Audyt działań marketingowych oraz przygotowanie kompleksowej strategii marketingowej na lata 2028–2032 dla Małopolskiego Centrum Kultury SOKÓŁ w Nowym Sączu

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu:

- Platformy e-zamówienia,

- poczty elektronicznej – adres e-mail: przetargi@mcksokol.pl

2. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały na platformie e-zamówienia.

3. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy: „Formularz złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” i „Formularza do komunikacji” wynosi 150 MB.

4. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania poprzez Platformę e-zamówienia.

5. Zamawiający przekazuje link do postępowania oraz ID postępowania. Dane postępowanie można wyszukać również na Liście wszystkich postępowań na platformie e-zamówienia.

6. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przy użyciu poczty elektronicznej, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty, ani żadnego dokumentu czy oświadczenia wskazanego w IX pkt. 1.1

SWZ składanego wraz z ofertą, przy użyciu poczty elektronicznej.

:

1. Klauzule informacyjne z art. 13 i 14 RODO ujęte są w Załącznikach nr 1 A i nr 1 B do SWZ.

2. Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę wraz z ofertą oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych, przewidzianych w art. 13 oraz jeśli dotyczy art. 14 RODO – oświadczenie jest ujęte w Formularzu oferty.

1. Klauzule informacyjne z art. 13 i 14 RODO ujęte są w Załącznikach nr 1 A i nr 1 B do SWZ.

2. Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę wraz z ofertą oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych, przewidzianych w art. 13 oraz jeśli dotyczy art. 14 RODO – oświadczenie jest ujęte w Formularzu oferty.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa: Audyt działań marketingowych oraz przygotowanie kompleksowej strategii marketingowej na lata 2028–2032 dla Małopolskiego Centrum Kultury SOKÓŁ w Nowym Sączu. A. CHARAKTER ZAMÓWIENIA 1) Przedmiotem zamówienia jest realizacja rocznego, etapowego procesu strategicznego obejmującego:  kompleksowy audyt działań marketingowych i komunikacyjnych,  aktualizację diagnozy strategicznej (w tym SWOT 2026),  realizację badań odbiorców (jakościowych i ilościowych),  audyt cyfrowy oraz analizę ścieżek odbiorcy,  benchmarking instytucji porównawczych,  opracowanie strategii marketingowej na lata 2028–2032,  opracowanie planu wdrożenia,  wdrożenie standardów pracy i raportowania,  transfer kompetencji do zespołu Zamawiającego,  opracowanie załącznika strategicznego dotyczącego horyzontu innowacji (Marketing 6.0).

2) Projekt obejmuje:  wszystkie komórki organizacyjne funkcjonujące w strukturze Małopolskiego Centrum Kultury SOKÓŁ,  projekty cykliczne realizowane przez MCK SOKÓŁ, w tym: Międzynarodowy Festiwal Dziecięcych Zespołów Regionalnych ŚWIĘTO DZIECI GÓR, Międzynarodowy Festiwal i Konkurs Sztuki Wokalnej im. Ady Sari, Małopolski Festiwal Orkiestr Dętych ECHO TROMBITY, Festiwal Teatrów Dzieci i Młodzieży BAJDUREK, Wiosenny Festiwal Artystów Piosenki PAMIĘTAJCIE O OGRODACH, Sądecki Festiwal Muzyki Organowej L’ARTE ORGANICA, Konkurs Muzyk, Instrumentalistów, Śpiewaków Ludowych i Drużbów Weselnych DRUZBACKA, Małopolskie Spotkania Teatrów Amatorskich POSIADY TEATRALNE NA ORAWIE, Dyskusyjny Klub Filmowy KOT, Młodzieżowy Klub Filmowy LEŻAK, Filminek, UFIŚ, MAF, Kino Terapia, Kino Szkoła, Kino ze szminką, Wrzątek, Lato Art, Slow Art, pozostałe warsztaty edukacyjne w BWA SOKÓŁ, Prezentacje Nowotarskie, Mam wam coś do powiedzenia, Święto Karpat, Spotkania ze słowem, Karpackie Kolędowanie, lekcje Regionalne, Konkurs Dudziarski, pozostała oferta edukacyjna Instytutu Dziedzictwa Niematerialnego Ludów Karpackich,  kanały komunikacyjne wykorzystywane przez MCK SOKÓŁ: Facebook – 5 głównych profili, Instagram – 4 główne profile, You Tube – 2 profile,  główne serwisy internetowe: mcksokol.pl, kinosokol.pl, bwasokol.pl, dziedzictwokarpat.pl, swietodziecigor.pl, etnozagroda.pl, adasari.pl, echotrombity.pl, kultura-regionow.pl, karpatyoffer.pl.

3) Strategia marketingowa musi być zgodna ze „Strategią Rozwoju MCK SOKÓŁ na lata 2023–2029” oraz uwzględniać jej system monitoringu i zasady formułowania celów. B. CHARAKTER PROCESOWY I CIĄGŁOŚĆ WSPÓŁPRACY 1) Zamówienie ma charakter procesowy i obejmuje stałą współpracę z Zamawiającym przez cały okres realizacji projektu.

2) Wykonawca zobowiązany jest do:  systematycznej współpracy z przedstawicielami wszystkich kluczowych obszarów Zamawiającego,  bieżącej wymiany danych przekazywanych etapowo,  organizacji i prowadzenia cyklicznych spotkań roboczych (w miarę potrzeb),  udziału w warsztatach uzgodnieniowych i decyzyjnych,  bieżących konsultacji strategicznych i wdrożeniowych,  koordynacji działań badawczych i diagnostycznych w komórkach MCK.

3) Wykonawca zapewnia dostępność zespołu eksperckiego przez cały okres realizacji zamówienia. Współpraca ma charakter ciągły i wymaga bieżącej koordynacji działań analitycznych, warsztatowych i wdrożeniowych w odniesieniu do wszystkich obszarów działalności Zamawiającego. C. ETAPY REALIZACJI

• ETAP 1 – Diagnoza strategiczna i audyt stanu obecnego obejmująca wszystkie komórki organizacyjne i obszary działalności MCK SOKÓŁ

• ETAP 2 – Badania odbiorców oraz audyt cyfrowy i analiza ścieżek odbiorcy; zakres badań powinien uwzględniać specyfikę poszczególnych komórek organizacyjnych MCK SOKÓŁ oraz zróżnicowanie grup odbiorców, tak aby możliwe było wypracowanie rekomendacji dostosowanych do ich odrębnych funkcji programowych i komunikacyjnych instytucji

• ETAP 3 – Synteza diagnozy i opracowanie strategii marketingowej 2028–2032

• ETAP 4 – Warsztaty decyzyjne i finalizacja dokumentów

• ETAP 5 – Plan wdrożenia i transfer kompetencji. D. WYMAGANY SKŁAD ZESPOŁU 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zespół realizujący zamówienie.

2) Zespół musi obejmować minimum cztery osoby fizyczne uczestniczące w realizacji zamówienia. Jedna osoba może pełnić więcej niż jedną funkcję w zespole.

3) W skład zespołu muszą wchodzić co najmniej następujące role:

a) Kierownik projektu / Lider strategii,

b) Ekspert ds. badań i analizy danych,

c) Ekspert ds. komunikacji i marki,

d) Ekspert ds. analityki cyfrowej i UX,

e) Ekspert ds. transferu kompetencji i szkoleń,

f) Asystent projektu.

4) Wymagania kompetencyjne dla zespołu Osoby wskazane do realizacji zamówienia muszą spełniać następujące wymagania:

a) Kierownik projektu / Lider strategii  stopień naukowy doktora w obszarze nauk społecznych, ekonomicznych lub humanistycznych,  minimum 10 lat doświadczenia zawodowego w obszarze marketingu, komunikacji, strategii lub zarządzania projektami,  udział w realizacji co najmniej 3 projektów strategicznych,  doświadczenie w prowadzeniu warsztatów strategicznych lub szkoleniowych,  doświadczenie we współpracy z instytucją publiczną, samorządową lub instytucją kultury.

b) Ekspert ds. badań i analizy danych  minimum 5 lat doświadczenia w realizacji badań jakościowych i/lub ilościowych,  udział w co najmniej 2 projektach badawczych obejmujących analizę danych,  doświadczenie w opracowywaniu wniosków strategicznych na podstawie danych.

c) Ekspert ds. komunikacji i marki  minimum 5 lat doświadczenia w obszarze komunikacji marketingowej,  udział w co najmniej 2 projektach obejmujących opracowanie koncepcji komunikacyjnej lub standardów komunikacji.

d) Ekspert ds. analityki cyfrowej i UX  minimum 3 lata doświadczenia w analizie serwisów internetowych lub danych cyfrowych,  udział w co najmniej 2 projektach obejmujących audyt cyfrowy lub analizę ścieżki użytkownika.

e) Ekspert ds. transferu kompetencji i szkoleń  minimum 3 lata doświadczenia w prowadzeniu szkoleń lub warsztatów,  udział w co najmniej 2 projektach obejmujących element transferu kompetencji.

5) Skład zespołu musi być utrzymany przez cały okres realizacji zamówienia. Zmiana członka zespołu możliwa jest wyłącznie za zgodą Zamawiającego oraz pod warunkiem zapewnienia osoby o równoważnych lub wyższych kompetencjach.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 3 do SWZ.

79300000-7 - Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka

79310000-0 - Usługi badania rynku

79413000-2 - Usługi doradcze w zakresie zarządzania obrotem

79411100-9 - Usługi doradcze w zakresie rozwoju działalności gospodarczej

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

1) Cena ofertowa brutto (Kc) – waga kryterium 60 % = 60 pkt; sposób oceny -minimalizacja

2) Wielkość próby do badań ilościowych ponad wymagane minimum (min. 400 osób) (Kp) – waga kryterium 20% = 20 pkt; sposób oceny – maksymalizacja

3) Benchmarking ponad wymagane minimum (min. 3 instytucje o podobnym profilu/skali) (Kb) waga kryterium 20% = 20 pkt; sposób oceny – maksymalizacja

Sposób oceny ofert:

Łączna suma punktów uzyskana przez badaną ofertę (Po) zostanie obliczona na podstawie wzoru:

Po = PKc + PKp + PKb gdzie:

Po – całkowita suma punktów uzyskana przez badaną ofertę,

PKc – liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę w ramach kryterium „cena ofertowa brutto”,

PKp – liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę w ramach kryterium „Wielkość próby do badań ilościowych ponad wymagane minimum (min. 400 osób)”

PKb - liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę w ramach kryterium „Benchmarking ponad wymagane minimum (min. 3 instytucje o podobnym profilu/skali)”

2. Kryterium „Cena ofertowa brutto” – maksymalna ilość́ punktów: 60 %

Ocenie w ramach kryterium „cena” podlegać́ będzie całkowite wynagrodzenie ryczałtowe brutto podane w formularzu oferty.

Liczba punktów, którą można uzyskać́ w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru:

PKc = (Cn / Cb) * 100 punktów*60% gdzie:

PKc – liczba punktów przyznana w kryterium „Cena ofertowa brutto”,

Cn – cena brutto najtańszej oferty (spośród wszystkich ofert nieodrzuconych),

Cb – cena brutto oferty badanej.

3. Wielkość próby do badań ilościowych ponad wymagane minimum (min. 400 osób) – 20%;

Liczba punktów w kryterium „Wielkość próby do badań” zostanie obliczona na podstawie liczby osób objętych badaniem ilościowym wskazanej przez Wykonawcę.

Punkty będą przyznawane w skali od 0 do 20 pkt, w tym:

0 pkt – 400 osób – wymagane minimum, 5 pkt – od 401 do 600 osób, 10 pkt – od 601 do 800 osób, 15 pkt – od 801 do 999 osób, 20 pkt – 1000 osób i więcej.

Zamawiający nie będzie przyznawał punktów częściowych. Oznacza to, że wykonawca w ramach tego kryterium może otrzymać odpowiednio 0/5/10/15/20 pkt. Wielkość próby do badań ilościowych wykonawca powinien podać w ofercie w liczbie osób. Zaoferowanie przez wykonawcę wielkość próby do badań ilościowych powyżej 1000 osób, nie będzie dodatkowo punktowane (do oceny oferty przyjmuje się wówczas liczbę maksymalnie 1000 osób). W przypadku, jeżeli wykonawca nie poda w ofercie wielkość próby do badań ilościowych, zamawiający przyjmie minimalną liczbę osób tj. 400 osób. Oferta wykonawcy, który zaoferuje wielkość próby do badań ilościowych mniejszą niż 400 osób zostanie odrzucona jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

4. Benchmarking ponad wymagane minimum (min. 3 instytucje o podobnym profilu/skali) – 20%;

Liczba punktów w kryterium „Benchmarking” zostanie obliczona na podstawie wskazanej przez Wykonawcę liczby instytucji o podobnym profilu/skali, pod których kątem będzie analizowany Zamawiający w ucięciu strategicznym, programowym, marketingowym i organizacyjnym.

Punkty będą przyznawane w skali od 0 do 20 pkt, w tym:

0 pkt – 3 instytucje – wymagane minimum, 5 pkt – od 4 do 5 instytucji, 10 pkt – od 6 do 7 instytucji, 15 pkt – 8 instytucji, 20 pkt – 9 instytucji i więcej.

C. D. w dodatkowych informacjach

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1.1 nie podlegają wykluczeniu;

1.2 spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 1.2.1 zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: 1.2.1.1 Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie. 1.2.2 uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: 1.2.2.1 Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie. 1.2.3 sytuacji ekonomicznej lub finansowej: 1.2.3.1 Zamawiający nie stawia warunku w ww. zakresie. 1.2.4 zdolności technicznej lub zawodowej: 1.2.4.1 Zamawiający uzna warunek udziału w postępowaniu za spełniony gdy: Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie co najmniej trzy projekty obejmujące opracowanie strategii marketingowej, komunikacyjnej lub rozwojowej, w tym:  co najmniej jedną usługę wykonaną na rzecz samorządowej instytucji kultury, państwowej instytucji kultury albo organizacji pozarządowej prowadzącej działalność w obszarze kultury,  co najmniej jedną usługę obejmującą przeprowadzenie badań jakościowych lub ilościowych wraz z analizą danych i opracowaniem wniosków strategicznych.

1. Wykonawca dołącza do oferty składanej w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w tym w zakresie art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835), w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:

a) wykazu usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, przedmiotu, daty wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.

Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz usług, o którym mowa powyżej, dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek udziału w postępowaniu określony w VIII pkt 8 ppkt 8.2.4.1 SWZ winien spełniać samodzielnie co najmniej jeden z tych Wykonawców.

3. W przypadku, o którym mowa powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi/dostawy/czynności wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 A do SWZ).

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia, czego niezbędne jest załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym, jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmian umowy w stosunku do treści oferty w przypadkach dopuszczalnych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności art. 455 ustawy Pzp, oraz określonych projekcie umowy.

2. Dopuszcza się zmiany w szczególności w zakresie: a. terminu wykonania umowy lub etapu – w razie wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron, b. harmonogramu – jeżeli nie prowadzi to do zmiany charakteru zamówienia, c. składu zespołu – na zasadach określonych w umowie, d. wynagrodzenia – wyłącznie w przypadkach przewidzianych w dokumentach zamówienia i przepisach prawa, e. danych organizacyjnych i kontaktowych Stron.

3. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.