Dostawa wyposażenia kwaterunkowego na potrzeby realizacji zadań z zakresu ochrony ludności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego

1. Zalecenia:

1) formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z “ROZPORZĄDZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”;

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;

3) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7 Z;

4) wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie;

5) ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES;

6) pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym;

7) Zamawiający zaleca, aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować format PAdES oraz podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików;

8) Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty i zweryfikował podpis przed złożeniem oferty;

9) zaleca się, aby komunikacja z wykonawcami odbywała się tylko poprzez platformazakupowa.pl za pośrednictwem formularza “Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem skrzynki email;

10) adres email podany przez wykonawcę w formularzu elektronicznym podczas składania oferty na platformazakupowa.pl powinien być tożsamy z adresem e-mail podanym w dołączanej dokumentacji (np. w formularzu ofertowym);

11) ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków;

12) podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1;

13) jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików;

14) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu;

15) Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w tym szczególnie nie łączyć podpisanych wcześniej plików pdf do jednego pliku pdf. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

2. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego przy komunikacji poprzez przycisk “Wyślij wiadomość do zamawiającego” to 500 MB.

3. Maksymalna ilość plików przesyłanych przy komunikacji w formularzu “Wyślij wiadomość do zamawiającego” to 10 szt. na raz, przy czym możliwe jest ponowne kliknięcie ikony załączników i dodanie kolejnych plików. Przesłanie wiadomości do zamawiającego następuje po kliknięciu przycisku „Wyślij”.

W związku z realizacją wymogów art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administrator danych:

Administratorem danych osobowych jest Starosta Pilski z siedzibą przy Alei Niepodległości 33/35, 64-920 Piła;

2) Inspektor Ochrony Danych:

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną iod@powiat.pila.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych;

3) cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, tj. w celu prowadzenia zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy;

4) odbiorcy Danych osobowych:

Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe;

5) okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz nie krócej niż przez okres przewidywany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

6) prawa osób, których dane dotyczą:

posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ,

- w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych – prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie;

nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania

Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie;

8) informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych:

Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; w przypadku niepodania danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania ustawowego, co może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

9) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest Dostawa wyposażenia kwaterunkowego na potrzeby realizacji zadań z zakresu ochrony ludności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego w ramach Obszaru II Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej na lata 2025–2026 pn. „Zabezpieczenie logistyczne i zapewnienie ciągłości dostaw”.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje doposażenie baz magazynowych w sprzęt niezbędny do realizacji zadań w sytuacjach kryzysowych, katastrof, zdarzeń masowych, wielkoobszarowych, gwałtownych zjawisk atmosferycznych, zagrożeń CBRN oraz w czasie wojny – zgodnie z wykazem minimalnym MSWiA.

3. Zadanie jest współfinansowane ze środków budżetu państwa w ramach Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej na lata 2025–2026, na podstawie Umowy o udzielenie dotacji celowej nr 169/OLiOC/2026 zawartej pomiędzy Wojewodą Wielkopolskim a Powiatem Pilskim.

4. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę śpiworów – 500 sztuk.

5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 3 do SWZ.

6. Gwarancja zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

7. W celu potwierdzenia, że oferowana dostawa odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego w Załączniku 3 do SWZ, Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego – Formularz oferowanego przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 4 do SWZ. Zamawiający nie przewiduje wezwania Wykonawców do złożenia lub uzupełnienia niekompletnego przedmiotowego środka dowodowego.

8. Wykonawca wraz z dostawą sprzętu, złoży wymagane dokumenty określone w Załączniku nr 3 do SWZ.

9. Dostawa do: Powiatowy Magazyn Rezerw Strategicznych, ul. Lotnicza 8, 64-920 Piła. Dostawa przedmiotu zamówienia na koszt Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się ponieść koszty transportu, rozładunku, wniesienia i ubezpieczenia do chwili odbioru.

10. Zamawiający wymaga, aby zaoferowany sprzęt był certyfikowany zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

11. Określone w Załączniku nr 3 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia, wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia są wymaganiami minimalnymi. Zamawiający dopuszcza zaoferowanie przedmiotu zamówienia o lepszych parametrach.

12. Dostarczony sprzęt musi być fabrycznie nowy, nieużywany i nieeksponowany na wystawach lub imprezach targowych, musi spełniać wymogi Zamawiającego określone w Załączniku nr 3 do SWZ. Przedmiot zamówienia musi być sprawny technicznie i kompletny. Do dostarczonego sprzętu muszą być dołączone stosowne dokumenty/certyfikaty świadczące o spełnieniu wszystkich stosownych norm i wytycznych, których w/w przedmiot zamówienia powinien spełniać przed dopuszczeniem go do użytkowania oraz karty gwarancyjne, instrukcje obsługi w języku polskim – jeśli sprzęt je posiada.

13. Zgodnie z art. 101 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza równoważne normy, oceny techniczne, specyfikacje techniczne i systemy referencji technicznych.

14. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za wszelkie naruszenia prawa i szkody, które mogą zaistnieć w związku z realizacją zamówienia.

15. Zamawiający nie wymaga przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej.

16. Zamawiający nie określa wymagań, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 1 000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych).

2. Wadium może być wniesione według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu, wpłaconym przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski Spółka Akcyjna Nr konta: 31 1020 3844 0000 1702 0009 9242 W tytule przelewu należy określić postępowanie na jakie wnoszone jest wadium.

2) gwarancjach bankowych;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. Wadium wniesione w pieniądzu zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.

4. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 19.2. ppkt 2-4 SWZ, wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.

5. Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej okoliczności:

1) upływu terminu związania ofertą;

2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

3) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie wpłynął termin do jego wniesienia.

6. Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwraca wadium wykonawcy:

1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;

2) którego oferta została odrzucona;

3) po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza;

4) po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.

7. Złożenie wniosku o zwrot wadium, o którym mowa w pkt. 19.6. SWZ, powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z wykonawcą wraz z utratą przez niego prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w pkt 21 SWZ.

8. Zamawiający zwraca wadium wniesione w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.

9. Zamawiający zwraca wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.

10. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w pkt 19.2. ppkt 2-4 SWZ, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli:

1) wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 lub art. 106 ust. 1 ustawy Pzp, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej;

2) wykonawca, którego oferta została wybrana odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie,

3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, którego oferta została wybrana.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt. 8.1. SWZ składa każdy z wykonawców.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy.

4. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający przed zawarciem umowy zażąda kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych strony dopuszczają zmianę umowy:

1) w zakresie zmiany terminu wykonania dostawy, którego konieczność zaistniała wskutek okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy, niezależnych od Wykonawcy, o czas wynikający z tych okoliczności.

2) w zakresie rozwiązań wskazanych w dokumentach zamówienia poprzez zastosowanie rozwiązań zamiennych lub nowych, nieuwzględnionych w dokumentach zamówienia, jeżeli wprowadzenie rozwiązań zamiennych lub nowych, gdy jest to uzasadnione obiektywnymi okolicznościami, w tym zasadami wiedzy technicznej, w szczególności jeśli rozwiązania zamienne lub nowe są bardziej optymalne od rozwiązań wskazanych w dokumentach zamówienia;

3) w zakresie stosowanych materiałów lub produktów, w szczególności ich parametrów technicznych, sposobu i zakresu wykonania przedmiotu umowy, w sytuacji gdy zmiana jest konieczna lub uzasadniona:

a) zmianą stanu prawnego,

b) sytuacją ekonomiczną rynku dostaw, w szczególności niedostępnością na runku materiałów, np. spowodowaną zaprzestaniem produkcji lub importu materiałów lub wycofaniem z rynku materiałów

2. Warunkiem wprowadzenia zmiany umowy jest złożenie przez Wykonawcę pisemnego wniosku o dokonanie takiej zmiany zawierającego szczegółowe uzasadnienie.

3. Zmiana postanowień umowy może być dokonana tylko w formie pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.

1. Oferta powinna zawierać:

1) formularz OFERTA – Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania – Załącznik nr 2 do SWZ;

3) dowód wniesienia wadium,

4) przedmiotowe środki dowodowe: formularz oferowanego przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 4 do SWZ – zgodnie z pkt. 3.7. SWZ,

5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy;

6) Pełnomocnictwo – jeżeli zostało udzielone.

2. Zamawiający przewiduje wykluczenie Wykonawcy na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514).