Świadczenie usługi zorganizowania i przeprowadzenia szkolenia dla pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Katowicach z zakresu: „EZD – Elektroniczne zarządzanie dokumentacją”

10.3. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy oraz informację dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, który jest dostępny pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin.

10.4. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy, użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego przez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem” pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub w kafelku "FAQ" - "Nie znalazłem rozwiązania, chcę zgłosić problem". W zakładce „Centrum pomocy” dostępne są interaktywne materiały instruktażowe oraz instrukcje obsługi użytkowników Platformy dla poszczególnych usług i funkcjonalności. 12.3. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski” widocznej w przeglądarce postępowania po zalogowaniu na konto Wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop (przyciągnij i upuść) służące do dodawania plików. Szczegółowe informacje zawiera rozdział 10 i 12 SWZ.

23.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119, str. 1 ze zm. – dalej „RODO”) Zamawiający informuje, iż Administratorem danych osobowych jest Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach ul. Pawła Pośpiecha 14, 40-852, e-mail: sekretariat@katowice.praca.gov.pl, tel.: 32 47 98 500. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się na adres e-mail:

iodo@katowice.praca.gov.pl.

23.2. Zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem. Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX PZP, do upływu terminu do ich wniesienia.

23.3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Świadczenie usługi zorganizowania i przeprowadzenia szkolenia dla pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Katowicach z zakresu: „EZD – Elektroniczne zarządzanie dokumentacją” oraz jego rozstrzygnięciem, jak również, po wybraniu Wykonawcy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia i jego archiwizacji.

Zamawiający informuje, iż pełna informacja RODO znajduje się w rozdziale 23 SWZ oraz w załączniku nr 2 do Umowy - UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

23.11. Osobie, której dane osobowe zostały pozyskane przez Zamawiającego w związku z prowadzeniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie przysługuje:

23.11.1. prawo do usunięcia danych osobowych, o czym przesadza art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO,

23.11.2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

23.11.3. określone w art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, osobowych, a to z uwagi na fakt, że podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

18.1.2. w celu wykazania spełniania warunku z ust. 15.2.4.1 SWZ:

wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

12.1. Wykonawca przygotowuje ofertę na formularzu oferty zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ. Zamawiający nie posługuje się interaktywnym formularzem oferty przewidzianym przez Platformę.

12.2. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć: 12.2.1. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ, 12.2.1.1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt 12.2.1 SWZ, składa odrębnie każdy z Wykonawców, 12.2.2. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych Podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 12.2.1 SWZ, także oświadczenie Podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ. 12.2.3. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba/y działające w imieniu Wykonawcy są umocowane do jego reprezentacji, 12.2.4. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający, umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, gdy umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentów opisanych w pkt powyższym, Uwaga: Zakres pełnomocnictwa dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, określa rozdział 9 niniejszego SWZ, 12.2.5. oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. – odnosi się do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, stanowiące Załącznik nr 5 do SWZ, 12.2.6. zobowiązanie Podmiotu udostępniającego Wykonawcy zasoby, do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (o ile Wykonawca korzysta ze zdolności innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp), o którym mowa w pkt 15.8 SWZ, stanowiące Załącznik nr 6 do SWZ. 12.2.7. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w pkt 12.2.3 SWZ, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

9.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umocowanie musi wynikać z treści pełnomocnictwa złożonego wraz z ofertą przekazanego: 9.1.1. w postaci elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, 9.1.2. jako cyfrowe odwzorowanie dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

9.2. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa pkt 9.1.2 SWZ dokonuje mocodawca lub notariusz.

9.3. Zaleca się, aby pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 9.1 SWZ zawierało w szczególności wskazanie: 9.3.1. postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy, 9.3.2. wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby, 9.3.3. ustanowionego Pełnomocnika, 9.3.4. zakres umocowania, który musi obejmować przede wszystkim: reprezentowanie Wykonawców występujących wspólnie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zaciąganie w ich imieniu zobowiązań, złożenie oferty wspólnie, prowadzenie korespondencji i podejmowanie zobowiązań związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne.

9.4. Wykonawcy działający w ramach spółki cywilnej zamiast pełnomocnictwa, o którym mowa w pkt 9.1 SWZ, mogą załączyć do oferty odpis aktualnej umowy spółki, jeżeli będzie z niej wynikać zakres umocowania wspólników.

9.5. Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, o ile nie została ona załączona do oferty.

9.6. Oświadczenia, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ, składa odrębnie każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu tylko w odniesieniu do danego konsorcjanta lub wspólnika. Oznacza to, że każdy ze współwykonawców wykazuje w oświadczeniu tylko własne zdolności (zasoby).

9.7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty „Oświadczenie o podziale obowiązków w trakcie realizacji zamówienia” zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ, z którego wynika, jaki zakres przedmiotu zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp.

2.1. Zamówienie będzie udzielone w trybie podstawowym bez negocjacji, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp w zw. z art. 359 pkt 2 ustawy Pzp oraz niniejszej SWZ. W sprawach nieuregulowanych zapisami niniejszej SWZ, stosuje się przepisy ustawy Pzp wraz z aktami wykonawczymi do ustawy Pzp.

3. Zgodnie z art. 455 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmiany do niniejszej umowy w zakresie: 3.1 trenera wskazanego przez Wykonawcę w jego Ofercie, 3.2 obiektu wskazanego przez Wykonawcę w jego Ofercie, 3.3 zmiana terminu szkolenia, 3.4 terminów obowiązujących w umowie gdy data zawarcia umowy uniemożliwi ich realizację.

4. Zmianę, o jakiej mowa w ust. 3 pkt 3.1, dopuszcza się w sytuacji, gdy okaże się ona konieczna w szczególności ze względu na śmierć, chorobę, wypadek, utrudnienia komunikacyjne, umowa o zamówienie publiczne zostało zawarta po terminie wskazanym przez Zamawiającego nowy termin realizacji zamówienia ustalony w porozumieniu Zamawiającego z Wykonawcą uniemożliwia realizacje szkolenia wskazanemu trenerowi ze względu na wcześniejsze zobowiązania zawodowe trenera, bądź inną okoliczność dot. trenera (uzasadnione przez Wykonawcę) wskazanego w ofercie. Warunkiem dokonania takiej zmiany jest poinformowanie Zamawiającego przez Wykonawcę o konieczności zmiany wraz z podaniem przyczyn oraz przekazanie Zamawiającemu do jego akceptacji danych osobowych wraz z dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje i doświadczenie zawodowe osoby proponowanej w zastępstwie. Kwalifikacje i doświadczenie zawodowe trenera zostały określone w warunkach udziału w postępowaniu oraz kryteriach oceny ofert (jeśli dotyczy) SWZ. Proponowany do zmiany trener musi wykazać się kwalifikacjami i doświadczeniem zawodowym równym bądź wyższym w stosunku do wskazanego przez Wykonawcę w ofercie.

5. Zmianę, o jakiej mowa w ust. 3 pkt 3.2, dopuszcza się w sytuacji, gdy okaże się ona konieczna ze względu na wyłączenie obiektu/sali z użytkowania, zmiany warunków wyposażenia sali, usterki których nie dało się przewidzieć na etapie postępowania np. uszkodzenie kanalizacji, klimatyzacji, elektryczności itp., umowa o zamówienie publiczne została zawarta po terminie wskazanym przez Zamawiającego w nowym terminie realizacji zamówienia ustalonym w porozumieniu Zamawiającego z Wykonawcom, zaoferowanym obiekt w ofercie nie posiada wolnych miejsc. Warunkiem dokonania takiej zmiany jest zmiana wynikająca wyłącznie z przyczyn niezależnych od Stron. Warunkiem dokonania takiej zmiany jest poinformowanie Zamawiającego przez Wykonawcę o konieczności zmiany wraz z podaniem przyczyn oraz przekazanie Zamawiającemu do jego akceptacji nazwy oraz adresu proponowanego obiektu. Proponowany do zmiany obiekt musi spełniać wszystkie wymagania określone w OPZ; standard nowego obiektu nie będzie gorszy niż obiektu zaproponowanego przez Wykonawcę w Ofercie.

6. Zmianę, o jakiej mowa w ust. 3 pkt 3.3, dopuszcza się w sytuacji gdy postępowanie przetargowe nie zostanie rozstrzygnie do terminu wskazanej realizacji przez Zamawiającego w §2 ust. 1 niniejszej umowy, termin realizacji szkolenia zostanie ustalony w porozumieniu z Wykonawcą, 7. Zmianę, o jakiej mowa w ust. 3 pkt 3.4, dopuszcza się w sytuacji gdy umowa na realizację przedmiotu zamówienia zostanie zawarta w terminie, który nie pozwala wypełnić Wykonawcy zobowiązań terminowych określonych w umowie, Wykonawca wykona je w terminach określonych w porozumieniu z Zamawiającym niniejsze zmiany nie wymagają aneksu.

Szkolenia należy wykonać w terminach:

Grupa I – 9.12.2026r. -10.12.2026r.;

Grupa II – 16.12.2026r.-17.12.2026r.

Zamawiający określa konkretne dni realizacji szkolenia, ponieważ zostanie nim objęta większość pracowników Powiatowego Urzędu Pracy.

Specyfika funkcjonowania jednostki wymaga utrzymania ciągłości obsługi klientów (zarówno osób bezrobotnych, jak i pracodawców) oraz niezakłóconej realizacji zadań ustawowych. Przeszkolenie większości kadry wymaga skomplikowanego, wcześniejszego i ścisłego zaplanowania harmonogramu pracy urzędu, w tym podziału pracowników na grupy szkoleniowe przy jednoczesnym zapewnieniu zastępstw na stanowiskach kluczowych.

Wskazanie precyzyjnych dat jest jedynym sposobem na uniknięcie paraliżu organizacyjnego jednostki. Ponadto Zamawiający przewidział odpowiednią procedurę zmiany umowy w tym zakresie, na wypadek gdyby procedura przetargowa nie zakończyła się do wyżej wymienionego terminu, co w pełni zabezpiecza interesy Wykonawców i gwarantuje stabilność kontraktu.