Świadczenie usług noclegowych oraz obsługi w zakresie rezerwacji miejsc noclegowych na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego

Zamawiający

Nazwa KRAKOWSKIE BIURO FESTIWALOWE

Miasto Kraków

Województwo Małopolskie

NIP 6761787436

Adres WYGRANA 2, 30-311 Kraków

Email zamowienia@kbf.krakow.pl

Telefon (12) 354 25 00

Strona WWW kbf.krakow.pl/

Lokalizacja zamawiającego

Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Kraków). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 55110000-4 — Hotelarskie usługi noclegowe

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00275236

Data publikacji 03.06.2026 13:13

Kody CPV

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

W skrócie

Wynajęcie noclegów hotelowych (minimum 3-gwiazdkowe) oraz obsługa rezerwacji dla gości festiwalu. Zamówienie dotyczy około 38 pokoi hotelowych. Usługa obejmuje kompleksową obsługę procesu rezerwacyjnego i zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników imprezy.

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego – Noclegi dla Gości KBF w ramach Wianków 2026 (Hotel minimum 3*). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia. Szacunkowa ilość noclegów (poko

i) –

3

8.

Termin realizacji: do 2026-06-22

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	KRAKOWSKIE BIURO FESTIWALOWE
1.3.) Oddział zamawiającego	KBF
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 351210040
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	WYGRANA 2
1.5.2.) Miejscowość	Kraków
1.5.3.) Kod pocztowy	30-311
1.5.4.) Województwo	małopolskie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL213 - Miasto Kraków
1.5.7.) Numer telefonu	(12) 354 25 00
1.5.8.) Numer faksu	(12) 354 25 01
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	zamowienia@kbf.krakow.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	https://kbf.krakow.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Rekreacja, kultura i religia

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Świadczenie usług noclegowych oraz obsługi w zakresie rezerwacji miejsc noclegowych na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-3bcebc09-d697-4a63-81dc-ddd5fd954f54
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00275236
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-06-03
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP	2026/BZP 00117601/04/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań	1.3.3 Zapewnienie obsługi w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu	SCT HUB – Codesign the Future of Sustainable Cultural Tourism Program: Europejska Inicjatywa Miejska - European Urban Initiative
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://przetargi.kbf.krakow.pl/
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	https://e-propublico.pl/
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwemPlatformy on-line działającej pod adresem https://e-propublico.pl. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://e-propublico.pl oraz uznaje go za wiążący. Wykonawcazamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przezosobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lubpodpisu osobistego zgodnie z wymaganiami określonymi w tym zakresie przez Zamawiającego w dokumencie SpecyfikacjiWarunków Zamówienia. Zamawiający określa następujące wymagania sprzętowo – aplikacyjne pozwalające na korzystanie zPlatformy: stały dostęp do sieci Internet; posiadanie dowolnej i aktywnej skrzynki poczty elektronicznej (e-mail), komputer zzainstalowanym systemem operacyjnym Windows 7 (lub nowszym) albo Linux, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa -Platforma współpracuje z najnowszymi, stabilnymi wersjami wszystkich głównych przeglądarek internetowych (InternetExplorer10+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera); włączona obsługa JavaScript oraz Cookies. Maksymalny rozmiarpojedynczego pliku przesyłanego za pośrednictwem Platformy wynosi 150 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików.Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: załączony i przesłany przez Wykonawcęza pomocą Platformy plik oferty wraz z załącznikami przechowywane są na serwerach Platformy w formie zaszyfrowanej, a Zamawiający otrzyma dostęp do plików dopiero po upływie terminu otwarcia ofert; oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przyporządkowaną do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), widoczne przy wysłanymdokumencie w kolumnie "Data przesłania"; o terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku naPlatformie.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	Zgodnie z zapisami punktu XXVII Specyfikacji Warunków Zamówienia.
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania)	Zgodnie z zapisami punktu XXVII Specyfikacji Warunków Zamówienia.

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	DZP-271-12/2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Tak
4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT)	45000 PLN
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Tak
4.1.9.) Liczba części	2
4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części	—
4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Tak
4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia	Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
Część 1	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego – Noclegi dla Gości KBF w ramach Wianków 2026 (Hotel minimum 3*). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia. Szacunkowa ilość noclegów (pokoi) – 38.
4.2.5.) Wartość części	15833,33 PLN
4.2.6.) Główny kod CPV	55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji	Zamawiający zastrzega sobie możliwość w okresie obowiązywania umowy, skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. zlecenia usług objętych zakresem zamówienia podstawowego, których maksymalna wartość nie przekroczy 3.420,00 zł (słownie: trzy tysiące czterysta dwadzieścia złotych 00/100) brutto. Szczegółowe uregulowania dotyczące prawa opcji w ramach niniejszej części postępowania zostały określone w treści załącznika nr 4 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	do 2026-06-22
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.1.) Sposób oceny ofert	Zgodnie z zapisami punktu XXI Specyfikacji Warunków Zamówienia.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	60
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Odległość obiektu od Bulwaru Czerwieńskiego (Kraków, ul. Powiśle 7) /mierzona pieszo, wg najkrótszej trasy w Google Maps/
4.3.6.) Waga	25
Kryterium 3	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Możliwość bezkosztowej anulacji noclegów
4.3.6.) Waga	15
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie
Część 2	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług noclegowych na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego – Noclegi dla Gości KBF w ramach Festiwalu Miłosza 2026 (Hotel minimum 4*). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierazałącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia. Szacunkowa ilość noclegów (pokoi) – 63.
4.2.5.) Wartość części	29166,67 PLN
4.2.6.) Główny kod CPV	55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji	Zamawiający zastrzega sobie możliwość w okresie obowiązywania umowy, skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. zlecenia usług objętych zakresem zamówienia podstawowego, których maksymalna wartość nie przekroczy 6.300,00 zł (słownie: sześć tysięcy trzysta złotych 00/100) brutto. Szczegółowe uregulowania dotyczące prawa opcji w ramach niniejszej części postępowania zostały określone w treści załącznika nr 4 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	do 2026-07-07
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.1.) Sposób oceny ofert	Zgodnie z zapisami punktu XXI Specyfikacji Warunków Zamówienia.
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	60
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Odległość obiektu od Pałacu Potockich (Kraków, ul. Rynek Główny 20) /mierzona pieszo, wg najkrótszej trasy w Google Maps
4.3.6.) Waga	25
Kryterium 3	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Możliwość bezkosztowej anulacji noclegów
4.3.6.) Waga	15
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Nie
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu	Oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia, uwzględniające przesłanki wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresieprzeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, składane na podstawie art.125 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z załącznikiem nr 3 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów	1. Formularz Ofertowy Wykonawcy - zgodnie z załącznikiem nr 2 do Specyfikacji Warunków Zamówienia; 2. Dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy); 3. Oświadczenie dotyczące podziału prac pomiędzy podmiotami wspólnie ubiegającymi się o zamówienie - załącznik nr 5 do Specyfikacji Warunków Zamówienia (jeśli dotyczy).

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	Zgodnie z zapisami punktu XI Specyfikacji Warunków Zamówienia.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	Zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia zawierają Projektowane postanowienia umowy (Wzór umowy), stanowiące załącznik nr 4 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia	w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-06-11 08:00
8.2.) Miejsce składania ofert	Drogą elektroniczną za pośrednictwem: https://e-propublico.pl
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-06-11 08:30
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-07-10

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-3bcebc09-d697-4a63-81dc-ddd5fd954f54