o Awarii oraz Błędu klasy A – 3 godziny, o Błędu klasy B1 – 16 godzin roboczych, o Błędu klasy B2 – 20 godzin roboczych, o Błędu klasy B3 – 24 godzin roboczych, o Błędu klasy C – 10 dni roboczych, o Błędu klasy D – 15 dni roboczych.

• Wariant nr 2 – Zamawiający przyzna 3 punktów, w przypadku deklaracji Wykonawcy usunięcia skutków awarii oraz naprawy błędów w czasie nie przekraczającym, od momentu otrzymania zgłoszenia serwisowego, dla: o Awarii oraz Błędu klasy A – 2 godziny, o Błędu klasy B1 – 12 godzin roboczych, o Błędu klasy B2 – 16 godzin roboczych, o Błędu klasy B3 – 20 godzin roboczych, o Błędu klasy C – 8 dni roboczych, o Błędu klasy D – 12 dni roboczych.

• Wariant nr 3 – Zamawiający przyzna 6 punktów, w przypadku deklaracji Wykonawcy usunięcia skutków awarii oraz naprawy błędów w czasie nie przekraczającym, od momentu otrzymania zgłoszenia serwisowego, dla: o Awarii oraz Błędu klasy A – 1,5 godziny, o Błędu klasy B1 – 10 godzin roboczych, o Błędu klasy B2 – 14 godzin roboczych, o Błędu klasy B3 – 18 godzin roboczych, o Błędu klasy C – 7 dni roboczych, o Błędu klasy D – 11 dni roboczych.

• Wariant nr 4 – Zamawiający przyzna 9 punktów, w przypadku deklaracji Wykonawcy usunięcia skutków awarii oraz naprawy błędów w czasie nie przekraczającym, od momentu otrzymania zgłoszenia serwisowego, dla: o Awarii oraz Błędu klasy A – 1 godziny, o Błędu klasy B1 – 8 godzin roboczych, o Błędu klasy B2 – 12 godzin roboczych, o Błędu klasy B3 – 16 godzin roboczych, o Błędu klasy C – 6 dni roboczych, o Błędu klasy D – 10 dni roboczych. Godziny robocze liczone są w czasie pracy Zamawiającego w godzinach od 8:00 do 17:00 w dni robocze. Wykonawca jest zobowiązany do zaoferowania jednego z powyższych, określonych przez Zamawiającego wariantów, tj. nie może oferować innych wariantów ani zmieniać podanych wartości czasów naprawiania awarii i poszczególnych kategorii błędów. Niezastosowanie się Wykonawcy do powyższego zastrzeżenia będzie skutkowało odrzuceniem jego oferty na podstawie art. 226 ust 1 pkt 5 ustawy – jako oferty, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. W przypadku braku w Formularzu ofertowym informacji o zaoferowanym wariancie, Zamawiający przyzna Wykonawcy 0 punktów w tym kryterium, uznając, że Wykonawca zaoferował maksymalne czasy naprawy awarii lub błędów, czyli wartości określone przez Zamawiającego w wariancie nr 1.

Punkty za kryterium „Propozycje modyfikacji zwiększających jakość obsługi lub działanie SSIFE” zostaną przyznane w skali punktowej do 25 punktów, na podstawie dokumentu, o którym mowa w pkt 8.11.8 SWZ, tj. „Propozycje modyfikacji zwiększających jakość obsługi lub działanie SSIFE” (stanowiących Załącznik nr 8b do SWZ), po spełnieniu następujących wymagań: Wykonawca przedstawi opis proponowanych modyfikacji podnoszących jakość funkcjonalność lub zwiększających efektywność działania SSIFE, w zakresie:

• użyteczności UX,

• automatyzacji pracy w systemie,

• dostępności cyfrowej dla osób z niepełnosprawnością. Punkty za kryterium „Propozycje modyfikacji zwiększających jakość obsługi lub działanie SSIFE” Zamawiający przyzna Wykonawcy na podstawie przedstawionych propozycji modyfikacji podnoszących jakość, funkcjonalność lub efektywność działania SSIFE na podstawie poniższych wytycznych. Każda z modyfikacji będzie zawierała zdiagnozowany problem wraz z zaproponowanym rozwiązaniem i opisem efektu połączony z analizą wpływu na działanie lub obsługę systemu, a także informację o wykonalności i realizowalności przedstawionej propozycji. Każda przedstawiona propozycja modyfikacji będzie zawierać następujące elementy:

1. opis problemu (co dokładnie nie działa prawidłowo?) wraz z diagnozą (limit: max 1200 znaków) - (0 albo 1 pkt)

2. opis rozwiązania (co konkretnie zmieniamy?) wraz z uzasadnieniem przyjętego rozwiązania (limit: max 1200 znaków) - (0 albo 1 pkt)

3. opis efektu (co się zmieni bezpośrednio po wdrożeniu?) w działaniu lub obsłudze systemu po wdrożeniu rozwiązania (limit: max 800 znaków) - (0 albo 1 pkt)

4. opis wpływu wdrożenia (jakie znaczenie będzie miało wdrożone rozwiązanie dla Zamawiającego? Jakie korzyści oraz jakie ryzyka zmiana wygeneruje dla Zamawiającego?) (limit: max 1200 znaków) - (0 albo 1 pkt)

5. opis wykonalności zawierający plan i sposób wdrożenia wraz z określeniem pracochłonności oraz czasochłonności (limit: max 1200 znaków) - (0 albo 1 pkt) Sposób oceny ofert w kryterium „Propozycje modyfikacji zwiększających jakość obsługi lub działanie SSIFE” Każda propozycja modyfikacji podlega ocenie odrębnie. Punkty przyznawane będą w oparciu o kompletność, spójność oraz jednoznaczność opisów poszczególnych elementów określonych poniżej. Ocena dokonywana będzie wyłącznie na podstawie treści zawartej w ofercie. Każda przedstawiona propozycja modyfikacji musi zawierać co najmniej następujące elementy:

1. Opis problemu wraz z diagnozą Maksymalnie: 1 pkt Zamawiający przyzna:

• 1 pkt – jeżeli Wykonawca jednoznacznie opisze problem występujący w systemie, wskaże, co nie działa prawidłowo oraz przedstawi diagnozę przyczyn tego problemu w sposób logiczny i spójny z funkcjonowaniem systemu,

• 0 pkt – jeżeli opis problemu jest niepełny, ogólnikowy, niespójny lub nie zawiera diagnozy, bądź gdy problem nie zostanie opisany.

2. Opis rozwiązania wraz z uzasadnieniem Maksymalnie: 1 pkt Zamawiający przyzna:

• 1 pkt – jeżeli Wykonawca przedstawi konkretne rozwiązanie odnoszące się bezpośrednio do zdiagnozowanego problemu oraz uzasadni przyjęte rozwiązanie,

• 0 pkt – jeżeli brak jest opisu rozwiązania, rozwiązanie nie odpowiada na opisany problem lub brak jest uzasadnienia.

3. Opis efektu po wdrożeniu rozwiązania Maksymalnie: 1 pkt Zamawiający przyzna:

• 1 pkt – jeżeli Wykonawca opisze bezpośredni efekt wdrożenia rozwiązania w zakresie działania lub obsługi systemu w sposób jednoznaczny i spójny z opisem rozwiązania,

• 0 pkt – jeżeli brak jest opisu efektu lub opis ten jest niespójny z zaproponowanym rozwiązaniem.

4. Opis wpływu wdrożenia rozwiązania Maksymalnie: 1 pkt Zamawiający przyzna:

• 1 pkt – jeżeli Wykonawca wskaże znaczenie wdrożenia rozwiązania dla funkcjonowania systemu, organizacji pracy Zamawiającego lub użytkowników systemu,

• 0 pkt – jeżeli brak jest opisu wpływu wdrożenia lub opis ten jest ogólnikowy bądź niespójny.

5. Opis wykonalności – plan i sposób wdrożenia Maksymalnie: 1 pkt Zamawiający przyzna:

• 1 pkt – jeżeli Wykonawca przedstawi realny i logiczny plan wdrożenia rozwiązania, obejmujący sposób realizacji wraz z określeniem pracochłonności oraz czasochłonności,

• 0 pkt – jeżeli brak jest planu wdrożenia lub przedstawiony plan jest niespójny albo niewiarygodny. Postanowienia końcowe:

1. Maksymalna liczba punktów za jedną propozycję modyfikacji wynika z sumy punktów za wszystkie oceniane elementy w ramach danej modyfikacji.

2. Ocena ma charakter merytoryczny i porównawczy, a przyznanie punktów uzależnione jest od kompletności i spójności przedstawionych informacji.

3. W przypadku przyznania 0 punktów za którykolwiek z wymaganych elementów oceny danej modyfikacji, Zamawiający uznaje propozycję modyfikacji za niespełniającą wymagań merytorycznych. W takim przypadku propozycja ta nie podlega dalszej ocenie, a jej końcowa liczba punktów wynosi 0. Zakres ocenianych propozycji: Do oceny brane będą wyłącznie pierwsze pięć (5) modyfikacji przedstawionych przez Wykonawcę. W przypadku przekazania większej liczby modyfikacji, Zamawiający ocenie podda jedynie pięć pierwszych – zgodnie z kolejnością przedstawioną w ofercie. Maksymalna liczba punktów Za kryterium można uzyskać łącznie maksymalnie 25 punktów. Każda z pięciu ocenianych modyfikacji może uzyskać maksymalnie 5 punktów. Łączna ocena końcowa będzie stanowiła sumę ocen cząstkowych przyznanych poszczególnym modyfikacjom.

Punkty za kryterium „Doświadczenie zespołu” zostaną przyznane w skali punktowej do 16 punktów, na podstawie dokumentu, o którym mowa w pkt 8.11.8 SWZ, tj. „Wykazu osób do oceny w kryterium” (stanowiącego Załącznik nr 8a do SWZ), po spełnieniu następujących wymagań: 1) Za każdy dodatkowy (ponad minimum wymagane w pkt 5.2.4.2. lit b), projekt informatyczny, który wskazana osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, realizowała wykonując zadania projektowania interfejsów aplikacji webowych lub interfejsów systemów informatycznych, przyzna 1 punkt. Zamawiający przyzna maksymalnie 2 punkty. 2) Za każdy dodatkowy (ponad minimum wymagane w pkt 5.2.4.2. lit c), projekt informatyczny, który wskazane osoby, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, realizowały wykonując zadania związane z wytwarzaniem oprogramowania wykorzystującego frameworki PHP (np. Symfony, Laravel), przyzna 1 punkt. Zamawiający przyzna maksymalnie 4 punkty. Punkty przyznawane są niezależnie dla każdej ze wskazanych osób, co oznacza, że maksymalną liczbę punktów może uzyskać zarówno jedna osoba samodzielnie, jak i obie osoby łącznie.

3) Za każdy dodatkowy (ponad minimum wymagane w pkt 5.2.4.2. lit d), projekt informatyczny, który wskazane osoby, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert realizowały, wykonując zadania związane z wytwarzaniem oprogramowania wykorzystującego React lub inne biblioteki/frameworki bazujące na JavaScript/TypeScript, przyzna 1 punkt. Zamawiający przyzna maksymalnie 4 punkty. Punkty przyznawane są niezależnie dla każdej ze wskazanych osób, co oznacza, że maksymalną liczbę punktów może uzyskać zarówno jedna osoba samodzielnie, jak i obie osoby łącznie.

4) Za każdy dodatkowy (ponad minimum wymagane w pkt 5.2.4.2. lit e), projekt informatyczny, który wskazana osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert realizowała, wykonując zadania związane z przeprowadzaniem testów systemów IT (testy funkcjonalne, integracyjne, regresji), przyzna 1 punkt. Zamawiający przyzna maksymalnie 2 punkty. 5) Za każdy dodatkowy (ponad minimum wymagane w pkt 5.2.4.2. lit f), projekt informatyczny, który wskazana osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert realizowała, wykonując zadania związane z analizą lub audytem bezpieczeństwa, projektowaniem zabezpieczeń lub wsparciem w certyfikacji, przyzna 1 punkt. Zamawiający przyzna maksymalnie 2 punkty. 6) Za każdy dodatkowy (ponad minimum wymagane w pkt 5.2.4.2. lit g), projekt informatyczny, który wskazana osoba, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert realizowała, wykonując zadania związane z automatyzacją wdrożeń, monitorowaniem środowisk lub utrzymaniem infrastruktury, przyzna 1 punkt. Zamawiający przyzna maksymalnie 2 punkty.