Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Przemęt na lata 2027-2028

Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej Zamawiający określił w punkcie 13. SWZ "

13. KOMUNIKACJA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A WYKONAWCAMI" oraz 14. SWZ "

14. KWESTIE FORMALNE ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM OFERTY".

1. Administrator Pani/Pana danych: Wójt Gminy Przemęt z siedzibą w Urzędzie Gminy Przemęt, ul. Jagiellońska 8, 64-234 Przemęt, dane kontaktowe: urzad@przemet.pl, 65 549 60 71, 65 615 69 49.

2. Inspektor Ochrony Danych: we wszelkich sprawach związanych z ochroną danych możesz kontaktować się pod adresem: iod@przemet.pl oraz nr telefonów: 728-706-901, 667-941-610.

3. Cele przetwarzania | podstawa prawna

• Przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia publicznego oraz udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z Ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,

• Archiwizacja danych | art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

• Realizacja umowy z wybranym oferentem | art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której dane dotyczą przez okres trwania umowy,

• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny, ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych art. 42 ust. 5.

4. Okres przechowywania: Pani/Pana dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane na podstawie art. 78 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, jednak dane osobowe mogą być przechowywane dłużej tj. przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przez okres dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.

5. Odbiorcy:

• osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych; Zasada jawności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 (tzw. danych wrażliwych / szczególnej kategorii danych),

• Podmioty z którymi administrator zawarł umowy powierzenia.

6. Przysługujące Pani/Panu prawa:

• Prawo żądania dostępu do danych - (zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 75 ustawy PZP),

• Prawo żądania sprostowania lub uzupełnienia danych - (zgodnie z art. 19 ust. 2 i art. 76 ustawy PZP wykonanie tego obowiązku nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników),

• Prawo żądania usunięcia danych,

• Prawo żądania ograniczenia przetwarzania - (zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy PZP wykonanie tego obowiązku nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania),

• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Moniuszki 1 A, 00-014 Warszawa.

7. Obowiązek podania danych: Podanie przez Panią/Pana danych jest niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia oferty, a w przypadku wybranej oferty do zawarcia umów oraz ich realizacji.

3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy w Przemęcie na lata 2027-2028. Zakres usług obejmuje przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych i paczek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich zwrot po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy i zwrot ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) pokwitowane przez adresata. Świadczenie usług w zakresie przesyłek fizycznych w obrocie krajowym dotyczy korespondencji, która zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych nie może zostać wysłana drogą elektroniczną.

3.2. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności z: 3.2.1. ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2026 r., poz. 558), 3.2.2. ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r., poz. 1691 ze zm.), 3.2.3. ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r., poz. 622 ze zm.), 3.2.4. ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r., poz. 795 ze zm.), 3.2.5. ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2026 r., poz. 490 ze zm.), 3.2.6. ustawą z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2026 r. poz. 468 ze zm.), 3.2.7. ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2026 r., poz. 3 ze zm.) 3.2.8. wewnętrznymi regulaminami Wykonawcy wydanymi na podstawie obowiązujących przepisów prawa, o ile regulaminy te nie pozostają w sprzeczności z postanowieniami umowy i SWZ.

3.3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 3.3.1. Przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000 g (format S, M, L):

a) zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,

b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,

c) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości łub uszkodzeniem,

d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

e) polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

f) polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. Wymiary przesyłek listowych: Format S - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość (grubość) 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm, przy czym masa wynosi 500 g Format M - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 230 mm lub szerokość 160 mm (przy zachowaniu grubości 20 mm) Maksimum – wysokość (grubość) 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm, przy czym maksymalna masa wynosi 1000 g. Format L - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 20 mm lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, Maximum - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) nie może być większa niż 900 mm przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, przy czym maksymalna masa wynosi 2000 g 3.3.2. Paczki pocztowe krajowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B):

a) ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczka rejestrowana ekonomiczna przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczenia za pokwitowaniem odbioru,

b) priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - paczka rejestrowana najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. Wymiary paczek pocztowych: Gabaryt A - to paczka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B - to paczka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.

3.4. Przesyłki pocztowe o terminie realizacji do 48 godzin, wymagające szczególnego traktowania. W ramach usługi mogą być nadawane przesyłki o masie do:

a) opakowanie firmowe do 1 kg,

b) do 5 kg,

c) ponad 5 kg do 10 kg,

d) ponad 10 kg do 20 kg,

e) ponad 20 kg do 30 kg,

f) ponad 30 kg do 50 kg. Pozostała część opisu przedmiotu zamówienia została opisana w punkcie 3. SWZ oraz załącznikach do SWZ.

11.2.1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:

a) zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania,

b) nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

11.2.2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:

a) cena – waga kryterium 60%,

b) termin płatności faktury – waga kryterium 20%

c) śledzenie przesyłek rejestrowanych – waga kryterium 20%.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów, wyliczoną zgodnie ze wzorem:

L = C + T + Ś gdzie:

L – całkowita liczba punktów przyznana badanej ofercie

C – ilość punktów przyznana badanej ofercie w zakresie kryterium „cena”

T – ilość punktów przyznana badanej ofercie w zakresie kryterium „termin płatności faktury”

Ś – ilość punktów przyznana badanej ofercie w zakresie kryterium „śledzenie przesyłek rejestrowanych”

11.2.3. Zasady oceny kryterium "Cena" (C)

W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:

Cena najtańszej oferty [PLN]

C = ------------------------------------------- X 60

Cena badanej oferty [PLN] gdzie:

C - ilość punktów jakie otrzyma badana oferta za kryterium "Cena"

Maksymalna ilość punktów jaką może otrzymać oferta za kryterium "Cena" – 60 pkt (waga kryterium – 60%).

11.2.4. Zasady oceny kryterium "Termin płatności faktury" (T)

W przypadku kryterium „termin płatności faktury” ofercie zostaną przyznane punkty wg następujących zasad:

 jeżeli Wykonawca zaoferuje termin płatności faktury 14 dni otrzyma 10 pkt  jeżeli Wykonawca zaoferuje termin płatności faktury 21 dni otrzyma 15 pkt  jeżeli Wykonawca zaoferuje termin płatności faktury 30 dni otrzyma 20 pkt

Jeżeli Wykonawca nie wskaże terminu płatności faktury Zamawiający przyzna 0 pkt.

11.2.5. Zasady oceny kryterium "Śledzenie przesyłek rejestrowanych" (Ś)

W przypadku kryterium "śledzenie przesyłek rejestrowanych":

Ocena w zakresie tego kryterium zostanie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie.

Wykonawca, który zaoferuje Zamawiającemu możliwość śledzenia przez Internet statusu przesyłek rejestrowanych krajowych na podstawie nadanego przez Wykonawcę numeru przesyłki otrzyma 20 punktów.

Wykonawca, który nie zaoferuje możliwości śledzenia przesyłek krajowych rejestrowanych otrzyma 0 pkt.

8.6.1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zwanego dalej „postępowaniem”, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

a) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r., poz. 1714 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;

b) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

c) W przypadku gdy Zamawiający żąda podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia, Wykonawca, który zamierza posługiwać się certyfikatem braku podstaw wykluczenia (o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp), wskazuje ten fakt w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (Załącznik nr 2a do SWZ). W oświadczeniu tym należy podać: numer i oznaczenie certyfikatu, nazwę podmiotu certyfikującego, który go wydał, okres ważności certyfikatu, zakres podstaw wykluczenia, w odniesieniu do których Wykonawca będzie się nim posługiwał.

8.10. Informacje dotyczące Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami RP

8.10.1. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu określonego w pkt 8.6.1. ppkt b) SWZ, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

8.10.2. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 8.6.1., zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub miejsce zamieszkania ma osoba której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.

8.10.3. Dokumenty/oświadczenia, o których mowa powyżej powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

8.6.2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 7.1.2. SWZ:

a) dokument potwierdzający, że wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej i jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ustawy Prawo pocztowe - Zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2026 r., poz. 558) lub dokument równoważny.

14.1.15. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:

a) wypełniony formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do SWZ;

b) oświadczenie/oświadczenia Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wypełnione zgodnie z Załącznikiem nr 2a i 2b do SWZ;

c) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa dla osoby/ osób podpisujących ofertę, jeżeli oferta jest podpisana przez pełnomocnika (o ile upoważnienie to nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty);

d) W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum), do oferty powinno zostać załączone pełnomocnictwo dla Osoby Uprawnionej do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy;

e) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w pkt 8.4. SWZ – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ;

f) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 7.2.3. – załącznik nr 5 do SWZ, jeśli Wykonawca korzysta z zasobów innych podmiotów;

g) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 5a do SWZ;

h) Oświadczenia i/lub dokumenty na podstawie których, Zamawiający dokona oceny skuteczności zastrzeżenia informacji zawartych w ofercie, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (jeżeli Wykonawca zastrzega takie informacje).

9.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia powinni spełniać warunki udziału w postępowaniu oraz złożyć dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków zgodnie z zapisami zawartymi w pkt 8.6.1. i 8.6.2. SWZ.

9.2. Wykonawcy, o których mowa w 9.1. SWZ ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się, aby Pełnomocnikiem był jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

9.3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem.

9.4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, mogą zostać wezwani do przedstawienia Zamawiającemu umowy regulującej ich współpracę.

6.2. Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r., poz. 514) z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wyklucza się:

1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3.