Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia konferencyjnego pn. 16. Forum Rozwoju Mazowsza – Forum Funduszy Europejskich

Informacje o zamówieniu

Zamawiający

Nazwa Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

Miasto Warszawa

Województwo Mazowieckie

NIP 1132669019

Adres Inflancka 4, 00-189 Warszawa

Email j.oledzka@mazowia.eu

Telefon 22 542 20 00

Strona WWW mazowia.eu

Lokalizacja zamawiającego

Przybliżona lokalizacja miejscowości zamawiającego (Warszawa). Dane: GeoNames, OpenStreetMap.

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 79950000-8 — Usługi biznesowe i prawne

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00299996

Data publikacji 19.06.2026 15:32

Kody CPV

79950000-8 Usługi biznesowe

64216000-3 Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości i informacji

64224000-2 Usługi telekonferencyjne

64228100-1 Usługi transmisji sygnału telewizyjnego

39294100-0 Artykuły informacyjne i promocyjne

Analiza rynkowa i konkurencja

W skrócie

Zamówienie obejmuje pełną obsługę organizacyjną jednodniowego forum konferencyjnego poświęconego funduszom europejskim, skierowanego do beneficjentów i potencjalnych odbiorców środków unijnych. Usługa obejmuje przygotowanie całego przewodu imprezy, jej koordynację oraz realizację w terenie.

Kluczowe wymagania

• Doświadczenie w organizacji dużych konferencji i forum biznesowych
• Umiejętności w zakresie obsługi logistycznej i technicznej imprezy
• Zdolność do koordinacji z licznymi podmiotami i instytucjami
• Doświadczenie w obsłudze wydarzeń dla sektora publicznego i funduszy europejskich
• Posiadanie zespołu do realizacji zadań organizacyjnych i technicznych

Wyłuskane z treści ogłoszenia — pełne i wiążące warunki znajdziesz w dokumentacji (SWZ).

Konkurencja i ceny — Usługi biznesowe i prawne

W kategorii Usługi biznesowe i prawne rozstrzygnięte postępowania otrzymują średnio 4,0 oferty (konkurencja wysoka); 74% ma co najmniej dwie oferty. Mediana wartości udzielonych zamówień to 275 641,52 PLN, a typowy przedział cen wynosi od 117 700,00 PLN do 596 640,00 PLN.

Wartość tego przetargu (603 552,84 PLN) wypada powyżej górnego kwartyla — to jeden z większych budżetów w kategorii — +119% względem mediany.

Na podstawie 1 752 rozstrzygnięć z BZP w tej kategorii. Zobacz wszystkie przetargi: Usługi biznesowe i prawne.

Sprawdź opłacalność startu

Podaj koszt przygotowania oferty i swoją marżę, a my oszacujemy oczekiwaną wartość finansową udziału w tym postępowaniu na podstawie danych z tej kategorii i regionu.

Koszt przygotowania oferty (zł)

zł

Twoja marża (%)

%

Zobacz pełny kalkulator i scenariusze konkurencji.

Załóż darmowe konto, by otrzymywać alerty

Analiza rynkowa

Przedmiot zamówienia

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego przygotowania, obsługi i realizacji jednodniowego wydarzenia pn. „16. Forum Rozwoju Mazowsza – Forum Funduszy Europejskich” (dalej: Forum, 16 FRM, lub Wydarzenie) w dniu 6 października 2026 r. – zgodnie z postanowieniami i wymaganiami opisanymi w dalszej części OPZ: 1) Forum Rozwoju Mazowsza jest cyklicznym wydarzeniem, stanowiącym platformę wymiany informacji pomiędzy beneficjentami a instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie funduszy europejskich, a także potencjalnymi i obecnymi odbiorcami funduszy europejskich. Organizatorem Wydarzenia jest Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (dalej: Organizator); 2) Dedykowana strona internetowa wydarzenia: http://www.forumrozwojumazowsza.pl/ (dostępna jest na niej także fotograficzna i filmowa dokumentacja z poprzednich edycji Forum)

Termin realizacji: od 2026-10-06 do 2026-10-06

Pokaż pełny opis ▼

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

Nazwa zamawiającego

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

Krajowy Numer Identyfikacyjny

REGON 140944971

Ulica

Inflancka 4

Miejscowość

Warszawa

Kod pocztowy

00-189

Województwo

mazowieckie

Kraj

Polska

Lokalizacja NUTS 3

PL911 - Miasto Warszawa

Numer telefonu

22 542 20 00

Adres poczty elektronicznej

j.oledzka@mazowia.eu

Adres strony internetowej zamawiającego

https://mazowia.eu

Rodzaj zamawiającego

Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

Przedmiot działalności zamawiającego

Sprawy gospodarcze i finansowe

2 Informacje podstawowe

Ogłoszenie dotyczy

Zamówienia publicznego

Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług

Nie

Nazwa zamówienia albo umowy ramowej

Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia konferencyjnego pn. 16. Forum Rozwoju Mazowsza – Forum Funduszy Europejskich

Identyfikator postępowania

ocds-148610-d3dd5aca-f9e0-4000-bed1-3869f283f4e4

Numer ogłoszenia

2026/BZP 00299996

Wersja ogłoszenia

01

Data ogłoszenia

2026-06-19

Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań

Tak

Numer planu postępowań w BZP

2026/BZP 00025126/01/P

Identyfikator pozycji planu postępowań

2. 3.1 Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia konferencyjnego pn. 16. Forum Rozwoju Mazowsza

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy

Nie

Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

Tak

Nazwa projektu lub programu

Fundusze Europejskie dla Mazowsza

Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d3dd5aca-f9e0-4000-bed1-3869f283f4e4

Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia

Nie

Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

Tak

Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej

https://mazowia.eu/zamowienia-publiczne/

Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu bezpłatnej Platformy e Zamówienia; 2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca”; 3. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej musi być zgodny z wymaganiami określonymi w przepisach prawa; 4. Dokumenty elektroniczne sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w rozporządzeniu w sprawie KRI, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 u Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Wykaz poszczególnych dokumentów i oświadczeń składanych w postępowaniu zostały określone w pkt 11 i 19 SWZ; 5. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie KRI (i przekazuje się jako załącznik), lub b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; 6. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”; 7. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze”. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości; 8. W przypadku załączników, które są zgodnie z u Pzp lub rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem Wykonawcy / Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny); 9. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” oraz zalogowania się. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego; 10. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”; 11. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza); 12. W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację za pośrednictwem platformy, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres email wskazany w pkt 22.1 SWZ (nie dotyczy składania ofert u w postępowaniu); 13. Z uwagi na ograniczenie liczby znaków w ogłoszeniu, szczegółowe informacje w powyższym zakresie zostały opisane w pkt 20 SWZ

Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-d3dd5aca-f9e0-4000-bed1-3869f283f4e4

Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne

Nie

Oferta - katalog elektroniczny

Nie dotyczy

Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu

polski

RODO (obowiązek informacyjny)

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych Zamawiający przedstawił w pkt 38 SWZ

RODO (ograniczenia stosowania)

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych Zamawiający przedstawił w pkt 38 SWZ

4 Przedmiot zamówienia

Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe

Nie

Numer referencyjny

WZP.331-1-28/26. U. WIPFE

Rodzaj zamówienia

Usługi

Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania

Nie

Wartość zamówienia

603552,84 PLN

Możliwe jest składanie ofert częściowych

Nie

Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia

Tak

Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego przygotowania, obsługi i realizacji jednodniowego wydarzenia pn. „16. Forum Rozwoju Mazowsza – Forum Funduszy Europejskich” (dalej: Forum, 16 FRM, lub Wydarzenie) w dniu 6 października 2026 r. – zgodnie z postanowieniami i wymaganiami opisanymi w dalszej części OPZ: 1) Forum Rozwoju Mazowsza jest cyklicznym wydarzeniem, stanowiącym platformę wymiany informacji pomiędzy beneficjentami a instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie funduszy europejskich, a także potencjalnymi i obecnymi odbiorcami funduszy europejskich. Organizatorem Wydarzenia jest Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (dalej: Organizator); 2) Dedykowana strona internetowa wydarzenia: http://www.forumrozwojumazowsza.pl/ (dostępna jest na niej także fotograficzna i filmowa dokumentacja z poprzednich edycji Forum)

Główny kod CPV

79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Dodatkowy kod CPV

64216000-3 - Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości i informacji 64224000-2 - Usługi telekonferencyjne 64228100-1 - Usługi transmisji sygnału telewizyjnego 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

Zamówienie obejmuje opcje

Nie

Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej

od 2026-10-06 do 2026-10-06

Zamawiający przewiduje wznowienia

Nie

Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane

Nie

Sposób oceny ofert

1. Każda z ofert, która nie zostanie odrzucona, otrzyma łączną liczbę punktów zgodnie ze wzorem wskazanym w pkt 32.3 SWZ; 2. Ocena zostanie dokonana z oferty zadecyduje najwyższa liczba punktów; 3. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych

Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert

Procentowo

Stosowane kryteria oceny ofert

Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Nazwa kryterium

Cena

Waga

50

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Wizualizacja Sceny

Waga

28

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Wizualizacja stoisk w grze „Tropy Europy”

Waga

6

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Wizualizacja recepcji

Waga

8

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Wizualizacja stoiska promocyjnego Zamawiającego

Waga

6

Rodzaj kryterium

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

Nazwa kryterium

Kryterium społeczne – osoba zatrudniona na umowę o pracę

Waga

2

Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert

Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia

Tak

Fakultatywne podstawy wykluczenia

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Warunki udziału w postępowaniu

Tak

Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy P.z.p., w szczególności dotyczące: 1. sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Wykonawca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 400.000,00 zł brutto (słownie: czterysta tysięcy złotych brutto); 2. zdolności technicznej lub zawodowej: 1) Wykonawca zrealizował z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje) należycie co najmniej 2 (dwie) usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, tj. usługom polegającym na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzeń o charakterze konferencyjnym każdorazowo transmitowanych na żywo z minimum dwóch scen/studiów, przy czym wartość każdego z zamówień stanowiła minimalnie 430.000,00 zł brutto (słownie: czterysta trzydzieści tysięcy złotych brutto); 2) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 1 osobą, która będzie pełniła funkcję Koordynatora / Event managera, przy czym wskazana osoba w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie), koordynowała realizacją co najmniej 2 wydarzeń o charakterze konferencyjnym każde wydarzenie o wartości co najmniej 450.000,00 zł brutto (słownie: czterysta pięćdziesiąt tysięcy złotych brutto)

Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy

Tak

Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu

Celem wstępnego potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w pkt 16 SWZ oraz w celu wstępnego wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o których mowa w pkt 13 SWZ, Zamawiający żąda złożenia: aktualnego na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, składanego na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy P.z.p., wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ; a) Wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy P.z.p. aktualne na dzień składania ofert, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym; b) informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 19. 1.1 SWZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu; c) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 19. 1.1 SWZ obowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie. Oświadczenie powinno być aktualne na dzień składania ofert, złożone pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez każdego z Wykonawców występujących wspólnie w zakresie, w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy P.z.p.

Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji Wykonawca, którego ofertę oceniono jako najkorzystniejszą na wezwanie Zamawiającego przedłoży w terminie 5 dni od dnia wezwania następujące oświadczenia i dokumenty: 1. dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia; 2. wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ; a) w razie konieczności, szczególnie gdy wykaz lub dowody, o których mowa w powyższym wykazie budzą wątpliwości Zamawiającego lub gdy z poświadczenia lub innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego dostawy lub usługi były lub miały być wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu; b) jeżeli załączony wykaz zostanie przedstawiony z uwzględnieniem kwot w walucie innej, niż polska, Zamawiający przeliczy kwoty w określonej walucie zagranicznej na polskie złote wg średniego kursu NBP na dzień składnia ofert. Jeżeli w dniu składania ofert, NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń wg średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. średni kurs; c) przepis dotyczący możliwości złożenia oświadczeń własnych Wykonawcy ma charakter wyjątkowy i powinien być interpretowany ściśle, co przeczy praktyce dowolnego zastępowania poświadczeń oświadczeniami Wykonawcy. W przypadku złożenia przez Wykonawcę własnego oświadczenia, Wykonawca jest również zobowiązany do złożenia wyjaśnień w zakresie przyczyn o obiektywnym charakterze uzasadniających złożenie w ofercie oświadczenia Wykonawcy o należytym wykonaniu zamówienia; 3. wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ

Wykaz przedmiotowych środków dowodowych

Wykonawca zobowiązany jest do złożenia: Dokumentu stanowiącego podstawę do oceny oferty w ramach kryteriów: „Wizualizacja Sceny”, „Wizualizacja stoisk w grze „Tropy Europy”, „Wizualizacja recepcji”, „Wizualizacja stoiska promocyjnego Zamawiającego” który musi spełniać poniższe wymagania: 1. w zakresie przygotowania Wizualizacji Sceny (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanego dokumentu zostały zawarte w pkt 11. 1. 1.1 SWZ); 2. w zakresie przygotowania Wizualizacji stoisk w grze „Tropy Europy” (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanego dokumentu zostały zawarte w pkt 11. 1. 1.2 SWZ); 3. w zakresie przygotowania Wizualizacji recepcji (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanego dokumentu zostały zawarte w pkt 11. 1. 1.3 SWZ); 4. w zakresie przygotowania Wizualizacji stoiska promocyjnego Zamawiającego (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanego dokumentu zostały zawarte w pkt 11. 1. 1.4 SWZ);

Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych

Tak

Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty

Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych wyłącznie w zakresie weryfikacji zgodności wizualizacji z wymaganiami Opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie przewiduje uzupełnienia przedmiotowym środków dowodowych w zakresie związanym z oceną ofert w ramach kryteriów pozacenowych

Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów

Wykonawca zobowiązany jest do złożenia: formularza ofertowego, zawierającego m.in. informacje niezbędne do oceny oferty Wykonawcy w ramach pozacenowych kryteriów oceny ofert, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ; a) Wykonawca składa formularz ofertowy pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający nie wykorzystuje interaktywnego Formularza oferty udostępnionego przez Platformę e-Zamówienia

6 Warunki zamówienia

Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe

Nie

Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną

Nie

Zamawiający wymaga wadium

Nie

Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy

Tak

Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia; 2. W przypadku, o którym mowa w pkt 16.3 SWZ Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; 3. Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty w postępowaniu; 4. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 5. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych; 6. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane; 7. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 16.1 SWZ, a także bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy, określone w pkt 13.1 SWZ; 8. Jeżeli zdolności zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzą spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub będą zachodzić wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, określone w 13.1 SWZ, Zamawiający będzie żądał, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu; 9. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby; 10. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, zobowiązani są do złożenia oświadczenia o podziale zadań, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy P.z.p. (dotyczy również wspólników spółki cywilnej)

Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane

Tak

7 Projektowane postanowienia umowy

Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek

Nie

Zamawiający przewiduje zmiany umowy

Tak

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany w zakresie osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia i były wskazane w ofercie Wykonawcy, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. Warunkiem zmiany jest wystąpienie okoliczności lub zdarzenia losowego uniemożliwiającego danej osobie wykonywanie czynności wynikających z zawartej Umowy lub utrata uprawnień do wykonywania takich czynności (jeżeli dotyczy), czego Strony nie mogły przewidzieć wcześniej. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest zaproponować inną osobę, zdolną do wykonywania czynności będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, czyli posiadającą minimalne wymagane kwalifikacje i doświadczenie. W przypadku, gdy zastępowana osoba była zatrudniona na Umowę o pracę, co Wykonawca wykazał w treści złożonej oferty, osoba zastępująca również musi zostać zatrudniona na Umowę o pracę. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej w formie aneksu do Umowy pod rygorem nieważności. Szczegółowe warunki dotyczące zmiany osób określono w OPZ; 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie rozszerzenia liczby osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, zarówno wskazanych przez Wykonawcę w ofercie, jak również nie wskazanych w ofercie (wyszczególnionych w OPZ). Warunkiem dokonania takiej zmiany jest konieczność zwiększenia liczby osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia w celu zapewnienia jego terminowej realizacji. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zwiększenie liczby osób musi być dokonane w formie pisemnej w formie aneksu do Umowy pod rygorem nieważności. Szczegółowe warunki dotyczące zmiany osób określono w OPZ; 3. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza zmianę formy zabezpieczenia należytego wykonania Umowy na inną, przewidzianą w art. 450 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zmiana wymaga zgody Zamawiającego. Zmiana formy zabezpieczenia dokonana będzie z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości; 4. Przewidywana liczba uczestników wydarzenia w formule stacjonarnej wyniesie minimum 800, a maksymalnie 1500 osób, przy czym: 1) w jednym czasie w wydarzeniu będzie uczestniczyło maksymalnie około 800-900 osób; 2) powyższe szacunki mogą ulec zmianie w przypadku wprowadzenia ograniczeń wynikających z ewentualnych zmian przepisów prawa dotyczących organizacji eventów; 5. W przypadku wystąpienia zdarzeń losowych oraz innych okoliczności, których strony niniejszej Umowy nie mogły przewidzieć w chwili jej zawierania, a których wystąpienie mogłoby wiązać się z brakiem możliwości organizacji Wydarzenia w sposób gwarantujący zachowanie dotychczasowego wysokiego poziomu merytorycznego Wydarzenia (np. niezaplanowana wcześniej nieobecność kluczowych prelegentów, wycofanie się kluczowych partnerów), Zamawiający zastrzega sobie prawo do ubiegania się u Wykonawcy o możliwość zmiany terminu wynajmu obiektu określonego w ust. 1 , przy czym nowy termin nie może wykraczać poza przedział czasu od dnia 7 października 2026 r. – do dnia 4 grudnia 2026 r.6. W przypadku wystąpienia zdarzeń w wyniku których (na podstawie wprowadzonych odpowiednich przepisów i/lub rozporządzeń) doszłoby do ograniczenia możliwości zorganizowania Wydarzenia w planowanym terminie i w planowanej formie (tzw. „siła wyższa”), strony mają prawo do zmiany terminu organizacji Wydarzenia określonego w ust. 1., włącznie z możliwością przeniesienia organizacji na 2027 r.

Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia

Nie

8 Procedura

Termin składania ofert

2026-07-01 10:00

Miejsce składania ofert

Wykonawca składa ofertę zgodnie z instrukcją wskazaną w pkt 24 SWZ

Termin otwarcia ofert

2026-07-01 10:30

Termin związania ofertą

30 dni

Warunki i informacje dodatkowe

Informacje dodatkowe

Typ zamawiającego Zamawiający publiczny — inna państwowa jednostka organizacyjna

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-d3dd5aca-f9e0-4000-bed1-3869f283f4e4